Okres przejściowy KSeF dla organizacji publicznych. Jak wygląda?

Jednostki sektora publicznego (JST, urzędy, szkoły) mają czas na pełne wdrożenie KSeF do 2026 roku, jednak specyfika ich scentralizowanych rozliczeń VAT wymaga rozpoczęcia prac dostosowawczych już teraz. Okres przejściowy to krytyczny czas na integrację systemów finansowo-księgowych z rządową platformą oraz wypracowanie procedur nadawania uprawnień dla tysięcy pracowników w podległych jednostkach. Kluczowym wyzwaniem dla organizacji publicznych jest fakt, że e-faktura w formacie XML stanie się jedynym prawnym dowodem księgowym, co wymusza całkowitą rezygnację z obiegu papierowego i PDF w relacjach B2B oraz G2B.

Okres przejściowy KSeF

Krajowy System e-Faktur już niebawem miał stać się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców podlegających polskim przepisom podatkowym. Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF zaplanowano na:

• 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT;
• 1 stycznia 2025 roku dla podatników VAT zwolnionych.

W związku z wykrytymi w KSeF błędami 9 stycznia 2024 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło jednak przesunięcie w czasie momentu, w którym system wejdzie w życie. Ostateczna data nie jest znana – dopiero przeprowadzony audyt pozwoli na ustalenie nowego terminu. Obecnie trwa więc okres przejściowy, w którym rejestracja oraz przesyłanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF jest wyłącznie dobrowolnym wyborem podatnika. To idealny moment na przygotowanie do nowej codzienności. Warto zadbać w tym czasie m.in. o zwiększenie poziomu wiedzy na temat systemu, przeszkolenie pracowników czy wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego. Nie da się jednoznacznie stwierdzić, w jaki sposób okres przejściowy KSeF wygląda dla wszystkich polskich firm.

KSeF dla organizacji publicznych – czyli dla kogo?

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur ma stać się obowiązkiem zarówno podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, jak i organów administracji publicznej. Integracja z systemem wiąże się z wieloma korzyściami i dla prywatnych firm, i dla organizacji publicznych. Mówiąc o organizacjach publicznych, mamy na myśli te działające w sferze publicznej na rzecz konkretnej społeczności i jej członków. Działalność organizacji publicznych obejmuje m.in.:

• świadczenie usług dla obywateli, np. związanych z bezpieczeństwem publicznym;
• tworzenie przestrzeni do życia i warunków do rozwoju obywateli;
• dostarczanie użyteczności w kwestiach społeczno-gospodarczych;
• inwestowanie w społeczną infrastrukturę.

Podstawowym zadaniem tego typu organizacji jest ochrona interesu publicznego.

Okres przejściowy KSeF dla organizacji publicznych

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to następny krok do cyfryzacji organizacji publicznych. W trwającym obecnie okresie przejściowym powinny one skupić się przede wszystkim na pozyskiwaniu wiedzy na temat systemu i dopasowaniu oprogramowania do codziennej obsługi faktur ustrukturyzowanych. Znaczenie ma również nauka samej obsługi Krajowego Systemu e-Faktur. Dostosowanie się do zmian może stanowić pewne wyzwanie – dlatego właśnie warto wykorzystać okres przejściowy do spokojnych przygotowań.

Przeczytaj także: KSeF w biurze rachunkowym. Na to zwróć uwagę – Symfonia

Bez względu na to, czy obowiązkowy KSeF zostanie wprowadzony na początku 2025 roku, czy jeszcze później, odpowiednie przygotowanie organizacji pozwoli osiągnąć maksymalne korzyści i zapobiegnie niechcianym problemom.