KSeF w biurze rachunkowym. Na to zwróć uwagę

Mimo że wprowadzenie obligatoryjnego KSeF zostało odłożone w czasie, w dalszym ciągu warto skupiać się na przygotowaniach do nadchodzących zmian. Szczególną wagę powinny przykładać do nich biura rachunkowe, na które nowy system nakłada dodatkowe obowiązki.

 

Krajowy System e-Faktur – abc

Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania, udostępniania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur elektronicznych w formacie XML. Wprowadzenie obowiązku korzystania z systemu planowane było na 1 lipca 2024 i 1 stycznia 2025 roku, jednak terminy te zostały chwilowo przesunięte. Integracja z KSeF gwarantuje firmom widoczną optymalizację wielu procesów, usprawnienie obiegu dokumentów, oszczędność czasu, kosztów i miejsca oraz krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku – a to tylko kilka spośród wielu zalet systemu.

Do wystawiania faktur ustrukturyzowanych służą komercyjne programy oraz aplikacje udostępnione przez Ministerstwo Finansów – aplikacja e-mikrofirma i Aplikacja Podatnika. Większość programów do księgowości pozwala na wygodną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.

 

KSeF w biurze rachunkowym – dodatkowe obowiązki

W związku z wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF dla polskich przedsiębiorców biura rachunkowe muszą liczyć się z dodatkowymi obowiązkami. Do korzystania z systemu są bowiem uprawnieni zarówno podatnicy, jak i wskazane przez nich podmioty – w tym właśnie biura księgowe i rachunkowe. Co ważne, podatnik sam decyduje, czy chce nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, czy woli określić podmiot uprawniony do wystawiania oraz otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

W przypadku nadania uprawnień to pracownicy biura będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane w imieniu swoich klientów. Do nowych zadań księgowych będzie należało również samo nadawanie i odbieranie uprawnień do korzystania z systemu czy fakturowanie według nowych wytycznych. Biura rachunkowe będą ponadto odpowiedzialne za właściwe wdrażanie procedur systemu w przedsiębiorstwach klientów. Dzięki udostępnianiu programów do faktur klientom biuro będzie mogło weryfikować dodane faktury sprzedaży, jeszcze zanim przedsiębiorca wyśle je do KSeF.

 

Odpowiednie oprogramowanie

Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF wiąże się z koniecznością dopasowania oprogramowania do fakturowania. Programy te – udostępniane również klientom – muszą być zintegrowane z systemem. Przykładowo, Symfonia e-Biuro umożliwia m.in. prowadzenie uproszczonej i pełnej księgowości, współpracę z klientem, obsługę kadr i płac czy elektroniczny obieg dokumentów. Program jest zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur – a dodatkowe oprogramowanie Symfonia Ekosystem KSeF pośredniczy w przesyłaniu faktur do systemu. Warto zatem zwrócić uwagę na to, jaki program do fakturowania używany jest aktualnie w biurze i czy nie jest konieczna zmiana na inne rozwiązanie. Okres, jaki pozostał do wdrożenia obligatoryjnego KSeF, to idealny czas na wybór i naukę nowego oprogramowania.

 

Przeszkolenie klientów i personelu

Przed wdrożeniem KSeF biura rachunkowe powinny zadbać również o przeszkolenie zarówno swojego personelu, jak i samych klientów. Klienci biur rachunkowych będą oczekiwać profesjonalnego doradztwa w zakresie korzystania z systemu. Wszyscy pracownicy biura muszą posiadać zatem odpowiedni poziom wiedzy na temat nowego rozwiązania oraz związanych z nim procedur. Zapewni to skuteczne wdrożenie systemu w biurze i odpowiednie wykorzystanie jego funkcjonalności.

Przeczytaj także: Krajowy System e-Faktur obowiązkowy. (symfonia.pl)

Samym klientom natomiast warto w dokładny sposób wyjaśnić m.in. kwestię uprawnień, jakie biuro  powinno otrzymać w Krajowym Systemie e-Faktur. Warto również omówić nowy model współpracy wynikający z wdrożenia nowego systemu – tak, aby zmiany nie spowodowały żadnych utrudnień.