Transakcje bezgotówkowe i terminal płatniczy w firmie – poradnik dla przedsiębiorców

Przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców nakładają na firmy działające w Polsce obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowych. Choć nie wskazują wprost, w jaki sposób ma on być realizowany, to jednak coraz więcej firm decyduje się obsługiwać tego typu transakcje za pomocą terminala płatniczego. Kto dokładnie powinien posiadać takie urządzenie? Czy i kiedy terminale płatnicze staną się obowiązkowe? Jak szybko i bezbłędnie ewidencjonować płatności bezgotówkowe w swojej firmie? O tym wszystkim przeczytasz w tym artykule.

Spis treści:

• Transakcje bezgotówkowe – co to takiego?
• Obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowych – o czym muszą pamiętać przedsiębiorcy?
• Kto ma obowiązek posiadania terminala płatniczego?
• Integracja kas fiskalnych z terminalami płatniczymi – nowe zasady i terminy
• Obsługa płatności bezgotówkowych w firmie za pomocą terminala płatniczego

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Od 2022 roku każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w Polsce, który korzysta z kasy rejestrującej, musi przyjmować płatności bezgotówkowe.
• Obowiązek akceptowania transakcji bezgotówkowych nie wiąże się bezpośrednio z koniecznością posiadania terminala płatniczego. Przedsiębiorca może zamiast tego przyjmować przelewy bankowe lub płatności mobilne, np. BLIK.
• Jeszcze w tym roku mają wejść w życie przepisy znoszące wymóg integracji kasy fiskalnej z terminalem płatniczym. Obowiązek raportowania transakcji bezgotówkowych został przeniesiony na agentów rozliczeniowych dystrybuujących terminale płatnicze oraz banki.
• Przedsiębiorcy nadal muszą jednak rejestrować transakcje bezgotówkowe w księgach rachunkowych. Aby przyspieszyć ten proces, warto rozważyć integrację terminala płatniczego z programem handlowym.

Transakcje bezgotówkowe – co to takiego?

Transakcje bezgotówkowe to rozliczenia pieniężne, w przypadku których środki są przekazywane wyłącznie między rachunkami bankowymi, a zatem bez fizycznego użycia gotówki. Cała płatność odbywa się w formie elektronicznej, a zapis transakcji jest odnotowywany na kontach bankowych jej uczestników. Płatności bezgotówkowe mogą być dziś realizowane na wiele sposób, np. za pomocą:

• przelewów bankowych,
• poleceń zapłaty,
• kart płatniczych,
• systemów e-płatności,
• aplikacji mobilnych, takich jak np. BLIK.

Przeczytaj również: Płatności bezgotówkowe w przypadku sprzedaży w terenie – Symfonia

Obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowych – o czym muszą pamiętać przedsiębiorcy?

Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy korzystający z kasy fiskalnej muszą przyjmować płatności bezgotówkowe w każdym miejscu, w którym prowadzą działalność gospodarczą. Taki wymóg wynika bezpośrednio z art. 19a ustawy Prawo przedsiębiorców. Warto przy tym pamiętać, że wspomniane wyżej „miejsce prowadzenia działalności” obejmuje nie tylko lokale firmowe, lecz również środki transportu czy stoiska znajdujące się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Obowiązek akceptacji płatności bezgotówkowych nie dotyczy jednak wszystkich przedsiębiorców. Są bowiem z niego zwolnione wszystkie te podmioty, które nie muszą ewidencjonować sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. Do tej grupy należą m.in. przedsiębiorcy, korzystający ze zwolnienia podmiotowego, których obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych w ubiegłym roku nie przekroczył kwoty 20 000 zł, a także Ci, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Limit płatności gotówkowych w 2025 r.

Przepisy, o których mowa powyżej, miały na celu zapewnienie klientom swobody w wyborze formy płatności. Ustawodawca wprowadził tu jednak dodatkowe ograniczenia. Dotyczą one transakcji między przedsiębiorcami – te muszą być realizowane za pośrednictwem rachunku płatniczego, jeśli ich wartość przekracza 15 tys. zł brutto.

Ważne: Limit płatności gotówkowych dotyczy całkowitej wartości transakcji – bez względu na liczbę płatności dokonywanych w jej ramach.

Wspomniane wyżej ograniczenie obowiązuje bez względu na walutę, w jakiej strony dokonują rozliczenia. Jeśli zatem kwota transakcji jest wyrażona w walucie obcej, to jej wartość należy przeliczyć według odpowiedniego kursu NBP.

Kto ma obowiązek posiadania terminalu płatniczego?

Obowiązek posiadania terminala płatniczego budzi wiele wątpliwości – w szczególności wśród tych przedsiębiorców, którzy muszą ewidencjonować sprzedaż za pomocą kas rejestrujących. Warto jednak pamiętać, że wymóg przyjmowania płatności bezgotówkowych nie oznacza automatycznie konieczności korzystania z takiego urządzenia. Przepisy nie wskazują bowiem, w jakiej formie powinna być zrealizowana transakcja bezgotówkowa. Przedsiębiorca może zatem przyjmować takie płatności za pomocą przelewu bankowego czy aplikacji typu BLIK.

Obowiązek integracji kas fiskalnych z terminalami płatniczymi – od kiedy nowe przepisy?

