Aktualizacja informacji do umowy o warunkach zatrudnienia – na czym polega?

Jak wskazuje art. 29 § 3 Kodeksu pracy, od 26.04.2023 roku pracodawcy są zobowiązani sporządzać dla pracowników informację o warunkach zatrudnienia w jeszcze szerszym zakresie niż dotychczas. W niektórych sytuacjach niezbędna jest też aktualizacja IWZ. Kiedy pracodawca musi jej dokonać i na czym właściwie ona polega?

 

Spis treści:

• Informacja o warunkach zatrudnienia przed zmianą
• Zakres informacji o warunkach zatrudnienia po zmianach w Kodeksie Pracy
• Informacja o warunkach zatrudnienia w przypadku kierowania pracownika za granicę
• Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia
• IWZ w systemie Symfonia ERP Kadry i Płace

 

Informacja o warunkach zatrudnienia przed zmianą

Przed nowelizacją Kodeksu Pracy, a więc jeszcze do 26.04.2023 roku, w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę, pracodawca musiał poinformować pracownika m.in. o  dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, wymiarze urlopu wypoczynkowego, częstotliwości wypłat wynagrodzenia, długości okresu wypowiedzenia czy układzie zbiorowym pracy, którym dana osoba jest objęta. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 osób, którzy nie byli zobowiązani do tworzenia regulaminu pracy, musieli ponadto przekazać zatrudnionym informacje na temat:

• sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy;
• sposobu usprawiedliwiania nieobecności;
• pory nocnej;
• miejsca, czasu i terminu wypłaty wynagrodzenia.

 

Zmiana przepisów w zakresie IWZ – z czego wynika?

Potrzeba aktualizacji przepisów dotyczących informacji o warunkach zatrudnienia (IWZ) to efekt implementacji do krajowego porządku prawnego przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2019/1152 dotyczącej  przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej. Zawarte w niej regulacje obligują pracodawców do informowania pracowników o takich aspektach stosunku pracy, jak np.:

• prawo do szkoleń,
• wymiar płatnego urlopu oraz sposób jego ustalania,
• procedura, zgodnie z którą następuje wypowiedzenie umowy o pracę,
• elementy składowe wynagrodzenia oraz zasady ich wypłacania,
• zasady naliczania godzin nadliczbowych oraz przysługującego za nie wynagrodzenia,
• umowy zbiorowe regulujące warunki pracy,
• instytucje, na konto których pracodawca wpłaca składki na ubezpieczenie społeczne związane ze stosunkiem pracy.

 

Zakres informacji o warunkach zatrudnienia po zmianach w Kodeksie Pracy

W związku z nowelizacją Kodeksu Pracy zakres informacji o warunkach zatrudnienia (IWZ) uległ zmianie. Obecnie obejmuje on znacznie więcej dodatkowych elementów, np.:

• dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy oraz odpoczynku,
• przysługujące pracownikowi przerwy,
• zasady związane z pracą w nadgodzinach i rekompensatą za taką pracę,
• reguły dotyczące pracy zmianowej – jeśli taka wdrożona została w danym zakładzie pracy,
• zasady przemieszczania się pracownika pomiędzy miejscami wykonywania pracy,
• przysługujące danemu pracownikowi składniki wynagrodzenia i świadczenia pieniężne lub rzeczowe inne niż te, które ustalono w umowie o pracę,
• wymiar płatnego urlopu, jaki przysługuje pracownikowi – zwłaszcza urlopu wypoczynkowego (lub zasady jego ustalania i przyznawania, jeśli w dacie przekazywania pracownikowi IWZ nie jest możliwe określenie tego wymiaru).

Zatrudniony powinien ponadto otrzymać informację o objęciu go układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym, a także o zmianie adresu zakładu pracy. Warto również pamiętać, że powyższy katalog ma charakter otwarty. Oznacza to, że w ramach IWZ pracodawca może uregulować także inne zasady dotyczące świadczenia pracy.

 

W jakiej formie przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia?

