Czy KSeF wyeliminuje duplikaty faktur? Jaki będzie to miało wpływ na działalność firm?

Od lipca 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe dla większości przedsiębiorców – pozostali dołączą do nich natomiast zaledwie pół roku później. W związku z wdrożeniem systemu często mówi się o likwidacji duplikatów faktur. Czy rzeczywiście KSeF wiąże się z ich eliminacją, a jeśli tak – jak wpłynie to na działalność polskich przedsiębiorstw?

Duplikat faktury – co to takiego?

Duplikat faktury to jej dodatkowy egzemplarz, wystawiany głównie na prośbę kupującego. Znajdują się w nim te same elementy co w pierwotnym dokumencie posiadanym przez przedsiębiorcę, czyli:

• data wystawienia dokumentu;
• adresy oraz imiona i nazwiska/nazwy sprzedawcy i nabywcy;
• numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary/usługi;
• numer, na podstawie którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• data dostawy towarów/wykonania usługi;
• nazwa towaru lub usługi;
• miara oraz ilość towaru bądź zakres usługi;
• cena jednostkowa netto;
• wartość sprzedaży netto;
• wartość obniżek lub upustów – o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• stawka podatku;
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą jego poszczególnymi stawkami oraz sprzedaż zwolnioną z podatku;
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty związane
  z konkretnymi stawkami podatku;
• kwota należności ogółem.

Oznacza to, że w celu wystawienia duplikatu trzeba posiadać oryginalną fakturę – można sporządzić go tylko i wyłącznie na jej podstawie. Jedyna różnica widoczna jest w dacie jego wystawienia oraz w oznaczeniu „duplikat” widocznym na dokumencie.

Przeczytaj także: Co to jest faktura końcowa i kiedy należy ją wystawić? – Symfonia

Duplikat faktury – kiedy należy go wystawić?

Duplikat faktury wystawiany jest w sytuacjach, gdy faktura VAT ulegnie zniszczeniu bądź zagubieniu  wówczas nabywca może wnioskować o jego wydanie. Za taki wniosek uznaje się każdą prośbę o duplikat – nie musi on występować w pisemnej postaci. Wystawca jest zobowiązany do sporządzenia duplikatu zawsze, kiedy zostanie o to poproszony. Duplikat może być wystawiony nie tylko do faktury VAT, ale i do faktury zwolnionej z podatku VAT czy do rachunku dokumentującego sprzedaż.

KSeF – duplikaty faktur staną się przeszłością?

Po wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie już możliwości wystawiania duplikatów faktur. Ważniejszy jest jednak fakt, że system zwyczajnie zlikwiduje taką potrzebę. Chcąc otrzymać „duplikat faktury”, kupujący będzie mógł w zaledwie kilka sekund pobrać fakturę z bazy KSeF – i to nawet po 10 latach od dnia pojawienia się dokumentu w systemie. KSeF stanowi bowiem pewnego rodzaju bazę danych – nie ma więc możliwości, aby dodawane do niego faktury uległy zagubieniu. Po zaakceptowaniu faktury przez przedsiębiorcę uzyskuje ona numer ewidencyjny i trafia prosto do systemu. W związku z tym nie będzie już potrzeby wystawiania duplikatów faktur – a to może wiązać się z przyspieszeniem pracy i znaczną oszczędnością czasu.