Lista płac – pobierz darmowy wzór

Na pracodawcy spoczywa szereg zobowiązań związanych z wypłatą wynagrodzenia, jego rozliczeniem i odprowadzaniem składek.

 

Termin wypłaty wynagrodzenia

Wynagrodzenia pracowników powinny być wypłacane zgodnie z terminem określonym w regulaminie pracy lub umowie. Kodeks pracy nakazuje wypłatę co najmniej raz w miesiącu, z góry ustalonym terminie – jeżeli wypłata jest za dany miesiąc, musi nastąpić ona nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli dzień wypłaty jest dniem wolnym, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzednim.

Art.  85. [Termin wypłaty wynagrodzenia]

§  1.  Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie

§  2.  Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

§  3.  Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

 

Składki na ubezpieczenie społeczne

Każdego pracownika obejmują składki na ubezpieczenia społeczne. Stawki procentowe poszczególnych składek (liczone od kwoty brutto wynagrodzenia) oraz ich podział między pracownika i pracodawcę określa ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. W 2025 r. składki wynoszą:

• składka na ubezpieczenie emerytalna 19,52% – finansowana po połowie (po 9,76%) przez pracownika i pracodawcę,
• składka na ubezpieczenie rentowe 8% – 1,5% płaci pracownik, 6,5% pracodawca,
• składka na ubezpieczenie chorobowa 2,45% – finansowana w całości przez pracownika,
• składka wypadkowa od 0,67% do 3,33% – w całości po stronie pracodawcy.

Okres składkowy dla ubezpieczenia wypadkowego trwa od 1 kwietnia do 31 marca następnego roku. W firmach zgłaszających do ubezpieczenia co najmniej 10 osób stopa procentowa składki wypadkowej jest ustalana indywidualnie przez ZUS, natomiast mniejsze podmioty płacą ryczałtową stawkę 1,67%.

Okres składkowy dla ubezpieczenia wypadkowego trwa od 1 kwietnia do 31 marca następnego roku. W firmach zgłaszających do ubezpieczenia średnio co najmniej 10 osób stopa procentowa jest ustalana indywidualnie przez ZUS na podstawie danych z formularza ZUS IWA, natomiast mniejsze podmioty (do 9 osób) płacą ryczałt w wysokości 50% najwyższej stopy procentowej.

 

Należności na fundusze pozaubezpieczeniowe

Na liście płac, obok składek na ubezpieczenia społeczne, wykazuje się również należności na fundusze pozaubezpieczeniowe (FP, FS, FGŚP) finansowane przez pracodawcę:

• składka na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy: łącznie 2,45% (w tym 1,00% na FP oraz 1,45% na FS),
• składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych FGŚP 0,10%.

 

Składka zdrowotna

Składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9% podstawy wymiaru składki zdrowotnej i jest finansowana w całości przez pracownika – pracodawca jedynie ją pobiera i przekazuje do ZUS. Podstawą do jej naliczenia jest przychód pracownika pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane z jego wynagrodzenia (emerytalne, rentowe i chorobowe).

 

Pracownicze Plany Kapitałowe

Pracodawcy uiszczają także wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK). Pracownik finansuje wpłatę podstawową 2% wynagrodzenia brutto (z możliwością dodatkowej wpłaty do 2%), pracodawca – 1,5% (również może dobrowolnie zwiększyć ją o 2,5%), a państwo dokłada 250 zł jednorazowo i 240 zł rocznie. Wpłaty na PPK nie są składkami ZUS, ale wpływają na koszt wynagrodzenia – część finansowana przez pracownika powinna być ujęta na liście płac jako potrącenie.

Warto zaznaczyć, że wpłata na PPK finansowana przez pracodawcę stanowi przychód pracownika w miesiącu przekazania środków do instytucji finansowej. Jeżeli przelew nastąpi w tym samym miesiącu co naliczenie, przychód powstaje w tym miesiącu, a jeśli w kolejnym – przychód ujmuje się w kolejnym miesiącu. W sytuacji, gdy w miesiącu przekazania środków nie następuje już wypłata wynagrodzenia, płatnik nie pobiera zaliczki na podatek, a przychód wykazuje w informacji PIT-11.

