Zmiany w prawie pracy w 2026 r.: nowe zasady liczenia stażu pracy, wyższa płaca minimalna i większe uprawnienia PIP

Podwyżka płacy minimalnej, nowe zasady liczenia stażu pracy, obowiązek informowania o wysokości wynagrodzenia w procesie rekrutacji oraz rozszerzone uprawnienia PIP – to wszystko zmiany w prawie pracy, które zaczną obowiązywać już od 2026 r. Dla pracodawców oznacza to konieczność aktualizacji umów, regulaminów i systemów kadrowych. Pracownicy zyskają z kolei szersze uprawnienia, większą ochronę i przejrzystość zasad wynagradzania. Sprawdź, co jeszcze zmieni się w prawie pracy w nadchodzącym roku i jak przygotować się na nowe obowiązki.

Zmiany w prawie pracy od 2026 roku – lista najważniejszych regulacji

Rewolucja w prawie pracy w 2026 roku to przede wszystkim wliczenie okresów prowadzenia działalności gospodarczej (JDG) i umów zlecenia do stażu pracy oraz nadanie Państwowej Inspekcji Pracy uprawnień do zmiany umowy cywilnoprawnej w etat drogą decyzji administracyjnej. Od 1 stycznia 2026 r. zacznie obowiązywać także nowa płaca minimalna w wysokości 4 806 zł brutto. Równolegle, 24 grudnia 2025 r. wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy dotycząca obowiązku informowania o wysokości wynagrodzenia w procesie rekrutacji, a w kolejnych miesiącach firmy będą musiały dostosować się do wymogów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Na tym jednak nie koniec, bo w 2026 r. czeka nas jeszcze kilka innych ważnych zmian w prawie pracy. Najważniejsze z nich omawiamy poniżej.

1. Nowy sposób liczenia stażu pracy w 2026 roku

Od 2026 roku do stażu pracy zaczną wliczać się m.in. okresy pracy na umowie zlecenia oraz prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). To fundamentalna zmiana, która zrównuje „stażowe” przywileje osób na kontraktach B2B z pracownikami etatowymi. Ma ona znaczenie zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, bo wpłynie na wymiar urlopu, długość okresów wypowiedzenia oraz prawo do dodatków stażowych i nagród jubileuszowych. Przepisy dotyczące stażu pracy będą wdrażane etapowo: od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym i od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym.

Zgodnie z ustawą nowelizującą Kodeks pracy, do stażu pracy od 2026 r. będzie się wliczać m.in.:

• okresy pracy na podstawie umów cywilnoprawnych i agencyjnych,
• prowadzenie działalności gospodarczej i okresy pracy jako osoba współpracująca,
• okres korzystania z „ulgi na start”,
• okresy zawieszenia działalności w celu sprawowania opieki nad dzieckiem (jeśli były za nie opłacone składki emerytalno-rentowe),
• służbę,
• członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub kółku rolniczym,
• udokumentowane okresy pracy za granicą ramach niepracowniczych form zatrudnienia,
• odpłatną pracę skazanego.

Ważne: Zmiana sposobu liczenia stażu pracy wpłynie również na uprawnia do 26 dni urlopu w roku  – szczególnie w przypadku pracowników zatrudnionych wcześniej na podstawie umów cywilnoprawnych czy prowadzących działalność gospodarczą. 

2. Rozszerzone uprawnienia PIP i wyższe kary dla pracodawców

W 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy otrzyma znacznie szersze kompetencje kontrolne, w tym możliwość samodzielnego ustalania istnienia stosunku pracy decyzją administracyjną. Ta ostatnia będzie działała natychmiast i wywoła skutki w prawie pracy oraz ZUS, co oznacza, że pracodawca będzie musiał niezwłocznie wdrożyć warunki zatrudnienia wskazane przez PIP. Inspekcja zyska również dostęp do danych ZUS i KAS oraz możliwość prowadzenia części kontroli zdalnie. Rozszerzenie katalogu naruszeń przełoży się także na wyższe kary za nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy.

Najważniejsze nowe uprawnienia PIP od 2026 r.:

• wydawanie decyzji administracyjnej ustalającej stosunek pracy (np. przekwalifikowanie B2B lub zlecenia na etat),
• natychmiastowa wykonalność decyzji – pracodawca musi wdrożyć jej skutki od razu,
• dostęp do danych ZUS i KAS w celu weryfikacji faktycznych warunków współpracy,
• możliwość prowadzenia zdalnych czynności kontrolnych,
• rozszerzony katalog naruszeń zagrożonych wyższymi mandatami i grzywnami.

Przeczytaj również: Nowe uprawnienia PIP od 2026 r. – czy pracodawców czekają wzmożone kontrole?

3. Nowe reguły naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

W przyszłym roku zmienić się mogą także zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Zgodnie z przygotowanym projektem nowelizacji Kodeksu pracy świadczenie miałoby być wypłacane w tym samym terminie, co regularne wynagrodzenie, a nie – jak dotychczas – „niezwłocznie” po rozwiązaniu umowy. Takie rozwiązanie ma ujednolicić rozliczenia i ograniczyć spory dotyczące momentu wypłaty.

