Obsługa wniosków pracowniczych w Twojej firmie zajmuje wieczność? Sprawdź, dlaczego – i jak to zmienić!

Ręczna obsługa papierowych wniosków pracowniczych w średniej firmie zajmuje nawet 13 godzin tygodniowo. I generuje niemałe koszty, bo każdy tego typu dokumentów trzeba wydrukować, podpisać, dostarczyć, zarejestrować i zarchiwizować. Brzmi znajomo? Jeśli masz wrażenie, że więcej czasu spędzasz na przekładaniu papierów i przepisywaniu danych niż na pracy z ludźmi – ten tekst jest dla Ciebie.

Obsługujesz papierowe wnioski pracownicze? To pewnie znasz te (i inne) problemy!

Dział HR w wielu firmach można poznać już na pierwszy rzut oka. Po czym? Po piętrzącej się aż do sufitu stercie papierowych wniosków: o urlop, pracę zdalną, szkolenie, dofinansowanie czy zmianę wymiaru czasu pracy. Każdy z nich, zanim trafi do odpowiedniej teczki, musi przejść przez kilka biurek, bo ktoś musi go podpisać, ktoś inny zaakceptować, a jeszcze ktoś inny zarejestrować w systemie. A jeśli jedna z tych osób akurat jest na urlopie albo pracuje poza biurem? Wniosek leży i czeka, aż zniecierpliwiony pracownik się o niego upomni.

W końcu, gdy dokument szczęśliwie dotrze do właściwej osoby w HR, trzeba go przepisać do systemu kadrowego. A potem odłożyć do segregatora, który już ledwo się domyka. I tak tydzień po tygodniu, miesiąc po miesiącu.

Brzmi znajomo?

Ten scenariusz może jednak wyglądać inaczej…

Największą słabością tradycyjnego obiegu wniosków pracowniczych jest to, że opiera się na papierowych dokumentach. A skoro wniosek istnieje tylko fizycznie – trudno mówić o jakiejkolwiek automatyzacji. Każdy etap trzeba wykonać ręcznie: od uzupełnienia, przez dostarczenie i zbieranie podpisów, aż po wpisanie danych do systemu.

Tymczasem, jak pokazują analizy, ręczne przetworzenie jednego wniosku pracowniczego zajmuje średnio 30 minut. W organizacji, w której takich wniosków wpływa 100 miesięcznie, oznacza to aż 50 godzin pracy. Przy przeciętnej stawce godzinowej daje to koszt rzędu 2 500 zł miesięcznie – i tylko na samą obsługę dokumentów!

Jak więc wygląda elektroniczny obieg wniosków w nowoczesnej firmie?

Najczęściej tak, że pracownik loguje się do aplikacji – za pomocą komputera albo telefonu. Formularz jest już częściowo uzupełniony: imię, nazwisko, dział, dane kontaktowe. Z listy wybiera typ wniosku – na przykład o urlop wypoczynkowy – i klika „Wyślij”.

Co dzieje się dalej?

System sam „wie”, do kogo powinien trafić dokument. Nie trzeba chodzić po piętrach ani sprawdzać, kto wrócił z delegacji. Ścieżka akceptacji została wcześniej zaprogramowana – więc działa zawsze tak samo. Kierownik dostaje powiadomienie e-mailowe lub w aplikacji mobilnej i może zatwierdzić wniosek jednym kliknięciem – nawet będąc poza biurem.

Dział HR widzi z kolei wszystko w czasie rzeczywistym: kto złożył wniosek, na jakim etapie jest akceptacja, czy są zaległości. I – co najważniejsze – nie musi nic przepisywać. Zaakceptowany wniosek od razu trafia do systemu kadrowego.

Brzmi jak bajka? Trochę tak. Ale dla firm, które wdrożyły moduł Wnioski i nieobecności od Symfonii, to codzienność.

Obsługa wniosków pracowniczych w systemie Symfonia HR – jak to działa?

Moduł Wnioski i nieobecności w Symfonii HR to aplikacja, która pozwala zautomatyzować cały proces składania, akceptacji i archiwizacji wniosków pracowniczych. Eliminuje papierową dokumentację, skraca czas reakcji i zapewnia pełną kontrolę nad dostępnością pracowników.

