Kiedy warto prowadzić procesy kadrowo-płacowe wewnątrz organizacji, a kiedy warto skorzystać z usług biura rachunkowego?

Prowadząc firmę zatrudniającą pracowników, wielu przedsiębiorców staje przed wyborem: obsługa procesów kadrowo-płacowych wewnątrz organizacji czy korzystanie z usług biura rachunkowego. Kiedy warto stworzyć w firmie własny dział kadrowo-płacowy, a kiedy lepiej nawiązać współpracę z zewnętrznym podmiotem?

 

Samodzielne prowadzenie procesów kadrowo-płacowych – zalety i wady

Na samodzielne zarządzanie księgowością i procesami kadrowo-płacowymi decyduje się wiele polskich firm – zwłaszcza mikro- i małych przedsiębiorców. Większe firmy również często decydują się na zatrudnienie kadrowego zamiast współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym. Jedną z największych korzyści prowadzenia kadr i płac wewnątrz organizacji jest wzrost świadomości na temat własnej firmy.

Nowoczesne oprogramowania pozwalają na bezproblemowe zarządzanie kwestiami wynagrodzeń czy urlopów i znacząco usprawniają pracę specjalistów kadrowych. Przykładowo, nasz system Symfonia Kadry i Płace pozwala na wygodne tworzenie umów, zgłaszanie osób zatrudnionych do ZUS-u, generowanie deklaracji podatkowych czy współpracę z systemem Płatnik. Wszystko to jest możliwe w ramach jednolitego systemu – bez potrzeby podpisywania umów z biurem rachunkowym. Własny dział kadrowo-płacowy gwarantuje pełną, bezpośrednią kontrolę nad procesami kadrowymi – a to z kolei pozwala na natychmiastową reakcję na potrzeby osób zatrudnionych. Nie ma wówczas konieczności kontaktowania się z zewnętrznym podmiotem przez telefon lub osobiści. Wystarczy udać się do specjalisty od kadr i płac w siedzibie firmy – a to wiąże się z dużą oszczędnością czasu.

A czy prowadzenie procesów kadrowo-płacowych wewnątrz firmy ma jakieś wady? Trudność może sprawić sam proces rekrutacji doświadczonych, wykwalifikowanych specjalistów. Własny dział kadrowo-płacowy wymaga także bieżącego utrzymywania wiedzy na temat aktualnych przepisów – a te stale ulegają zmianom. Konieczne może być więc m.in. regularne przeprowadzanie szkoleń, generujących dodatkowe koszty.

 

Korzystanie z usług biura rachunkowego – plusy i minusy

Kluczową zaletą współpracy z biurem rachunkowym jest oszczędność kosztów. Wydatki na korzystanie z usług zewnętrznego podmiotu to kwoty rzędu 150-1500 złotych miesięcznie w zależności od liczby generowanych dokumentów i ogólnego zakresu usług. To znacznie mniej niż kwota wynagrodzenia dla pracowników własnego działu kadrowo-płacowego. Oszczędność wynika również z braku potrzeby zakupu sprzętu dla pracownika czy inwestycji w oprogramowanie do obsługi kadr i płac. Decydując się na współpracę z biurem rachunkowym, firma może oszczędzić również wiele cennego czasu, który należałoby poświęcić na kontrolę działań etatowego pracownika i samą rekrutację specjalisty.

Przeczytaj także: Kadry i płace w 2024 r. – najważniejsze zmiany prawne – Symfonia

Co więcej, przedsiębiorca jest cały czas w kontakcie ze swoim biurem rachunkowym – a dzięki temu w razie potrzeby może liczyć na wskazówki oraz pomoc. Zewnętrzne biuro może też reprezentować swojego klienta w razie ewentualnych kontroli. Współpraca z zewnętrznym podmiotem stanowi ponadto gwarancję profesjonalnego i terminowego zarządzania dokumentacją kadrowo-płacową. Personel biura rachunkowego posiada najnowszą wiedzę na temat wszelkich zmian. Korzystanie z usług biura rachunkowego likwiduje również potrzebę organizowania szkoleń dla pracowników. Wadą korzystania z usług zewnętrznego specjalisty mogą być natomiast częste problemy komunikacyjne. Mają one miejsce zwłaszcza w przypadku, gdy dane biuro rachunkowe posiada wielu klientów. Taka współpraca niesie za sobą również ryzyko wyboru nierzetelnego biura.

 

Samodzielne zarządzanie kadrami i płacami czy współpraca z biurem rachunkowym – co wybrać?

Nie istnieje jednoznaczna odpowiedź na pytanie, które z powyższych rozwiązań jest dla firmy korzystniejsze. Wiele zależy od potrzeb danego przedsiębiorstwa i jego możliwości finansowych. Jeżeli właścicielowi organizacji zależy na oszczędności kosztów, co do zasady bardziej opłacalna okaże się współpraca z biurem rachunkowym. Jeśli natomiast większe znaczenie ma stała kontrola procesów kadrowo-płacowych, dobrym wyborem będzie stworzenie własnego działu.