Jak sprawnie planować i rozliczać czas pracy?

Skuteczne planowanie i rozliczanie czasu pracy zatrudnionych osób to klucz do sprawnego funkcjonowania firmy. Co każdy pracodawca musi uwzględnić w harmonogramie oraz ewidencji i w jaki sposób może ułatwić sobie zarządzanie czasem pracy pracowników?

 

Harmonogram czasu pracy

Harmonogram czasu pracy to rozkład dni pracy pracowników w danej firmie. Powinien on obejmować zarówno same dni pracy, jak również wymiar czasu pracy, godziny rozpoczęcia i zakończenia zmiany, odpoczynki – dobowe i tygodniowe – czy dobę pracowniczą. Co więcej, harmonogram musi uwzględniać także pięciodniowy tydzień pracy, dni wolne, urlopy z planu urlopowego czy wolne niedziele, które należą się pracownikom co najmniej co cztery tygodnie. Zatrudniony powinien otrzymać rozkład czasu pracy od pracodawcy najpóźniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w danym okresie. Może on zostać przekazany zarówno w postaci elektronicznej, jak i w formie tradycyjnej.

 

Wyznaczenie wymiaru czasu pracy

Aby skutecznie rozplanować czas pracy swoich pracowników, pracodawca musi ustalić wymiar czasu pracy dla każdej zatrudnionej osoby. Zgodnie z art. 129 § 1 KP może to być maksymalnie 8 godzin w ciągu doby i 40 godzin w ciągu 5-dniowego tygodnia pracy na 4-miesięczny okres rozliczeniowy. W celu wyznaczenia wymiaru czasu pracy w konkretnym okresie rozliczeniowym wystarczy:

• pomnożyć przez 40 liczbę tygodni przypadających do przepracowania w tym okresie;
• dodać do wyniku liczbę dni, które pozostały do końca okresu rozliczeniowego (pon.-pt.) pomnożoną przez 8;
• odjąć po 8 godzin za każde święto wolne od pracy przypadające na inny dzień niż niedziela.

Określenie wymiaru czasu pracy ma bardzo duże znaczenie w kontekście tworzenia rozkładu dni pracy i samego rozliczania godzin przepracowanych przez zatrudnione osoby.

 

Co jeszcze brać pod uwagę, planując czas pracy zatrudnionych?

Podczas tworzenia harmonogramu czasu pracy dla pracowników trzeba pamiętać o dobie pracowniczej. Oznacza ona, że pracownik nie może rozpocząć pracy w kolejnym dniu wcześniej niż po upływie 24 godzin – a więc każdego dnia powinien zaczynać zmianę o tej samej godzinie. Wyjątek stanowi wykonywanie obowiązków w tzw. ruchomym czasie pracy. W trakcie planowania czasu pracy osób zatrudnionych należy wziąć pod uwagę także nieprzerwany odpoczynek między kolejnymi dniami pracy, bez naruszania wspomnianej doby pracowniczej. Odpoczynek ten nie może być krótszy niż 11 godzin. Tworząc harmonogram, pracodawca powinien pamiętać także o uwzględnieniu 5-dniowego tygodnia pracy – jeśli więc w jednym tygodniu pracownik pracuje 6 dni, w kolejnym powinien wykonywać swoje zadania przez 4 dni. Co więcej, osoby pracujące w niedzielę muszą mieć co najmniej jedną niedzielę wolną w ciągu 4 tygodni. Jeśli natomiast ustalany jest grafik na dłuższy okres, niezbędne jest uwzględnienie planów urlopowych konkretnych pracowników. Pod uwagę należy brać również zwolnienia – np. w związku ze ślubem, pogrzebem bliskiej osoby czy w przypadku krwiodawstwa.

 

Jak rozliczać czas pracy?

Każdy pracodawca jest zobowiązany do rozliczania czasu pracy zatrudnionych osób w postaci ewidencji – w formie papierowej lub elektronicznej. Umożliwia ona m.in. sprawne ustalenie wysokości pensji oraz pozostałych świadczeń. Pracownik ma prawo zażądać dostępu do ewidencji, a pracodawca musi wówczas mu ją udostępnić. Ewidencja powinna obejmować informacje na temat:

• liczby przepracowanych godzin;
• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy;
• liczby godzin przepracowanych w porze nocnej;
• liczby nadgodzin;
• liczby godzin dyżuru oraz godzin jego rozpoczęcia i zakończenia (wraz z miejscem jego pełnienia);
• dni wolnych od pracy (wraz z powodem ich udzielenia);
• ustawowych zwolnień od pracy (przy wskazaniu wymiaru i prawnej podstawy ich udzielenia);
• innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy (wraz z ich wymiarem i rodzajem);
• nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy (wraz z ich wymiarem);
• czasu pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.

Ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana w odpowiednich warunkach przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez kolejne dziesięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.

Przeczytaj także: Zarządzanie czasem pracy w organizacjach (symfonia.pl)

Narzędzia usprawniające zarządzanie czasem pracy pracowników

Chcąc skutecznie planować i rozliczać czas pracy zatrudnionych, warto wdrożyć w firmie odpowiednie narzędzia, które ułatwią jego kontrolę. Jednym z takich narzędzi jest nasze oprogramowanie Symfonia Kadry i Płace, umożliwiające prowadzenie niezwykle precyzyjnych kalendarzy i czasu pracy pracowników. „Karta ewidencji czasu pracy” pozwala przygotowywać roczne i miesięczne karty ewidencji dla konkretnej osoby przy wykorzystaniu zarówno narzędzia tworzenia raportów Symfonia ERP Kadry i Płace, jak i szablonów z Excela. Co więcej, nasze oprogramowanie znacząco ułatwia przygotowywanie list płac oraz wypłaty i rozlicza bezbłędnie ponad 30 różnych rodzajów nieobecności, uwzględniając zmienne składniki i stałe stawki.