Obowiązujące obecnie przepisy obligują pracodawcę do informowania o zmianie wymienionych wyżej warunków zatrudnienia w jednej z dwóch form: na piśmie lub w postaci elektronicznej.  Decydując się na to drugie rozwiązanie, pracodawca musi jednak zadbać o to, by zapewnić pracownikom możliwość wydrukowania tych informacji oraz otrzymać potwierdzenie ich dostarczenia.

Informacja o warunkach zatrudnienia w przypadku kierowania pracownika za granicę

Zmianie uległy także obowiązki informacyjne, jakie pracodawca powinien spełnić w przypadku pracowników skierowanych do pracy za granicą. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w terminie nieprzekraczającym 4  tygodni należy poinformować zatrudnionych o:

• państwach, w których będą oni wykonywać pracę,
• przewidywanym czasie jej trwania,
• walucie, w jakiej wypłacane będzie wynagrodzenie,
• świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych przysługujących pracownikowi w związku z wykonywaniem pracy za granicą,
• zasadach i warunkach powrotu pracownika do kraju.

Wskazane wyżej informacje o warunkach zatrudnienia należy przekazać pracownikowi niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym nowe zasady wchodzą w życie.

 

Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia

Do momentu nowelizacji Kodeksu Pracy, czyli do 25 kwietnia 2023 roku, każda zmiana warunków zatrudnienia w zakresie norm czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, wymiaru urlopu wypoczynkowego czy długości wypowiedzenia, wymagała aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia. Analogiczne zasady dotyczyły również układu zbiorowego pracy bądź objęcia nim danego pracownika. Aktualizacji IWZ należało dokonać w ciągu miesiąca, licząc od dnia, w którym zaczęły obowiązywać zmiany. Po nowelizacji Kodeksu Pracy zmiany danych z informacji dodatkowej w dalszym ciągu muszą być aktualizowane – najpóźniej do dnia, w którym zmiana będzie dotyczyła konkretnego pracownika. Obowiązek ten nie dotyczy już jednak przypadków, w których wprowadzenie nowych warunków zatrudnienia wynika z wejścia w życie przepisów prawa pracy lub prawa ubezpieczeń społecznych – o ile wskazano je w informacji dodatkowej. Jeśli zmianie ulega tylko część warunków zatrudnienia uwzględnionych w informacji do umowy, pracodawca może zaktualizować jedynie te punkty, które zyskały nową treść. Nie ma więc obowiązku aktualizacji całej IWZ.

Aktualizacja informacji dodatkowej – kiedy jest obowiązkowa?

Dla umów o pracę trwających w dniu 26 kwietnia 2023 roku obowiązek wydania aktualizacji IWZ spoczywa na pracodawcy wyłącznie wówczas, gdy pracownik złoży specjalny wniosek – w postaci elektronicznej bądź pisemnej. W takiej sytuacji pracodawca ma trzy miesiące od dnia jego otrzymania na realizację obowiązku. Osobom, które zostały zatrudnione po 26 kwietnia, pracodawca musi natomiast wydać aktualizację bez ich wyraźnego wniosku.

 

IWZ w systemie Symfonia ERP Kadry i Płace

Jeśli korzystasz z systemu Symfonia ERP Kadry i Płace, informację o warunkach zatrudnienia możesz znaleźć w katalogu Raporty > Raporty kadrowe > A. Zawarcie stosunku pracy. Po otwarciu okna wystarczy zaznaczyć sekcje, które mają się znaleźć na gotowym wydruku. Mogą to być odpowiednio:

• informacje podstawowe (z regulaminem pracy),
• informacje o warunkach pracy zdalnej,
• informacje o instytucjach zabezpieczenia społecznego,
• informacje o warunkach pracy za granicą.

W ten sposób wygenerujesz zarówno pojedyncze raporty, jak i jeden wspólny dla wszystkich sekcji. Aby ułatwić sobie pracę, warto skorzystać z opcji „wypełnij danymi”. Po jej zaznaczeniu, w ramach każdej sekcji, zyskasz możliwość wprowadzania lub modyfikowania treści poszczególnych informacji.  Przygotowane w ten sposób zestawy IWZ możesz zapisać w formie szablonów, które następnie posłużą do generowania raportów dla nowych pracowników.