Tradycyjny obieg wniosków urlopowych często wiąże się z czasochłonnymi procedurami, które generują niepotrzebną dokumentację i powodują frustrację wśród pracowników i pracodawców. Na szczęście na rynku dostępne są już rozwiązania, które mogą znacząco usprawnić ten proces. Na czy dokładnie polega ich działanie? Dlaczego warto zrezygnować z tradycyjnych, papierowych dokumentów i wprowadzić wniosek o urlop online? O tym w niniejszym artykule.

Spis treści:

• Wyzwania związane z obsługą wniosków urlopowych
• Przesyłanie wniosków o urlop mailem – jakie wymogi trzeba spełnić?
• Dlaczego warto obsługiwać wnioski urlopowe online?
• Jak zorganizować obieg elektronicznych wniosków urlopowych w programie Symfonia HR?
• Obsługa elektronicznych wniosków o urlop w programie kadrowym – ile czasu można zaoszczędzić?

Wyzwania związane z obsługą wniosków urlopowych

Tuż przed wakacjami czy świętami biurka pracowników działu kadr uginają się pod ciężarem papierowych wniosków urlopowych. Ich obsługa często pochłania nawet 70% czasu pracy, uniemożliwiając skupienie się na bardziej strategicznych zadaniach. Dzieje się tak ze względu na błędy w procesie obiegu tego typu dokumentacji. Firmy, które przeszły przynajmniej częściową transformację cyfrową, mogą natomiast wdrożyć obsługę wniosków urlopowych online, np. za pomocą poczty e-mail. Nawet jednak ta metoda nie jest w pełni optymalna pod kątem szybkości i odciążenia działu kadr od zbędnych czynności administracyjnych.

Przeczytaj również: Zapanuj nad wnioskami pracowniczymi – cyfryzacja procesów HR

W pełni elektroniczny obieg wniosków urlopowych może okazać się sporym ułatwieniem dla pracownika i pracodawcy. Pozwala bowiem przyspieszyć proces związany z akceptacją dokumentów, a także zapewnia stały wgląd w kartę urlopową i znajdujące się w niej zgłoszenia.

Przesyłanie wniosków o urlop mailem – jakie wymogi trzeba spełnić?

Organizacja obiegu wniosków urlopowych online zależy w dużej mierze od procedur obowiązujących w firmie.  Przepisy prawa pracy odnoszą się do tych kwestii w bardzo ograniczonym zakresie. W rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej brakuje natomiast szczegółowych wytycznych dotyczących składania wniosków urlopowych mailem. Nieco więcej informacji można znaleźć w stanowisku Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 12 lutego 2020 r. Zgodnie z nim wnioski urlopowe wysyłane pocztą e-mail powinny spełniać następujące wymogi:

• być zapisywane w systemie teleinformatycznym, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza,
• mieć postać pliku w oryginalnym formacie lub pliku PDF,
• zostać przesłane w treści wiadomości e-mail lub w załączniku do takiej wiadomości.

Nie ma przy tym potrzeby, by były one opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Przeczytaj również: Digitalizacja wniosków urlopowych – czy warto?

Dlaczego warto obsługiwać wnioski urlopowe online?

Dziś na szczęście automatyzacja sięga coraz większej liczby czynności związanych z procesami kadrowymi i HR. Pracownicy mogą już sprawdzać swoją historię szkoleń, możliwości kariery, komunikować się z kierownictwem i innymi członkami załogi. Bez wizyty w biurze zawnioskują też o wydanie zaświadczenia.

Nowoczesne programy kadrowe pozwalają nie tylko na wypełnienie wniosku o urlop online, lecz również jego przesłanie bezpośrednio w systemie. Przełożony natychmiast otrzymuje powiadomienie o prośbie pracownika, które wyświetla się na jego pulpicie. W ciągu zaledwie kilku chwil może zaakceptować wniosek, a pracownik natychmiast otrzymuje informację zwrotną.

Zobacz również: Ekwiwalent za urlop – co trzeba o nim wiedzieć?

Jak zorganizować obieg elektronicznych wniosków urlopowych w programie Symfonia HR?

Obsługa wniosków urlopowych w programie Symfonia HR jest niezwykle prosta, zarówno od strony pracownika, jak i przełożonego czy specjalisty z działu HR. By zgłosić urlop, pracownik po zalogowaniu na swój profil przechodzi do zakładki z wnioskami, wybiera nowy wniosek, a następnie wniosek urlopowy. Na kalendarzu wskazuje dni, w których będzie nieobecny i wyznacza osobę zastępującą. Ma również możliwość umieszczenia informacji o swoim urlopie na profilu publicznym – wówczas informacja będzie dostępna dla innych pracowników. Po zapisaniu wniosku może go jeszcze przejrzeć (np. czy poprawnie zaznaczono daty). Po sprawdzeniu wysyła wniosek o urlop do przełożonego.

Kierownik ma z kolei dostęp do informacji o wniosku, a także do danych osoby, która się o niego ubiega. Za pomocą systemu zaakceptuje lub odrzuca prośbę podwładnego. W tym drugim przypadku może w komentarzu opisać przyczynę takiej decyzji.

Obsługa elektronicznych wniosków urlopowych w programie kadrowym – ile czasu można zaoszczędzić?

Ile możesz zaoszczędzić, korzystając z aplikacji zamiast tradycyjnej formy obsługi wniosków o urlop? Pokażmy to na przykładzie. Metoda tradycyjna wygląda następująco:

• pracownik drukuje wniosek urlopowy,
• przekazuje przełożonemu do akceptacji,
• po uzyskaniu podpisu przekazuje do działu HR,
• dział HR wprowadza wniosek do systemu, a następnie rozlicza urlop.

Z kolei obsługa elektroniczna za pomocą programu Symfonia HR składa się tylko z 3 etapów:

• pracownik wypełnia i przesyła wniosek o urlop online,
• przełożony po zalogowaniu na swój profil akceptuje lub odrzuca wniosek,
• dział HR rozlicza urlop na podstawie wniosku online.

W przypadku, gdy pracownik składa w ciągu roku trzy wnioski urlopowe, a firma zatrudnia 100 osób, korzystanie z elektronicznego obiegu wniosków pozwala zaoszczędzić aż 25 godzin pracy w ciągu roku.