Długość czytania:
e-Doręczenia to usługa zaufania, która w najbliższym czasie całkowicie zastąpi tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru. Dzięki niej oficjalna korespondencja – na przykład pisma z urzędów – będzie dostarczana elektronicznie, na specjalny adres pozwalający na bezbłędną identyfikację odbiorcy. Takie rozwiązanie ma uprościć i przyspieszyć obieg dokumentów, ale z jego wdrożeniem wiąże się wiele pytań i wątpliwości. Jak działają e-Doręczenia w praktyce? Co grozi za brak aktywnej skrzynki? Najważniejsze informacje o e-Doręczeniach dla firm i biur rachunkowych znajdziesz w tym artykule!
Spis treści:
- Na czym polega e-Doręczenie?
- e-Doręczenia – od kiedy i dla kogo obowiązkowe?
- Czy biuro rachunkowe musi mieć e-doręczenia?
- Jak uruchomić e-doręczenia?
- Biuro rachunkowe – uprawnienia do prowadzenia skrzynki e-Doręczeń w imieniu przedsiębiorcy
- e-Doręczenia – jak to działa? Integracja z systemem Symfonia eDokumenty
Najważniejsze informacje w skrócie:
- e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która zastępuje listy polecone za potwierdzeniem odbioru.
- Adres do e-Doręczeń musza mieć podmioty publiczne, a także przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i KRS.
- Wysyłka dokumentów przez e-Doręczenia jest bezpłatna, ale tylko w przypadku korespondencji odbywające się pomiędzy firmami lub obywatelami a podmiotami publicznymi.
- Biura rachunkowe mogą obsługiwać skrzynki e-Doręczeń w imieniu swoich klientów. Muszą jednak posiadać odpowiednie upoważnienie.
Na czym polega e-Doręczenie?
e-Doręczenia to usługa zaufania, która umożliwia bezpieczną wymianę dokumentów pomiędzy administracją publiczną i przedsiębiorcami, a docelowo także obywatelami, którzy będą chcieli otrzymywać korespondencję z urzędów w formie elektronicznej. Została zaprojektowana w taki sposób, żeby zapewniać autentyczność, integralność oraz poufność przesyłanych danych. W efekcie dokumenty wysłane za jej pomocą są chronione przed nieautoryzowanymi zmianami, a sama usługa pozwala na jednoznaczne potwierdzenie tożsamości nadawcy i odbiorcy.
Z założenia e-Doręczenia mają zastąpić tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru. W efekcie korespondencja, która dotąd była wysyłana w formie papierowej, teraz będzie przekazywana drogą elektroniczną. Więcej na ten temat piszemy we wpisie e-Doręczenia – czym są, od kiedy i jak z nich korzystać?
Podstawą prawną dla funkcjonowania e-Doręczeń w Polsce jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS) oraz ustawa o doręczeniach elektronicznych (UoDE), która reguluje kwestie związane z obowiązkami i procedurami doręczeń w formie elektronicznej.
e-Doręczenia – od kiedy i dla kogo obowiązkowe?
Zgodnie z przyjętym przez rząd harmonogramem obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń będzie stopniowo rozszerzany na kolejne grupy podmiotów. Już od 1 stycznia 2025 r. muszą go mieć wszystkie jednostki administracji publicznej (z wyłączeniem sądów i prokuratury) oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, czyli adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze. Od tego samego dnia adres do e-Doręczeń muszą zakładać również nowe firmy rejestrujące się w CEIDG lub KRS.
Z kolei od 1 kwietnia 2025 r. system e-Doręczeń stał się – przynajmniej teoretycznie – obowiązkowy dla kolejnej, bardzo dużej grupy podmiotów, a mianowicie spółek prawa handlowego zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025 r. Z danych Ministerstwa Cyfryzacji wynika jednak, że we wskazanym wyżej terminie skrzynkę do obsługi doręczeń elektronicznych posiadała jedynie co 8 zobowiązana do tego firma.
Co w przypadku pozostałych przedsiębiorców? Tu również nadchodzą zmiany. Choć obecnie nie mają oni jeszcze obowiązku zakładania skrzynki, to sytuacja zmieni się po 30 czerwca 2025 r. Od tego momentu każda zmiana we wpisie do CEIDG będzie wiązała się z koniecznością podania adresu do e-Doręczeń. Z kolei 1 października 2026 r. obowiązek posiadania adresu wpisanego do BAE obejmie wszystkich przedsiębiorców widniejących w CEIDG.
