Praktyczne aspekty wdrożenia KSeF – najważniejsze pytania i odpowiedzi

Choć do wejścia w życie obligatoryjnego KSeF zostało nieco ponad pół roku, wiele osób, które nowy model e-fakturowania obejmie bezpośrednio, wciąż ma sporo wątpliwości. Najlepszy dowód? Liczba pytań, które pojawiły się podczas naszego ostatniego webinaru na temat Krajowego Systemu e-Faktur. Ponieważ wiele zagadnień się powtarza, postanowiliśmy przygotować praktyczny przewodnik, w którym tłumaczymy najważniejsze zagadnienia związane z wdrożeniem KSeF. Znajdziesz w nim nie tylko odpowiedzi na najbardziej palące tematy, ale również praktyczne wskazówki i podpowiedzi naszych ekspertów!

Obowiązek korzystania z KSeF – kogo dotyczy, a kogo nie?

Kto dokładnie musi wystawiać faktury w KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF oraz przyjęty przez resort finansów harmonogramem wdrożenia dotyczy w uproszczeniu podatników, którzy prowadzą działalność w Polsce i wystawiają faktury sprzedażowe – niezależnie od tego, czy są czynnymi podatnikami VAT, czy korzystają ze zwolnienia. Do tej grupy należą także wspólnoty mieszkaniowe i organizacje pozarządowe (NGO), jeśli są podatnikami w rozumieniu ustawy o VAT.

Przepisy nie nakładają natomiast obowiązku odbierania faktur z KSeF przez nabywcę – jest to zatem przywilej, z którego może, ale nie musi korzystać. Oznacza to, że może on odliczyć VAT i ująć fakturę w ewidencji księgowej, nawet jeśli otrzymał taki dokument poza system KSeF (np. mailowo) – o ile tak faktura została wystawiona w sposób zgodny z przepisami i zawiera wszystkie przewidziane w ustawie elementy.

Kogo KSeF nie dotyczy?

Przepisy podatkowe pozwalają wyodrębnić pewną grupę podatników, których KSeF nie dotyczy oraz takich, którzy mogą z niego korzystać z późniejszym terminie. Do tej kategorii należą m.in.:

• rolnicy ryczałtowi, którzy mogą wskazać nabywcę (czynnego podatnika VAT) jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR w KSeF lub zdecydować się na otrzymywanie tego typu faktur poza systemem,
• osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, które korzystają z faktur w celach prywatnych,
• podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, lub posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, ale nie uczestniczy ono w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
• podatników korzystających z procedur szczególnych OSS i IOSS – ale tylko w zakresie faktur dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach.

Jakich faktur nie obejmuje KSeF?

Oprócz powyższych wyjątków na mocy przepisów ustawy o VAT z KSeF zostały wyłączone także:

• faktury wystawiane na rzecz konsumentów (mogą być tam wysyłane, jeżeli wystawca tak zdecyduje),
• dowody, które są traktowane jak faktury i wyłączone z KSeF na podstawie rozporządzenia np. bilety za przejazd autostradą,
• faktury z kas rejestrujących, które mogą być wystawiane poza KSeF do końca 2026 roku.

Ich obieg będzie się zatem odbywał poza systemem.

Więcej na ten temat znajdziesz w naszym kompleksowym poradniku na temat KSeF!

Jak uzyskać dostęp do KSeF – certyfikaty i uprawnienia

Czy certyfikat uwierzytelniający do KSeF jest jeden na całą firmę?

Certyfikat to nowa forma uwierzytelnienia w KSeF, która zastąpi obecnie używane tokeny. Jego funkcję można porównać do cyfrowego podpisu, który pozwala rozpoznać, kto i w jakim zakresie ma dostęp do faktur KSeF danej firmy.

Każdy certyfikat KSeF jest przyporządkowany do konkretnej osoby i powiązany z jej danymi identyfikacyjnymi.  Z zapowiedzi Ministerstwa Finansów wynika, że w przyszłości mogą pojawić się certyfikaty firmowe. Na razie brakuje jasnych informacji na temat tego, w jaki sposób miałoby działać takie rozwiązanie.

