Wypowiedzenie umowy o pracę – co powinno zawierać i kiedy je złożyć?

Wypowiedzenie umowy o pracę to jeden ze sposobów rozwiązania stosunku prawnego, jaki łączy pracodawcę z pracownikiem. Z jego złożeniem wiąże się jednak wiele pytań i wątpliwości. Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę i co powinno się w nim znaleźć? Czy zawsze trzeba podawać przyczynę rozwiązania stosunku pracy? Kiedy wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony nie będzie skuteczne? Odpowiedzi na te i inne pytania oraz darmowy wzór wypowiedzenia umowy o pracę znajdziesz w tym artykule.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli skutkujące rozwiązaniem stosunku prawnego, jaki łączy pracownika i pracodawcę. Może je złożyć każda ze stron stosunku pracy.
• Przepisy Kodeksu Pracy, pod pewnymi warunkami, dopuszczają również możliwość rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.
• Wypowiedzenie umowy o pracę należy sporządzić na piśmie lub w wersji elektronicznej. Dokument powinien zawierać: dane stron umowy, datę zawarcia wypowiadanej umowy, informację o wypowiedzeniu umowy z podaniem daty jej zakończenia, informację o długości okresu wypowiedzenia oraz podpisy obu stron.
• Faktyczny termin ustania stosunku pracy przypada na koniec okresu wypowiedzenia. Jego długość zależy od rodzaju umowy i czasu, na jaki została ona zawarta.
• Pracodawca wypowiadający umowę o pracę na czas nieokreślony musi podać przyczynę swojej decyzji. Ta zasada nie działa jednak w drugą stronę – pracownik, który decyduje się rozwiązać umowę z pracodawcą, nie musi uzasadniać swojego stanowiska.
• W okresie wypowiedzenia pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy. W takim przypadku zatrudniony zachowuje prawo do wynagrodzenia, którego wysokość jest wyliczana w taki sposób, jak wynagrodzenie urlopowe.
• Tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy powinny znaleźć się w świadectwie pracy.

Wypowiedzenie umowy o pracę – wzór do druku

W jaki sposób może nastąpić rozwiązanie stosunku pracy?

Pracownika oraz pracodawcę łączy specyficzny stosunek prawny, który w myśl przepisów prawa pracy może być rozwiązany na kilka sposobów. Oprócz wypowiedzenia umowy o pracę, które szerzej opisane zostanie poniżej, strony mogą zakończyć współpracę na mocy porozumienia stron lub wraz z upływem okresu, na jaki dana umowa została zawarta. Kodeks Pracy dopuszcza również możliwość rozwiązania stosunku pracy w trybie dyscyplinarnym, a zatem bez wypowiedzenia. Sytuacje, w których może to nastąpić, zostały szczegółowo opisane w ustawie. Dotyczą one:

• naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych,
• popełnienia przez pracownika przestępstwa, które uniemożliwia jego dalsze zatrudnienie,
• utraty uprawnień niezbędnych do wykonywania danego zawodu.

Warto wiedzieć, że każda ze wspomnianych wyżej form pociąga za sobą odmienne skutki prawne, a także obowiązki, które ciążą na pracodawcy oraz pracowniku.

Przeczytaj również: Jak ustalić okres wypowiedzenia umowy o pracę?

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony – co to jest i kto może je złożyć?

Wypowiedzenie umowy o pracę można scharakteryzować jako jednostronne oświadczenie woli mające w celu rozwiązanie stosunku pracy. Może je złożyć zarówno pracownik, jak i pracodawca. Przepisy Kodeksu Pracy przewidują ponadto, że nie wymaga ono zgody drugiej ze stron. Jeśli jednak z wnioskiem wystąpi pracodawca, musi on podać i uzasadnić przyczynę zwolnienia – dotyczy to zarówno umów na czas nieokreślony, jak i określony.

Okresy wypowiedzenia – co mówi Kodeks Pracy?

