Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które od kilku lat cieszy się bardzo dużym zainteresowaniem. Przejście z dokumentacji tradycyjnej na tę w postaci elektronicznej wiąże się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorstwa i jego klientów. W jaki sposób zatem e-dokumenty wpływają na współpracę z klientami?

Łatwiejsza komunikacja i szybsze załatwianie spraw

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów komunikacja między firmą a klientami jest łatwiejsza niż w przedsiębiorstwach, które stosują klasyczną dokumentację papierową. Załatwianie wszelkich spraw zajmuje znacznie mniej czasu, a klienci otrzymują niezbędne dokumenty niemal natychmiast po ich wysłaniu. To pozwala usprawnić wiele procesów i znacząco przyspiesza finalizację wielu ważnych transakcji.

Większa wygoda

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to także gwarancja większej wygody w kontaktach na linii firma-klient. Dostęp do przesyłanych dokumentów jest możliwy z dowolnego miejsca i o dowolnej porze – nie ma więc konieczności każdorazowej wizyty klienta w siedzibie przedsiębiorstwa i odwrotnie. W celu sprawdzenia otrzymanej dokumentacji czy omówienia ważnej kwestii wystarczy skorzystać z urządzenia z dostępem do Internetu. Obecnie na rynku istnieją dziesiątki komunikatorów online i narzędzi do rozmów wideo – po przesłaniu dokumentu do klienta firma może z łatwością skontaktować się z nim na odległość.

Rozwój firmy – zadowolenie klientów

Przejście z dokumentacji tradycyjnej na e-dokumenty pozwala firmie skupić się na kluczowych celach i działaniach. Wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu w chmurze, dzięki czemu pracownicy nie tracą wielu godzin na ich odszukiwanie czy zatwierdzanie faktur własnoręcznie. Mogą więc oni w pełni skupić się na swoich podstawowych obowiązkach – to z kolei sprawia, że firma jeszcze bardziej się rozwija, a jej rozwój wpływa na zadowolenie klientów.

Przeczytaj także: Bezpieczeństwo danych w elektronicznym obiegu dokumentów

Bieżące monitorowanie obiegu dokumentów

Zamiana tradycyjnych dokumentów na dokumenty elektroniczne pozwala na bieżące monitorowanie ich obiegu, śledzenie, na jakim etapie znajduje się ich obsługa oraz wygodne wysyłanie powiadomień o nowych pismach do klientów. Firma ma więc cały czas pod kontrolą, co dzieje się z przekazywaną dalej dokumentacją i otrzymuje wiadomości zwrotne – np. z cyfrowym podpisem klienta – niemal od razu po ich wysłaniu.

Szybkie wyszukiwanie dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia także ich szybkie wyszukiwanie. Jeśli więc podczas spotkania biznesowego klient poprosi o odszukanie konkretnego dokumentu, np. faktury, wystarczy wpisać jego numer, a system odnajdzie go w kilka sekund. Bez e-dokumentów proces ten zająłby znacznie więcej czasu – konieczne byłoby przeszukiwanie dziesiątek koszulek, teczek i szuflad. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów spada również ryzyko zagubienia ważnej dokumentacji, np. umowy współpracy z danym klientem.