Jak usprawnić proces kadrowy w organizacji? Poznaj najlepsze praktyki i nowoczesne rozwiązania

Naliczanie wynagrodzeń i składek ZUS, prowadzenie akt osobowych czy ewidencji czasu pracy to działania, bez których trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie jakiejkolwiek firmy zatrudniającej pracowników. Proces kadrowy, choć składa się z wielu powtarzalnych czynności, wymaga jednak nieustannej optymalizacji. Tu z pomocą przychodzą nowoczesne technologie. W jaki sposób można je wykorzystać, by usprawnić pracę w dziale kadrowo-płacowym oraz zredukować liczbę błędów? Czym dokładnie powinno się odznaczać nowoczesne oprogramowanie dla działu HR? O tym w niniejszym artykule.

Spis streści:

• Czym jest proces kadrowy?
• Jak usprawnić proces kadrowy w firmie?
• Integracja systemów w firmie – kiedy warto się na to zdecydować?
• Automatyzacja procesów kadrowych – jakie korzyści przynosi?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Działy kadr i płac poszukują dziś sposobów na zwiększenie swojej wydajności. Odpowiedzią na te potrzeby często okazuje się automatyzacja procesów kadrowych.
• Dzięki niej dział kadr może skuteczniej zarządzać dokumentacją i szybciej realizować swoje podstawowe obowiązki – bez konieczności wykonywania czasochłonnych, powtarzalnych czynności.
• Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe oferują dziś wiele mechanizmów, które nie tylko automatyzują obsługę procesów kadrowych, lecz również zapewniają ich zgodność z aktualnymi przepisami.

Co to jest proces kadrowy? 

Proces kadrowy to zbiór działań związanych z zarządzaniem pracownikami w organizacji – od momentu przyjęcia do firmy, poprzez obsługę administracyjną, aż po zakończenie współpracy. Tak szeroki jego zakres sprawia, że integruje on wiele czynności.  Działy kadr odpowiadają bowiem m.in. za ewidencjonowanie czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń czy prowadzenie akt osobowych. W wielu firmach proces kadrowy obejmuje także elementy „miękkie”, związane z onboardingiem pracowników, szkoleniami czy oceną okresową. Rosnąca liczba zadań sprawia, że pracownicy działów kadr i płac coraz chętniej sięgają po nowoczesne rozwiązania, które pozwalają zautomatyzować wiele czasochłonnych obowiązków.

Przeczyta również: HR Rewolucje: Jak AI zmienia zasady gry w HR – Symfonia

Jak usprawnić proces kadrowy w firmie? 

Nowoczesne technologie są dziś w stanie znacznie usprawnić obsługę procesu kadrowego na każdym jego etapie – od momentu zatrudnienia pracownika, przez rejestrację czasu pracy i naliczanie wynagrodzenia, aż po rozwiązanie umowy o pracę. Poniżej przedstawiamy najważniejsze korzyści wynikające z zastosowania tego typu rozwiązań.

Automatyczne naliczanie wynagrodzeń 

Naliczanie płac to bez wątpienia jeden z tych procesów kadrowych, które wymagają bardzo dużej precyzji. Wysokość wynagrodzenia pracownika zależy bowiem od wielu zmiennych, takich jak np. forma zatrudnienia, wymiar etatu, wysokość zaliczki na podatek dochodowy czy składki ZUS. Nietrudno tu o błąd, wynikający z przeoczenia czy zwykłej pomyłki. Z pomocą przychodzą tu jednak programy kadrowo-płacowe, które pozwalają korzystać z gotowych szablonów naliczania wynagrodzeń. Ich działanie opiera się na zdefiniowanych wcześniej wzorcach, które działają zgodnie z obowiązującymi przepisami. W niektórych programach, jak np. w Symfonii R2Płatnik, szablon listy płac da się dostosować do specyfiki przedsiębiorstwa, tak by szybko naliczać wynagrodzenia niezależnie od tego, z jakich elementów składa się pensja pracownika oraz w jakim wymiarze i na jakich zasadach jest on zatrudniony w przedsiębiorstwie.

