Zielona Linia Symfonii pomoże Twojej firmie w dostosowaniu się do nowych wymagań i e‑fakturowania w ramach KSeF.
Krajowy System e‑Faktur (KSeF) to internetowa platforma Ministerstwa Finansów umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur.
Od 1 lutego 2026 r. korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla dużych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. – dla większości podatników VAT.
Prawie na pewno musisz przejść na KSeF, ale spokojnie – mamy technologię, która w tym pomoże.
Papierowe faktury, a nawet faktury w formacie PDF, będą powoli znikać z obiegu. Nie czekaj i zacznij zmiany w firmie już dziś!
Przewiń niżej i postaw pierwsze kroki na drodze do integracji z Krajowym Systemem e‑Faktur.
Czasami zmiany mogą budzić niepokój, ale bez obaw: razem damy radę. Pobierz darmową listę kontrolną Symfonii i sprawdź, jak przygotować swoją firmę do przejścia na e‑fakturowanie w KSeF.
Zacznij przygotowania do e‑fakturowania. Zielona Linia Symfonii to konsultanci, którzy mają gotowe rozwiązania.
Symfonia KSeF ułatwia pobieranie i wysyłkę faktur. Już teraz możesz poznać funkcje programu za darmo i bez zobowiązań.
Już teraz możesz połączyć swoje moduły z Symfonią KSeF i wypróbować funkcjonalności w środowisku demo.
Zdobywając wiedzę oraz wybierając odpowiednie oprogramowanie, masz wszystko, by zacząć działać według nowych zasad.
To rozwiązanie dla Twojego biznesu, które umożliwia współpracę z platformą KSeF Ministerstwa Finansów.
Szybki start i łatwa obsługa
Wystawiasz i odbierasz faktury tak jak zwykle, a Symfonia KSeF działa w tle, bez instalacji i wspiera cały proces komunikacji z Ministerstwem Finansów.Bezpieczna i zawsze aktualna
Symfonia KSeF jest zawsze aktualna. Nie wyślesz do Ministerstwa Finansów błędnych, niekompletnych lub zdublowanych faktur.Automatyzacja pracy w razie awarii
Symfonia KSeF automatycznie obsłuży procedury w przypadku awarii serwerów Ministerstwa Finansów.Wybierasz moduły, których potrzebujesz
To Ty wybierasz, które elementy wykorzystasz do zbudowania swojego procesu KSeF. My dostarczamy moduły oraz funkcje i gwarantujemy integrację między nimi ↓Działasz w handlu i chcesz sprawnie obsługiwać klientów?
Symfonia Handel
Chcesz sprawnie księgować automatycznie pobrane dokumenty?
Symfonia Finanse i Księgowość
Chcesz zyskać kontrolę i lepiej zarządzać dokumentacją?
Symfonia eDokumenty
Zarządzaj zdalnie obiegiem elektronicznych faktur.
Symfonia eBiuro
Korzystasz z innego systemu niż Symfonia, ale chcesz obsługiwać KSeF z naszym rozwiązaniem?
Nie ma problemu — dzięki integracji przez API połączysz Symfonię KSeF z dowolnym oprogramowaniem.
Z oprogramowaniem Symfonii e‑fakturowanie staje się proste i naprawdę wygodne! Wypróbuj Symfonię KSeF: uruchom naszą aplikację w wersji freemium i zacznij testowanie bez żadnych opłat i zobowiązań.
Wciąż się wahasz? Droga do cyfrowego obiegu faktur sprzedaży i zakupu jest prosta. Dowiedz się, ile czasu zajmie wdrożenie oprogramowania w Twojej firmie i uzyskaj odpowiedzi na inne pytania.
Zostaw swoje dane, skontaktujemy się z Tobą.
Systemy e‑fakturowania już od kilku lat pojawiają się w Europie. Poszczególne kraje nie czekają na wspólne regulacje i zaczynają tworzyć swoje rozwiązania. Po Hiszpanii, Włoszech, Rumunii czy Węgrzech również Polska uruchamia swój KSeF.
Obserwujemy te zmiany od kilku lat. Przez ten czas zgromadziliśmy wiedzę, porady i pożyteczne przykłady dotyczące elektronicznego obiegu faktur. Pogłębiaj wiedzę razem z nami, czytając naszego bloga.
Zobacz inne teksty na naszym blogu!
Choć do wejścia w życie obowiązku e‑fakturowania zostało jeszcze trochę czasu, to jednak warto mieć świadomość, że implementacja KSeF w firmie wymaga pewnych przygotowań. Jeśli zatem nie wiesz, jak korzystać z Krajowego Systemu e‑Faktur, przeczytaj ten poradnik. Znajdziesz w nim instrukcję, z której dowiesz się jak krok po kroku wdrożyć KSeF w swojej firmie.
KSeF to system informatyczny, który umożliwia wysyłanie, odbieranie oraz archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. będą musiały z niego korzystać firmy, których obroty w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł, a dwa miesiące później także mniejsze przedsiębiorstwa – również te zwolnione z VAT. Z jego wdrożeniem wiąże się jednak wiele pytań i wątpliwości.
12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało komunikat dotyczący wdrożenia Krajowego Systemu eFaktur (KSeF), który docelowo ma objąć wszystkie firmy w Polsce – w tym także te korzystające ze zwolnienia z VAT. Po kilkukrotnych zmianach terminu, wdrożenie obowiązku e‑fakturowania nastąpi 1 lutego 2026 r. – w przypadku dużych podatników, a dla pozostałych firm – 1 kwietnia 2026 r.
