Koordynowanie pracy zespołu – 4 wskazówki dla managera

Koordynowanie pracy teamu wielu managerom na początku wydaje się prawdziwym wyzwaniem. Jeżeli jednak zastosujesz się do kilku wskazówek, zarządzanie zespołem z pewnością będzie prostsze, niż myślałeś. Co zatem jest kluczowe w koordynacji grupy?

Precyzyjne określanie zadań i celów

Koordynując pracę zespołu – czy to pracującego stacjonarnie, czy zdalnie – należy pamiętać o precyzyjnym przydzielaniu „tasków” i określaniu konkretnych celów. Nie powinieneś przy tym zapominać o feedbacku oraz rozliczaniu z wykonywanych zadań – zarówno na zasadzie pochwał, jak i konstruktywnej krytyki. Zanim rozdzielisz zadania między poszczególnych zatrudnionych, postaraj się również ich poznać. Wpłyniesz tym samym na komunikację, szacunek i będziesz mieć pewność, że odpowiednio dobrałeś obowiązki do danych osób. Istotne jest również zbudowanie w pracownikach poczucia, że mogą w każdej chwili się do Ciebie zwrócić – to ważne, abyś w czasie pracy był dla nich dostępny. Wówczas zadania będą zrealizowane na czas, a zajmujące się nimi osoby nie będą zostawione same sobie z ewentualnymi pytaniami. Warto również udostępnić pracownikom narzędzia, które ułatwią wykonywanie poszczególnych zadań.

Prawidłowa dystrybucja informacji

Odpowiednia dystrybucja informacji to niezwykle ważny element zarządzania i monitorowania pracy zespołu. Jest ona niezbędna do koordynowania działań zarówno całej grupy, jak i jej indywidualnych członków. W celu dystrybucji informacji można korzystać zarówno ze wspomnianych wcześniej czatów czy poczty elektronicznej, jak również ze wspólnego dysku czy platformy zrzeszającej wszystkich członków teamu. Narzędzia internetowe pozwalają na dystrybucję informacji do wielu osób jednocześnie, oszczędzając przy tym czas – zarówno managera, jak i wszystkich pracowników. Skuteczna wymiana informacji może odbywać się również podczas regularnych spotkań czy też w formie… firmowego biuletynu! Istotne są także wszelkiego typu raporty i analizy.

Bieżąca komunikacja – także online

Podczas zarządzania zespołem kluczowa jest także prawidłowa komunikacja między samymi członkami zespołu. Obecnie znacząco ułatwiają ją dziesiątki dostępnych narzędzi oraz platform do komunikacji online – nawet jeśli część teamu pracuje zdalnie, nie ma problemu z wymianą informacji. Kontakt przy ich użyciu jest często równie efektywny co ten twarzą w twarz. Skuteczne rozwiązanie stanowią czaty, z których może korzystać kilka osób jednocześnie. Umożliwia to dyskusję między wieloma pracownikami – nawet jeśli każdy z nich siedzi w innym miejscu biura lub pracuje ze swojego domu. Jako manager staraj się zachęcać członków zespołu do bieżącej rozmowy, zadawania pytań i burzy mózgów. Komunikacja powinna obejmować nie tylko aktualne sprawy firmowe – np. dotyczące projektu – ale i rozwiązywanie ewentualnych konfliktów.

Zaufanie do pracownika

W koordynacji pracy zespołu znaczenie ma również zaufanie względem pracowników. Wpływa ono na dobre relacje w teamie, wspiera budowanie kultury organizacyjnej, a często także zwiększa produktywność pracowników. Czują oni bowiem, że mogą czasem zadziałać „na swoich zasadach”, a takie poczucie zwiększa przyjemność z wykonywania obowiązków. O ile tylko zadania realizowane są w terminie i w odpowiedniej jakości, możesz zaufać członkom swojego zespołu i pozwolić im na pewną swobodę. W tym przypadku warto jednak ustalić najważniejsze zasady oraz sposoby raportowania. Pamiętaj również o tym, aby dbać o motywację w teamie. Często sama pochwała i docenienie osiągnięć ma dla pracownika duże znaczenie i napędza go do dalszej efektywnej pracy.

Przeczytaj także: Czy przechowywanie danych w chmurze jest bezpieczne?