Przeczytaj również: Wypłata wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia – o czym pamiętać i na co uważać? – Symfonia

4. Podwyżka minimalnego wynagrodzenia za pracę i minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów , od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wzrośnie do 4 806 zł brutto, co oznacza podwyżkę o 140 zł względem 2025 r. W górę pójdzie również minimalna stawka godzinowa, która w 2026 r. wyniesie 31,40 zł. W związku z podwyżką pracodawcy będą musieli zweryfikować wysokość wynagrodzeń, przygotować aneksy dla osób objętych nowymi progami oraz ponownie przeliczyć świadczenia zależne od płacy zasadniczej, w tym dodatek nocny, odprawa czy ekwiwalent urlopowy.

Tabela. Najniższa krajowa i minimalna stawka godzinowa w 2025 i 2026 roku

Źródło: rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Warto pamiętać: podwyżka minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2026 r. wpłynie także na wysokość:

• dodatku za pracę w porze nocnej,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój,
• odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu, mobbing lub dyskryminację,
• wynagrodzenia gwarancyjnego za niewykonywanie pracy z powodu rozkładu czasu pracy,
• kwoty wolnej od potrąceń,
• minimalnej podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

5. Obowiązek informowania o wysokości wynagrodzenia

Od 2026 r., w związku z wdrożeniem unijnej dyrektywy 2023/970, pracodawcy będą musieli przekazywać pracownikom informacje o zasadach ustalania płac. Nie będą mogli także pytać kandydatów o ich poprzednie zarobki. Jeśli unijna dyrektywa zostanie zaimplementowana do krajowego porządku prawnego, to firmy będą miały także obowiązek raportowania różnic wynagrodzeń kobiet i mężczyzn oraz wdrożenia procedur zapewniających równe traktowanie w płacach. Pracownicy zyskają z kolei prawo do poznania średnich stawek na porównywalnych stanowiskach.

6. Nowe zasady dotyczące L4 i zasiłku chorobowego

W 2026 r. czekają nas również znaczące zmiany w obszarze zwolnień lekarskich i orzecznictwa ZUS. Nowe przepisy centralizują proces wydawania orzeczeń w centrach orzeczniczych działających przy oddziałach ZUS, które będą rozpatrywać sprawy zarówno w pierwszej, jak i drugiej instancji. Do orzekania dopuszczeni zostaną nie tylko lekarze specjaliści, ale także lekarze bez specjalizacji, a w określonych sprawach również fizjoterapeuci i pielęgniarki. Ustawa precyzuje też sytuacje, w których ubezpieczony może utracić prawo do zasiłku chorobowego oraz rozszerza katalog narzędzi kontrolnych, z których ZUS będzie mógł korzystać. Celem zmian jest skrócenie czasu oczekiwania na decyzje i ujednolicenie zasad rozliczania świadczeń chorobowych.

Najważniejsze zasady dotyczące L4 i zasiłku chorobowego:

• centralizacja orzecznictwa w nowych centrach orzeczniczych ZUS,
• możliwość wyboru formy zatrudnienia przez lekarzy orzeczników,
• dopuszczenie do orzekania lekarzy bez specjalizacji oraz – w określonych przypadkach – fizjoterapeutów i pielęgniarek,
• nowe zasady utraty prawa do zasiłku (m.in. praca zarobkowa na L4, działania wydłużające chorobę),
• rozszerzone uprawnienia kontrolne ZUS, w tym dostęp do dokumentacji medycznej,
• zmienione zasady kontroli zasiłków opiekuńczych.

Jeśli przepisy wejdą w życie w obecnym kształcie, będzie to największa od lat reforma systemu L4 i orzecznictwa ZUS.

7. Nowe obowiązki w zakresie procedur antymobbingowych i antydyskryminacyjnych

W 2026 r. mogą wejść w życie także przepisy nakładające na pracodawców obowiązek aktualizacji procedur antymobbingowych i antydyskryminacyjnych. Zmiany dotyczą zarówno definicji mobbingu (z której zniknie konieczność udowadniania intencji sprawcy), jak i zasad dokumentowania zgłoszeń oraz prowadzenia postępowań wyjaśniających. Nowe przepisy podnoszą również minimalną wysokość zadośćuczynienia za działania o charakterze mobbingowym do poziomu odpowiadającego 12-krotności minimalnego wynagrodzenia. Dodatkowo pracodawcy będą musieli wdrożyć przejrzyste, udokumentowane ścieżki zgłaszania naruszeń i potwierdzić ich komunikację pracownikom.

8. Pilotaż skróconego czasu pracy

Program pilotażowy skróconego tygodnia pracy w 2026 r. obejmie wybrane przedsiębiorstwa zgłoszone do projektu na zasadzie dobrowolności. Uczestnicy programu zachowają prawo do 100% wynagrodzenia mimo mniejszej liczby godzin pracy.