Okres wypowiedzenia to czas, jaki upływa od momentu złożenia oświadczenia do dnia faktycznego zakończenia stosunku pracy. Jego długość zależy od stażu pracy pracownika i rodzaju umowy. W przypadku osób zatrudnionych na czas nieokreślony wynosi on:

• 2 tygodnie – jeśli pracownik był zatrudniony przez okres krótszy niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – w przypadku osób, których staż pracy mieści się w przedziale od 6 miesięcy do 3 lat,
• 3 miesiące – gdy okres zatrudnienia przekroczył 3 lata.

Ważne: do okresu zatrudnienia, od którego zależy długość wypowiedzenia, wlicza się także czas trwania samego okresu wypowiedzenia.

Przykład:

Pan Adam od 4 stycznia 2023 r. był zatrudniony w firmie X. 22 maja 2024 r. złożył wypowiedzenie umowy o pracę. Bieg okresu wypowiedzenia rozpocznie się 1 czerwca, a zakończy ostatniego dnia tego miesiąca.

Do okresu zatrudnienia wlicza się okres pracy u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zakład pracy został przejęty przez innego pracodawcę, a także okresy zatrudnienia u danego pracodawcy na mocy wcześniejszych umów. 

Okres wypowiedzenia przy umowie na czas nieokreślony – przykład:

Pan Adam pracował w firmie X w okresie od 1 kwietnia 2017 r. do 31 sierpnia 2019 r. oraz od 1 stycznia 2021 r. W dniu 22 maja 2024 r. nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem. W takim przypadku konieczne jest zsumowanie kolejnych okresów, gdy Pan Adam był pracownikiem firmy X. Ponieważ całkowity czas zatrudnienia wynikający z dotychczasowych umów przekracza 3 lata, okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące. Jego bieg rozpocznie się 1 czerwca 2024 r. i zakończy 31 sierpnia 2024 r.

Odrębne zasady obowiązują przy umowie na okres próbny. Długość okresu wypowiedzenia wynosi tu: 

• 3 dni robocze – jeśli umowa została zawarta na okres krótszy niż 2 tygodnie, 
• 1 tydzień – w przypadku umowy zawartej na okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, 
• 2 tygodnie – gdy umowa na okres próbny została zawarta na 3 miesiące. 

Tabela. Okresy wypowiedzenia dla różnych umów o pracę

Warto również pamiętać, że okres wypowiedzenia liczy się:

• od następnego dnia po złożeniu wypowiedzenia – jeśli jest on wyrażony w dniach
• od najbliższej niedzieli po złożeniu wypowiedzenia – jeśli jest on wyrażony w tygodniach,
• od początku kolejnego miesiąca, następującego po miesiącu, w którym pracownik złożył wypowiedzenie – jeśli jest on wyrażony w miesiącach

Okres wypowiedzenia umowy o pracę – przykład:

Pani Anna, zatrudniona w firmie X na podstawie umowy na okres próbny wynoszący 3 miesiące, złożyła wypowiedzenie we wtorek 7 stycznia 2026 r. W związku z tym okres jej wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie, a swój bieg rozpoczyna w najbliższą niedzielę, tj. 11 stycznia 2026 r.

Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy aż do końca okresu wypowiedzenia. Pracownik, mimo że nie świadczy wówczas pracy ani nie przebywa na urlopie wypoczynkowym, zachowuje prawo do wynagrodzenia. Sprawne rozliczenie takiej sytuacji ułatwia program kadrowo-płacowy, który – jak Symfonia R2Płatnik – automatycznie nalicza wynagrodzenie i przypilnuje terminów wynikających z umowy. 

Przeczytaj również: Świadectwo pracy – czym jest, co musi zawierać i dlaczego jest takie ważne?

Czy pracownik musi podać przyczynę wypowiedzenia?

Pracownik musi podać przyczynę rezygnacji z pracy, jedynie wówczas, gdy zdecyduje się rozwiązać umowę bez wypowiedzenia. W swoim uzasadnieniu powinien wskazać na okoliczność, która wskazana została w art. 55 Kodeksu Pracy. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku pracodawcy. Ten powód rozwiązania umowy musi podać zarówno wtedy, gdy wypowiada umowę zawartą na czas określony lub nieokreślony, a także gdy zdecyduje się skorzystać z trybu przewidzianego w art. 52 i art. 53 KP.

