Zwrot VAT a  KSeF – jaki termin i zasady?

Jedną z korzyści wynikających z integracji z Krajowym Systemem e-Faktur jest skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku. Co warto wiedzieć na temat terminów oraz zasad zwrotu VAT w kontekście nowego systemu?

Kilka słów o Krajowym Systemie e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to platforma umożliwiająca wystawianie, przekazywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur elektronicznych w formacie XML. Do ich wystawiania służą aplikacje przygotowane przez Ministerstwo Finansów – e-mikrofirma i Aplikacja Podatnika – oraz komercyjne programy dostępne w sieci. Korzystanie z systemu wiąże się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorstwa – a jedną z nich jest krótszy czas oczekiwania na zwrot VAT. Obecnie integracja z KSeF jest całkowicie dobrowolna. Termin wprowadzenia obowiązkowego systemu nie jest jeszcze znany – z 1 lipca 2024 i 1 stycznia 2025 został on przesunięty na późniejszy okres.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Krajowego Systemu e-Faktur? Przeczytaj nasz kompleksowy poradnik na temat KSEF!

KSeF a czas oczekiwania na zwrot podatku VAT

Jeżeli kwota podatku naliczonego przewyższa w okresie rozliczeniowym kwotę podatku należnego, przedsiębiorca może obniżyć kwotę podatku należnego za następne okresy o tę różnicę. Ma on również możliwość otrzymania zwrotu różnicy na swoje konto bankowe. Zwrot ten następuje w ciągu maksymalnie 60 dni od dnia, w którym zostało złożone rozliczenie. Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na dobrowolne korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur, mogą liczyć na skrócony czas oczekiwania na zwrot podatku – i to aż o 20 dni. Zamiast obowiązujących standardowo 60 dni jest to bowiem 40 dni.

Przeczytaj także: Brak zgody nabywcy na fakturę KSeF. Co robić? – Symfonia

Ogólne zasady dotyczące skróconego czasu oczekiwania na zwrot VAT

Obecnie, zgodnie z art. 87 ust. 5b ustawy o podatku od towarów i usług, urząd skarbowy dokonuje zwrotu VAT w terminie 40 dni, o ile:

• przedsiębiorca wystawiał tylko faktury ustrukturyzowane;
• wartość różnicy podatku bądź podatku naliczonego, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych, nie jest wyższa niż 3 tysiące złotych;
• przedsiębiorca był zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, składał deklaracje VAT za wszystkie okresy rozliczeniowe i posiadał rachunek rozliczeniowy/imienny rachunek w SKOK, widniejący na białej liście podatników VAT (przez rok poprzedzający okres, za który złożył on wniosek o zwrot podatku).

Aby czas oczekiwania na zwrot podatku mógł zostać skrócony do 40 dni, podatnik musi spełnić wszystkie warunki jednocześnie. Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF krótszy okres stanie się ogólną zasadą – wówczas termin 60 dni całkowicie przestanie obowiązywać.

Możliwość przedłużenia terminu zwrotu podatku

Organ podatkowy może przedłużyć termin zwrotu VAT, o ile argumenty przemawiające za zwrotem wymagają dodatkowej weryfikacji. W takiej sytuacji termin ten może zostać wydłużony aż do momentu zakończenia czynności sprawdzających zasadność zwrotu podatku. Urząd skarbowy ma wówczas prawo przeprowadzić także postępowanie podatkowe bądź kontrolę, z kolei urząd celno-skarbowy może dokonać kontroli celno-skarbowej. Czynności te mogą być wykonywane nawet po upływie ustawowego terminu dokonania zwrotu VAT, czyli 60 dni.