Co to jest ZAW-FA i jak należy go wypełnić?

ZAW-FA to formularz, który służy do nadania lub odebrania uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Składają go głównie spółki, fundacje i jednostki samorządu terytorialnego, zwłaszcza wtedy, gdy nie posiadają kwalifikowanej pieczęci i chcą wyznaczyć osobę, która w ich imieniu zyska dostęp do KSeF. Z druku ZAW-FA muszą skorzystać także podmioty, których podpis kwalifikowany nie zawiera numeru NIP ani PESEL – na przykład cudzoziemcy, którzy chcą logować się do systemu i podpisywać e-faktury. W dalszej części poradnika wyjaśniamy, kiedy złożenie ZAW-FA jest obowiązkowe, kto dokładnie powinien go wypełnić i jak zrobić to krok po kroku.

W skrócie

• ZAW-FA to zawiadomienie do urzędu skarbowego o nadaniu lub odebraniu uprawnień do KSeF.
• Formularz składa się także w celu zgłoszenia danych kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli certyfikat nie zawiera NIP ani PESEL.
• Najczęściej korzystają z niego spółki, fundacje i jednostki samorządowe, które nie mają kwalifikowanej pieczęci.
• Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą zwykle nie muszą składać ZAW-FA, bo logują się do KSeF podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
• Złożenie druku jest konieczne, gdy chcesz wyznaczyć pierwszego użytkownika KSeF lub zgłosić podpis bez identyfikatorów NIP/PESEL.

Do czego dokładnie służy ZAW-FA?

Formularz ZAW-FA służy do oficjalnego zgłoszenia w urzędzie skarbowym, że podatnik nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Najczęściej używa się go, by wskazać osobę reprezentującą podmiot niebędący osobą fizyczną – np. spółkę z o.o. Z takiego formularza trzeba skorzystać także wtedy, gdy firma nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, a więc nie może samodzielnie nadać pierwszych uprawnień w systemie.

Druk ZAW-FA pozwala również na odebranie wcześniej nadanych uprawnień – na przykład wtedy, gdy zmienia się zarząd, odchodzi księgowy lub kończy się współpraca z biurem rachunkowym.

Dodatkowo formularz wykorzystuje się do zgłoszenia danych kwalifikowanego podpisu elektronicznego, gdy certyfikat nie zawiera numeru NIP ani PESEL. Dzięki temu taki podpis można później wykorzystać do uwierzytelnienia w KSeF i podpisywania e-faktur w imieniu podmiotu.

Ważne: W ZAW-FA wskazuje się tylko jedną osobę fizyczną, której system przypisuje pełny zestaw uprawnień. Kolejne uprawnienia (dla innych osób) można nadać elektronicznie -bezpośrednio w systemie KSeF.

Kto musi złożyć ZAW-FA?

Formularz ZAW-FA muszą złożyć podmioty, które nie mogą samodzielnie nadać pierwszych uprawnień w KSeF. Są to głównie spółki kapitałowe (np. spółki z o.o., akcyjne), fundacje, stowarzyszenia i instytucje publiczne. W takich przypadkach formularz składa się po to, aby wskazać osobę fizyczną, która w imieniu podmiotu będzie mogła zarządzać uprawnieniami w KSeF – najczęściej jest to członek zarządu, główna księgowa, pracownik urzędu lub pełnomocnik.

ZAW-FA należy również złożyć, gdy trzeba zgłosić dane kwalifikowanego podpisu elektronicznego, którego certyfikat nie zawiera numeru NIP ani PESEL – dotyczy to zwłaszcza cudzoziemców, którzy chcą logować się do KSeF i podpisywać e-faktury.

Z kolei osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (JDG) z reguły nie muszą składać ZAW-FA, ponieważ mogą uwierzytelniać się w KSeF podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym, a więc bez pośrednictwa urzędu skarbowego.

Ważne: Zawiadomienie ZAW-FA mogą złożyć takie jednostki samorządu terytorialnego i grupy VAT, jeśli nie mają możliwości uwierzytelnienia się w KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Kliknij baner, wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną!

Jakie informacje są wymagane we wniosku ZAW-FA?

Formularz ZAW-FA wymaga podania podstawowych danych identyfikujących zarówno podmiot, którego dotyczy zgłoszenie, jak i osobę, której mają zostać nadane (lub odebrane) uprawnienia w KSeF.

Wniosek zawiera:

• dane podmiotu, który nadaje uprawnienia wraz z nr NIP,
• cel zawiadomienia – należy wskazać, czy chodzi o nadanie uprawnień, odebranie uprawnień, czy zgłoszenie danych kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• dane osoby uprawnianej – imię, nazwisko, identyfikator (PESEL lub NIP, jeśli jest nadany) oraz dane kontaktowe,
• dane kwalifikowanego podpisu elektronicznego – tzw. „odcisk palca” (fingerprint) certyfikatu, jeżeli podpis nie zawiera NIP ani PESEL,
• podpis osoby składającej wniosek – osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu lub działającej na podstawie pełnomocnictwa.