Zarządzanie dokumentacją kadrową 

Specjaliści z działu kadr wiele czasu poświęcają także na zarządzanie dokumentacją kadrową, a w tym przygotowywaniem różnego rodzaju umów, aneksów czy świadectw pracy. Ten proces także można zautomatyzować, bo w wielu programach kadrowych dostępne są moduły umożliwiające szybkie generowanie tego typu dokumentów. Niektóre systemy oferują ponadto funkcje pozwalające na monitorowanie różnego rodzaju terminów tak, by uniknąć ewentualnych kar i opóźnień. Taka funkcjonalność ma jeszcze jedną zaletę – pozwala zgromadzić wszystkie dokumenty kadrowe w jednym systemie. To z kolei przyspiesza obsługę pracowników i usprawnia przeprowadzanie audytów.

Raportowanie i analizy

Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, takie jak np. Symfonia R2Płatnik, pozwalają również automatycznie generować różnego rodzaju raporty i analizy.

– Tego typu zestawienia dostarczają kadrze zarządzającej cennych informacji na temat absencji, nadgodzin czy kosztów wynagrodzeń. Takie dane często okazują się bardzo pomocne w bieżącym zarządzaniu – pomagają prognozować przyszłe wydatki i podejmować świadome decyzje biznesowe – tłumaczy Patrycja Mazurkiewicz-Opałko – specjalistka z zakresu kadr i płac w Symfonii

Dużym ułatwieniem jest także możliwość tworzenia raportów niestandardowych, które można wykorzystać do symulowania zmian zachodzących w przedsiębiorstwie, związanych np. z podwyżkami wynagrodzeń czy aktualizacją kwot dodatków lub premii. Na ich podstawie o wiele łatwiej jest ocenić ich wpływ na budżet firmy czy wynagrodzenia pracowników.

Portal do samoobsługi pracowników 

Kolejnym narzędziem wspierającym efektywność pracy działu kadrowo-płacowego może być portal do samoobsługi pracowników. Taka aplikacja sprawdzi się najlepiej w dużych przedsiębiorstwach. Dzięki niej zatrudnieni będą mieć stały dostęp do informacji o czasie pracy, wymiarze urlopów oraz wynagrodzeniu. Zyskają także możliwość samodzielnego wprowadzania zmiany w swoich danych, składania wniosków o urlopy drogą elektroniczną czy pobierania pasków płacowych i zaświadczeń o zatrudnieniu.

Przeczytaj również: Przełom w zarządzaniu zasobami ludzkimi: Oprogramowanie HR jako klucz do sukcesu – Symfonia

Integracja systemów w firmie – kiedy warto się na to zdecydować? 

Z perspektywy optymalizacji procesów kadrowych bardzo ważną kwestią jest integracja oprogramowania kadrowo-płacowego z innymi systemami używanymi w firmie, jak np. programy księgowe, HRM, czy oprogramowanie do zarządzania czasem pracy. Połączenie tych rozwiązań w jeden ekosystem umożliwia automatyczną wymianę informacji między różnymi modułami, a co za tym idzie, eliminuje konieczność ręcznego przepisywania tych samych danych.  To z kolei przyspiesza cały proces i zmniejsza ryzyko błędów.

– Dzięki integracji dane dotyczące np. czasu pracy, nieobecności, nadgodzin czy pracy na projektach mogą być automatycznie uwzględniane w listach płac. W efekcie naliczanie wynagrodzeń zajmuje znacznie mniej czasu – tłumaczy Patrycja Mazurkiewicz-Opałko.

Przeczytaj również: Co stopuje rozwój technologiczny, czyli główne blokery cyfryzacji HR w polskich przedsiębiorstwach – Symfonia

Automatyzacja procesów kadrowych – jakie korzyści przynosi? 

Automatyzacja procesów kadrowych to inwestycja, która przynosi wiele korzyści. Pozwala ona przyspieszyć realizację codziennych zadań, przyspieszyć przepływ informacji, usprawnić zarządzanie dokumentacją oraz pomóc organizacji w dostosowaniu się do nowych regulacji kadrowo-płacowych. Jej wdrożenie wymaga jednak zintegrowanego podejścia, obejmującego optymalizację zarządzania danymi, a także regularne monitorowanie efektywności działań.

Chcesz przekonać się, jakie korzyści może przynieść automatyzacja procesów kadrowych Twojej firmie? Kliknij link, pobierz demo i testuj program Symfonia R2Płatnik za darmo przez 30 dni!