Potrzebujesz pomocy w obsłudze KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e‑Faktur, to ogólnopolska platforma informatyczna przygotowana przez Ministerstwo Finansów. System umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML (obecnie FA(2), a od lutego 2026 r. FA(3)). Jego głównym celem jest zbudowanie jednolitego rejestru faktur, centralizacja i automatyzacja procesu fakturowania, standaryzacja dokumentów oraz zwiększenie kontroli nad autentycznością i obiegiem faktur w gospodarce.

Z Krajowego Systemu e‑Faktur polscy przedsiębiorcy będą musieli korzystać już od 2026 roku. Obowiązek e‑fakturowania za pośrednictwem KSeF będzie jednak wprowadzany etapowo. Jako pierwsze zostaną nim objęte firmy, które w 2024 roku osiągnęły obroty powyżej 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorców obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 roku. Natomiast najmniejsi podatnicy – czyli firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł – będą musieli korzystać z KSeF od 1 stycznia 2027 roku. Ważne: Już od lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą musieli odbierać faktury z KSeF. Wystawca nie musi już przekazywać faktury inną metodą komunikacji.

Tak – zgodnie z ustawą o VAT z obowiązku korzystania z KSeF wyłączone są m.in.:

• faktury wystawiane przez podatników, którzy nie mają siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, a także tych, którzy posiadają stałe miejsce działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji;
• faktury wystawiane w ramach niektórych szczególnych procedur VAT (np. OSS, IOSS);
• faktury konsumenckie (B2C) oraz faktury VAT RR;
• bilety uznawane za faktury (np. paragony na autostradach płatnych);
• w okresie przejściowym (do końca 2026 r.) – faktury z kas rejestrujących i niektóre przypadki mikroprzedsiębiorców.

Ministerstwo Finansów może także określić w rozporządzeniu dodatkowe przypadki wyłączeń.

Korzystanie z KSeF przynosi wiele korzyści. Po pierwsze, zwalnia z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur, bo te będą dostępne w systemie przez 10 lat. Po drugie, eliminuje obowiązek przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu. Dodatkowo, korzystanie z KSeF może skrócić czas oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni. System zapewnia też bezpieczeństwo interpretacyjne dzięki jednolitemu formatowi faktury dzięki czemu systemy informatyczne wystawcy i odbiorcy będą się sprawnie komunikować. Zmniejszy się ilość ręcznej pracy co usprawni procesy fakturowania i księgowania dokumentów.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) oznacza istotną zmianę w sposobie wystawiania i przechowywania faktur. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF – od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych – wszystkie faktury będą musiały być wystawiane i przesyłane wyłącznie za pośrednictwem tego systemu. Faktury papierowe nie znikną jednak całkowicie z obiegu. Obowiązek KSeF nie obejmuje bowiem faktur konsumenckich (B2C), faktur VAT RR, biletów uznawanych za faktury (jak paragony na autostradach płatnych) oraz faktur wystawianych w ramach procedur OSS i IOSS. Te wszystkie typu dokumentów w dalszym ciągu będą mogły być wystawiane w papierowej formie. Ministerstwo Finansów przewiduje też w okresie przejściowym możliwość wystawiania faktur papierowych w szczególnych przypadkach, np. gdy wartość pojedynczej transakcji jest niska, a łączna sprzedaż miesięczna nie przekracza określonego limitu.

Obecnie wiele firm korzysta z systemów OCR do odczytywania danych z faktur papierowych lub skanów, jednak są one podatne na błędy. KSeF wprowadza jeden, ustandaryzowany format faktury (Fa(3)). Oznacza to, że każdy dokument przyjęty przez KSeF będzie miała dane ujęte w tym samym formacie, co technicznie umożliwia systemom informatycznym ich odczytanie bez błędów. W efekcie KSeF może znacznie usprawnić proces rozliczania i księgowania faktur.

Proces przygotowania i wystawienia faktury sprzedażowej w KSeF obejmuje kilka kroków:

• przygotowanie danych do faktury w programie księgowym lub aplikacji KSeF,
• wygenerowanie faktury ustrukturyzowanej w formacie XML zgodnym z FA(3),
• wysłanie faktury do KSeF, gdzie przechodzi ona walidację formalną.

Po pozytywnej weryfikacji faktura otrzymuje unikalny numer referencyjny i jest dostępna dla odbiorcy. Warto pamiętać, że do Krajowego Systemu e-Faktur dokumenty mogą wysyłać tylko CI użytkownicy, którzy wcześniej przeszli przez proces weryfikacji i autoryzacji.

Jeżeli jesteś właścicielem jednoosobowej działalności gospodarczej, aby zacząć korzystać KSeF, musisz jedynie uwierzytelnić (zalogować) się w systemie. Możesz to zrobić za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub specjalnego tokena wygenerowanego przez sam KSeF. Dostęp do systemu uzyskuje się przez stronę internetową KSeF lub poprzez zintegrowane z platformą Ministerstwa Finansów oprogramowanie księgowe. Jeżeli chcesz uzyskać dostęp do KSeF z upoważnienia podmiotu prawnego np. sp. z o.o., to musisz być uprzednio dodany jako osoba uprawniona przez administratora tego podmiotu. Sam proces uwierzytelnienia jest taki sam jak dla właściciela JDG.

Tak, samofakturowanie w KSeF jest możliwe. Podatnik (sprzedawca) posiada w systemie domyślne uprawnienia właścicielskie, które umożliwiają m.in. nadawanie uprawnień innym podmiotom. Dzięki temu może wskazać nabywcę jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania w jego imieniu (zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT).

Biuro rachunkowe ma ważne zadania związane z KSeF. Musi ono m.in. zapewnić zgodność swojego oprogramowania z Krajowym Systemem e‑Faktur, aby sprawnie odbierać Twoje faktury oraz przeszkolić pracowników z nowych obowiązków. Jako przedsiębiorca masz możliwość upoważnienia swojego biura rachunkowego (lub konkretnych jego pracowników) do wystawiania i dostępu do Twoich faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Możesz wybrać, czy nadasz uprawnienia konkretnym osobom, czy też upoważnisz całe biuro jako podmiot.

Tak, korzystanie z KSeF jest bezpłatne. Po stronie przedsiębiorcy mogą się jednak pojawić dodatkowe koszty związane m.in. z koniecznością przeszkolenia pracowników, dostosowania systemów księgowych lub zakupu dodatkowego oprogramowania rozszerzającego zakres funkcji udostępnianych przez KSeF. Te dodatkowe funkcje to np. bardziej precyzyjny system uprawnień, procedury obiegu i akceptacji faktur kosztowych, procedowanie załączników do faktur niezależnie od KSeF.