 

Koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu obniżają podstawę opodatkowania. Zryczałtowane koszty uzyskania przychodu z jednego stosunku pracy wynoszą 3000 zł rocznie (250 zł miesięcznie) lub 3600 zł rocznie (300 zł miesięcznie), jeżeli pracownik dojeżdża do innej miejscowości. Przy więcej niż jednym stosunku pracy koszty wynoszą odpowiednio 4500 zł lub 5400 zł rocznie. Kwota wolna od podatku to 30 000 zł, co przekłada się na kwotę zmniejszającą podatek w wysokości 3600 zł dającą miesięczną ulgę o wartości 300 zł.

 

Zaliczka na podatek dochodowy

Pierwszy próg podatku dochodowego dla osób fizycznych (do 120 000 zł rocznie) jest opodatkowany stawką 12% z uwzględnieniem kwoty zmniejszającej podatek 3600 zł. Powyżej tej kwoty stosuje się stawkę 32%. Zaliczki na podatek dochodowy potrącone z wynagrodzenia przekazuje się do urzędu skarbowego.

Wzór listy płac – co powinna zawierać lista płac?

Przepisy nie narzucają sztywnego wzoru listy płac, ale praktyka kadrowa jest ugruntowana. Dokument składa się z części nagłówkowej (zawierającej dane firmy, nazwę listy płac i metadane listy) oraz części tabelarycznej z rozliczeniem każdego pracownika.

 

Lista płac powinna zawierać:

I. Dane identyfikacyjne

1. Nazwę pracodawcy
2. Nazwę lub numer listy płac.
3. Okres rozliczeniowy
4. Datę sporządzenia i datę wypłaty wynagrodzenia.

II. Dane pracownika

1. Imię i nazwisko pracownika
2. Numerem ewidencyjny lub stanowisko.

W przypadku tajemnicy płac każdemu pracownikowi można przygotować indywidualną listę płac, a potwierdzenie odbioru wynagrodzenia uzyskać na pasku płacowym.

III. Składniki przychodu brutto

Przychód ze stosunku pracy w rozumieniu PIT

1. Wynagrodzenie zasadnicze brutto i dodatkowe składniki wynagrodzenia np.
   • Dodatki (np. stażowe, funkcyjne, nocne)
   • Premie, prowizje
   • Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
   • Ekwiwalent za urlop
   • Inne
2. Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy

Inne składniki przychodu

1. Zasiłek chorobowy lub opiekuńczy lub świadczenie rehabilitacyjne
2. Zasiłek macierzyński i rodzicielski
3. Inne ewentualne dodatki

IV. Podstawa wymiaru składek społecznych

Jest to przychód ze stosunku pracy w rozumieniu PIT (wynagrodzenie brutto + inne składniki płacowe) bez ewentualnego wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, po odjęciu świadczeń, które rozporządzenie składkowe wyłącza z oskładkowania (np. nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne, diety z podróży służbowych w limicie).

V. Potrącenia

1. Składki na ubezpieczenie społeczne opłacane przez pracownika obliczane są z podstawy wymiaru składek społecznych:
   • składka emerytalna – 9,76%,
   • składka rentowa – 1,50%,
   • składka chorobowa – 2,45%

Suma potrąceń pracownika z tytułu składek społecznych: 13,71% podstawy.

2. Składkę na ubezpieczenie zdrowotne

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej = przychód ze stosunku pracy w rozumieniu PIT (opodatkowane składniki, w tym wynagrodzenie chorobowe) – składki społeczne pracownika.

lub

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej = podstawa wymiaru składek społecznych + wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy – składki społeczne pracownika.

Oba wzory operują na tych samych wartościach.

Stawka składki zdrowotnej: 9% podstawy.

