Wypowiedzenie umowy o pracę – co powinno zawierać i kiedy je złożyć?

Wypowiedzenie umowy o pracę to jeden ze sposobów rozwiązania stosunku prawnego, jaki łączy pracodawcę z pracownikiem. Z jego złożeniem wiąże się jednak wiele pytań i wątpliwości. Jak wypełnić wypowiedzenie umowy o pracę i co powinno się w nim znaleźć? Czy zawsze trzeba podawać przyczynę rozwiązania stosunku pracy? Kiedy wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony nie będzie skuteczne? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w tym artykule.

Spis treści:

• W jaki sposób może nastąpić rozwiązanie stosunku pracy?
• Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony – co to jest i kto może je złożyć?
• Jak jeszcze można zakończyć współpracę z pracodawcą?
• Co powinno się znaleźć w wypowiedzeniu umowy o pracę – wzór z omówieniem
• Wypowiedzenie umowy o pracę a niewykorzystany urlop wypoczynkowy
• Wypowiedzenie a rozwiązanie umowy za porozumieniem stron – najważniejsze różnice

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli skutkujące rozwiązaniem stosunku prawnego, jaki łączy pracownika i pracodawcę. Może je złożyć każda ze stron stosunku pracy.
• Przepisy Kodeksu Pracy, pod pewnymi warunkami, dopuszczają również możliwość rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.
• Wypowiedzenie umowy o pracę należy sporządzić na piśmie lub w wersji elektronicznej. Dokument powinien zawierać: dane stron umowy, datę zawarcia wypowiadanej umowy, informację o wypowiedzeniu umowy z podaniem daty jej zakończenia, informację o długości okresu wypowiedzenia oraz podpisy obu stron.
• Faktyczny termin ustania stosunku pracy przypada na koniec okresu wypowiedzenia. Jego długość zależy nie tylko od czasu, przez jaki pracownik był zatrudniony w przedsiębiorstwie, lecz również rodzaju umowy.
• Pracodawca wypowiadający umowę o pracę na czas nieokreślony musi podać przyczynę swojej decyzji. Ta zasada nie działa jednak w drugą stronę. Oznacza to, że pracownik, który decyduje się rozwiązać umowę z pracodawcą, nie musi uzasadniać swojego stanowiska.
• Zgodnie z obowiązującymi obecnie regulacjami, informacja o przepisie, na mocy którego doszło do wypowiedzenia umowy o pracę, powinna znaleźć się w świadectwie pracy.

W jaki sposób może nastąpić rozwiązanie stosunku pracy?

Pracownika oraz pracodawcę łączy specyficzny stosunek prawny, który w myśl przepisów prawa pracy może być rozwiązany na kilka sposobów. Oprócz wypowiedzenia umowy o pracę, które szerzej opisane zostanie poniżej, strony mogą zakończyć współpracę na mocy porozumienia stron lub wraz z upływem okresu, na jaki dana umowa została zawarta. Kodeks Pracy dopuszcza również możliwość rozwiązania stosunku pracy w trybie dyscyplinarnym, a zatem bez wypowiedzenia. Sytuacje, w których może to nastąpić, zostały szczegółowo opisane w ustawie. Dotyczą one:

• naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych,
• popełnienia przez pracownika przestępstwa, które uniemożliwia jego dalsze zatrudnienie,
• utraty uprawnień niezbędnych do wykonywania danego zawodu.

Warto wiedzieć, że każda ze wspomnianych wyżej form pociąga za sobą odmienne skutki prawne, a także obowiązki, które ciążą na pracodawcy oraz pracowniku.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony – co to jest i kto może je złożyć?

Wypowiedzenie umowy o pracę można scharakteryzować jako jednostronne oświadczenie woli mające w celu rozwiązanie stosunku pracy. Może je złożyć zarówno pracownik, jak i pracodawca. Przepisy Kodeksu Pracy przewidują ponadto, że nie wymaga ono zgody drugiej ze stron. Jeśli jednak z wnioskiem wystąpi pracodawca, musi on podać i uzasadnić przyczynę zwolnienia.

Okresy wypowiedzenia – co mówi Kodeks Pracy?

Okres wypowiedzenia to czas, jaki upływa od momentu złożenia oświadczenia do dnia faktycznego zakończenia stosunku pracy. Jego długość zależy od stażu pracy pracownika i rodzaju umowy. W przypadku osób zatrudnionych na czas nieokreślony wynosi on:

• 2 tygodnie – jeśli pracownik był zatrudniony przez okres krótszy niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – w przypadku osób, których staż pracy mieści się w przedziale od 6 miesięcy do 3 lat,
• 3 miesiące – gdy okres zatrudnienia przekroczył 3 lata.

Przykład:

Pan Adam od 4 stycznia 2023 r. był zatrudniony w firmie X. 22 maja 2024 r. złożył wypowiedzenie umowy o pracę. Bieg okresu wypowiedzenia rozpocznie się 1 czerwca, a zakończy ostatniego dnia tego miesiąca.

Do czasu pracy wlicza się okres poprzedniego zatrudnienia, jeżeli zakład pracy został przejęty przez innego pracodawcę, a także okresy zatrudnienia u danego pracodawcy na mocy wcześniejszych umów.