Ważne: Wypowiedzenie umowy o pracę, co do zasady, nie wymaga formalnej akceptacji drugiej strony. Dla celów dowodowych pracodawca powinien mieć jednak potwierdzenie jego skutecznego dostarczenia pracownikowi. 

Jak jeszcze można zakończyć współpracę z pracodawcą?

Kodeks Pracy przewiduje także inne – niż samo złożenie wypowiedzenia – tryby rozwiązania umowy. W niektórych okolicznościach pracownik i pracodawca mogą podpisać porozumienie. Ta opcja pozwala na zakończenie umowy w dogodnym dla pracownika i pracodawcy terminie, a zatem bez konieczności zachowania okresu wypowiedzenia. W przypadku umowy o pracę na okres próbny pracodawca może także poczekać na jej samoistne rozwiązanie, wraz z upływem okresu, na jaki została zawarta. Do ustania stosunku pracy niekiedy dochodzi także w trybie wygaśnięcia umowy. Ta okoliczność ma miejsce w przypadku:

• śmierci pracownika lub pracodawcy,
• tymczasowego aresztowania pracownika na okres dłuższy niż 3 miesiące.

Kiedy wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę nie jest możliwe?

Na gruncie prawa pracy zostały przewidziane pewne okoliczności, gdy pracodawca nie może wypowiedzieć pracownikowi umowy o pracę. Taka sytuacja ma miejsce wówczas, gdy:

• pracownikowi pozostały nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, a okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku,
• pracownik przebywa na urlopie lub nie stawił się w pracy z powodu usprawiedliwionej nieobecności, ale nie minął  jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia,
• pracownica jest w ciąży, a także gdy pracownik korzysta z urlopu rodzicielskiego czy wychowawczego.

Od powyższych zasad istnieją jednak pewne wyjątki. Dotyczą one np. ogłoszenia upadłości pracodawcy. Pracownik korzystający z powyższej ochrony może zostać również zwolniony, jeżeli zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z jego winy. Pracodawca musi jednak uzyskać zgodę reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.

Co powinno się znaleźć w wypowiedzeniu umowy o pracę? Wzór z omówieniem

Przepisy nie wskazują jednoznacznie, w jaki sposób należy przygotować wypowiedzenie umowy o pracę, ani też co dokładnie powinno się w nim znaleźć. Warto jednak zadbać, by uwzględnić w nim takie informacje, jak:

• miejsce i data,
• dane pracownika – imię, nazwisko oraz adres zamieszkania,
• dane pracodawcy – nazwa, NIP, adres,
• nagłówek, np. Wypowiedzenie umowy o pracę,
• oświadczenie o rozwiązaniu umowy wraz z podaniem daty jej zawarcia oraz stron, pomiędzy którymi została zawarta, a także informacji o długości okresu wypowiedzenia, np. Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą dnia [data] pomiędzy [nazwa pracodawcy] a [imię i nazwisko pracownika] z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego [czas].
• podpis pracownika,
• data i podpis osoby, która otrzymała wypowiedzenie.

Dokument można przygotować w formie papierowej lub elektronicznej. W tym drugim przypadku, by wypowiedzenie było wiążące, musi zostać opatrzone kwalifikowanym e-podpisem. Jeżeli wypowiedzenie składa pracodawca, powinno ono dodatkowo zawierać przyczynę rozwiązania umowy oraz pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy.

Ważne: Wypowiedzenia umowy o pracę może być dostarczone w formie pisemnej osobiście, listem poleconym lub drogą elektroniczną (np. e-mailem).