W jaki sposób zarządzać dostępem i uprawnieniami w firmach o złożonej strukturze (np. z wieloma oddziałami, magazynami) lub w jednostkach budżetowych (gmina i podległe jej placówki), aby faktury trafiały do odpowiednich osób/działów?

Certyfikat zapewnia dostęp, do poszczególnych kont podatnika, a w ramach tych kont – do faktur, które tam trafiły. Nie ma on zatem wpływu na przekazywanie faktur między wystawcą a konkretnym nabywcą. O tym, czy dana faktura trafi do jednostki podległej w gminie albo do właściwego oddziału, decyduje odpowiednie wskazanie danych “podmiotu 3” przez wystawcę takiej faktury. Wpisany tam podmiot będzie docelowym odbiorcą faktury. Aby skutecznie zarządzać dostępem do faktur KSeF w tego typu organizacjach, podatnik główny musi zbudować po swojej stronie odpowiednią strukturę np. oddziałów, a następnie nadać im osobne identyfikatory wewnętrzne. Wystawca faktury powinien natomiast korzystać z tych identyfikatorów, przygotowując konkretny dokument.

Więcej szczegółowych informacji na ten temat znajdziesz we wpisie: Jak nadać uprawnienia do KSeF?

Co to jest zawiadomienie ZAW-FA i czy można je złożyć elektronicznie?

ZAW-FA to zawiadomienie składane do urzędu skarbowego przez podmiot, który chce nadać osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – np. do logowania się, wystawiania lub odbierania faktur ustrukturyzowanych. Dotyczy to głównie osób prawnych i jednostek organizacyjnych, które po raz pierwszy chcą uzyskać dostęp do KSeF.

Zawiadomienie należy złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w jednej z dwóch form:

• papierowo, w siedzibie urzędu,
• elektronicznie, przez ePUAP (elektroniczną skrzynkę podawczą).

ZAW-FA nie jest deklaracją podatkową, więc nie można go złożyć przez system e-Deklaracje. Trzeba również pamiętać, że musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania danego podmiotu.

Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Kliknij baner, wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną!

Kto musi złożyć zawiadomienie ZAW-FA?

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie muszą składać zawiadomienia ZAW-FA. Mogą zalogować się do KSeF bezpośrednio, wykorzystując swoje dane. Spółki i inne osoby prawne muszą jednak złożyć ZAW-FA, aby przypisać dostęp do systemu KSeF konkretnej osobie fizycznej. Biura rachunkowe nie mają uprawnień, by składać takie zawiadomienia w imieniu klienta. Mogą natomiast je przesłać we własnym imieniu, jeśli np. prowadzą działalność w formie spółki i chcą korzystać z KSeF jako podatnik.

Jak w praktyce będzie wyglądał proces samofakturowania w KSeF? Czy podmiot wystawiający fakturę w imieniu sprzedawcy będzie musiał uzyskać od niego dostęp do KSeF?

Tak – w przypadku samofakturowania, czyli wystawiania faktury przez nabywcę w imieniu sprzedawcy, konieczne będzie nadanie odpowiednich uprawnień w KSeF. W praktyce oznacza to, że sprzedawca (czyli np. dostawca towaru lub usługi) musi uwierzytelnić swojego kontrahenta (przyznać mu dostęp do swojego konta w KSeF) w zakresie umożliwiającym wystawianie faktur w jego imieniu.

Taki proces można przeprowadzić:

• bezpośrednio w portalu KSeF udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, albo
• z wykorzystaniem odpowiedniej funkcji w programie Symfonia KSeF.

W praktyce samofakturowanie w KSeF może być jednym z bardziej wymagających organizacyjnie procesów — przede wszystkim dlatego, że wymaga ścisłej współpracy między stronami, poprawnego nadania uprawnień oraz odpowiedniego przygotowania systemów po obu stronach transakcji.

