Ewidencja czasu pracy – wszystko, co musisz wiedzieć

Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników – niezależnie od ich liczby czy rodzaju umowy – ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Takie dokument powinien obejmować nie tylko przepracowane godziny, ale i informacje o zwolnieniach lekarskich, urlopach czy pracy w godzinach nadliczbowych. Co dokładnie musi zawierać ewidencja i w jaki sposób ją prowadzić? Ile przechowywać taki dokument? Co grozi za brak ewidencji czasu pracy? Przeczytaj ten poradnik i poznaj odpowiedzi na te oraz inne pytania.

Spis treści:

• Ewidencja czasu pracy – co to takiego?
• Ewidencja czasu pracy – czy jest obowiązkowa?
• Okres i forma prowadzenia ewidencji
• Najważniejsze elementy, czyli co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
• Uproszczona ewidencja czasu pracy – co powinna zawierać?
• Ewidencja czasu pracy a lista obecności – czym się różnią?
• Jak prowadzić ewidencję czasu pracy w programie Symfonia R2Płatnik?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Ewidencja czasu pracy to dokument służący do rejestrowania godzin pracy danego pracownika. Jest on niezbędny do prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia i innych świadczeń z tytułu zatrudnienia (np. dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych).
• Ewidencja czasu pracy powinna zawierać szczegółowe informacje dotyczące: liczby godzin przepracowanych przez pracownika (a w tym godzin nadliczbowych i pracy w porze nocnej), dni wolnych od pracy, zwolnień lekarskich, urlopów i innych nieobecności, godzin pełnienia dyżuru oraz czasu pracy pracowników młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe.
• Na podstawie powyższych zapisów możliwe jest zweryfikowanie czy pracodawca przestrzega przepisów o dobie pracowniczej i minimalnym odpoczynku dobowym.
• Pracodawca ma obowiązek przechowywać ewidencję czasu pracy pracownika przez cały okres zatrudnienia oraz przez kolejne 10 lat po jego zakończeniu.

Ewidencja czasu pracy – co to takiego?

Ewidencja czasu pracy to szczegółowy dokument, w którym rejestrowane są godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy oraz wszelkie inne zdarzenia wpływające na czas pracy pracownika. Jej prowadzenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z zatrudnieniem. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, ewidencję czasu pracy należy prowadzić indywidualnie dla każdego pracownika i przechowywać przez cały okres zatrudnienia, a także 10 lat po jego zakończeniu.

Warto pamiętać, że zgodnie z § 6 rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, ewidencja czasu pracy, jest tylko jednym z elementów dokumentacji pracowniczej. Oprócz niej pracodawca powinien również przechowywać zgody i wnioski pracownika (np. o udzielenie zwolnienia od pracy), a także inne dokumenty potwierdzające np. pracę w godzinach nadliczbowych.

Przeczytaj również: Ewidencja czasu pracy w pigułce – to warto wiedzieć – Symfonia

Ewidencja czasu pracy – czy jest obowiązkowa?

Ewidencja czasu pracy ma charakter obowiązkowy. Oznacza to, że pracodawca musi ją prowadzić dla każdego pracownika – bez względu na rodzaj umowy czy system czasu pracy. Ten obowiązek wynika bezpośrednio z przepisów prawa pracy i podlega kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Zaniedbania w tym obszarze mogą skutkować nałożeniem grzywny w wysokości od 1000 do nawet 30 000 zł.  Kodeks pracy określa jednak, że pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy pracowników, którzy:

• zostali zatrudnieni w systemie zadaniowego czasu pracy;
• otrzymują ryczałt za pracę w godzinach nocnych lub nadgodziny;
• zarządzają zakładem w imieniu przełożonego.

W ich przypadku wciąż jednak należy wykazywać dni wolne, a także wymiar i rodzaj zwolnień oraz innych nieobecności. Mówimy wówczas o tzw. ewidencji uproszczonej.

Okres i forma prowadzenia ewidencji

Choć przepisy pracy nie precyzują, jaki okres powinna obejmować ewidencja czasu pracy, to jednak najczęściej przyjmuje ona formę miesięczną. To pracodawca decyduje o jej szczegółach, jednak zobowiązany jest ją aktualizować regularnie przed wypłatą wynagrodzenia. Co istotne, każda osoba zatrudniona powinna mieć założoną indywidualną kartę pracy. Forma ewidencji również jest kwestią elastyczną – w praktyce może ona przyjmować postać papierową, jak i elektroniczną. Nie ma wymogu, by pracownik osobiście ją podpisywał. Wystarczy podpis pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu.

