Nowe zasady obliczania stażu pracy od 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmienią się zasady ustalania stażu pracy. W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy do jego okresu – obok pracy na etacie – będzie można doliczyć także inne formy aktywności zawodowej, w tym prowadzenie działalności gospodarczej, współpracę przy jej wykonywaniu oraz część umów cywilnoprawnych. Dla wielu pracowników nowe regulacje oznaczają szybszy dostęp do 26 dni urlopu, dodatków stażowych lub nagród jubileuszowych. Sprawdź, od kiedy dokładnie zaczną obowiązywać nowe zasady, kto na nich zyska i jakie dokumenty będą potrzebne. 

Najważniejsze informacje w skrócie 

• Od 2026 r. do stażu pracy będą wliczane nie tylko okresy zatrudnienia na etacie, ale także m.in. działalność gospodarcza, współpraca przy jej wykonywaniu oraz wybrane umowy cywilnoprawne. 
• Nowe zasady ustalania stażu pracy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. w sektorze finansów publicznych i od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców. 
• Uprawnienia wynikające z rozszerzonego stażu pracy przysługują najwcześniej od dnia wejścia w życie przepisów. 
• Zmiany w liczeniu stażu pracy wpływają na uprawnienia zależne od jego długości, a w szczególności na prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe. 
• Przeliczenie stażu i uprawnień następuje wyłącznie po udokumentowaniu nowych okresów przez pracownika, przy czym podstawowym dokumentem są zaświadczenia z ZUS. 

Co zmienia się w sposobie naliczania stażu pracy? 

Nowelizacja Kodeksu pracy z 26 września 2025 r., której przepisy wchodzą w życie 1 stycznia 2026 r., wprowadza istotne zmiany w sposobie ustalania stażu pracy. Do tej pory był on oparty głównie na okresach zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Od 2026 r. do stażu pracy będzie można doliczyć także inne formy aktywności zawodowej, a więc nie tylko etat. 

Nowe przepisy prawa pracy rozszerzają katalog okresów uwzględnianych przy ustalaniu uprawnień pracowniczych m.in. o: 

• prowadzenie działalności gospodarczej – w tym okres korzystania z tzw. ulgi na start, 
• współpracę przy jej wykonywaniu, 
• wykonywanie umów cywilnoprawnych, takich jak umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu.  

Jednocześnie ustawodawca wyraźnie przesądził, że nowe zasady dotyczą stażu liczonego na potrzeby uprawnień pracowniczych, a nie w każdym przypadku tzw. stażu zakładowego. 

Dla wielu pracowników zmiany pozostaną neutralne, ale dla części przełożą się bezpośrednio na zakres uprawnień pracowniczych, w tym prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, dodatków stażowych oraz nagród jubileuszowych – o ile takie świadczenia obowiązują w danym zakładzie pracy. Zmiana przepisów oznacza także dodatkowe obowiązki dla pracodawców i płatników, którzy od 2026 r. będą musieli przeliczać wynagrodzenia oraz wybrane świadczenia z uwzględnieniem nowych zasad ustalania stażu pracy. 

Od kiedy obowiązują nowe zasady rozliczania stażu pracy? 

Nowe zasady dotyczące rozliczania stażu pracy nie zaczną obowiązywać jednocześnie u wszystkich pracodawców. Od 1 stycznia 2026 r. będą je stosować wyłącznie jednostki sektora finansów publicznych, natomiast pozostali pracodawcy – od 1 maja 2026 r. Różnica wynika z mechanizmu vacatio legis przewidzianego w ustawie nowelizującej Kodeks pracy z 26 września 2025 r. 

Kluczowe z punktu widzenia kadr jest to, od jakiej daty liczy się „nowy” staż pracy. Co do zasady, uprawnienia wynikające z rozszerzonego stażu przysługują od dnia wejścia w życie przepisów, czyli od 1 stycznia albo od 1 maja 2026 r. – w zależności od rodzaju pracodawcy. W związku z tym nie liczy się data faktycznego przekroczenia 10 lat stażu wynikająca z dokumentów, lecz moment, od którego nowe przepisy zaczęły obowiązywać. 