Transakcje zagraniczne a KSeF

Czy faktury sprzedażowe dla kontrahentów z UE i spoza UE (np. eksport usług, WDT) muszą być wysyłane do KSeF?

Tak – jeśli sprzedawcą jest polski podatnik VAT, posiadający polski NIP, to wystawiana przez niego faktura musi trafić do KSeF, niezależnie od tego, czy kontrahent ma siedzibę w Unii Europejskiej, czy poza nią. Obowiązek korzystania z systemu dotyczy bowiem polskiego wystawcy faktury, a nie nabywcy towaru lub usługi.

Warto jednak pamiętać, że zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do KSeF, ponieważ system obejmuje tylko podmioty zarejestrowane w Polsce. W efekcie po przesłaniu faktury do KSeF, polski sprzedawca powinien dodatkowo dostarczyć ją nabywcy innym, uzgodnionym kanałem – np.:

• e-mailem (w formacie PDF),
• w wersji papierowej,
• w formie wizualizacji faktury z kodem QR lub linkiem do pobrania faktury z KSeF.

Więcej na ten temat piszemy we wpisie: KSeF a faktury zagraniczne

Co z fakturami, w przypadku których polski podatnik występuje z zagranicznym numerem VAT (np. brytyjskim)?

Jeżeli występuje w roli nabywcy i kupuje od innego podatnika zarejestrowanego w Polsce, to taka faktura trafi do KSeF. Jeżeli działa jako wystawca i posługuje się NIP brytyjskim to prawdopodobnie transakcja nie jest realizowana na terenie kraju, a wówczas nie podlega fakturowaniu w KSeF.

Czy zagraniczne faktury zakupowe trzeba będzie przesyłać do KSeF?
Nie – obowiązek fakturowania w ramach KSeF dotyczy tylko faktur wystawianych dla kontrahentów (B2B) zagranicznych a nie faktur potwierdzających zakupy od kontrahentów zagranicznych.

KSeF a paragony, faktury pro forma, przedpłaty i inne dokumenty

Jak KSeF wpłynie na paragony z NIP? Jak będzie wyglądało wystawianie faktur do takich paragonów? Jaki będzie moment odliczenia VAT, jeśli paragon z NIP otrzymamy jednego dnia, a faktura w KSeF pojawi się dzień później?

W świetle przepisów prawa podatkowego paragony z NIP pełnią rolę faktury uproszczonej, ale co do zasady nie są fakturami. W efekcie nie ma potrzeby, ani nawet możliwości technicznej, aby je przesyłać do KSeF. Paragony z NIP w roli faktury znikną z polskiego życia gospodarczego z początkiem 2027 roku.

Jakie będzie miejsce faktur pro forma w nowym systemie? Czy będą one wystawiane przez KSeF? Jak realizować przedpłaty na ich podstawie, skoro nie będą miały numeru KSeF wymaganego w tytule przelewu?

KSeF nie ma wpływu na faktury pro forma, ponieważ nie spełniają one kryteriów pozwalających na ich uznanie za faktury VAT. Nie dokumentują one żadnej transakcji – są raczej formą wezwania do dokonania płatności, która zostanie rozliczona za pomocą faktury zaliczkowej, podlegającej obowiązkowi wysłania do KSeF. W związku z tym nadal będzie można wysyłać płatność za faktury pro forma bez numeru KSeF – dokładnie na takich samych zasadach, jak dotychczas.

Czy noty księgowe (np. odsetkowe) również będą wysyłane przez KSeF?

Noty odsetkowe nie są uznawane za faktury VAT, a co za tym idzie nie podlegają obowiązkowi przesłania do KSeF. Warto również pamiętać, że po wdrożeniu obowiązkowego KSeF nabywca nie będzie miał już możliwości samodzielnego korygowania wybranych błędów na fakturze poprzez wystawienie noty księgowej korygującej. Korekty wszelkich danych, także formalnych (np. literówki czy błędy adresowe), będą musiały być dokonane przez sprzedawcę za pomocą faktury korygującej wystawianej w KSeF.

