Najczęstsze problemy i błędy przy wdrażaniu KSeF

Choć o wdrożeniu KSeF mówi się od dłuższego czasu, to jednak wielu przedsiębiorców nadal nie wie, jak dokładnie działa ten system oraz co zrobić, by przygotować swoją firmę na nowe obowiązki związane z e-fakturowaniem. Należysz do tego grona? Mamy dla Ciebie poradnik, gdzie poznasz najczęstsze problemy i błędy związane z wdrażaniem KSeF. Dowiesz się z niego m.in. co zrobić, gdy system będzie niedostępny, jak postępować z błędnie wystawioną fakturą oraz jak uprościć obieg dokumentów, gdy KSeF stanie się obowiązkowy.

Wdrożenie KSeF – co tak naprawdę oznacza dla Twojej firmy?

Wejście w życie przepisów dotyczących KSeF nakłada na polskie firmy nowe obowiązki. Od przyszłego roku zmieni się bowiem nie tylko struktura faktur wykorzystywanych do rozliczania transakcji w obrocie krajowym, ale także sposób ich wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizacji. Nic więc dziwnego, że wielu przedsiębiorców podchodzi do tematu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur z dużą rezerwą.

Aby pomóc przygotować się na nadchodzące zmiany, w tym poradniku zebraliśmy najczęstsze problemy, jakie pomogą pojawić się podczas wdrażania KSeF w firmie. Podpowiadamy też, w jaki sposób możesz ich uniknąć. Potraktuj ten materiał jako punkt wyjścia – sprawdź, na co zwrócić uwagę, co warto zaplanować wcześniej i jak przygotować swoją firmę do pracy z KSeF – bez stresu i niepotrzebnych przestojów.

Przeczytaj również: Wdrożenie KSeF w firmie – jak przejść na e-fakturowanie?

Błąd 1 – Wdrażanie KSeF na ostatnią chwilę

KSeF dość istotnie zmienia zasady dotyczące wysyłanie i odbieranie faktur. Do tej pory wystarczyło przygotować dokument w dowolnym programie księgowym i wysłać go mailem albo przekazać w formie papierowej. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF (z nielicznymi wyjątkami) moc prawną będą miały tylko faktury ustrukturyzowane, które mają nadany numer KSeF. A żeby taki numer pojawił się na dokumencie, faktura musi być wystawiona we właściwym formacie (XML) i przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur w określonym terminie.

Brzmi technicznie? I słusznie, bo wdrożenie KSeF wymaga dostosowania zarówno procedur, jak i oprogramowania. Musisz sprawdzić, czy Twój system księgowy może przegotowywać faktury w formacie XML oraz czy za jego pomocą możesz wysłać dokument na platformę Ministerstwa Finansów.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Krajowego Systemu e-Faktur? Przeczytaj nasz kompleksowy poradnik na temat KSEF!

Ważna jest także konfiguracja dostępu do systemu – aby móc w ogóle zalogować się do KSeF, potrzebne są odpowiednie uprawnienia. Jeśli zatem chcesz uniknąć niepotrzebnego stresu, zarezerwuj sobie czas na:

• aktywację konta w KSeF i nadanie odpowiednich uprawnień osobom, które w Twoim imieniu będą wystawiać faktury,
• przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi systemu,
• przeanalizowanie procedur fakturowania, jakie obowiązują w Twojej firmie oraz umów z kontrahentami w zakresie terminów oraz sposobu dostarczania faktur – być może trzeba będzie je zaktualizować,
• sprawdzenie możliwości integracji systemu księgowego z KSeF,
• przetestowanie nowego modelu e-fakturowania w środowisku testowym udostępnianym przez Ministerstwo Finansów.

Wymienione wyżej działania to podstawowe minimum. Jeśli wykonasz je odpowiednio wcześniej, będziesz w stanie płynnie przejść na e-fakturowanie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy.

Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Kliknij baner, wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną!

Błąd 2 – Brak procedur awaryjnych

Brak Internetu, nagła choroba pracownika, który odpowiada za fakturowanie czy awaria systemu po stronie Ministerstwa Finansów – to wszystko może sprawić, że wysłanie faktury do KSeF w wymaganym terminie nie będzie możliwe. Takie sytuacje, mogą się zdarzyć w każdej firmie, dlatego warto wcześniej przygotować plan awaryjny. W związku z tym:

• wyznacz osoby odpowiedzialne za monitorowanie działania sieci i programów do fakturowania,
• rozważ podpisanie umowy z alternatywnym dostawcą internetu lub przygotuj zapasowe łącze (np. modem LTE),
• wskaż osobę, która w razie awarii przejmie obowiązki związane z fakturowaniem – np. zdalnie lub z innego urządzenia z dostępem do internetu.
• zapoznaj się z zasadami fakturowania w trybie offline 24h, czyli poza systemem,
• przygotuj gotowy schemat działania dla pracowników: jak wystawiać faktury „tymczasowo”, jak przechowywać je do czasu wysyłki i kto odpowiada za ich późniejsze przekazanie do systemu.

