Efektywność pracy – co tak naprawdę na nią wpływa? 

Efektywność pracy to jeden z ważniejszych wskaźników, określających skuteczność i opłacalność działań podejmowanych przez pracowników. W praktyce jednak nie jest to taka prosta sprawa – w końcu nie chodzi o to, aby zrobić jak najwięcej w jak najkrótszym czasie, ale o nie marnowanie zasobów i energii. Co wpływa na efektywność pracy? Jak w szybki sposób poprawić efektywność pracy? Przeczytaj, niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, czy zarządzasz zespołem! 

Czym jest efektywność pracy? Zdefiniujmy ją 

Efektywność pracy to pojęcie z zakresu ekonomii. Jej głównym założeniem – w dużym skrócie – jest wykorzystanie dostępnych zasobów, czasu oraz możliwości tak, aby ograniczyć ich marnotrawienie i osiągnąć zamierzony cel. Nad cenną umiejętnością osiągania najlepszych możliwych wyników podjętych działań, przy jednoczesnym minimalizowaniu nakładu pracy, czasu i energii potrzebnych w procesie warto pracować każdego dnia.  

Co wpływa na efektywność pracy? Jak ją poprawić? 

“Jak najwięcej w jak najkrótszym czasie” to błędne założenie, które szybko prowadzi do wypalenia i powoduje niechęć do wykonywanej pracy. Aby mądrze zarządzać czasem i siłami pracowników, trzeba zrozumieć co dokładnie pomaga nam w wydajnej pracy. O dziwo – na efektywność pracy składają się naprawdę prozaiczne rzeczy! Jakie? 

Planowanie działań, zarządzanie czasem 

Zarządzanie czasem pracy swoim czy pracowników i planowanie konkretnych działań tak, aby móc w danym momencie skupić się na jednym zadaniu, to jeden z przepisów na efektywną pracę. Robiąc kilka rzeczy na raz nie tylko nie wykonasz ich szybciej, ale odczujesz także większe zmęczenie i frustrację, spowodowaną brakiem realnych efektów pracy. Tak samo jest w przypadku pracowników, którymi zarządzasz. Jak skutecznie zaplanować wykonanie powierzonych zadań tak, aby przeznaczyć na nie wystarczającą ilość czasu? Jednym ze sposobów jest dedykowane szkolenie, w którym może wziąć udział większa grupa osób. Drugim – bardziej “domowym” sposobem – jest pomiar czasu podczas realizacji konkretnego zadania. Dzięki tej wiedzy będziemy w stanie oszacować w przyszłości, ile czasu trzeba poświęcić na wykonanie jednej czynności i jak to rozplanować. 

Motywacja  

Potrzebujesz dodatkowego bodźca, który pozwoli ci skupić się na realizacji zadań? A może potrzebujesz motywacji dla swoich pracowników? Pomysłów na zmotywowanie pracownika jest naprawdę wiele i tak naprawdę ich wybór zależy wyłącznie od organizacji, w której pracujecie. Największym motywatorem są oczywiście pieniądze (odpowiednie wynagrodzenie to podstawa) – na przykład w postaci premii, bonu na święta, dofinansowania do urlopu itd, ale też np. dodatkowe benefity pracownicze. 

Dobra komunikacja  

Realizacja zadania, które dotyka różnych obszarów i w które jest zaangażowane wiele osób, wymaga skutecznej, sprawnej i szybkiej komunikacji. Tylko w ten sposób zadanie zostanie wykonane efektywnie, a atmosfera wzajemnego wsparcia i zaufania do siebie przyniesie korzyści nie tylko w postaci szybkiej realizacji zadania. Ale nie tylko, o czym poniżej! 

Stres i rozpraszacze 

Stres i sytuacje, które go wywołują, to najczęstsza przyczyna braku efektywności w pracy oraz spadku chęci do wykonywania działań. Im więcej sytuacji wywołujących stres – na przykład słaba komunikacja między zespołami, niezbędna do realizacji zadania – tym bardziej spada efektywność pracy.  

Nie inaczej jest w przypadku rozpraszaczy, które skutecznie odrywają nas od wykonywanego zadania i dekoncentrują na tyle, że powrót do obowiązków jest czasochłonny. Mowa tutaj o – na przykład – dźwięku nowej wiadomości w mediach społecznościowych czy przychodzącym połączeniu telefonicznym. Większość rozpraszaczy na szczęście da się ograniczyć do minimum – jeśli nic nie będzie odrywać nas od wykonywanej czynności, zakończymy ją po prostu szybciej. 

To co robisz – ma sens! 

Czy Ty lub Twoi pracownicy dostrzegacie sens swojej pracy i uważacie ją za wartościową? Odpowiedź negatywna na to pytanie to kolejny z wielu powodów spadku efektywności pracy. Refleksja nad wartością wykonywanej pracy, nad sukcesami, nad stopniem rozwoju osobistego jaki za sobą niesie, skutecznie wpłynie na efektywniejsze wykonywanie codziennych zadań. W końcu: to co robisz – ma sens! 

Jak sprawić, żeby Twoi pracownicy pracowali efektywniej? 

Przygotowaliśmy 5 krótkich punktów, których realizacja pozwoli Ci w krótkim czasie poprawić efektywność zarówno Twoich pracowników, jak i Twoją: 

1. Wyeliminuj niepotrzebne spotkania i zamień je na krótkie maile lub raporty. 
2. Do każdego spotkania przygotuj agendę, dzięki czemu omówicie na nim tylko niezbędne tematy. 
3. Nie zapraszaj na spotkania osób, które nie są na nich niezbędne. 
4. Określaj priorytet dla każdego zadania, co pozwoli skuteczniej zaplanować ich wykonanie. 
5. Wyeliminuj zmęczenie i stres… eliminując nadgodziny. Zastanów się, co jest ich przyczyną i jak można ją usunąć, aby znaleźć w ciągu dnia wystarczającą ilość czasu na odpoczynek. 

Podsumowując 

Na efektywność pracy wpływa wiele czynników, a kluczem do jej poprawy jest uświadomienie sobie roli każdego z nich i choćby minimalna próba ich ograniczenia. Warto pamiętać, że im większa efektywność pracowników, tym lepsza sytuacja firmy. Im bardziej więc dbamy o komfort pracy, tym – po prostu – lepiej i przyjemniej nam się pracuje.