Co z załącznikami do faktur, które często są podstawą do jej wystawienia? Czy będzie można je dodać w KSeF?

To zależy – nowa wersja faktury ustrukturyzowanej FA(3) przewiduje możliwość stosowania załączników w KSeF, np. w przypadku podmiotów, które mają dodatkowe obowiązki “branżowe” związane z wystawianiem faktur. W strukturze pliku pojawi się zatem dodatkowa sekcja informacyjna nazwana właśnie załącznikiem. To rozwiązanie kierowane jest do dostawców energii, gazu, wody, usług telekomunikacyjnych. Załącznik można wysyłać z fakturą po uzyskaniu zgody KAS.

Dołączanie do faktur KSeF dodatkowych dokumentów, np. w formie plików PDF nie zostało przewidziane. W efekcie, by taki załącznik wysłać „równolegle” z fakturą, podatnicy muszą skorzystać z rozwiązań komercyjnych. Taką funkcję oferuje m.in. pakiet Symfonia Handel + Symfonia KSeF, gdzie do faktury możemy dołączyć załącznik (np. potwierdzenie wykonania usługi). Faktura zostanie wówczas wysłana do KSeF, a załączniki wraz z obrazem faktury PDF i plikiem XML trafią do kontrahenta.

Pobieranie i obieg faktur pobranych z KSeF

Jak technicznie będzie wyglądał proces pobierania faktur z KSeF do programu księgowego? Czy będzie to funkcja wbudowana? Czy system oznaczy faktury już pobrane i czy będzie możliwość automatycznego dołączania wizualizacji faktury do zapisu księgowego?

W przypadku programu Symfonia Finanse i Księgowość, obsługa faktur ustrukturyzowanych jest możliwa za pomocą aplikacji Symfonia KSeF, która jest funkcją wbudowaną – nie wymaga zatem dodatkowej integracji. Po pobraniu dokumentu z KSeF, system automatycznie oznacza go jako „Pobrano do FK”, co pozwala w łatwy sposób śledzić, które faktury zostały już zaimportowane do programu księgowego. Dodatkowo istnieje możliwość prezentacji wizualizacji oraz jej podglądu spod zapisu dokumentu w FK.

Czy w przypadku faktury ustrukturyzowanej nadal będzie można wskazać innego odbiorcę (z innym adresem dostawy) niż nabywca? Jak będą wyglądały daty wystawienia i sprzedaży?

Tak – struktura faktury ustrukturyzowanej przewiduje możliwość wskazania innego odbiorcy lub adresu dostawy niż nabywca. Oznacza to, że wystawca faktury może zaznaczyć, komu rzeczywiście dostarczono towar lub usługę, nawet jeśli jest to inny podmiot niż ten, który formalnie figuruje jako nabywca.

Jeśli chodzi o daty – na fakturze ustrukturyzowanej pojawią się dwie:

• Data sprzedaży (czyli wykonania usługi lub dostawy towaru) – ustalana na dotychczasowych zasadach,
• Data wystawienia – rozumiana jako wskazana przez wystawcę. Od 1 lutego 2026 r. będzie to jednak data wysłania faktury do KSeF.

Dla celów podatkowych i rozliczeniowych w standardowych przypadkach, kluczowe znaczenie w ma data sprzedaży, czyli dostawy towaru lub wykonania usługi.

Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Kliknij baner, wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną!

Czy wizualizacja faktury pobranej z KSeF będzie uznawana za pełnoprawny dokument księgowy?