Przeczytaj również: Wynagrodzenie po ustaniu zatrudnienia

Wypowiedzenie umowy o pracę a niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Art. 167[1] Kodeksu Pracy przewiduje, że w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy. Ten może mu zostać udzielony na mocy jednostronnej decyzji pracodawcy, a zatem bez zgody zatrudnionego. Jeśli do końca okresu wypowiedzenia pracownikowi nie uda się wykorzystać przysługującego mu urlopu, to za pozostałe dni wolne od pracy pracodawca powinien wypłacić mu ekwiwalent pieniężny. Prawidłowe wyliczenie ekwiwalentu ułatwia program kadrowo-płacowy z aktualnym współczynnikiem urlopowym, taki jak Symfonia R2Płatnik.

Zobacz również: Ekwiwalent za urlop – co trzeba o nim wiedzieć?

Wypowiedzenie a rozwiązanie umowy za porozumieniem stron – najważniejsze różnice

Rozwiązanie umowy na mocy tzw. porozumienia stron to praktyka stosowana wtedy, gdy pracownik i pracodawca chcą skrócić okres wypowiedzenia. W dokumencie wskazuje się wówczas na uzgodnioną wcześniej datę ustania stosunku pracy. Oprócz tego powinno zawierać ono również:

• miejsce i datę sporządzenia
• dane pracownika – imię, nazwisko oraz adres zamieszkania
• dane pracodawcy – nazwa, NIP, adres
• nagłówek, np. Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron
• wniosek o rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron wraz z podaniem daty zawarcia umowy, jej stron, a także daty rozwiązania, np. Wnoszę o rozwiązanie umowy o pracę zawartej dnia [data] pomiędzy [nazwa pracodawcy] a [imię i nazwisko pracownika] na mocy porozumienia stron. Proponuję, aby ostatnim dniem zatrudnienia był [data].
• podpis pracownika i pracodawcy.

Należy jednak pamiętać, że ta forma co do zasady wyklucza możliwość późniejszego odwołania się przez pracownika lub pracodawcę do sądu pracy.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ) 

Kto może złożyć wypowiedzenie umowy o pracę? 

Wypowiedzenie umowy o pracę może złożyć każda ze stron stosunku pracy – zarówno pracownik, jak i pracodawca. To jednostronne oświadczenie woli, które nie wymaga zgody drugiej strony, aby było skuteczne. Wypowiedzieć można umowę na okres próbny, na czas określony i na czas nieokreślony. 

Czy pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia umowy na czas określony? 

Tak. Od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca musi uzasadnić wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony – tak samo jak w przypadku umowy na czas nieokreślony. Ma też obowiązek skonsultować zamiar wypowiedzenia z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową. Zmiana ta wynika z wdrożenia do polskiego prawa unijnej dyrektywy 2019/1152. 

Jak długi jest okres wypowiedzenia umowy o pracę? 

Okres wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi: 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc od 6 miesięcy do 3 lat oraz 3 miesiące przy stażu co najmniej 3 lat. Te same okresy obowiązują dla umów na czas określony i nieokreślony. Odrębne zasady dotyczą tylko umowy na okres próbny. 

Czy pracownik musi podać przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę? 

Nie. Pracownik, który wypowiada umowę o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, nie ma obowiązku podawania przyczyny. Uzasadnienie jest wymagane tylko wtedy, gdy pracownik rozwiązuje umowę bez wypowiedzenia – wówczas musi wskazać okoliczność z art. 55 Kodeksu pracy. 

Co powinno zawierać wypowiedzenie umowy o pracę? 

Wypowiedzenie powinno zawierać: miejsce i datę, dane pracownika i pracodawcy, nagłówek, oświadczenie o rozwiązaniu umowy z datą jej zawarcia i długością okresu wypowiedzenia oraz podpisy. Formę pisemną można zastąpić elektroniczną, opatrzoną kwalifikowanym e-podpisem. Wypowiedzenie składane przez pracodawcę musi dodatkowo zawierać przyczynę oraz pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy. 

Kiedy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę? 

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy m.in. pracownikowi w wieku przedemerytalnym (nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego), w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika oraz pracownicy w ciąży lub na urlopie macierzyńskim, a także pracownikowi korzystającemu z urlopu rodzicielskiego czy wychowawczego. Wyjątkiem jest np. ogłoszenie upadłości pracodawcy.