Warto przy tym zaznaczyć, że dla obywateli (czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) e-Doręczenia pozostaną usługą dobrowolną – przynajmniej na razie. Podobnie wygląda sytuacja podmiotów zarejestrowanych w rejestrze stowarzyszeń KRS.
e-Doręczenia – od kiedy? Harmonogram wdrożenia e-doręczeń w Polsce
| Termin | Podmioty objęte obowiązkiem e-Doręczeń |
|---|---|
| 1 stycznia 2025 r. |
|
| 1 kwietnia 2025 r. | Firmy wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r. |
| 1 lipca 2025 r. – 30 września 2026 r. | Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., którzy składają wniosek o zmianę danych w CEIDG |
| 1 października 2026 r. | Firmy wpisane do CEIDG |
| 1 października 2029 r. |
|
Testuj Symfonia eBiuro za darmo przez 45 dni!
Czy biuro rachunkowe musi mieć e-doręczenia?
W świetle obowiązujących przepisów, biura rachunkowe to także przedsiębiorstwa, więc obowiązują je takie same zasady, jak pozostałe firmy wpisane do KRS czy CEIDG. Oznacza to, że również one muszą posiadać adres e-doręczeń. Konkretne terminy zależą natomiast od formy prowadzonej działalności. Jeśli biuro rachunkowe działa jako spółka prawa handlowego (np. z o.o.), to z systemu e-Doręczeń musi korzystać już od 1 kwietnia 2025 r. Gdy natomiast działalność została zarejestrowana w CEIDG, to adres e-Doręczeń powinno założyć do 1 października 2026 r. lub wcześniej – przy okazji aktualizacji wpisu.
Zapisz się na webinar!
Poznaj praktyczne aspekty e-Doręczeń i zarządzania obiegiem dokumentów w biurze rachunkowym. Zapisz się na bezpłatny webinar z ekspertami Symfonii!
Jeden czy więcej adresów do e-Doręczeń?
System e-Doręczeń został zaprojektowany w taki sposób, by zapewniać pewność i bezpieczeństwo komunikacji. Właśnie dlatego każdy adres musi być jednoznacznie powiązany z konkretnym podmiotem. W praktyce oznacza to, że spółki prawa handlowego będą korzystały z kilku adresów – jednego dla samej spółki i dodatkowych, które zostały zarejestrowane na dane każdego z jej wspólników.
Jak uruchomić e-doręczenia?
Założenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń nie jest bardzo skomplikowane – cały proces składa się z kilku kroków, które można wykonać online. Rozpoczyna się od złożenia wniosku o utworzenie adresu e-Doręczeń za pomocą kreatora dostępnego na stronie edoreczenia.gov.pl. Dane, jakie należy w nim wpisać, to m.in.:
- imię, nazwisko oraz nazwa firmy,
- numer REGON,
- numer NIP,
- siedziba i adres firmy,
- dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – numer KRS oraz oznaczenie formy prawnej
- dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – numer PESEL oraz Identyfikator Europejski (jeśli został nadany),
- adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych.
Wnioskodawca ma także prawo wskazać tzw. administratora, czyli osobę, która w jego imieniu będzie zarządzać skrzynką e-Doręczeń. Wypełniony wniosek wystarczy podpisać za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego.
Ważne: Adres do e-Doręczeń (ADE) można uzyskać u operatora wyznaczonego lub korzystając z oferty komercyjnych dostawców usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego (KDU).
Po złożeniu wniosku Ministerstwo Cyfryzacji utworzy skrzynkę do korespondencji elektronicznej oraz przypisze do niej adres, który następnie zostanie przesłany do wnioskodawcy wraz z instrukcją, w jaki sposób aktywować usługę.
Z usługi doręczeń elektronicznych można korzystać na kilka sposobów:
- logując się na skrzynkę za pomocą portalu edoreczenia.gov.pl lub konta przedsiębiorcy
- za pomocą systemu EOD zintegrowanego z e-Doręczeniami,
- za pośrednictwem aplikacji firm dostarczających usługę e-Doręczeń.
Ile płaci się za wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia?
Korzystanie z e-Doręczeń nie zawsze jest całkowicie darmowe. Bezpłatna forma komunikacji dotyczy wyłącznie kontaktów pomiędzy przedsiębiorcami lub obywatelami a administracją publiczną, a zatem w przypadku doręczeń realizowanych w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE).
Jeśli jednak przedsiębiorca chce wysłać e-doręczenie, czyli cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru do innej firmy lub osoby fizycznej, musi skorzystać z usług płatnych, oferowanych przez tzw. kwalifikowanych dostawców usług zaufania (KDU) w ramach kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (KURDE). Każdy z KDU ustala swój własny cennik, więc koszt wysyłki dokumentów będzie różnić się w zależności od wybranego operatora.