Przykład: 

jeżeli pracownik sektora prywatnego w maju 2026 r. dostarczy zaświadczenie z ZUS potwierdzające 10 lat prowadzenia działalności gospodarczej, od razu nabywa prawo do 26 dni urlopu w 2026 r. Nie stosuje się przeliczenia proporcjonalnego – analogicznie jak dziś w przypadku dostarczenia świadectwa pracy w trakcie roku.  

Nowe przepisy pozwalają także na uwzględnienie okresów sprzed wejścia ustawy w życie, ale uprawnienia wynikające z tego wliczenia nie przysługują wcześniej niż od właściwej daty obowiązywania nowych regulacji. Oznacza to, że: 

• w sektorze publicznym cofamy się najdalej do 1 stycznia 2026 r., 
• w sektorze prywatnym – do 1 maja 2026 r. i nie wcześniej, nawet jeśli dokumenty potwierdzają dłuższy staż. 

Ustawa przewiduje jednocześnie 24 miesiące na przedłożenie dokumentów potwierdzających nowe okresy aktywności zawodowej. Ich dostarczenie uruchamia obowiązek przeliczenia uprawnień. Nie ma jednak podstaw do wyrównywania świadczeń wstecz za lata wcześniejsze, np. za trzy lata, na zasadach ogólnych Kodeksu pracy. 

Nowe zasady obliczania stażu pracy a nagrody jubileuszowe 

Wyjątkiem są nagrody jubileuszowe, jeśli obowiązują u danego pracodawcy. W takim przypadku pracodawca powinien sprawdzić, czy po doliczeniu nowych okresów pracownik nie „pominął” jednej z nagród jubileuszowych. Jeżeli tak – konieczne będzie jej przeliczenie i ewentualna wypłata, ale również nie wcześniej niż od stycznia lub maja 2026 r., zależnie od sektora. 

Jakie okresy będą wliczane do stażu pracy od 2026 r.? 

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza jednolite zasady zaliczania do stażu pracy także tych okresów aktywności zawodowej, które dotychczas były pomijane przy ustalaniu uprawnień pracowniczych.  

Od 2026 r. do stażu pracy będą zaliczane m.in.: 

• okresy wykonywania umów zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu oraz umów agencyjnych, 
• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, w tym także okresy współpracy przy jej wykonywaniu, 
• okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, 
• okresy pracy zarobkowej wykonywanej za granicą, 
• okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych oraz w spółdzielniach kółek rolniczych. 

Do stażu pracy nie będą wliczane natomiast: 

• okresy wykonywania umów o dzieło. 

Jeżeli poszczególne okresy aktywności zawodowej pokrywają się w czasie ze sobą, do stażu pracy wlicza się tylko jeden z nich – najkorzystniejszy dla pracownika, zgodnie z zasadą przyjętą w ustawie nowelizującej. 

Jak nowe zasady dotyczące obliczania stażu pracy wpłyną na uprawnienia pracownicze? 

Najbardziej odczuwalnym skutkiem nowych zasad będzie szybsze nabywanie wybranych uprawnień pracowniczych, których zakres zależy od długości stażu pracy, takich jak m.in.: 

• prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego po przekroczeniu 10 lat stażu, 
• dodatki stażowe, o ile są przewidziane w przepisach płacowych obowiązujących u danego pracodawcy, 
• nagrody jubileuszowe, jeśli ich przyznanie jest uzależnione od długości stażu pracy 
• a w przypadku, gdy współpraca na mocy umowy cywilnoprawnej była z obecnym pracodawcą – także długość okresu wypowiedzenia czy wysokość odpraw. 

Warto jednak pamiętać, że prawo do wyższych uprawnień nie powstaje automatycznie z mocy ustawy. Warunkiem ich nabycia jest przedłożenie przez pracownika dokumentów potwierdzających nowe okresy zaliczane do stażu pracy. Bez ich udokumentowania pracodawca nie ma podstaw do zmiany wymiaru urlopu ani wysokości świadczeń. 

Zmiany nie obejmują wszystkich składników wynagrodzenia. Nowe zasady mają zastosowanie wyłącznie do tych uprawnień, które są bezpośrednio powiązane z długością stażu pracy, a nie do całej struktury wynagrodzenia pracownika. 