3. Koszty uzyskania przychodu KUP i ewentualne ulgi:
   • 250 zł miesięcznie (max. 3000 zł rocznie) – gdy pracownik pracuje w jednej miejscowości, w której mieszka.
   • 300 zł miesięcznie (max. 3600 zł rocznie) – gdy pracownik mieszka w innej miejscowości niż ta, w której pracuje, i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.
   • 50% KUP (tzw. koszty autorskie) – dla przychodów z praw autorskich (np. programiści, twórcy). Liczone od faktycznego przychodu z tego tytułu, ale z limitem rocznym 120 000 zł łącznie.
4. Podstawę opodatkowania – przychód (powiększony o ewentualne wpłaty pracodawcy na PPK) po potrąceniu składek społecznych pomniejsza się o koszty uzyskania przychodu. Składka zdrowotna nie pomniejsza podstawy opodatkowania

Podstawa opodatkowania = przychód brutto + wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę – składki społeczne pracownika – KUP

5. Kwota zmniejszająca podatek – kwota wolna od podatku wynosi 30 000 zł rocznie, co daje kwotę zmniejszającą podatek równą 3600 zł rocznie, a więc 300 zł miesięcznie. Pracodawca stosuje ją tylko wtedy, gdy pracownik złożył oświadczenie PIT-2.
6. Zaliczka na podatek dochodowy PIT – zaliczkę na podatek dochodowy oblicza się uwzględniając kwotę wolną od podatku i inne ulgi podatkowe. Z listy płac powinna wynikać wysokość zaliczki przekazywanej do urzędu skarbowego zaokrąglona do pełnych złotych.Zaliczka na PIT = podstawa opodatkowania × stawka podatku (12% lub 32%) – kwota zmniejszająca podatek (300 zł, jeśli z PIT-2).
7. Potrącenia i dodatki – potrącenia komornicze, alimentacyjne, składki na dobrowolne grupowe ubezpieczenie chorobowe (np. na życie, opieki medycznej) czy PPK.

VI. Wynagrodzenie netto

Po dokonaniu wszystkich potrąceń oblicza się wynagrodzenie netto do wypłaty.

VII. Podpisy

Podpisy osoby sporządzającej i akceptującej listę oraz, przy wypłacie gotówką, podpis pracownika.

Lista płac sporządzana jest dla każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. W praktyce wiele firm tworzy uniwersalną listę zbiorczą, w której uwzględnia wszystkich pracowników, oraz indywidualną listę płac dla pracownika, aby zachować tajemnicę wynagrodzeń.

Przy wynagrodzeniach osób zatrudnionych na umowy zlecenia stosuje się rachunki zleceniodawcy i odrębne zasady obliczania składek, dlatego te osoby nie są ujmowane w liście płac.

 

Obliczenie kosztu zatrudnienia pracownika – koszty pracodawcy

Lista płac nie kończy się na wynagrodzeniu netto wypłacanym pracownikowi. Równolegle wylicza się koszty ponoszone przez pracodawcę, które sprawiają, że całkowity koszt zatrudnienia jest wyższy od pensji brutto. W ich skład wchodzą składki ZUS finansowane przez pracodawcę, obowiązkowe wpłaty na fundusze pozaubezpieczeniowe oraz ewentualne wpłaty do PPK.

I. Składki ZUS finansowane przez pracodawcę

1. składka emerytalna – 9,76% podstawy,
2. składka rentowa – 6,50%,
3. składka wypadkowa – od 0,67% do 3,33% (zależnie od branży i zgłoszenia ZUS),
4. składka na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP) – 1,50% (tylko w przypadku zatrudnienia pracowników w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze).

II. Składki na fundusze pozaubezpieczeniowe:

1. składka na Fundusz Pracy (FP) – 1,00%,
2. składka na Fundusz Solidarnościowy (FS) – 1,45%,
3. składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – 0,10%.

III. Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) – jeżeli pracownik jest uczestnikiem:

1. wpłata podstawowa pracodawcy: 1,5% wynagrodzenia brutto,
2. wpłata dodatkowa (dobrowolna): do 2,5% brutto.

IV. Podsumowanie kosztu zatrudnienia

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika = wynagrodzenie pracownika brutto + składki ZUS finansowane przez pracodawcę + fundusze pozaubezpieczeniowe + wpłaty pracodawcy do PPK (jeśli dotyczy).

 

Lista płac – jak ją wypełnić? [Instrukcja]

1. Wyznacz przychody brutto i podstawę wymiaru składek. Ustalanie wynagrodzenia rozpoczyna się od wyznaczenia wynagrodzenia brutto określonego w umowie o pracę. Wynagrodzenie brutto może być ustalone jako stała pensja miesięczna, stawka za wykonaną pracę (akord), prowizja od wyników albo stawka godzinowa. Kwota brutto nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie, czyli 4 666 zł w 2025 r. dla pełnego etatu. Podstawa wymiaru składek ZUS nie zawsze jest równa kwocie brutto. Ustala się ją, biorąc pod uwagę przychód ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o PIT, a następnie pomniejszając go o składniki wyłączone z oskładkowania, określone w rozporządzeniu składkowym. Do podstawy składek wchodzą więc m.in. wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki i wynagrodzenie za nadgodziny, natomiast nie wlicza się np. diet z podróży służbowych do limitu, odpraw pośmiertnych, nagród jubileuszowych czy świadczeń finansowanych z ZFŚS.
2. Obliczenie składki na ubezpieczenie społeczne i na fundusze pozaubezpieczeniowe. Na bazie podstawy wymiaru składek nalicza się składki emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz FP, FS i FGŚP. Suma składek finansowanych przez pracownika jest potrącana z jego wynagrodzenia.
3. Wyznacz przychody brutto i podstawę wymiaru składek. Ustalanie wynagrodzenia rozpoczyna się od wyznaczenia wynagrodzenia brutto określonego w umowie o pracę. Wynagrodzenie brutto może być ustalone jako stała pensja miesięczna, stawka za wykonaną pracę (akord), prowizja od wyników albo stawka godzinowa. Kwota brutto nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie, czyli 4 666 zł w 2025 r. dla pełnego etatu. Podstawa wymiaru składek ZUS nie zawsze jest równa kwocie brutto. Ustala się ją, biorąc pod uwagę przychód ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o PIT, a następnie pomniejszając go o składniki wyłączone z oskładkowania, określone w rozporządzeniu składkowym. Do podstawy składek wchodzą więc m.in. wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki i wynagrodzenie za nadgodziny, natomiast nie wlicza się np. diet z podróży służbowych do limitu, odpraw pośmiertnych, nagród jubileuszowych czy świadczeń finansowanych z ZFŚS.
4. Obliczenie składki na ubezpieczenie społeczne i na fundusze pozaubezpieczeniowe. Na bazie podstawy wymiaru składek nalicza się składki emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz FP, FS i FGŚP. Suma składek finansowanych przez pracownika jest potrącana z jego wynagrodzenia.
5. Ustalenie składki na ubezpieczenie zdrowotne. Następnie ustala się podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne. Od podstawy wymiaru składek społecznych (powiększonych o ewentualne wynagrodzenie za okres choroby) odejmuje się składki społeczne finansowane przez pracownika, a od otrzymanej kwoty nalicza się składkę zdrowotną w wysokości 9%. Składka ta nie obniża podstawy opodatkowania, lecz zmniejsza kwotę wypłaty.
6. Ustalenie kosztów uzyskania przychodu. Kolejny etap to ustalenie kosztów uzyskania przychodu. Zryczałtowane koszty wynoszą 250 zł miesięcznie (3000 zł rocznie) lub 300 zł miesięcznie (3600 zł rocznie), jeśli pracownik dojeżdża z innej miejscowości. Przy więcej niż jednym stosunku pracy koszty mogą być wyższe. Koszty odlicza się od przychodu pomniejszonego o składki społeczne.
7. Ustalenie wysokości zaliczki na podatek dochodowy. Od tak wyliczonego dochodu liczy się zaliczkę na podatek dochodowy. Do 120 000 zł rocznie obowiązuje stawka 12% pomniejszana o miesięczną kwotę wolną 300 zł. Jeżeli dochód przekracza ten próg, nadwyżka jest opodatkowana stawką 32%. Podatek można dodatkowo pomniejszyć o ulgi (np. dla rodziców 4+, ulga na powrót, zwolnienie dla osób do 26 lat), a wynik zaokrągla się do pełnych złotych.
8. Ustalenie wysokości wpłat na PPK i innych potrąceń. W kolejnym kroku uwzględnia się wpłaty do PPK i inne potrącenia. Pracownik co do zasady finansuje 2% wynagrodzenia brutto (z możliwością obniżenia przy niskich zarobkach), a pracodawca 1,5%. Z wynagrodzenia mogą być też potrącane składki grupowego ubezpieczenia, raty pożyczek czy należności egzekucyjne. Składki ZUS i PPK finansowane przez pracodawcę zwiększają koszt zatrudnienia. Część PPK finansowana przez pracodawcę stanowi przychód pracownika i może obniżyć jego wypłatę netto z tytułu poboru zaliczki PIT. Pamiętaj, aby sprawdzić, czy przelew na PPK został dokonany w tym samym miesiącu, w którym naliczono wynagrodzenie.
9. Obliczenie wynagrodzenia netto. Po zsumowaniu wszystkich składek i podatku, wynagrodzenie netto oblicza się jako kwotę brutto minus składki społeczne finansowane przez pracownika, składkę zdrowotną, zaliczkę na podatek dochodowy i inne potrącenia. Sporządzona na tej podstawie lista płac stanowi podstawę do prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowej oraz rozliczeń z ZUS.

