Czym jest odpowiedzialność materialna pracownika i jakie są jej rodzaje?

Odpowiedzialność materialna pracownika to instytucja prawna uregulowana w art. 114 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca może dochodzić roszczeń od zatrudnionego, który w wyniku nienależytego wykonywania obowiązków służbowych wyrządził mu szkodę. Z kwestią odpowiedzialności materialnej pracowników wiąże się jednak wiele pytań. Kiedy dokładnie pracodawca ma prawo domagać się odszkodowania? Czy może potrącić z wynagrodzenia oszacowaną kwotę powstałej straty? I co w sytuacji, gdy powierzone zatrudnionemu mienie zostało skradzione przez nieznanych sprawców? Odpowiedzi na powyższe pytania znajdziesz w tym artykule.

Spis treści:

• Czym jest odpowiedzialność materialna pracownika?
• Rodzaje odpowiedzialności materialnej pracownika
• Procedura dochodzenia roszczeń przez pracodawcę
• Granice odpowiedzialności materialnej pracownika
• Za jakie szkody odpowiada pracodawca?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Pracownicy odpowiadają za straty powstałe z ich winy w majątku należącym do pracodawcy. Ta zasada obowiązuje także wówczas, gdy zatrudniony nie podpisał umowy o odpowiedzialności materialnej, a do szkody doszło w wyniku nieumyślnych działań.
• Wyróżnia się kilka rodzajów odpowiedzialności materialnej pracownika, m.in. za szkody wyrządzone podczas wykonywania obowiązków pracowniczych czy za mienie, które zostało powierzone zatrudnionemu.
• Pracodawca może na drodze sądowej ubiegać się o odszkodowanie z tytułu zniszczenia lub zgubienia mienia należącego do firmy. Musi jednak udowodnić, że istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy stratą a działaniem pracownika.
• Jeśli doszło do powstania szkody, pracodawca nie może potrącić z wynagrodzenia pracownika żadnej kwoty, chyba że dysponuje odpowiednim tytułem wykonawczym (np. prawomocnym orzeczeniem sądu) albo też sam pracownik na piśmie wyraził zgodę na dokonanie takiego potrącenia.

Czym jest odpowiedzialność materialna pracownika? Definicja pojęcia

Odpowiedzialność materialna pracownika to rozwiązanie, które ma chronić pracodawcę przed skutkami finansowymi szkód, jakie powstały z winy zatrudnionego. Te ostatnie mogą być wynikiem zaniedbań, nieprzestrzegania procedur pracy czy nierzetelnego wykonywania obowiązków zawodowych. Nie jest to jednak regułą, bo zatrudniony ponosi odpowiedzialność w pracy także za straty, które powstały wskutek nieumyślnych działań.

Podstawę prawną odpowiedzialności materialnej pracownika stanowi art. 114 Kodeksu Pracy. Zgodnie z nim zatrudniony, który w wyniku zaniedbania swoich obowiązków doprowadzi do powstania szkody w majątku pracodawcy, ponosi z tego tytułu odpowiedzialność materialną na zasadach określonych w kodeksie. Warto zauważyć, że wspomniany wyżej przepis nie przewiduje dodatkowych warunków, jakie trzeba spełnić, by domagać się od pracownika odszkodowania za straty czy zniszczone mienie. Oznacza to, że pracodawca może dochodzić roszczeń także wtedy, gdy pracownik nie podpisał umowy o odpowiedzialności materialnej.

Przykładów sytuacji, gdy pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności finansowej wobec pracodawcy, jest wiele. Mogą one dotyczyć uszkodzenia firmowego sprzętu, zniszczenia towaru przechowywanego w magazynie czy takiego działania, które skutkowało ujawnieniem tajemnic handlowych lub utratą klienta.

Rodzaje odpowiedzialności materialnej pracownika

Analiza przepisów pozwala wyróżnić dwa podstawowe rodzaje odpowiedzialności materialnej pracownika. Pierwszym z nich jest tzw. odpowiedzialność na zasadach ogólnych, zwana również powszechną. Dotyczy ona wszystkich zatrudnionych w danym zakładzie pracy. Pracodawca może się na nią powołać w przypadku poważnego naruszenia przez pracownika obowiązków czy procedur pracy, w wyniku czego doszło do powstania określonej straty. Ważne jest tu jednak wykazanie, że między szkodą a działaniem danej osoby istnieje związek przyczynowo-skutkowy. Drugim rodzajem jest odpowiedzialność za mienie, które w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych zostało powierzone pracownikowi. Szczegółowe informacje na temat każdego z tych rozwiązań znajdziesz w dalszej części tego poradnika.

Zobacz również: Wypowiedzenie umowy o pracę – co powinno zawierać i kiedy je złożyć?

Odpowiedzialność materialna na zasadach ogólnych

Odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy na zasadach ogólnych została uregulowana na mocy art. 114 – 122 Kodeksu pracy. Ma ona charakter generalny, a zatem dotyczy wszystkich zatrudnionych – niezależnie od tego, czy zapis na jej temat znalazł się w umowie o pracę czy w odrębnym dokumencie. Pracodawca może się na nią powołać, gdy z winy pracownika doszło do powstania określonej szkody. Nie ma przy tym znaczenia czy działanie miało charakter celowy, czy może nieumyślny.

Powyższe rozróżnienie będzie miało jednak znaczenie podczas określania skutków finansowych. Za straty, jakie powstały z winy nieumyślnej pracownik odpowiada w ograniczonym zakresie – należne z tego tytułu odszkodowanie nie może przekraczać trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikowi w dniu powstania szkody. Gdy z kolei działania miały charakter celowy, odpowiedzialność finansowa pracownika nie ma określonego górnego limitu. Może ona zatem obejmować nie tylko wartość powstałej szkody, lecz również korzyści, jakie w związku z jej wystąpieniem utracił pracodawca.

Odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną przez wielu pracowników

Co w sytuacji, gdy szkoda powstanie w wyniku działania więcej niż jednego pracownika? Zgodnie z art. 118 Kodeksu pracy, w takim przypadku zatrudnieni odpowiadają proporcjonalnie do swojego udziału w winie. Jeśli nie jest jednak możliwe oszacowanie, na ile poszczególne osoby przyczyniły się do powstania straty, to wtedy pracownicy ponoszą odpowiedzialność finansową w sposób solidarny (w równej proporcji).

Odpowiedzialność za powierzone mienie

Art. 124 § 1 Kodeksu Pracy wskazuje, że pracownik ponosi także odpowiedzialność materialną za powierzone mu mienie – przede wszystkim za rzeczy, które zostały mu przekazane z obowiązkiem zwrotu. Warto zauważyć, że przepis ten ma charakter generalny. Dotyczy on zatem nie tylko osób zatrudnionych na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną, ale także tych, którzy otrzymali jakiekolwiek mienie na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego czy pokwitowania odbioru. Na jego podstawie pracodawca może domagać się od pracownika zwrotu wszystkich wydatków związanych z naprawieniem szkody.

Procedury dochodzenia roszczeń przez pracodawcę

Aby wystąpić z roszczeniem o odszkodowanie z tytułu powstania szkody, pracodawca musi w pierwszej kolejności wskazać na okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika. Oznacza to, że powinien wykazać:

• rzeczywistą szkodę,
• zaniedbania lub naruszenia procedur przez pracownika,
• związek między szkodą a działaniem zatrudnionego.

W przypadku tego ostatniego punktu Kodeks pracy nie wskazuje jednak, w jaki sposób pracodawca musi udowodnić istnienie takiej zależności. Materiałem dowodowym mogą być tu zatem nie tylko dokumenty, ale również nagrania z monitoringu czy zeznania świadków.

Zobacz również: Odpowiedzialność za naruszenie ochrony danych osobowych

Granice odpowiedzialności materialnej pracownika

W aktualnym stanie prawnym istnieją pewne wyjątki, ograniczające zakres odpowiedzialności materialnej pracownika. Dotyczą one np. sytuacji, gdy powierzone zatrudnionemu mienie zostanie skradzione przez nieznanych sprawców. Jest to bowiem zdarzenie niezależne od zatrudnionego, natomiast zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 3 grudnia 2013 r. (sygn. akt I PK 140/13) odpowiedzialność materialna pracownika za powierzone mu mienie istnieje tylko wtedy, gdy sprawuje on nad tym mieniem pieczę i bezpośredni nadzór.

Co w praktyce wynika z powyższego orzeczenia? Aby stwierdzić, czy pracodawca ma podstawy do wystąpienia z roszczeniem o odszkodowanie, należy w pierwszej kolejności ustalić, czy pracownik w należyty i staranny sposób zabezpieczył powierzone mu mienie przed kradzieżą. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 czerwca 2009 r. (sygn. akt II PK 286/08) orzekł bowiem, że odpowiedzialność materialna pracownika za mienie może zostać wyłączona wówczas, gdy nie można dowieść, że nie wykonał on ciążących na nim obowiązków związanych z zapewnieniem pieczy nad tym mieniem. Aby uniknąć odpowiedzialności, zatrudniony musi udowodnić, że pracodawca nie zapewnił mu warunków pozwalających na właściwe zabezpieczenie powierzonych mu przedmiotów czy urządzeń.

Odpowiedzialność finansowa pracownika może zostać ograniczona także wtedy, gdy mienie zostało mu przekazane niezgodnie z procedurą. Taka sytuacja ma miejsce np. wtedy, gdy pracodawca nie udzieli zatrudnionemu informacji:

• jakiego rodzaju mienie wydaje,
• jaka jest ilość i wartość przedmiotów, nad którymi pieczę ma sprawować zatrudniony,
• w jaki sposób mienie powinno zostać zabezpieczone.

Odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy może być ograniczona także wtedy, gdy do jej powstania doszło podczas ratowania większego dobra, np. życia czy zdrowia innej osoby. Stanowi o tym wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 października 1981 r. (IV PR 301/81). Jeśli zatem pracownik celowo uszkodzi maszynę, która wciągnęła kawałek jego odzieży, to wówczas pracodawca nie może wyciągnąć wobec niego konsekwencji z tytułu odpowiedzialności materialnej.

Zobacz również: Księgowy odpowiedzialny za wadliwy system księgowania – wyrok sądu – Symfonia

Za jakie szkody odpowiada pracodawca?

O odpowiedzialności pracodawcy za szkody możemy mówić w kilku przypadkach. Pierwszą kategorię stanowią sytuacje, wynikające z nieprzestrzegania obowiązków, jakie nakłada Kodeks pracy, w szczególności w zakresie przepisów BHP. Pracownik jest zwolniony z odpowiedzialności materialnej także wówczas, gdy stratę można zakwalifikować jako ryzyko prowadzonej działalności gospodarczej. Szczególnie ciekawy przypadek stanowi również sytuacja, gdy w wyniku celowego lub nieumyślnego działania pracownik wyrządzi szkodę osobie trzeciej. W takim przypadku odpowiedzialność wobec poszkodowanego ponosi w pierwszej kolejności pracodawca. By zrekompensować stratę, musi on wystąpić do sądu z tzw. roszczeniem regresywnym wobec pracownika.