Jak udokumentować staż pracy według nowych zasad? 

Nowe okresy zaliczane do stażu pracy będą potwierdzane zaświadczeniami wydawanymi przez ZUS. To one staną się podstawą do doliczania do stażu m.in. działalności gospodarczej czy umów cywilnoprawnych. 

Wnioski o wydanie takich zaświadczeń pracownicy złożą elektronicznie w PUE/eZUS, na nowych formularzach dostępnych dopiero po wejściu przepisów w życie. Zaświadczenia z ZUS będą dotyczyć wyłącznie „nowych” okresów wliczanych do stażu – innych niż praca na etacie. 

Jeżeli jednak uzyskanie zaświadczenia z ZUS nie jest możliwe, przepisy dopuszczają potwierdzenie okresów także innymi dokumentami. W zależności od rodzaju aktywności zawodowej mogą to być w szczególności: 

• w przypadku umów zlecenia lub umów agencyjnych – same umowy, zaświadczenia od zleceniodawcy lub inne dokumenty wiarygodnie potwierdzające okres wykonywania pracy, 
• w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej – wpis do rejestru działalności wraz z dowodami opłacania składek, 
• w przypadku członkostwa w rolniczych spółdzielniach – zaświadczenia wydane przez spółdzielnię lub wpisy do rejestrów członkowskich, 
• w przypadku pracy zarobkowej za granicą – dokumenty wydane przez zagraniczne instytucje ubezpieczeniowe, podatkowe lub pracodawcę. 

Zgromadzone dokumenty pracownik składa swojemu pracodawcy. Jeżeli nie są to zaświadczenia z ZUS, powinny być uzupełnione o informację, jakich okresów i jakiej formy aktywności zawodowej dotyczą, aby umożliwić prawidłowe przeliczenie stażu pracy. 

Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę nadal potwierdza się świadectwem pracy i w tym zakresie przepisy się nie zmieniają. Oznacza to, że działy kadr nie powinny żądać z ZUS zaświadczeń obejmujących cały przebieg ubezpieczenia, jeśli pracownik chce udokumentować jedynie okresy nowe, wliczane do stażu od 2026 r. 

Czy działy kadr będą musiały przeliczać staż wszystkim pracownikom? 

Nie. Pracodawcy nie mają obowiązku automatycznego przeliczania stażu pracy wszystkim zatrudnionym. Nowe zasady dotyczą bowiem wyłącznie tych pracowników, którzy przedłożą dokumenty potwierdzające nowe okresy wliczane do stażu pracy. Dopiero od momentu dostarczenia takich dokumentów powstaje po stronie pracodawcy obowiązek ich weryfikacji oraz przeliczenia uprawnień pracowniczych.  

Nowelizacja nie nakłada na działy kadr także obowiązku przeglądu akt osobowych ani samodzielnego poszukiwania informacji o wcześniejszych formach aktywności zawodowej pracowników. Odpowiedzialność za udokumentowanie nowych okresów stażu spoczywa na pracowniku, a rolą pracodawcy jest ich prawidłowe uwzględnienie po złożeniu dokumentów. 

FAQ

Od jakiej daty doliczamy nowy staż pracy – od dnia złożenia dokumentów czy od wejścia w życie przepisów?

Nowy staż dolicza się od dnia wejścia w życie przepisów, a nie od daty faktycznego złożenia dokumentów. Oznacza to, że w sektorze publicznym cofamy się maksymalnie do 1 stycznia 2026 r., a w sektorze prywatnym – do 1 maja 2026 r. Nie ma podstaw do uwzględniania stażu wcześniej, nawet jeśli dokumenty potwierdzają dłuższe okresy aktywności zawodowej. 

Czy po doliczeniu nowego stażu trzeba wyrównywać świadczenia za kilka lat wstecz?

Nie – przepisy nie przewidują wyrównywania uprawnień pracowniczych za okresy sprzed wejścia w życie ustawy. Przeliczenie dotyczy wyłącznie okresu od stycznia lub maja 2026 r., w zależności od sektora. Wyjątkiem mogą być nagrody jubileuszowe – jeżeli po doliczeniu nowych okresów okaże się, że pracownik „pominął” ostatnią należną nagrodę, pracodawca powinien ją przeliczyć i niezwłocznie wypłacić. 