 

Przykładowa lista płac – wyliczenie

Pensja: 8000 zł brutto umowa o pracę

Założenia: pełny etat, brak dodatków, standardowe KUP 250 zł; PIT-2 złożony (300 zł/mies.), bez ulg (ULM/4+/powrót), bez PPK i innych potrąceń; wartości zaokrąglane zgodnie z praktyką (składki/zdrowotna do 1 gr, PIT do pełnych zł).

Wyliczenia dla pracownika

1. Składki społeczne

• Emerytalna 9,76%: 780,80 zł
• Rentowa 1,50%: 120,00 zł
• Chorobowa 2,45%: 196,00 zł

Razem składki społeczne pracownika: 1 096,80 zł

2. Składka zdrowotna

Podstawa: 8 000,00 − 1 096,80 = 6 903,20 zł
9% = 621,29 zł

3. Podstawa opodatkowania (PIT)

8 000,00 − 1 096,80 − 250,00 = 6 653,20 zł → po zaokrągleniu: 6 653 zł

4. Zaliczka na PIT

12% × 6 653 = 798,36 zł − 300,00 zł (PIT-2) = 498,36 zł → po zaokrągleniu: 498 zł

5. Wynagrodzenie netto (do wypłaty)

8 000,00 − 1 096,80 − 621,29 − 498,00 = 5 783,91 zł

 

Koszt pracodawcy (bez PPK) – przykład

Założenia: składka wypadkowe 1,67%

1. Składka emerytalna pracodawcy 9,76%: 780,80 zł
2. Składka rentowa 6,50%: 520,00 zł
3. Składka wypadkowa 1,67%: 133,60 zł
4. FP 1,00%: 80,00 zł
5. FS 1,45%: 116,00 zł
6. FGŚP 0,10%: 8,00 zł

Razem narzuty pracodawcy: 1 638,40 zł
Łączny koszt pracodawcy: 9 638,40 zł

Przechowywanie listy płac i ochrona danych

Lista płac jest częścią dokumentacji pracowniczej, dlatego należy ją przechowywać w warunkach zapewniających poufność i integralność. Dokumentację osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu. Po tym czasie były pracownik ma czas na odbiór dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania, a przedsiębiorca kolejnych 12 miesięcy na jej zniszczenie.