Za jej pomocą możesz np.:

• tworzyć własne wzory wniosków,
• ustawić ścieżkę ich akceptacji,
• śledzić obieg wniosków w firmie,
• zyskać kontrolę nad dostępnością swoich pracowników.

Omówmy te funkcje po kolei.

Tworzenie wzorów wniosków

Każda firma ma inne procedury, dlatego w Symfonii HR możesz skonfigurować wnioski tak, by odpowiadały obowiązującej polityce kadrowej. Jeśli potrzebujesz, łatwo dodasz do wniosku dodatkowe pola, które musi uzupełnić pracownik. Nie masz czasu, by tworzyć dokumenty od podstaw? Nie musisz, bo w programie znajdziesz także gotowe wzory wniosków, które możesz od razu wykorzystać w swojej firmie.

Ustawianie ścieżki akceptacji wniosków

Nie musisz już pamiętać, czy dany wniosek ma zatwierdzać kierownik działu, lider zespołu czy dyrektor. Jeśli ustawisz ścieżkę akceptacji, system sam będzie pilnował, by przekazać dokument do odpowiedniej osoby. Wraz z wnioskiem prześle także powiadomienie o nowym dokumencie. Dzięki temu proces akceptacji wniosków pracowniczych odbywa się płynnie. W każdej chwili możesz także sprawdzić, jaki status w danym momencie ma konkretny wniosek i na jakim etapie się znajduje.

Dostęp do wszystkich wniosków z poziomu jednego systemu

Zamiast przeczesywać skrzynkę mailową, otwierać załączniki i przekładać kolejne dokumenty, które leżą na biurku, wystarczy kliknąć kafelek „Wnioski”. Na pulpicie, który się wyświetli, zobaczysz pełną listę dokumentów: złożonych, zatwierdzonych, odrzuconych, oczekujących. Każdy z nich ma oznaczony status, datę złożenia, osobę odpowiedzialną i historię akcji.

Interaktywny kalendarz

Zbliża się sezon urlopowy, a Ty nie wiesz, czy możesz zaplanować spotkanie, nie ryzykując, że połowy osób na nim nie będzie?

Z interaktywnym kalendarzem w module Wnioski i nieobecności informacje o dostępności pracowników masz na wyciągnięcie ręki. Kolorowe oznaczenia i opcje filtrowania pozwolą Ci błyskawicznie sprawdzić dostępność pracowników – dzień po dniu, tydzień po tygodniu. W sezonie urlopowym wystarczy kilka kliknięć, żeby zobaczyć, czy masz zapewnioną ciągłość pracy i kiedy może pojawić się ryzyko braków kadrowych.

…a do tego wszystko masz w telefonie!

Nie zawsze jesteś przy biurku. Może pracujesz zdalnie, a może zarządzasz zespołem terenowym. Dzięki aplikacji mobilnej Symfonia HR jesteś w stanie przeglądać, akceptować i składać wnioski z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat obiegu wniosków pracowniczych w firmie? Obejrzyj nagranie z naszego webinaru!

Myślisz, że to drogie? Przecież i tak już za to płacisz!

Moduł Wnioski i nieobecności to rozszerzenie Symfonii HR, systemu HRM z wbudowaną platformą komunikacyjną. Koszt systemu to 1 zł miesięcznie za użytkownika, a sam moduł dostępny jest za dodatkową opłatą ok. 200 zł miesięcznie. W tej cenie masz pełną funkcjonalność aplikacji, czyli wszystko, czego potrzeba do obsługi wniosków w nowoczesny sposób.

Nie chodzi tu jednak tylko o komfort pracy, ale też o konkretne oszczędności, bo wbrew pozorom papierowy obieg dokumentów wcale nie jest darmowy. Tyle tylko, że jego koszty są mniej oczywiste, bo trudne do uchwycenia. Płacisz jednak za czas pracowników, którzy zamiast rozwijać projekty, spędzają poranki na wypełnianiu dokumentów czy przepisywaniu danych z formularzy. Płacisz za tonery, papier, segregatory i tekturowe teczki, które giną szybciej niż je kupujesz. Ponosisz wreszcie straty wynikające z niezadowolenia pracowników, którzy nie wiedzą, gdzie ich wniosek utknął i dlaczego od tygodnia muszą czekać na decyzję. Te koszty nie pojawiają się w tabeli w Excelu, ale czujesz je codziennie – w mailach z pytaniami, w papierach na biurku i w czasie, który znika bezpowrotnie.