Jak wypełnić ZAW-FA – instrukcja

Przeczytaj również: Praktyczne aspekty wdrożenia KSeF – najważniejsze pytania i odpowiedzi – Symfonia

Kiedy ZAW-FA jest obowiązkowy, a kiedy opcjonalny?

Złożenie formularza ZAW-FA jest obowiązkowe w sytuacjach, gdy podmiot nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i musi po raz pierwszy nadać uprawnienia do KSeF osobie fizycznej, która będzie zarządzać systemem w jego imieniu.

Obowiązek złożenia ZAW-FA dotyczy także przypadków, gdy należy zgłosić dane kwalifikowanego podpisu elektronicznego, którego certyfikat nie zawiera numeru NIP ani PESEL. To rozwiązanie stosują najczęściej obcokrajowcy lub osoby korzystające z podpisów wydanych przez zagraniczne centra certyfikacji.

Formularz może być również użyty dobrowolnie, gdy podmiot chce uporządkować lub zmienić uprawnienia w KSeF, np. odebrać dostęp byłemu pracownikowi czy zgłosić nową osobę odpowiedzialną za fakturowanie.

Podatnicy będący osobami fizycznymi (np. JDG) uzyskują pierwotne uprawnienia właścicielskie automatycznie poprzez uwierzytelnienie Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym (jeśli zawiera NIP i PESEL). Nie składają ZAW-FA w celu nadania uprawnień (robią to elektronicznie), lecz mogą złożyć go w celu zgłoszenia „odcisku palca” podpisu bez NIP/PESEL.

Przeczytaj również: Firmy mogą już wnioskować o certyfikaty KSeF

Jak wypełnić ZAW-FA – instrukcja krok po kroku

Wypełnienie formularza ZAW-FA nie jest trudne, ale wymaga dokładności – zwłaszcza przy wskazywaniu celu zgłoszenia i danych osoby, której nadajesz lub odbierasz uprawnienia. Poniżej znajdziesz prostą instrukcję krok po kroku:

1. Wybierz, czy chcesz nadać uprawnienia, odebrać je lub zgłosić dane kwalifikowanego podpisu elektronicznego (gdy certyfikat nie zawiera NIP ani PESEL).
2. Sprawdź, kto może podpisać wniosek. Pamiętaj, że formularz podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu (np. członek zarządu, dyrektor jednostki) lub pełnomocnik posiadający odpowiednie umocowanie.
3. Wpisz dane podmiotu – podaj NIP, pełną nazwę oraz adres siedziby. W przypadku jednostek samorządowych – dane urzędu lub jednostki organizacyjnej.
4. Wprowadź dane osoby, której dotyczą uprawnienia: imię, nazwisko, PESEL lub NIP, a także dane kontaktowe (np. adres e-mail lub numer telefonu).
5. Dodaj dane kwalifikowanego podpisu elektronicznego (jeśli dotyczy). Wprowadź tzw. odcisk palca (fingerprint) certyfikatu. Tę wartość znajdziesz w aplikacji dostawcy podpisu – zwykle w sekcji „szczegóły certyfikatu” lub „fingerprint SHA-256”.
6. Podpisz formularz. Pamiętaj, że wniosek możesz podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo własnoręcznie – w zależności od formy składania.
7. Złóż ZAW-FA w urzędzie skarbowym. Można to zrobić elektronicznie lub papierowo.
8. Zachowaj potwierdzenie złożenia (UPO) i sprawdź w KSeF, czy uprawnienia zostały prawidłowo nadane lub odebrane.

Od kiedy nadane za pomocą ZAW-FA uprawnienia zaczynają działać?

Uprawnienia zgłoszone w formularzu ZAW-FA zaczynają działać dopiero po ich wprowadzeniu do systemu KSeF przez pracownika właściwego urzędu skarbowego. Zanim to nastąpi, urząd dokonuje weryfikacji formalnej zawiadomienia – sprawdza m.in., czy dokument został poprawnie wypełniony i podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji.

Jeśli pojawią się wątpliwości lub błędy, urząd skontaktuje się z podatnikiem, aby je wyjaśnić. Samo wprowadzenie zgłoszenia do systemu następuje niezwłocznie po pozytywnej weryfikacji – zwykle w ciągu kilku dni roboczych od otrzymania dokumentu.

W formularzu ZAW-FA należy podać adresy e-mail:

• podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia,
• oraz osoby fizycznej, której uprawnienia są nadawane lub odbierane.

Na te adresy zostanie wysłane powiadomienie e-mail o zarejestrowaniu zmian w KSeF.

Szczegółowe informacje na temat procedury i przykładowe treści komunikatów znajdziesz w „Podręczniku KSeF 2.0. Część I – Rozpoczęcie korzystania z KSeF”, dostępnym na stronie Ministerstwa Finansów.