W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1999 r. okres przechowywania wynosi 50 lat. Dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 okres przechowywania to co do zasady 50 lat, lecz można go skrócić do 10 lat, jeżeli pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny (RIA) i odpowiednie imienne raporty.

Dokumentację płacową można prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej (e‑akta), jednak powinna być dostępna do kontroli organów (np. ZUS, urzędu skarbowego) i bezpieczna dla danych osobowych.

 

Dlaczego warto sporządzać listę płac?

Mimo braku ustawowego obowiązku, prowadzenie listy płac przynosi przedsiębiorcom wymierne korzyści. Przede wszystkim umożliwia kontrolę kosztów zatrudnienia. Zestawienie kwot brutto i wynikających z nich obciążeń pokazuje pełną wysokość składek na ubezpieczenia społeczne, składki zdrowotnej, funduszu pracy oraz PPK, co pozwala planować budżet firmy i ocenić koszt zatrudnienia każdego pracownika.

Drugą zaletą jest ułatwienie rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym. Szczegółowa lista płac stanowi podstawę do wyliczenia zaliczek na podatek dochodowy oraz składek ZUS, co jest niezbędne do prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowych i zgłoszeń ubezpieczeniowych. Dzięki temu można uniknąć kar i odsetek za nieterminowe przekazywanie składek lub błędy w deklaracjach.

Lista płac pełni również rolę dowodu dla pracownika i służb kontrolnych. Potwierdza wypłaty wynagrodzenia i może być przedstawiona w przypadku sporu sądowego z pracownikiem. Jest też ważnym dokumentem podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS czy urzędu skarbowego.

Wreszcie, przygotowanie listy płac sprzyja przejrzystości i poufności. Indywidualne zestawienie dla pracownika pozwala zachować tajemnicę płac przy jednoczesnym przejrzystym wykazaniu składników wynagrodzenia. Prowadzenie dokumentacji zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO) chroni prywatność pracowników.

Lista płac online – wygodniejsze rozwiązanie dla firm

Tradycyjne wzory list płac w Excelu czy PDF sprawdzają się przy prostych rozliczeniach, ale w praktyce szybko stają się czasochłonne i podatne na błędy. Dlatego coraz więcej firm wybiera nowoczesne narzędzia online, które automatyzują obliczenia i pilnują zgodności z przepisami. Rozwiązanie Symfonia ePłace pozwala rozliczać wynagrodzenia, składki i podatki w pełni elektronicznie, z zachowaniem bezpieczeństwa danych i przejrzystą kontrolą kosztów zatrudnienia. Narzędzie online stanowi wygodniejszą alternatywa dla ręcznego wypełniania arkuszy.

Podsumowanie

Lista płac pomaga przedsiębiorcy poprawnie obliczać i dokumentować wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Dokument nie jest obowiązkowy, ale z praktycznych względów ułatwia wypełnianie deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych oraz zapewnia przejrzystość i kontrolę kosztów. Ustalając wynagrodzenie, należy uwzględnić minimalne wynagrodzenie, obliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne zgodnie z obowiązującymi stawkami, zastosować koszty uzyskania przychodu i obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. Terminowe wypłacanie wynagrodzeń – co najmniej raz w miesiącu i nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca – oraz odpowiednie przechowywanie dokumentacji płacowej przez 10 lat pomagają uniknąć problemów z organami kontrolnymi.

 

FAQ – najczęściej zadawane pytania o listę płac

Czy lista płac jest obowiązkowa?

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika kartę wypłaconego wynagrodzenia jako część dokumentacji pracowniczej, co wynika z Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przepisy nie nakładają jednak na pracodawców bezwzględnego obowiązku sporządzania dokumentu księgowego o nazwie „lista płac”. Najczęściej pracodawcy sporządzają listę płac – bo jeden dokument obsługuje zarówno obowiązek dokumentacyjny, jak i potrzeby księgowe.