Jeśli każdego dnia wystawiasz wiele faktur i obawiasz się opóźnień, możesz skorzystać ze wsparcie nowoczesnych rozwiązań. Niektóre aplikacje do obsługi KSeF, jak na przykład Symfonia KSeF, potrafią automatycznie kolejkować faktury w sytuacji, gdy system jest chwilowo niedostępny, a następnie automatycznie ponawiają ich wysyłkę. Cały proces przebiega w tle, więc nie musisz pamiętać o ręcznym wysyłaniu dokumentów – system zrobi to za Ciebie.

Zobacz wideo: Nowy projekt ustawy o KSeF – obejrzyj wideo

Błąd 3 – Brak aktualizacji procedur

Wdrożenie KSeF wpływa na sposób organizacji obiegu faktur, a co za tym idzie wymaga dostosowania wewnętrznych procedur oraz modernizacja aktualnych ścieżek obsługi faktury. Warto przy tym pamiętać, że w KSeF:

• nie da się edytować wysłanej do systemu faktury – jeśli na dokumencie pojawi się błąd, jedyną opcją będzie przygotowanie korekty;
• faktury mają ustrukturyzowany format XML, który dla osoby niekorzystającej z odpowiedniego systemu może być po prostu nieczytelny. Jeśli do tej pory do faktury zdarzało Ci się dołączać np. specyfikacje, dokumenty transportowe czy protokoły, musisz zaplanować, w jaki sposób tego typu dane będziesz przekazywać swoim kontrahentom;
• faktury dla zagranicznych kontrahentów trzeba wysyłać podwójnie – do KSeF i osobno do klienta, np. jako PDF. To oznacza dodatkową pracę, o ile nie masz zautomatyzowanego procesu lub systemu, który taką funkcjonalność posiada.

Aby uniknąć problemów, jakie mogą się z tym wiązać, jeszcze przed wdrożeniem KSeF:

• sprawdź, jakie dokumenty wysyłasz razem z fakturą i zaplanuj ich nowy obieg,
• upewnij się, że pracownicy znają procedurę korekty faktury w systemie,
• zaplanuj sposób przekazywania faktur kontrahentom zagranicznym,
• przeszkol zespół z zasad terminowego wysyłania dokumentów do KSeF,
• rozważ wdrożenie narzędzia, które zautomatyzuje część procesów związanych z wysyłaniem i odbieraniem faktur ustrukturyzowanych. Tego typu rozwiązania znajdziesz w ofercie .

Błąd 4 – Wybór nieodpowiedniego oprogramowania i brak integracji

Faktura ustrukturyzowana to dokument, który ma określony format zgodny ze standardami Ministerstwa Finansów. Fizycznie ma postać pliku XML, dlatego aby ją wygenerować, trzeba skorzystać z odpowiedniego oprogramowania. Kłopotliwy może okazać się także proces wysyłania faktur do KSeF, bo choć teoretycznie dokumenty da się dodawać do systemu ręcznie, logując się w portalu KSeF, to w sytuacji, gdy każdego dnia wystawiasz kilkanaście lub kilkadziesiąt faktur, tak zorganizowany proces szybko stanie się uciążliwy.

Właśnie dlatego przygotowując się do wdrożenia KSeF, rozważ możliwość integracji programu księgowego z platformą Ministerstwa Finansów. Możesz to zrobić np. za pomocą aplikacji Symfonia KSeF, która automatyzuje proces obsługi e-faktur i pozwala:

• wysyłać i odbierać e-faktury bez konieczności logowania się do portalu MF,
• dodawać załączniki i przekazywać kontrahentom dodatkowe dane, które nie są ujęte w strukturze e-faktury,
• zarządzać wszystkimi fakturami w jednym miejscu – nawet jeśli pochodzą z różnych systemów,
• mieć pewność, że dokument trafi do KSeF, nawet jeśli system MF będzie czasowo niedostępny.

Dodatkowe wymagania dla systemów handlowych stawia też procedura Offline24 wprowadzona przez Ministerstwo Finansów. Twój system do wystawiania faktur musi umieć wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem certyfikatu Twojej firmy oraz – po ustaniu awarii – skutecznie dostarczyć ją do KSeF i odebrać nadany numer KSeF.

Błędy w KSeF? Teraz wiesz, jak ich uniknąć!

Wdrożenie KSeF to spora zmiana – i choć trudno całkowicie uniknąć problemów, można się na nie dobrze przygotować. Mamy nadzieję, że po lekturze tego poradnika wiesz już, jakie błędy mogą wiązać się w związku z przejściem na e-fakturowanie.

Jeśli natomiast chcesz dowiedzieć się więcej na temat nowych obowiązków związanych z KSeF, skorzystaj z Zielonej Linii Symfonii. Nasi konsultanci chętnie odpowiedzą na Twoje pytania, wyjaśnią wątpliwości i pomogą dobrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twojej firmy.