Wprowadzona w 2022 r. reforma podatkowa „Polski Ład” zakładała obowiązek integracji kas fiskalnych z terminalami płatniczymi. Nowe przepisy okazały się jednak trudne w implementacji.

– Z uwagi na duże zróżnicowanie urządzeń fiskalnych i terminali płatniczych, termin wdrożenia reformy był sukcesywnie przesuwany. Ostatecznie Ministerstwo Finansów zdecydowało się na przeniesienie obowiązku raportowania transakcji płatniczych z przedsiębiorców na organizacje rozliczające płatności elektroniczne, tj. agentów rozliczeniowych i banki – tłumaczy Tomasz Kozłowski, kierownik ds. komercjalizacji produktu w Symfonii.

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw, nad którym trwają właśnie prace legislacyjne, zakłada całkowite zniesienie obowiązku integracji kas fiskalnych z terminalami płatniczymi. Zamiast tego zostanie wdrożone rozwiązanie pośrednie, zgodnie z którym agenci rozliczeniowi będą raportować dane o transakcjach płatniczych bezpośrednio do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat obowiązku kas fiskalnych z terminalami płatniczymi? Obejrzyj nagranie z naszego webinaru!

Przeczytaj również: Obowiązek posiadania terminala płatniczego – wszystko, co musisz wiedzieć – Symfonia

Obsługa transakcji bezgotówkowych w firmie

Przepisy podatkowe zobowiązują przedsiębiorców do ewidencjonowania transakcji bezgotówkowych w księgach rachunkowych. Aby uprościć i przyspieszyć ten proces, warto pomyśleć o integracji terminala płatniczego z programem handlowym. Taką funkcjonalność oferuje m.in. oprogramowanie Symfonii, a w tym m.in. Symfonia Detal i Symfonia Mobilny Handel. Jak działa to w praktyce? Prześledźmy ten proces na przykładzie firmy, która chce wystawić paragon do płatności kartą, telefonem lub BLIK-iem obsługiwanej za pośrednictwem terminala płatniczego. Aby zarejestrować transakcję, wystarczy wystawić w programie handlowym odpowiedni dokument.

– Symfonia Handel umożliwia tu dodatkowo podział kwoty transakcji na kilka części – np. jeśli klient chce rozliczyć sprzedaż za pomocą dwóch różnych kart płatniczych – tłumaczy Maciej Uliński, kierownik ds. komercjalizacji produktu w Symfonii.

Po zatwierdzeniu transakcji w systemie, kwota jest automatycznie przesłana do terminala płatniczego, w którym następuje autoryzacja i potwierdzenie płatności.

– Po jej zakończeniu, w systemie Symfonia Handel zapisuje się odpowiedni dokument sprzedaży, który następnie można przesłać do programu księgowego. Dzięki temu przedsiębiorca ma pełną kontrolę nad ewidencją transakcji, a cały proces odbywa się płynnie i bez konieczności ręcznego przenoszenia danych – dodaje Maciej Uliński.

Przeczytaj również: Jak Symfonia Handel ERP odpowiedziała na potrzeby branży paliw

Integracja terminala płatniczego z programem handlowym – korzyści

W firmach, w których liczba transakcji bezgotówkowych jest bardzo duża, ręczne ewidencjonowanie tego typu operacji może okazać się czasochłonnym i uciążliwym obowiązkiem. Właśnie dlatego warto postawić na automatyzację – dzięki integracji terminala płatniczego z programem handlowym, nie trzeba ręcznie przenosić danych dotyczących płatności. Wspomniana wyżej automatyzacja może jednak obejmować nie tylko samo rozliczenie transakcji, ale obsługę całego procesu sprzedaży. Taką możliwość zapewnia m.in. Symfonia Mobilny Handel – oprogramowanie hybrydowe, które składa się z dwóch elementów:

• aplikacji na telefony i urządzenia wyposażone w system Android,
• dodatku do programu Symfonia Handel.

Jak dokładnie działa takie rozwiązanie? Prześledźmy to na przykładzie firmy EKO-OIL, specjalizującej się w hurtowej sprzedaży paliw z dostawą do klienta.

Dzięki zainstalowanej na terminalach płatniczych aplikacji Symfonia Mobilny Handel, kierowcy cystern mogą wystawiać dokumenty sprzedaży bezpośrednio u klientów – bez potrzeby wcześniejszego drukowania faktur czy paragonów w biurze. Terminal łączy się bowiem z bazą systemu Symfonia Handel, w którym prowadzona jest kartoteka kontrahenta z przypisanymi do niego cennikami i rabatami. Kierowca, po dostarczeniu paliwa, za pomocą urządzenia inicjuje nową sprzedaż. Dane kontrahenta są pobierane automatycznie na terminal, za pomocą którego klient dokonuje płatności, a informacja o transakcji jest natychmiast przekazywana do systemu handlowego. Nietrudno zauważyć, że takie rozwiązanie przyspiesza i usprawnia cały proces sprzedaży – od wystawienia dokumentu, po rozliczenie płatności.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tej funkcjonalności, obejrzyj nagranie naszego case study, w którym pokazujemy, jak integracja terminala płatniczego z rozwiązaniami Symfonii usprawniła obsługę transakcji bezgotówkowych w firmie EKO-OIL.