Rządowy program ma na celu zbadanie wpływu krótszej pracy na wydajność (efektywność) i poziom wypalenia zawodowego. Jego wyniki mogą wpłynąć na zmiany legislacyjne w latach 2027-2028.

9. Szerszy zakres układów zbiorowych pracy

W 2026 r. układy zbiorowe zyskają znacznie większy zakres regulacyjny, co otworzy związkom zawodowym i pracodawcom możliwość ustalania zasad wykraczających poza minimum kodeksowe. Nowe przepisy pozwolą regulować m.in. równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, zasady korzystania z technologii czy organizację pracy zdalnej. Warunek pozostaje jeden – postanowienia układu zbiorowego nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy. Ustawa z 5 listopada 2025 r. oczekuje jeszcze na podpis prezydenta, ale jej wejście w życie będzie oznaczało wzmocnienie dialogu społecznego w firmach.

10. Dalsza cyfryzacja i uproszczenie formalności kadrowych

Zmianą odczuwalną dla większości firm będzie też dalsza cyfryzacja prawa pracy. Nowelizacja Kodeku pracy zaplanowana na 2026 r. znosi bowiem obowiązek pisemnej formy w wielu procesach kadrowych. Od 2026 r. w sposób elektroniczny będzie można przekazywać m.in.:

1. informacje o monitoringu – art. 22 [2] § 8 Kodeksu pracy,
2. sporządzone rozkłady czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 Kodeksu pracy,
3. wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 Kodeku pracy,
4. wnioski o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 Kodeku pracy i systemu pracy weekendowej – art. 144 Kodeku pracy,
5. wnioski o zastosowanie ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5 Kodeku pracy,
6. wnioski o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 2 [1]  Kodeku pracy oraz za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 151[2]  § 1 Kodeku pracy,
7. wnioski o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1 i art. 174[1]  § 1 Kodeku pracy,
8. instrukcje pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 237 [4]  § 3 Kodeku pracy.

Ta zmiana w przepisach prawa pracy ułatwi obsługę pracy zdalnej i hybrydowej oraz przyspieszy obieg dokumentów. Cyfryzacji podlegają również działania PIP: protokoły i decyzje inspekcji będą mogły być doręczane elektronicznie, a pracodawcy zyskają możliwość pełnego przechowywania akt w systemach online.

Od kiedy zaczną obowiązywać zmiany w prawie pracy?

Zmiany w prawie pracy będą wdrażane etapowo. Od 1 stycznia 2026 r. zacznie obowiązywać m.in. nowa płaca minimalna, część zmian w umowach o pracę oraz pierwsze elementy reformy ZUS dotyczącej orzekania o niezdolności do pracy. Część regulacji będzie wdrażana w późniejszych terminach – przykładowo nowe zasady liczenia stażu pracy ruszą od 1 stycznia w sektorze publicznym i 1 maja w sektorze prywatnym. Osobnym terminem jest 7 czerwca 2026 r., do którego Polska musi wdrożyć dyrektywę 2023/970 o jawności wynagrodzeń. To oznacza, że pracodawcy muszą przygotować się na nowe zasady przejrzystości płac.

Harmonogram najważniejszych zmian w prawie pracy w 2026 r.

Jak przygotować się na nadchodzące zmiany w prawie pracy w 2026 r.?

Wdrożenie nowych przepisów oznacza dla pracodawców konieczność dostosowania dokumentacji pracowniczej, procedur wewnętrznych i systemów kadrowo-płacowych. Część obowiązków trzeba wdrożyć już od 1 stycznia 2026 r., inne – w kolejnych miesiącach.

Pracodawca powinien pamiętać przede wszystkim o:

• aktualizacji umów i aneksów – szczególnie u pracowników, których obejmuje podwyżka wynagrodzenia w związku z nową stawką płacy minimalnej. Konieczne może okazać się również uzupełnieniu zapisów dotyczących zasad ustalania wynagrodzenia oraz liczenia stażu pracy.
• dostosowaniu zapisów regulaminu pracy i wynagradzania do nowych zasad stażu, wynagrodzeń i równego traktowania,
• aktualizacji procedur antymobbingowych i antydyskryminacyjnych, jeśli wymaga tego nowelizacja,
• wdrożeniu nowych zasad liczenia stażu pracy,
• uporządkowaniu dokumentacji pracowniczej i ewidencji czasu pracy na wypadek ewentualnych kontroli PIP,
• przekazaniu informacji o nowych zasadach wynagradzania, liczenia stażu oraz zmianach w regulaminach i procedurach pracownikom i współpracownikom.

Zmiany w prawie pracy potrafią mocno namieszać w codziennych obowiązkach działu kadr. Dlatego jeśli chcesz pracować spokojniej w 2026 r., postaw na sprawdzony i niezwodny program kadrowo-płacowy, który nadąży za zmianami w przepisach. Szukasz takiego rozwiązania? Skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania Symfonii R2Płatnik. Pobierz wersję demo i zobacz, jak szybko możesz naliczać płace, prowadzić ewidencję i przygotowywać deklaracje do ZUS i US.