Raportowanie luki płacowej: praktyczny przewodnik dla działów kadr i płac

Do 7 czerwca 2026 r. Polska musi wdrożyć przepisy Dyrektywy (UE) 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń. Dla specjalistów kadr i płac oznacza to jedno: nowe obowiązki sprawozdawcze, nowe procedury i – w razie wykrycia nieuzasadnionych dysproporcji – konieczność podjęcia konkretnych działań mających na celu redukcję luki płacowej w przedsiębiorstwie. Jednym z największych wyzwań wynikających z nowych wymogów, jest obowiązkowe raportowanie luki płacowej przez firmy zatrudniające do najmniej 100 pracowników. Sprawdź, na czym dokładnie polega nowy obowiązek i jak dobrze się do niego przygotować.

Najważniejsze informacje:

• Obowiązek raportowania luki płacowej dotyczy firm zatrudniających co najmniej 100 pracowników.
• Pierwsze sprawozdania za okres od 7 czerwca do 31 grudnia 2026 r. składają firmy zatrudniające powyżej 150 pracowników.
• Raport luki płacowej obejmuje nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale też premie, bonusy i dodatki, a dane muszą być rozbite na kategorie stanowisk i kwartyle płacowe.
• Jeśli luka płacowa w jakiejkolwiek kategorii pracowników przekroczy 5%, a pracodawca nie uzasadni jej obiektywnymi kryteriami, konieczna jest wspólna ocena wynagrodzeń ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników.
• Za niewykonanie obowiązków sprawozdawczych grozi grzywna od 2 000 do 60 000 zł.
• Brak obowiązku raportowania nie zwalnia z zasady równego wynagradzania. Niezależnie od wielkości firmy, każdy pracodawca odpowiada za przestrzeganie zasady równej płacy.

Podstawa prawna

Podstawą prawną nakładającą obowiązek raportowania luki płacowej jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r., której celem jest wzmocnienie zasady równości wynagrodzeń poprzez mechanizmy przejrzystości i egzekwowania. Polska musi wdrożyć jej zapisy do krajowego porządku prawnego do 7 czerwca 2026 r. Projekt ustawy implementującej dyrektywę (UC 127), opracowany przez MRPiPS, jest już w fazie konsultacji społecznych. Choć ustawa nie jest jeszcze uchwalona, jej kształt jest na tyle zaawansowany, że pozwala firmom na rozpoczęcie przygotowań do wdrożenia nowych przepisów.

Kogo obejmuje obowiązek raportowania luki płacowej?

Nowe regulacje dotyczą pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Próg liczony jest w przeliczeniu na etaty, a zakresem objęci są zarówno pracownicy na umowach o pracę, jak i inne formy zatrudnienia wskazane w dyrektywie. Poniższa tabela pokazuje harmonogram raportowania w zależności od wielkości firmy:

Źródło: Projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagradzania mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości

Ważne: firmy zatrudniające 150 lub więcej pracowników muszą złożyć pierwsze sprawozdanie już za okres od 7 czerwca do 31 grudnia 2026 r.

Kiedy trzeba złożyć pierwsze sprawozdanie? Harmonogram i terminy dla firm

Zgodnie z przyjętym haromonogramem pierwsze sprawozdania (dla firm zatrudniających co najmniej 150 pracowników) będą składane do 7 czerwca 2027 r. i obejmą dane za okres od 7 czerwca 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. To skrócony pierwszy okres rozliczeniowy – kolejne raporty będą obejmować już pełne lata kalendarzowe.

Firmy zatrudniające 100–149 pracowników mają więcej czasu – ich pierwszy obowiązkowy raport przypada dopiero na 7 czerwca 2031 r. Kolejne sprawozdania będą składane corocznie do 31 marca. Jeśli pracodawca nie przekaże wymaganych danych na czas, organ monitorujący wezwie go do szybkiego uzupełnienia braków.

Ważne: brak obowiązku raportowania nie zwalnia z zasady równego wynagradzania. Ten wymóg wynika bowiem bezpośrednio z obowiązujących już przepisów Kodeku Pracy.

Przeczytaj również: Jawność wynagrodzeń – co zmieniają nowe przepisy Kodeksu pracy?

Co dokładnie musi znaleźć się w raporcie dotyczącym luki płacowej?

