Co zrobić, gdy klient nie chce przyjąć faktury elektronicznej?

Brak reakcji na wysłaną fakturę elektroniczną i znaczne opóźnienia w płatnościach to częsty problem, z którym boryka się wielu przedsiębiorców. Może on prowadzić do trudności finansowych po stronie sprzedającego lub wykonawcy, a także do braku płynności finansowej. Co zrobić, jeśli klient nie przyjmuje faktury elektronicznej i nie wywiązuje się z obowiązku zapłaty?

Faktura elektroniczna – podstawowe wyróżniki

Faktura elektroniczna to jedna z postaci dokumentowania sprzedaży lub zakupu. Mimo wersji cyfrowej w dowolnym formacie – np. PDF – posiada ona wszystkie cechy klasycznej faktury w formie papierowej. Jednym z rodzajów faktury elektronicznej jest faktura ustrukturyzowana, wystawiana za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Występuje ona m.in. w postaci ustrukturyzowanego komunikatu, np. XML. Jej jeden egzemplarz podlega multiplikacji, aby mógł zostać przekazany do kontrahentów. Od lipca 2024 wystawianie i odbieranie e-faktur w formie ustrukturyzowanej będzie obowiązkiem większości przedsiębiorców.

Klient odmawia przyjęcia faktury elektronicznej – co robić?

Zdarza się, że kontrahent nie chce przyjąć elektronicznej faktury od sprzedawcy/wykonawcy. Obecnie wiele firm – zarówno większych, jak i mniejszych – boryka się z opóźnieniami w płatnościach. Jeżeli po wysłaniu faktury należność za wykonaną usługę lub towar wciąż nie pojawia się na koncie, pierwszym krokiem powinna być rozmowa z klientem. Być może ma on chwilowe problemy finansowe i będzie w stanie wykonać przelew w nieco późniejszym terminie. Niestety, zdarza się, że rozmowa nie skutkuje – wówczas konieczne jest wysłanie przypomnienia o płatności.

Przeczytaj także: Co to jest faktura końcowa i kiedy należy ją wystawić? – Symfonia

Programy do księgowości online – m.in. Symfonia – generują je w razie potrzeby automatycznie. W razie dalszego braku działania kolejny krok stanowi wezwanie do zapłaty. Taki dokument nie różni się w dużym stopniu od przypomnienia o konieczności pokrycia należności – wysyła się go jednak zazwyczaj za pośrednictwem tradycyjnej poczty. List polecony za potwierdzeniem odbioru może być bowiem dowodem w sprawie. Istnieje możliwość wysłania kilku wezwań do zapłaty – ostatnie z nich jest wezwaniem przedsądowym.

Windykacja należności

Ostatecznym krokiem w sytuacji, gdy klient nie przyjmuje faktury i nie chce pokryć należności, jest windykacja. Nazywamy w ten sposób procedurę odzyskiwania należności, podczas której na czas postępowania przedsiębiorca przekazuje prawa do wierzytelności konkretnej firmie windykacyjnej. Co do zasady windykacja skupia się głównie na mediacji i rozmowie. Jeżeli nawet ta metoda nie skutkuje dokonaniem płatności przez kontrahenta, kierowany jest pozew do sądu. Jeżeli miała miejsce mediacja, do pozwu dołącza się informację na jej temat, z kolei jeśli przedsiębiorca nie próbował w ten sposób wyegzekwować należności, pozew powinien obejmować przyczyny braku mediacji czy wezwań do zapłaty. W niektórych sytuacjach niezbędne jest wszczęcie egzekucji komorniczej.