Najważniejsze elementy, czyli co powinna zawierać ewidencja czasy pracy

Podstawowym elementem, który musi znaleźć się w ewidencji czasu pracy, jest liczba przepracowanych przez danego pracownika godzin wraz z dokładnymi porami rozpoczęcia i zakończenia zmian. Powinna ona obejmować również pracę:

• w godzinach nadliczbowych (z dodatkiem 50% i 100%) ;
• w godzinach nocnych;
• w niedziele i święta;
• w dni wolne, związane z pięciodniowym tygodniem pracy;
• w czasie dyżurów;
• pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych niezbędnych do nauki zawodu.

Ponadto w ewidencji nie może zabraknąć informacji o urlopach, zwolnieniach, dyżurach czy wszelkich pozostałych nieobecnościach – zarówno nieusprawiedliwionych, jak i usprawiedliwionych. W przypadku dni wolnych niezbędne jest dodatkowo wskazanie tytułu ich udzielenia. Do ewidencji czasu pracy należy dołączyć także zwolnienia lekarskie, wnioski o udzielenie czasu wolnego w ramach pracy w godzinach nadliczbowych czy podania o opiekę na dziecko. Wnioski urlopowe powinny być natomiast przechowywane osobno.

Przeczytaj także: Druki ZUS – rodzaje i przeznaczenie

Uproszczona ewidencja czasu pracy – co powinna zawierać?

Kodeks pracy w art. 149 § 2 przewiduje możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji czasu pracy. Ten przywilej znajduje zastosowanie w odniesieniu do pracowników, którzy:

• korzystają z nienormowanego czasu pracy,
• zarządzają zakładem w imieniu pracodawcy,
• otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

W ich przypadku pracodawca nie musi szczegółowo ewidencjonować godzin pracy. Z tego względu uproszczona ewidencja czasu pracy powinna zawierać jedynie informacje na temat:

• dni wolnych od pracy, wraz ze wskazaniem tytułu ich udzielenia,
• rodzaju i wymiaru urlopów oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności – czym się różnią?

Ewidencja czasu pracy nie jest tym samym, co lista obecności. Ten drugi dokument ma bowiem charakter nieobowiązkowy i prowadzony jest zbiorczo dla wszystkich pracowników, np. w formie dziennika. Lista obecności potwierdza jedynie godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, nie zawiera jednak innych informacji wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Może ona zatem uzupełniać ewidencję czasu pracy, ale nie jest w stanie jej zastąpić.

Przeczytaj również: Zarządzanie czasem pracy w organizacjach

Czy pracownik ma prawo wglądu do swojej ewidencji czasu pracy?

Tak, pracownik ma prawo wglądu do ewidencji czasu pracy, która go dotyczy. Choć formalnie to pracodawca jest właścicielem tego dokumentu, na żądanie zatrudnionego musi on udostępnić mu dane znajdujące się w miesięcznej karcie pracy.

Ewidencja czasu pracy – przechowywanie

Ewidencja czasu pracy musi być przechowywana przez cały okres zatrudnienia konkretnego pracownika i przez kolejne dziesięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. Co więcej, dokumenty z ewidencją powinny być przechowywane w odpowiednich warunkach – jeżeli występują one w formie papierowej, pomieszczenie musi mieć odpowiednią temperaturę i poziom wilgotności. Dokumenty powinny być także zabezpieczone przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepożądanych – bez względu na to, czy mają postać elektroniczną, czy tradycyjną.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy w programie Symfonia R2Płatnik?

W wielu firmach, do prowadzenia ewidencji czasu pracy wykorzystuje się oprogramowanie kadrowo-płacowe, takie jak np. Symfonia R2Płatnik. Program pozwala nie tylko na rejestrację czasu pracy konkretnego pracownika na podstawie godzin wejścia i wyjścia, ale także jego interpretowane w odniesieniu do harmonogramu czasu pracy obowiązującego w danym zakładzie.
Ewidencja czasu pracy w programie Symfonia R2Płatnik

Za jego pomocą można również rejestrować nieobecności, nadgodziny i pracę w godzinach nocnych, przerwy i godziny odebrane. Wszystkie te dane są następnie przenoszone do miesięcznej karty pracy danego pracownika.
Składniki karty pracy w programie Symfonia R2Płatnik

Z danych znajdujących się w systemie może korzystać nie tylko dział kadr i płac (np. podczas rozliczania wynagrodzeń i nieobecności), ale również kierownik zakładu, np. po to, by sprawdzić czas pracy poszczególnych pracowników czy całego zespołu. Program do prowadzenia ewidencji czasu pracy umożliwia również wydruk miesięcznych zestawień. Dzięki temu pracownicy działu kadr w sposób zbiorczy mogą analizować faktyczny czas pracy, nieobecności lub spóźnienia. Za pomocą Symfonii R2Płatnik wygenerują też szczegółowe raporty, które pokażą np. przeciętny czas pracy czy liczbę przepracowanych nadgodzin.

Chcesz poznać pozostałe możliwości tego systemu? Wypełnij formularz rejestracyjny, pobierz demo i testuj program przez 30 dni za darmo!