Raportowanie luki płacowej to nie tylko zestawienie średnich wynagrodzeń kobiet i mężczyzn. Przepisy wymagają znacznie głębszej analizy danych płacowych. W sprawozdaniu należy uwzględnić:

• średnią i medianę wynagrodzenia z podziałem na płeć w każdej kategorii stanowisk – oba wskaźniki są istotne, bo średnia może być zakłócana przez wartości skrajne, a mediana pokazuje środek rozkładu;
• wynagrodzenia zmienne, czyli premie, bonusy, dodatki pieniężne i rzeczowe, które muszą być wykazane oddzielnie;
• strukturę wynagrodzeń w kwartylach płacowych – co pozwala ocenić proporcję kobiet i mężczyzn w każdym z przedziałów (od najniższych do najwyższych zarobków);
• kategorie pracowników wykonujących pracę o tej samej wartości – dane nie są agregowane po nazwach stanowisk, lecz po kategoriach wyznaczonych na podstawie wartościowania pracy;
• proporcje kobiet i mężczyzn w poszczególnych grupach i kategoriach zatrudnienia.

Jak złożyć sprawozdanie?

Sprawozdanie dotyczące luki płacowej można będzie składać wyłącznie online, za pośrednictwem narzędzia informatycznego przygotowanego przez Prezesa GUS i udostępnionego przez organ monitorujący. Szczegóły techniczne dotyczące systemu składania sprawozdań nie zostały jeszcze opublikowane i jak wynika z zapowiedzi ministerstwa, będą doprecyzowane po uchwaleniu ustawy.

– Z perspektywy praktycznej największym wyzwaniem nie będzie samo złożenie dokumentu, ale zebranie i ustrukturyzowanie danych, które są do tego wymagane. Dlatego tak ważne jest, aby dostosować program kadrowo-płacowy przede wszystkim pod kątem tego, aby był on w stanie zagregować i przygotować dane płacowe w taki sposób, aby odpowiadały formatowi raportu – komentuje Olga Szczepańska, Analityk Biznesowy w Symfonii.

Ważne: część danych wykazanych w raporcie może zostać udostępniana pracownikom, przekazywana właściwym instytucjom lub upubliczniona (w celach statystycznych).

Wartościowanie stanowisk – najtrudniejszy element procesu oceny luki płacowej w firmie

Wartościowanie pracy to ocena stanowisk pod kątem ich wartości dla organizacji, przeprowadzana w oparciu o obiektywne, neutralne płciowo kryteria (np. wymagane kwalifikacje, zakres odpowiedzialności, warunki pracy). Na tej podstawie tworzone są kategorie stanowisk o jednakowej wartości – i właśnie do tych kategorii przypisywani są pracownicy w raporcie.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej udostępniło bezpłatne narzędzie do wartościowania stanowisk w formie pliku Excel z podręcznikiem (dostępne na stronie MRPiPS), a także aplikację do mierzenia nierówności płacowych, która pozwala sprawdzić, czy i w jakim zakresie w firmie występuje luka płacowa.

Z tego typu rozwiązań warto skorzystać jeszcze przed terminem oficjalnego raportowania do GUS – pozwoli to wcześnie zidentyfikować problemy i wprowadzić korekty w polityce płacowej lub regulaminach.

Co się stanie, gdy luka płacowa przekroczy 5%?

Złożenie sprawozdania nie kończy procesu compliance. Jeżeli:

• sprawozdanie wykazuje lukę płacową ze względu na płeć w którejkolwiek kategorii pracowników wynoszącą co najmniej 5%,
• pracodawca nie uzasadnił luki płacowej ze względu na płeć na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów oraz
• nie podjął skutecznych działań zaradczych wobec nieuzasadnionej luki płacowej ze względu na płeć w terminie 6 miesięcy od dnia przekazania sprawozdania z luki płacowej

ma obowiązek przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń (Joint Pay Assessment) z udziałem związków zawodowych lub przedstawicieli pracowników. Wynikiem wspólnej oceny wynagrodzeń musi być wiążący plan naprawczy z harmonogramem wdrożenia zmian w polityce wynagradzania.

Ważne: po przeprowadzeniu wspólnej oceny wynagrodzeń pracodawca ma 8 miesięcy na wdrożenie wynikających z niej środków naprawczych. 

Sankcje za niewykonanie obowiązków sprawozdawczych

Projekt ustawy przewiduje kary finansowe za szereg naruszeń w zakresie obowiązkowego raportowania luki płacowej. Grzywna w wysokości od 2 000 do 60 000 zł grozi m.in. za:

• nieprzekazanie wymaganych informacji odpowiednim instytucjom,
• brak raportu luki płacowej mimo ciążącego obowiązku,
• zakaz ujawniania przez pracowników wysokości wynagrodzenia (np. przez zapisy w umowie),
• nieudzielenie pracownikowi informacji o jego wynagrodzeniu i średnich zarobkach w grupie,
• brak wartościowania stanowisk pracy,
• nieudostępnienie pracownikom zasad ustalania wynagrodzeń i kryteriów awansów,
• brak działań naprawczych mimo wyraźnej i nieuzasadnionej luki płacowej,
• nieprzeprowadzenie wspólnej oceny wynagrodzeń mimo obowiązku,
• niepoinformowanie pracowników o wynikach wspólnej oceny.