Czy pracownik, który w maju 2026 r. dostarczy dokumenty potwierdzające 10 lat stażu, ma od razu 26 dni urlopu?

Tak. W takim przypadku w 2026 r. pracownik nabywa prawo do 26 dni urlopu bez stosowania przeliczenia proporcjonalnego za część roku. Zasady działają analogicznie jak dziś przy dostarczeniu w trakcie roku świadectwa pracy – pracownik zyskuje od razu dodatkowe 6 dni urlopu do wykorzystania. 

Czy umowy zlecenia sprzed 2026 r. również zwiększą staż pracy?

Tak. Do stażu pracy wliczane są także okresy wykonywania umów zlecenia sprzed wejścia w życie ustawy, o ile zostaną udokumentowane. Skutek w postaci wyższych uprawnień powstaje jednak dopiero od stycznia lub maja 2026 r. 

Czy doliczenie do stażu pracy wcześniejszej umowy zlecenia u tego samego pracodawcy może wydłużyć okres wypowiedzenia?

Tak, ale tylko w odniesieniu do wypowiedzeń składanych po wejściu w życie przepisów. Jeżeli wypowiedzenie trwa już w dniu 1 stycznia 2026 r. (sektor publiczny), okres wypowiedzenia nie ulega zmianie. Natomiast wypowiedzenie złożone po tej dacie powinno uwzględniać pełny, nowo ustalony staż, co może oznaczać przejście np. z jednomiesięcznego na trzymiesięczny okres wypowiedzenia. 

Czy podczas wyliczania stażu pracy można uwzględnić dokumenty dostarczone jeszcze w 2025 r.?

Tak, nie ma formalnych przeciwwskazań do przyjęcia dokumentów wcześniej, np. w przypadku studentów. Jeżeli jednak dany okres wymaga potwierdzenia zaświadczeniem z ZUS, co do zasady należy zaczekać na dokument wydany na nowych formularzach dostępnych od 2026 r., chyba że pracownik posiada już zaświadczenie ZUS zawierające wszystkie niezbędne informacje. 

Czy do wyliczenia stażu pracy na nowych zasadach wystarczy oświadczenie pracownika o wcześniejszych umowach zlecenia?

Nie. Oświadczenie pracownika nie jest dokumentem potwierdzającym wykonywanie pracy. Podobnie jak w przypadku umowy o pracę wymagane jest świadectwo pracy, tak przy zleceniach konieczne są obiektywne dokumenty, np. umowy, rachunki lub zaświadczenia od zleceniodawcy. 

Czy staż trzeba przeliczyć także pracownikom już zatrudnionym w 2025 r.?

Tak. Przeliczeniu podlega staż każdego pracownika pozostającego w zatrudnieniu w dniu wejścia w życie ustawy – niezależnie od tego, czy stosunek pracy trwał już wcześniej, czy został nawiązany właśnie w tym dniu. 

Jak dokumentować zlecenia wykonywane przez studentów, którzy nie podlegali ubezpieczeniom społecznym?

Studenci mogą potwierdzić te okresy innymi dokumentami niż zaświadczenie z ZUS, np. umową zlecenia, rachunkami lub zaświadczeniem od zleceniodawcy. Należy jednak pamiętać, że do stażu wliczany jest tylko jeden, korzystniejszy okres – np. okres wykraczający poza naukę albo łączny czas wynikający z ukończenia szkoły i wykonywania zlecenia. 

Czy nowe przepisy dotyczące rozliczania stażu pracy obejmują praktyki studenckie i staże obowiązkowe?

Nie. Regulacje nie obejmują m.in. praktyk i staży będących elementem kształcenia formalnego, staży dla bezrobotnych, staży do zawodów regulowanych, staży uczniowskich ani aplikacji zawodowych. Te formy aktywności nie będą wliczane do stażu pracy. 

Czy staż (rozumiany jako forma zatrudnienia) będzie automatycznie zaliczany do stażu pracy?

Na obecnym etapie nie przewidziano takich regulacji. Sam fakt odbywania stażu nie oznacza automatycznego wliczenia go do stażu pracy.