Tak – wizualizacja faktury z KSeF może być traktowana jako pełnoprawny dowód księgowy, o ile nabywca ma pewność, że odpowiada ona fakturze faktycznie zarejestrowanej w systemie. Przepisy nie wymagają, aby odliczenie VAT czy ujęcie kosztu w księgach odbywało się wyłącznie na podstawie oryginalnego pliku z KSeF (XML). Aby zweryfikować autentyczność wizualizacji faktury, warto korzystać z kodu QR, który jest umieszczany na jej wizualizacji. Po jego zeskanowaniu użytkownik zostaje przekierowany bezpośrednio do KSeF, gdzie może zobaczyć oryginalną fakturę ustrukturyzowaną i jej status (czy została skutecznie przyjęta do systemu).

W praktyce każda firma może podejść do tego procesu nieco inaczej – niektóre będą przyjmować wyłącznie faktury pobrane bezpośrednio z KSeF, inne dopuszczą także wizualizacje, pod warunkiem ich weryfikacji.

Czy faktury zakupowe trzeba będzie nadal fizycznie opisywać i dekretować w ramach obiegu dokumentów?

Tak – zmiana formy faktury z papierowej na elektroniczną (ustrukturyzowaną) nie zwalnia z obowiązku opisywania i dekretowania dokumentów. W efekcie przed zaksięgowaniem faktura powinna zostać zaakceptowana merytorycznie przez decydenta, który potwierdzi, że wydatek:

• dotyczy działalności firmy,
• jest zasadny i zgodny z zamówieniem,
• może być uznany za koszt uzyskania przychodu.

Choć sama faktura przychodzi w formie elektronicznej i trafia bezpośrednio do systemu księgowego, organizacja nadal musi mieć jasno określone wewnętrzne zasady akceptacji i opisu dokumentów. To element kontroli wewnętrznej, który nie znika wraz z wdrożeniem KSeF.

Błędy, korekty i procedury awaryjne w KSeF

Co zrobić, gdy faktura zostanie wysłana do KSeF z błędnym NIP-em kontrahenta?

Przede wszystkim warto pamiętać, że KSeF identyfikuje nabywcę na podstawie numeru NIP – nie po nazwie firmy czy adresie. Jeśli NIP jest błędny, faktura praktycznie trafia do innego podmiotu. Aby skorygować taki dokument, należy:

• poinformować kontrahenta o zaistniałej pomyłce,
• wystawić korektę do „0” dla błędnej faktury i przesłać ją do KSeF,
• wystawić nową, poprawną fakturę – już z właściwym numerem NIP i przesłać ją do KSeF.

Przeczytaj również: Najczęstsze problemy i błędy przy wdrażaniu KSeF

Jak skorygować błędnie wystawioną fakturę, która została wysyłana do KSeF?

Podobnie jak obecnie, z tą jednak różnicą, że nie jest już wymagane potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę, nawet jeśli faktura korygująca zmniejsza podatek należny (czyli jest to tzw. korekta „in minus”).

Aby skorygować fakturę wystawioną przez KSeF, należy:

• wystawić fakturę korygującą,
• wskazać w niej numer KSeF dokumentu korygowanego,
• przesłać korektę do systemu – dokładnie tak samo jak każdą inną fakturę ustrukturyzowaną.

Co ma zrobić odbiorca, który otrzyma w KSeF fakturę, która go nie dotyczy i jak skutecznie poinformować o tym wystawcę?

Przede wszystkim takiej faktury nie należy ujmować w ewidencji. Po drugie, jeżeli odbiorca ma taką możliwość, należy odszukać adres wystawcy w oficjalnych danych rejestrowych, najlepiej adres e-doręczeń i wysłać informację o pomyłce. Firmy korzystające z Symfonii KSeF będą mogły „oznaczyć” taką fakturę za pomocą tagu „faktura odrzucona”, „nie księgować” lub nie uwzględniać jej w liście faktur do pobrania.

Jakie są procedury na wypadek awarii lub niedostępności KSeF? Co z masową wysyłką faktur, np. na koniec miesiąca?

Ministerstwo Finansów zapewnia, że system KSeF jest przygotowywany na to, by obsługiwać setki milionów faktur miesięcznie. Mimo to, warto być gotowym na ewentualne problemy techniczne, zwłaszcza w okresach wzmożonego ruchu, np. pod koniec miesiąca.

