Aby faktura mogła zostać uznana za pełnoprawny dokument księgowy, musi zawierać pewne obowiązkowe elementy. Ich szczegółowy wykaz znalazł się w ustawie o podatku od towarów i usług (VAT). Chcesz dowiedzieć się więcej? W tym poradniku wyjaśniamy, co dokładnie powinna zawierać faktura, aby podatnik mógł prawidłowo ją rozliczyć. Nie czekaj i już teraz poznaj obowiązkowe elementy faktury VAT i nie tylko!

Spis treści:

• Co to jest faktura?
• Co powinna zawierać faktura VAT?
• Obowiązkowe elementy faktury korygującej
• Co powinno się znaleźć na fakturze proforma?
• Faktura dla osoby fizycznej – co powinna zawierać?
• Co powinna zawierać faktura uproszczona?
• Dodatkowe elementy faktury VAT – kiedy są obowiązkowe?
• Teraz już wiesz, co powinna zawierać faktura!

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Faktura stanowi nie tylko dowód księgowy, potwierdzający daną transakcję, lecz również podstawę do dokonania rozliczeń podatkowych.
• Błędy na dokumencie mogą skutkować koniecznością złożenia korekt deklaracji podatkowych, a także nałożeniem na podatnika kar finansowych.
• Informacje o tym, co powinna zawierać faktura, znalazły się w przepisach ustawy o VAT
• Ustawodawca wskazał tam również, jakie elementy faktury i w jakich okolicznościach podatnik może pominąć.
• W tym artykule w szczegółowy sposób omawiamy obowiązkowe elementy faktury VAT, faktury korygującej, faktury pro forma oraz faktury dla osoby fizycznej.

Co to jest faktura?

Faktura VAT to dokument rozliczeniowy, potwierdzający dokonanie transakcji, która podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (VAT). Jej wystawienie jest niezbędne, by przedsiębiorca mógł udokumentować sprzedaż towaru lub usługi, a nabywca dokonać odliczenia naliczonego za jej pomocą podatku VAT. Aby jednak ją zaksięgować, faktura musi zawierać pewne obowiązkowe elementy, które w sposób enumeratywny zostały wymienione w art. 106e ust 1 ustawy o VAT. Ich wykaz znajdziesz także w tym poradniku.

W praktyce gospodarczej można spotkać się także z fakturą pro forma, która służy jedynie przedstawieniu warunków planowanej transakcji. Nie jest ona zatem dokumentem księgowym. Jeśli kwota należności nie przekracza 450 zł (lub 100 euro), przedsiębiorca może wystawić tzw. fakturę uproszczoną. Taki dokument stosowany jest często do rozliczenia transakcji, w których nabywcą jest osoba fizyczna.

Kiedy należy wystawić fakturę?

Obowiązek wystawienia faktury powstaje w przypadku sprzedaży towarów lub usług na rzecz innego podatnika VAT lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Ponadto, fakturę należy sporządzić także w celu udokumentowania:

• sprzedaży wysyłkowej,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• otrzymania przedpłaty za czynności opodatkowane VAT – z wyjątkiem niektórych usług.

Wystawienie faktury VAT nie jest natomiast konieczne w przypadku sprzedaży zwolnionej przedmiotowo, czyli takiej, która na mocy przepisów ustawy o VAT nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Faktur VAT nie muszą również wystawiać podatnicy zwolnieni podmiotowo, a zatem Ci, których dochody ze sprzedaży w roku podatkowym nie przekraczają określonego limitu. Więcej na ten temat piszemy w poradniku faktura bez VAT – co to jest i kto może ją wystawić.

Co powinna zawierać faktura VAT?

Obowiązkowe elementy faktury VAT zostały wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Należą do nich:

• data wystawienia dokumentu,
• numer identyfikacyjny dokumentu, nadany zgodnie z przyjętym schematem w ramach jednej lub więcej serii,
• nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, a także ich adresy,
• nr NIP podatnika, a w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych VAT-UE,
• nr identyfikacji podatkowej nabywcy towarów,
• data sprzedaży, zakończenia dostawy lub wykonania usługi, a także data zapłaty – o ile różni się ona od daty wystawienia faktury,
• nazwa, rodzaj, miara oraz ilość lub liczba dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
• cena jednostkowa netto,
• kwoty upustów lub obniżek,
• wartość sprzedaży netto,
• stawka podatku VAT,
• suma wartości sprzedaży netto,
• kwota podatku VAT,
• kwota należności ogółem.

Niekiedy na fakturze muszą znaleźć się także inne obowiązkowe informacje, dotyczące m.in.:

• metody kasowej – jeśli sprzedawca korzysta z tego rozwiązania,
• samofakturowania – w sytuacji, gdy fakturę w imieniu sprzedawcy wystawił nabywca towaru lub usługi,
• mechanizmu podzielonej płatności – dla transakcji na kwotę przekraczającą 15 tys. zł,
• procedury marży,
• danych przedstawiciela podatkowego – jeśli to on w imieniu podatnika wystawił fakturę.

Ważne: od kilku lat przedsiębiorcy nie muszą umieszczać na dokumencie takich oznaczeń, jak „Faktura VAT”, „Oryginał” czy „Kopia”. Wszystkie egzemplarze dokumentu – o ile zawierają wymagane elementy – mają taką samą moc prawną.