Co powinna zawierać lista płac?

Lista płac powinna zawierać nazwę pracodawcy, numer lub nazwę listy, okres i datę sporządzenia, datę wypłaty wynagrodzenia, dane każdego pracownika (imię i nazwisko), składniki wynagrodzenia (wynagrodzenie zasadnicze, dodatki, premia), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wysokość składek (emerytalnej, rentowej, chorobowej, wypadkowej, Funduszu Pracy, FGŚP), składkę na ubezpieczenie zdrowotne, koszty uzyskania przychodu, zaliczkę na podatek dochodowy, inne potrącenia (np. PPK) oraz wynagrodzenie netto.

Jak długo należy przechowywać listy płac?

Listy płac, jako część dokumentacji pracowniczej, należy przechowywać przez 10 lat od końca roku, w którym wygasł stosunek pracy pracownika. Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1999 r. przechowuje się 50 lat.

W jakim terminie pracownik może odebrać dokumentację pracowniczą?

Były pracownik może odebrać dokumentację pracowniczą do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania.

Jak obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy z wynagrodzenia?

Zaliczkę na podatek dochodowy oblicza się od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika i koszty uzyskania przychodu. Do 120 000 zł rocznie stosuje się stawkę 12% pomniejszoną o kwotę zmniejszającą podatek (300 zł miesięcznie). Jeżeli dochód przekroczy ten próg, nadwyżka jest opodatkowana 32%. Zaliczka podlega zaokrągleniu do pełnych złotych i jest przekazywana do urzędu skarbowego.

Czy na liście płac trzeba wykazywać osoby na umowach zlecenia?

Nie, rachunki z tytułu umów zlecenia i innych umów cywilnoprawnych rozlicza się odrębnie. Na liście płac ujmuje się wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Zleceniobiorcy otrzymują od zleceniodawcy rachunek zawierający kwotę brutto, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek.

Czy na liście płac uwzględnia się zasiłek chorobowy?

Na liście płac ujmuje się wynagrodzenie chorobowe wypłacane przez pracodawcę za okres pierwszych 33 dni niezdolności do pracy w roku (14 dni w przypadku pracowników po 50. roku życia). Natomiast zasiłek chorobowy, finansowany ze środków ZUS, pojawia się na liście płac tylko wtedy, gdy pracodawca jest tzw. płatnikiem zasiłków ZUS (zatrudnia co najmniej 21 ubezpieczonych). W takiej sytuacji pracodawca nalicza i wypłaca zasiłek, a następnie rozlicza go z ZUS. Jeżeli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, świadczenie wypłaca bezpośrednio ZUS i nie jest ono wykazywane na liście płac firmy.

Na kogo sporządza się listę płac po śmierci pracownika?

Po śmierci pracownika pracodawca nie sporządza już dla niego bieżącej listy płac. Niewypłacone wynagrodzenie, ekwiwalent za urlop czy inne należności ze stosunku pracy wypłaca się osobom uprawnionym (małżonek i członkowie rodziny spełniający warunki do renty rodzinnej). Kwoty te nie trafiają na standardową listę płac, lecz wykazuje się je w odrębnych rozliczeniach – są opodatkowane PIT, ale nie podlegają składkom ZUS.

Czy ubezpieczenie grupowe pracowników finansowane przez pracodawcę wykazuje się na liście płac?

Tak, ubezpieczenie grupowe wykazuje się na liście płac, ale sposób jego ujęcia zależy od źródła finansowania. Jeżeli składka jest finansowana przez pracodawcę, stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu PIT, a z reguły nie wchodzi do podstawy składek ZUS (o ile spełnia warunki zwolnienia z rozporządzenia składkowego). Jeżeli składkę opłaca pracownik, potrącenie pokazuje się w części potrąceń dobrowolnych.