Warto pamiętać, że aby wysyłka w ramach kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego była możliwa, obydwie strony – nadawca i odbiorca – muszą posiadać aktywne adresy do e-Doręczeń. Jeśli odbiorca (np. spółka) nie ma jeszcze takiego adresu, konieczne będzie skorzystanie z tradycyjnej poczty.
Bez względu na wybraną formę, e-Doręczenia mają taką samą moc prawną jak list polecony za potwierdzeniem odbioru. Każde nadanie i odbiór dokumentu jest bowiem rejestrowane i potwierdzane elektronicznie.
Symfonia eDokumenty – system elektronicznego obiegu dokumentów z obsługą e-Doręczeń
Sprawdź, jak działa!
Biuro rachunkowe – uprawnienia do prowadzenia skrzynki e-Doręczeń w imieniu przedsiębiorcy
Zakładając skrzynkę do e-Doręczeń, przedsiębiorca może samodzielnie zdecydować, kto będzie nią zarządzać. W trakcie składania wniosku ma bowiem prawo wskazać administratora skrzynki, a także osoby, które będą mieć do niej dostęp. Nie ma przy tym ograniczenia liczby administratorów, więc uprawnienia do zarządzania skrzynką można powierzyć kilku osobom jednocześnie. Co ważne, administrator skrzynki do e-Doręczeń nie musi być wpisany do KRS ani pełnić żadnej formalnej funkcji w firmie – może to być np. szeregowy pracownik lub księgowy z biura rachunkowego.
Przeczytaj również: Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego – co to jest i jakie są jego rodzaje? – Symfonia
Nie zmienia to jednak faktu, że każda osoba pełniąca rolę administratora musi być do tego upoważniona przez właściciela skrzynki. To otwiera przed biurami rachunkowymi nowe możliwości współpracy z klientami.
– W imieniu przedsiębiorcy mogą one nie tylko założyć skrzynkę do e-Doręczeń, ale również ją prowadzić – odbierać pisma, monitorować statusy, reagować na terminy. Dla firm to duże odciążenie i oszczędność czasu, a dla biur rachunkowych – szansa na poszerzenie oferty o nowe, dodatkowe usługi – komentuje Katarzyna Bruździńska-Wójcik, kierownik ds. komercjalizacji produktu w Symfonii.
To jednak tylko jeden z wielu przykładów, bo w praktyce współpraca biur rachunkowych z przedsiębiorcami w zakresie obsługi doręczeń elektronicznych może opierać się także na innych zasadach.
– Ciekawym rozwiązaniem jest także model, w którym klient zarządza przepływem dokumentów, a biuro rachunkowe pełni rolę doradczą i monitorującą – ma dostęp do skrzynki e-Doręczeń w celu wglądu i pobierania korespondencji – dodaje Katarzyna Bruździńska-Wójcik.
Przeczytaj również: Usługi dodatkowe w biurze rachunkowym – jak rozbudować ofertę, by podnieść rentowność? – Symfonia
e-Doręczenia – jak to działa? Integracja z systemem Symfonia eDokumenty?
Choć system e-Doręczeń powstał po to, by usprawnić komunikację między urzędami a firmami, to jednak jego podstawowa wersja – dostępna za pośrednictwem platformy ministerialnej – ma bardzo ograniczone funkcjonalności, w szczególności w zakresie zarządzania uprawnieniami użytkowników, obsługi korespondencji czy archiwizacji dokumentów. Właśnie dlatego coraz więcej firm i biur rachunkowych – zwłaszcza tych, które spodziewają się dużego wolumenu korespondencji – decyduje się na integrację skrzynki e-Doręczeń z systemem elektronicznego obiegu dokumentów. Przykładem takiego rozwiązania jest Symfonia eDokumenty. Oprogramowanie umożliwia m.in. przyznawanie wybranym pracownikom uprawnień do pobierania i wysyłania wiadomości. System wyświetla również aktualny status korespondencji oraz historię operacji, co pozwala na pełną kontrolę nad procesem doręczania i odbioru dokumentów.
Symfonia eDokumenty to oprogramowanie, które pomaga w zarządzaniu korespondencją w ramach usługi e-Doręczeń.
Dużym ułatwieniem jest również możliwość automatycznego rejestrowania korespondencji w dziennikach pism przychodzących i wychodzących – pozwala na utrzymanie porządku i spełnienie wymagań formalnych. Otrzymane wiadomości można też natychmiast przypisać do konkretnych osób lub działów, co z kolei skraca czas reakcji i minimalizuje ryzyko, że ważna korespondencja utknie „po drodze”. Taka funkcjonalność oprogramowania to realna oszczędność czasu, a dla biur rachunkowych – kolejna okazja, by zaoferować klientom kompleksową i nowoczesną obsługę administracyjną.
Przeglądaj tematy tego artykułu:
Rekomendowany kolejny artykuł:
0 komentarzy