Przykład:

Pan Adam pracował w firmie X w okresie od 1 kwietnia 2017 r. do 31 sierpnia 2019 r. oraz od 1 stycznia 2021 r. W dniu 22 maja 2024 r. nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem. W takim przypadku konieczne jest zsumowanie kolejnych okresów, gdy Pan Adam był pracownikiem firmy X. Ponieważ całkowity czas zatrudnienia wynikający z dotychczasowych umów przekracza 3 lata, okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące. Jego bieg rozpocznie się 1 czerwca 2024 r. i zakończy 31 sierpnia 2024 r.

Inaczej wygląda sytuacja pracownika zatrudnionego na podstawie umowy terminowej.  Długość okresu wypowiedzenia wynosi tu:

• 3 dni – jeśli umowa została zawarta na 2 tygodnie,
• 1 tydzień – w przypadku umowy na okres od 2 tygodni do 3 miesięcy,
• 2 tygodnie – gdy pracownik został zatrudniony na czas 3 miesięcy.

Warto również pamiętać, że rozpoczęcie biegu okresu wypowiedzenia przypada zawsze na koniec tygodnia lub miesiąca. Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy aż do końca okresu wypowiedzenia. Taka decyzja niesie jednak ze sobą pewne konsekwencje. Pracownik, mimo że nie świadczy pracy, ani nie przebywa na urlopie wypoczynkowym, zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Przeczytaj również: Świadectwo pracy – czym jest, co musi zawierać i dlaczego jest takie ważne?

Czy pracownik musi podać przyczynę wypowiedzenia?

Pracownik musi podać przyczynę rezygnacji z pracy, jedynie wówczas, gdy zdecyduje się rozwiązać umowę bez wypowiedzenia. W swoim uzasadnieniu powinien wskazać na okoliczność, która wskazana została w art. 55 Kodeksu Pracy. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku pracodawcy. Ten powód rozwiązania umowy musi podać zarówno wtedy, gdy wypowiada umowę zawartą na czas określony lub nieokreślony, a także gdy zdecyduje się skorzystać z trybu przewidzianego w art. 52 i art. 53 KP.

Jak jeszcze można zakończyć współpracę z pracodawcą?

Kodeks Pracy przewiduje także inne – niż samo złożenie wypowiedzenia – tryby rozwiązania umowy. W niektórych okolicznościach pracownik i pracodawca mogą podpisać porozumienie. Ta opcja pozwala na zakończenie umowy w dogodnym dla pracownika i pracodawcy terminie, a zatem bez konieczności zachowania okresu wypowiedzenia. W przypadku umowy o pracę na okres próbny pracodawca może także poczekać na jej samoistne rozwiązanie, wraz z upływem okresu, na jaki została zawarta. Do ustania stosunku pracy niekiedy dochodzi także w trybie wygaśnięcia umowy. Ta okoliczność ma miejsce w przypadku:

• śmierci pracownika lub pracodawcy,
•  tymczasowego aresztowania pracownika na okres dłuższy niż 3 miesiące.

Kiedy wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę nie jest możliwe?

Na gruncie prawa pracy zostały przewidziane pewne okoliczności, gdy pracodawca nie może wypowiedzieć pracownikowi umowy o pracę.  Taka sytuacja ma miejsce wówczas, gdy:

• pracownikowi pozostały nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego,
• pracownik przebywa na urlopie lub nie stawił się w pracy z powodu usprawiedliwionej nieobecności, ale nie minął  jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia,
• pracownica jest w ciąży, korzysta z urlopu macierzyńskiego lub wychowawczego.

Od powyższych zasad istnieją jednak pewne wyjątki. Dotyczą one np. ogłoszenia upadłości. Pracownik korzystający z powyższej ochrony może zostać również zwolniony, jeżeli zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z jego winy. Pracodawca musi jednak uzyskać zgodę reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.

Co powinno się znaleźć w wypowiedzeniu umowy o pracę – wzór z omówieniem

Przepisy nie wskazują jednoznacznie, w jaki sposób należy przygotować wypowiedzenie umowy o pracę, ani też co dokładnie powinno się w nim znaleźć. Warto jednak zadbać, by uwzględnić w nim takie informacje, jak:

• data i miejscowość,
• dane pracownika i pracodawcy,
• oświadczenie o wypowiedzeniu umowy, wraz ze wskazaniem daty jej zawarcia, a także terminem, w jakim upływa okresu wypowiedzenia,
• podpis składającego wypowiedzenie.

Dokument można przygotować w formie papierowej lub elektronicznej. W tym drugim przypadku, by wypowiedzenie było wiążące, musi zostać opatrzone ważnym e-podpisem.

Wypowiedzenie umowy o pracę a niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Art. 167[1] Kodeksu Pracy przewiduje, że w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy. Ten może mu zostać udzielony na mocy jednostronnej decyzji pracodawcy – a zatem bez zgody zatrudnionego. Jeśli do końca okresu wypowiedzenia pracownikowi nie uda się wykorzystać przysługującego mu urlopu, to wówczas za pozostałe dni wolne od pracy pracodawca powinien wypłacić mu ekwiwalent pieniężny.

Zobacz również: Ekwiwalent za urlop – co trzeba o nim wiedzieć?

Wypowiedzenie a rozwiązanie umowy za porozumieniem stron – najważniejsze różnice

Rozwiązanie umowy na mocy tzw. porozumienia stron to praktyka stosowana wtedy, gdy pracownik i pracodawca chcą skrócić okres wypowiedzenia. W dokumencie wskazuje się wówczas na uzgodnioną wcześniej datę ustania stosunku pracy.  Należy jednak pamiętać, że ta forma wyklucza możliwość odwołania się przez pracodawcę lub pracownika do sądu pracy.