Na wypadek niedostępności systemu przewidziano specjalny tryb tzw. Offline24. Umożliwia on wystawienie faktury nawet wtedy, gdy KSeF jest chwilowo niedostępny – pod warunkiem spełnienia określonych wymagań (np. podpisania dokumentu odpowiednim certyfikatem oraz umieszczenia na nim kodu QR). Taka faktura musi zostać przekazana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Aby uniknąć problemów przy masowej wysyłce, szczególnie na koniec okresów rozliczeniowych, warto korzystać z systemów księgowych lub handlowych, które wspierają:

• kolejkowanie wysyłek do KSeF,
• ponawianie wysyłki automatycznie „do skutku”,
• monitorowanie statusu przesłanych dokumentów.

Takie funkcje oferuje m.in. Symfonia KSeF, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo i płynność całego procesu.

Wdrożenie, testowanie i koszty

Czy można już korzystać z testowej/demonstracyjnej wersji systemu KSeF? Jeśli tak, to jak i gdzie zgłosić chęć testowania systemu?

Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) udostępniła dwa bezpłatne środowiska do testowania KSeF – każde z nich ma nieco inny cel.

Wersja testowa KSeF, dostępna pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/bezplatne-narzedzia-wersja-testowa/ to proste narzędzie, które pozwala na zapoznanie się z wyglądem i podstawowymi funkcjami KSeF. Można się do niego zalogować na fikcyjny nr. NIP i testować różne scenariusze z użyciem przykładowych danych.
Nie trzeba się nigdzie zgłaszać ani składać żadnych dokumentów.

Wersja demonstracyjna KSeF, dostępna pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/bezplatne-narzedzia-wersja-przedprodukcyjna-demo/ to bardziej zaawansowane środowisko testowe, służące do sprawdzania integracji z systemami firmowymi, np. programami księgowymi czy handlowymi. Można tu testować przesyłanie faktur z aplikacji podatnika i sprawdzać, jak działa komunikacja z KSeF. W tym przypadku trzeba się zalogować za pomocą rzeczywistego NIP, ale w testach należy używać fikcyjnych danych (np. kontrahentów czy kwot). Aby skorzystać z tej wersji jako podmiot prawny, konieczne jest wcześniejsze złożenie zawiadomienia ZAW-FA i wyznaczenie osoby, która otrzyma pełne uprawnienia administracyjne – dokładnie takie same, jakie obowiązują w wersji produkcyjnej. Dlatego warto dobrze przemyśleć, komu te uprawnienia zostaną nadane.

Jakie będą koszty związane z wdrożeniem KSeF? Czy moduły KSeF w programach księgowych (np. Symfonii) będą dodatkowo płatne i jakie są szacowane koszty wsparcia informatycznego?

By korzystać z KSeF, podatnik nie musi ponosić dodatkowych kosztów. Wystarczy, że po przygotowaniu faktury w formacie XML, prześle ją do KSeF (przez dodanie ręczne portal Ministerstwa Finansów), a następnie uzupełni numer i datę KSeF dokumentu w programie sprzedaży. Przy większej liczbie dokumentów takie rozwiązanie będzie jednak niewygodne. Firmy, które chcą zautomatyzować obsługę KSeF, mogą natomiast skorzystać z rozwiązań komercyjnych, które oferują wiele dodatkowych funkcji, takich jak:

• automatyczne przesyłanie i pobieranie faktur z KSeF,
• dodawanie załączników,
• oznaczanie dokumentów (np. tagi, typy faktur, statusy),
• integracja z obiegiem dokumentów.

Koszty takich rozwiązań zależą od skali działalności i wybranego pakietu, ale zazwyczaj mieszczą się w przedziale od kilku do kilkudziesięciu groszy za jeden dokument.

