KSeF w transakcjach międzynarodowych – jakie są wyzwania?

Międzynarodowe transakcje to codzienność wielu polskich firm. Krajowy System e-Faktur, który już od lipca stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców, odnosi się jednak wyłącznie do dostaw realizowanych na terenie Polski. Jakie wyzwania stoją więc przed firmami współpracującymi z zagranicznymi klientami?

 

KSeF a transakcje zagraniczne

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur stanie się docelowo obowiązkiem wszystkich czynnych podatników VAT posiadającym polski NIP, a także przedsiębiorcy zwolnieni z VAT podmiotowo i przedmiotowo. Zagraniczne przedsiębiorstwa, niebędące podatnikami VAT, nie będą wystawiać nowych ustrukturyzowanych faktur. KSeF będzie bowiem dotyczył wyłącznie faktur stanowiących potwierdzenie dostaw w Polsce.

Polskie spółki zagranicznych firm, zarejestrowane na polski VAT i posiadające polski numer NIP, również będą zobowiązane do korzystania z systemu. Faktury wystawiane w obrocie transgranicznym będą wystawiane za pomocą KSeF i wysyłane bezpośrednio do klientów – np. w postaci pliku PDF. Jednym słowem – system będzie generował faktury nie tylko dla polskich klientów, ale i dla nabywców zza granicy.

 

Faktury ustrukturyzowane przy sprzedaży do podmiotów z UE i poza UE

Polskie przedsiębiorstwa, które realizują sprzedaż głównie do firm z Unii Europejskiej oraz tych spoza UE, po wdrożeniu obowiązkowego KSeF będą zobowiązane do przesyłania faktur do systemu. Nie ma znaczenia, czy dokumenty będą później przesyłane za pomocą maila czy innego programu – Krajowy System e-Faktur będzie stanowił istotny punkt każdej transakcji.

 

Konieczność ustalenia reguł wymiany faktur

Zanim Krajowy System e-Faktur zostanie wdrożony w większości polskich firm, przedsiębiorcy współpracujący z klientami zagranicznymi powinni ustalić konkretne zasady wymiany nowych faktur. Może to być m.in. wysyłka zaakceptowanych faktur ustrukturyzowanych w formie PDF-ów, np. za pośrednictwem wiadomości e-mail.

Przeczytaj także: Terminy dostarczania faktur KSeF – Symfonia

Korzystanie z KSeF przez klientów zagranicznych

Co do zasady Krajowy System e-Faktur przeznaczony jest wyłącznie dla przedsiębiorców posiadających polski NIP. W sytuacji, w której klient międzynarodowy postanowi pobierać faktury ustrukturyzowane z systemu, będzie możliwa rejestracja dla potrzeb VAT-u. Wówczas zagraniczny nabywca będzie miał pełen wgląd w konkretne faktury dokumentujące transakcje z polskim sprzedawcą/wykonawcą usługi. Co więcej, nie będzie on musiał logować się na konto podatnika. Do pobrania konkretnej faktury niezbędne stanie się jednak uzyskanie od wystawcy wszystkich jej danych.

 

Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO) a KSeF

W Krajowym Systemie e-Faktur będą musiały być wystawiane również faktury dokumentujące wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość. Mowa o sprzedaży realizowanej do rocznego limitu 42 000 zł na rzecz podmiotów niebędących podatnikami i posiadających siedzibę, miejsce zamieszkania bądź miejsce pobytu w państwie członkowskim innym niż terytorium kraju.

Takie faktury muszą być bowiem wystawiane zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce – a od lipca to właśnie korzystanie z KSeF stanie się jednym z obowiązków polskich przedsiębiorców. W przypadku przekroczeniu limitu nie mówimy już o sprzedaży krajowej – wówczas rejestracja dla potrzeb podatku VAT będzie miała miejsce w kraju nabywcy. Oznacza to, że w takiej sytuacji faktury wystawiane będą zgodnie z zasadami danego państwa.