Każde z tych naruszeń jest traktowane jako odrębne wykroczenie. Sankcje wejdą w życie po 7 czerwca 2026 r., ale odpowiedzialność odszkodowawcza z Kodeksu pracy obowiązuje już dziś.

Jak przygotować dział kadr i płac do raportowania luki płacowej? Plan działania

Przygotowanie do raportowania luki płacowej to nie tylko kwestia zebrania i opracowania danych, ale także wdrożenia odpowiednich działań organizacyjnych. Całą procedurę można podzielić na 6 podstawowych kroków:

Weryfikacja stanu zatrudnienia

Ustal liczbę pracowników w przeliczeniu na etaty i sprawdź, do którego progu raportowania kwalifikuje się Twoja organizacja.

Ważne: Strukturę zatrudnienia należy zweryfikować pod kątem wszystkich form współpracy objętych dyrektywą.

Wartościowanie stanowisk

To element najtrudniejszy i najbardziej czasochłonny. Skorzystaj z narzędzia MRPiPS, zaangażuj zespół HR lub zewnętrznego konsultanta. Bez prawidłowej kategoryzacji stanowisk nie można poprawnie wyliczyć luki.

Audyt systemu kadrowo-płacowego

Sprawdź, czy Twój program do kadr i płac obsługuje podział składników wynagrodzenia na stałe i zmienne oraz czy umożliwia generowanie zestawień zgodnych z formatem raportu GUS.

Próbne raportowanie

Wygeneruj wewnętrzny raport na danych historycznych. To pozwoli zidentyfikować ewentualne dysproporcje i zaplanować działania naprawcze z odpowiednim wyprzedzeniem.

Przegląd regulaminów

Przejrzyj umowy o pracę pod kątem klauzul poufności wynagrodzeń. Zgodnie z projektem ustawy nieważne będą wyłącznie te zapisy, które zakazują pracownikowi ujawniania wynagrodzenia w celu dochodzenia praw z zasady równego traktowania. Pracodawca nadal może zobowiązać pracownika do zachowania poufności w innych celach – warto jednak upewnić się, że brzmienie klauzul w umowach jednoznacznie to rozróżnia.

Przygotowanie menedżerów

Pracownicy zyskają prawo do pytania o średnie zarobki w swojej kategorii. Kadra menedżerska musi być zatem gotowa na udzielanie rzetelnych i zgodnych z polityką firmy odpowiedzi.

FAQ – najczęstsze pytania specjalistów kadr i płac

Czy pracownicy tymczasowi i zleceniobiorcy wliczają się do progu 100 osób?

Projekt ustawy UC 127 precyzuje zakres podmiotowy i wskazuje, że pracownicy tymczasowi są uwzględniani przy ustalaniu liczby pracowników na potrzeby progu raportowania. Warto jednak śledzić postęp prac legislacyjnych.

Co jeśli firma należy do grupy kapitałowej – czy raport składa się odrębnie dla każdej spółki?

Tak – co do zasady każdy pracodawca (podmiot prawny) raportuje oddzielnie. Jeśli jednak kilka spółek w grupie zatrudnia łącznie powyżej 250 osób, a ich procesy płacowe są scentralizowane, warto już teraz ustalić, kto odpowiada za zebranie i weryfikację danych dla poszczególnych podmiotów.

Czy dane z raportu będą publiczne?

Sprawozdanie trafia do Głównego Urzędu Statystycznego. Część wskaźników może być upubliczniana lub udostępniana pracownikom na ich żądanie. Szczegółowy zakres publiczności danych zostanie określony po uchwaleniu ustawy.

Jak często muszę raportować lukę płacową, jeśli zatrudnienie zmieni się i przekroczę próg 150 pracowników?

Progi i częstotliwość raportowania są oceniane w momencie składania sprawozdania. Jeśli zatrudnienie wzrośnie i firma przejdzie z progu 100–149 do 150+, kolejne sprawozdania będą składane z wyższą częstotliwością. Warto monitorować stan zatrudnienia na bieżąco.

Czy wystąpienie luki płacowej zawsze naraża pracodawcę na sankcje?

Nie. Sama luka płacowa nie jest naruszeniem prawa. Pracodawca ma prawo do różnicowania wynagrodzeń, jeśli jest to uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami – takimi jak zakres odpowiedzialności, staż, kwalifikacje czy wyniki pracy. Problem pojawia się wtedy, gdy różnica przekracza 5% i nie ma dla niej uzasadnienia.

Niniejszy wpis ma charakter informacyjny i powstał na podstawie projektu ustawy UC 127 oraz Dyrektywy (UE) 2023/970. Stan prawny: luty 2026 r. Przepisy mogą ulec zmianie w toku dalszych prac legislacyjnych.