Obowiązkowe elementy faktury korygującej

Może się zdarzyć, że faktura dokumentująca daną transakcję będzie zawierała błędy. W tym przypadku podatnik musi wystawić fakturę korygującą. Elementy obowiązkowe, jakie powinna ona zawierać, znalazły się w art.106j ust. 2 ustawy o VAT. Są to:

• nr faktury oraz data jej wystawienia,
• dane pozwalające zidentyfikować fakturę, której dotyczy korekta – numer, data wystawienia, strony transakcji,
• nazwy towarów lub usług objętych korektą,
• kwota korekty podstawy opodatkowania,
• kwota korekty podatku należnego.

Dokument warto także opisać jako „Faktura korygująca” oraz wskazać w nim przyczynę korekty. Takie informacje mogą okazać się szczególnie przydatne podczas kontroli podatkowej.

Przeczytaj również: faktura korygująca w pigułce. Co musisz o niej wiedzieć?

Co powinno się znaleźć na fakturze pro forma?

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Z tego względu w przepisach nie znajdziemy regulacji dotyczących tego, co powinno się na niej znaleźć. W praktyce często zawiera ona jednak takie same informacje, co faktura sprzedaży. Są to:

• data wystawienia,
• dane stron transakcji (sprzedawcy i nabywcy),
• nazwy towarów lub usług,
• cena jednostkowa i wartość netto,
• stawka i kwota podatku VAT,
• wartość brutto,
• podpis osoby wystawiającej fakturę.

Dokument można również oznaczyć jako „proforma” czy „faktura pro forma”, choć podawanie takiej informacji nie jest to obowiązkowe.

Przeczytaj również: czym się różni faktura VAT od faktury pro forma?

Faktura imienna dla osoby fizycznej – co powinna zawierać?

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych powinna być dokumentowana za pomocą paragonów fiskalnych. Od tej zasady istnieje jednak wyjątek przewidziany w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Zgodnie z nim transakcję, której stroną jest osoba fizyczna, można udokumentować za pomocą faktury, jeśli poprosi o to nabywca towaru lub usługi. Więcej na ten temat znajdziesz w poradniku: faktura na osobę fizyczną – jak i kiedy powinno się ją wystawić?

Wystawienie takiego dokumentu przysparza jednak wielu problemów. Zgodnie z przepisami do faktury imiennej stosuje się bowiem te same zasady, co do faktury VAT.  Oznacza to, że faktura dla osoby fizycznej powinna zawierać informacje wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a zatem:

• datę wystawienia i kolejny nr identyfikujący fakturę,
• dane sprzedawcy i nabywcy – wraz z adresami,
• nr NIP podatnika,
• datę sprzedaży,
• nazwę, miarę oraz ilość lub liczbę towarów lub usług,
• cenę jednostkową i wartość sprzedaży netto,
• stawkę i kwotę podatku VAT,
• sumę wartości sprzedaży,
• kwotę należności ogółem.

Nabywca towarów, który jest osobą fizyczną, może nie posiadać numeru identyfikacji podatkowej (NIP). W przypadku faktury imiennej ten element można jednak pominąć. Przepisy ustawy o VAT nie wymagają również, by na dokumencie umieszczać nr PESEL, choć często można spotkać się z taką praktyką.

Co powinna zawierać faktura uproszczona?

Od 2014 r. przedsiębiorcy mogą dokumentować sprzedaż także za pomocą faktur uproszczonych. Stosuje się je wówczas, gdy kwota należności nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Faktura uproszczona różni się od faktury VAT tym, że zawiera mniej danych – nie umieszcza się na niej informacji o stronach transakcji czy kwocie i stawce podatku VAT. Co zatem powinno znaleźć się na takim dokumencie? Faktura uproszczona powinna obowiązkowo zawierać:

• datę wystawienia i datę sprzedaży,
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
• nazwy sprzedawanych towarów lub usług,
• kwotę opustów i obniżek,
• kwotę należności ogółem.

Przeczytaj również: jakie są różnice między paragonem a fakturą?

Dodatkowe elementy faktury VAT – kiedy są obowiązkowe?

Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia przedmiotowego z VAT, przewidzianego w art. 43 ust. 1 oraz przepisach wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, powinni na fakturze umieścić informację o podstawie takiego zwolnienia. Ten obowiązek nie dotyczy jednak podatników, którzy korzystają ze zwolnienia ze względu na nieprzekroczenie limitu wartości sprzedaży (art. 113 ust 1 i 9 ustawy o VAT). Ci bowiem nie muszą umieszczać na fakturze dodatkowej adnotacji.

Teraz już wiesz, co powinna zawierać faktura!

Prawidłowe dokumentowanie zdarzeń gospodarczych to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Na podstawie wystawionych dokumentów księgowych możliwe jest bowiem nie tylko potwierdzenie danej transakcji, lecz również obliczenie należności podatkowych. By uniknąć problemów podczas kontroli, warto zadbać o to, by sporządzone faktury zawierały wszystkie obowiązkowe elementy. Pomocnym rozwiązaniem mogą okazać się tu programy do fakturowania, które pozwalają przygotowywać dokumenty księgowe zgodnie z obowiązującymi przepisami. Często wyposażone są one w mechanizmy, które uniemożliwiają wygenerowanie dokumentu, jeśli zabraknie w nim istotnych informacji. Szukasz właśnie takiego rozwiązania? Zapoznaj się z możliwości, jakie oferuje program do fakturowania Symfonia eBiuro. Za jego pomocą w kilku prostych krokach wystawisz takie dokumenty sprzedaży, jak np.  faktury VAT, pro forma, zaliczki, korekty, paragony czy pozostałe przychody – wszystkie w wielu językach i walutach.