Dodatkowo mogą pojawić się koszty związane z konfiguracją systemu i wsparciem informatycznym, zwłaszcza w większych firmach lub organizacjach złożonych (np. z wieloma oddziałami). Warto jednak potraktować to jako inwestycję w efektywność i bezpieczeństwo.

Rola i odpowiedzialność biura rachunkowego

Czy biura rachunkowe powinny pobierać faktury z KSeF za klientów? Jak wygląda odpowiedzialność za poprawność takich dokumentów?

Tak – pobieranie faktur z KSeF bezpośrednio przez biuro rachunkowe to rozwiązanie wygodne i praktyczne. Dzięki temu zniknie problem „przypominana się” klientom tuż przed zamknięciem miesiąca. Trzeba jednak pamiętać o jednym bardzo ważnym warunku: biuro rachunkowe nie odpowiada za merytoryczną poprawność faktur, a zatem nie weryfikuje, czy dana faktura:

• dokumentuje faktyczną transakcję,
• jest zgodna z umową lub zamówieniem,
• dotyczy działalności klienta i może zostać zaksięgowana jako koszt.

Właśnie dlatego przed wdrożeniem KSeF warto dobrze ułożyć zasady współpracy z klientem – najlepiej zapisując je w umowie. Klient powinien merytorycznie zatwierdzać dokumenty, zanim zostaną one ujęte w ewidencji. Tylko wtedy biuro może bezpiecznie działać w ramach swoich kompetencji i odpowiedzialności.

Integracja z systemami zewnętrznymi

Jak wygląda integracja Symfonii z zewnętrznym systemem sprzedaży? Skąd najlepiej wysyłać faktury do KSeF – z systemu sprzedażowego czy z Symfonii Finanse i Księgowość?

To zależy od tego, jak firma ma zorganizowany obieg dokumentów.

Jeśli do fakturowania sprzedaży wykorzystywany jest zewnętrzny system, a księgowość prowadzona jest w Symfonii Finanse i Księgowość, możliwe są dwa rozwiązania:

• wysyłka faktur do KSeF bezpośrednio z systemu sprzedażowego, a następnie importowanie ich (już z numerem i datą KSeF) do Symfonii Finanse i Księgowość,
• import faktur sprzedażowych do Symfonii KSeF, skąd następnie są wysyłane do KSeF.

Oba podejścia są technicznie możliwe – wybór zależy od tego, gdzie i kiedy firma potrzebuje pełnych danych księgowych, np. informacji o rodzaju sprzedanego towaru.

Czy moduł KSeF w Symfonii pozwala na selektywną obsługę, np. tylko na odbieranie faktur zakupowych, podczas gdy faktury sprzedażowe są wysyłane z innego, zewnętrznego programu? Jaki wariant limitu dokumentów w ofercie Symfonii wybrać w takim scenariuszu?

Tak – istnieje możliwość, aby pobierać wybrane typy dokumentów (np. faktury sprzedażowe, zakupowe) za pomocą Symfonia KSeF.

Czy w programie Symfonia Handel pozostanie możliwość generowania wizualizacji faktur w formacie PDF?

Tak, tak funkcja nadal będzie dostępna. Dodatkowo za pomocą Symfonii Handel możemy od razu wysłać fakturę do kontrahenta (na mail) w formie powiadomienia i dodać załącznik do transakcji (np. specyfikacja towaru, potwierdzenie usługi)

Czy Symfonia eBiuro będzie umożliwiać bezpośrednią wysyłkę i odbiór faktur z KSeF?

Tak, Symfonia eBiuro jest zintegrowana z KSeF.

Czy w Symfonii będzie można zautomatyzować proces wysyłki, tak aby faktury krajowe trafiały do KSeF, a zagraniczne były obsługiwane w innym trybie (np. wysyłane zbiorczo)?

Tak – Symfonia Handel pozwala elastycznie zarządzać wysyłką dokumentów do KSeF. W ustawieniach programu można określić, które typy faktur mają być automatycznie wysyłane do systemu, które ręcznie, a które w ogóle nie powinny trafiać do KSeF.