KSeF, czyli Krajowy System e‑Faktur, to ogólnopolska platforma informatyczna przygotowana przez Ministerstwo Finansów. System umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML (obecnie FA(2), a od lutego 2026 r. FA(3)). Jego głównym celem jest zbudowanie jednolitego rejestru faktur, centralizacja i automatyzacja procesu fakturowania, standaryzacja dokumentów oraz zwiększenie kontroli nad autentycznością i obiegiem faktur w gospodarce.
Z Krajowego Systemu e‑Faktur polscy przedsiębiorcy będą musieli korzystać już od 2026 roku. Obowiązek e‑fakturowania za pośrednictwem KSeF będzie jednak wprowadzany etapowo. Jako pierwsze zostaną nim objęte firmy, które w 2024 roku osiągnęły obroty powyżej 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorców obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 roku. Natomiast najmniejsi podatnicy – czyli firmy, które wystawiają faktury na kwotę do 450 zł, a ich miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł – będą musieli korzystać z KSeF od 1 stycznia 2027 roku. Ważne: Już od lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą musieli odbierać faktury z KSeF. Wystawca nie musi już przekazywać faktury inną metodą komunikacji.
Tak - zgodnie z ustawą o VAT z obowiązku korzystania z KSeF wyłączone są m.in.:
Ministerstwo Finansów może także określić w rozporządzeniu dodatkowe przypadki wyłączeń.
Korzystanie z KSeF przynosi wiele korzyści. Po pierwsze, zwalnia z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur, bo te będą dostępne w systemie przez 10 lat. Po drugie, eliminuje obowiązek przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu. Dodatkowo, korzystanie z KSeF może skrócić czas oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni. System zapewnia też bezpieczeństwo interpretacyjne dzięki jednolitemu formatowi faktury dzięki czemu systemy informatyczne wystawcy i odbiorcy będą się sprawnie komunikować. Zmniejszy się ilość ręcznej pracy co usprawni procesy fakturowania i księgowania dokumentów.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) oznacza istotną zmianę w sposobie wystawiania i przechowywania faktur. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF – od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych – wszystkie faktury będą musiały być wystawiane i przesyłane wyłącznie za pośrednictwem tego systemu. Faktury papierowe nie znikną jednak całkowicie z obiegu. Obowiązek KSeF nie obejmuje bowiem faktur konsumenckich (B2C), faktur VAT RR, biletów uznawanych za faktury (jak paragony na autostradach płatnych) oraz faktur wystawianych w ramach procedur OSS i IOSS. Te wszystkie typu dokumentów w dalszym ciągu będą mogły być wystawiane w papierowej formie. Ministerstwo Finansów przewiduje też w okresie przejściowym możliwość wystawiania faktur papierowych w szczególnych przypadkach, np. gdy wartość pojedynczej transakcji jest niska, a łączna sprzedaż miesięczna nie przekracza określonego limitu.
Obecnie wiele firm korzysta z systemów OCR do odczytywania danych z faktur papierowych lub skanów, jednak są one podatne na błędy. KSeF wprowadza jeden, ustandaryzowany format faktury (Fa(3)). Oznacza to, że każdy dokument przyjęty przez KSeF będzie miała dane ujęte w tym samym formacie, co technicznie umożliwia systemom informatycznym ich odczytanie bez błędów. W efekcie KSeF może znacznie usprawnić proces rozliczania i księgowania faktur.
Proces przygotowania i wystawienia faktury sprzedażowej w KSeF obejmuje kilka kroków:
Po pozytywnej weryfikacji faktura otrzymuje unikalny numer referencyjny i jest dostępna dla odbiorcy. Warto pamiętać, że do Krajowego Systemu e-Faktur dokumenty mogą wysyłać tylko CI użytkownicy, którzy wcześniej przeszli przez proces weryfikacji i autoryzacji.
Jeżeli jesteś właścicielem jednoosobowej działalności gospodarczej, aby zacząć korzystać KSeF, musisz jedynie uwierzytelnić (zalogować) się w systemie. Możesz to zrobić za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub specjalnego tokena wygenerowanego przez sam KSeF. Dostęp do systemu uzyskuje się przez stronę internetową KSeF lub poprzez zintegrowane z platformą Ministerstwa Finansów oprogramowanie księgowe. Jeżeli chcesz uzyskać dostęp do KSeF z upoważnienia podmiotu prawnego np. sp. z o.o., to musisz być uprzednio dodany jako osoba uprawniona przez administratora tego podmiotu. Sam proces uwierzytelnienia jest taki sam jak dla właściciela JDG.
Tak, samofakturowanie w KSeF jest możliwe. Podatnik (sprzedawca) posiada w systemie domyślne uprawnienia właścicielskie, które umożliwiają m.in. nadawanie uprawnień innym podmiotom. Dzięki temu może wskazać nabywcę jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania w jego imieniu (zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT).
Biuro rachunkowe ma ważne zadania związane z KSeF. Musi ono m.in. zapewnić zgodność swojego oprogramowania z Krajowym Systemem e‑Faktur, aby sprawnie odbierać Twoje faktury oraz przeszkolić pracowników z nowych obowiązków. Jako przedsiębiorca masz możliwość upoważnienia swojego biura rachunkowego (lub konkretnych jego pracowników) do wystawiania i dostępu do Twoich faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Możesz wybrać, czy nadasz uprawnienia konkretnym osobom, czy też upoważnisz całe biuro jako podmiot.
Tak, korzystanie z KSeF jest bezpłatne. Po stronie przedsiębiorcy mogą się jednak pojawić dodatkowe koszty związane m.in. z koniecznością przeszkolenia pracowników, dostosowania systemów księgowych lub zakupu dodatkowego oprogramowania rozszerzającego zakres funkcji udostępnianych przez KSeF. Te dodatkowe funkcje to np. bardziej precyzyjny system uprawnień, procedury obiegu i akceptacji faktur kosztowych, procedowanie załączników do faktur niezależnie od KSeF.
