Działalność nierejestrowana – czym jest i kto może ją prowadzić?

Przyjęta w marcu 2018 r. ustawa Prawo przedsiębiorców wprowadziła możliwość prowadzenia działalności gospodarczej bez konieczności zgłaszania tego faktu do CEIDG. Ustawodawca przewidział jednak pewne ograniczenia i limity. Na czym polega działalność nierejestrowana, kto może ją prowadzić i o jakich obowiązkach powinien pamiętać? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w tym poradniku.

Spis treści:

• Co to jest działalność nierejestrowana?
• Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?
• Zalety i wady prowadzenia działalności bez rejestracji
• Jak założyć działalność nierejestrowaną?
• Jakie obowiązki wiążą się z prowadzeniem działalności nierejestrowanej?
• Kiedy działalność nierejestrowana staje się działalnością rejestrowaną?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Działalność nierejestrowana to drobna działalność zarobkowa, która nie wymaga rejestracji w CEIDG i jest zwolniona z obowiązków formalnych charakterystycznych dla działalności gospodarczej
• Prowadzenie działalności bez rejestracji jest możliwe, jeśli przychody podatnika z jej tytułu w żadnym miesiącu nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę.
• Aby ustalić limit przychodu osoba wykonująca taką działalność powinna prowadzić ewidencję sprzedaży.
• Działalność nierejestrowaną mogą założyć osoby, które w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziły działalności gospodarczej.
• Jak długo można prowadzić działalność nierejestrowaną? Przepisy nie wskazują żadnego terminu. W praktyce podatnik może korzystać z tej formy zarobkowania, aż do momentu przekroczenia ustawowego limitu przychodów.
• Prowadzenie działalności bez rejestracji zwalania z obowiązku odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy czy opłacania składek ZUS. Podatnik musi jednak wykazać dochody z tego źródła w zeznaniu rocznym na podstawie zapisów w ewidencji sprzedaży.

Co to jest działalność nierejestrowana?

Działalność nierejestrowana to jedna z form działalności zarobkowej, polegająca na świadczeniu usług lub sprzedaży towarów przez osoby fizyczne, bez konieczności zakładania firmy.  Zasady dotyczące jej prowadzenia zostały uregulowane na mocy ustawy Prawo przedsiębiorców, która weszła w życie w 2018 roku. Zgodnie z treścią art. 5 drobna działalność zarobkowa nie wymaga rejestracji, o ile spełnione zostaną dwa warunki:

• osoba prowadząca działalność nierejestrowaną uzyskuje przychody nieprzekraczające w żadnym miesiącu 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę,
•  w okresie ostatnich 60 miesięcy osoba ta nie wykonywała działalności gospodarczej.

Limit przychodów dla działalności nierejestrowanej w 2024 r. 

Jednym z czynników decydujących o możliwości prowadzenia nierejestrowanej działalności gospodarczej jest limit przychodów. Został on powiązany z kwotą minimalnego wynagrodzenia za pracę. W bieżącym roku zaplanowano aż 2 podwyżki najniższej płacy – od 1 stycznia 2024 r. do poziomu 4 242 zł oraz od 1 lipca 2024 r. do kwoty 4300 zł. Tym samym miesięczny próg przychodu dla działalności nierejestrowanej wynosi odpowiednio 3 181,50 zł oraz  3 225 zł.

Do powyższego limitu wlicza się wszystkie przychody należne – nawet jeśli klient nie zapłacił jeszcze za towar czy usługę. Ich wielkość określa się w cyklach miesięcznych, na podstawie rachunków i faktur oraz zapisów w ewidencji sprzedaży. Próg przychodów w działalności nierejestrowanej nie uwzględnia natomiast wartości zwróconych towarów ani też udzielonych klientowi obniżek.

Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?

Zgodnie z brzmieniem art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców działalność bez rejestracji mogą prowadzić jedynie osoby fizyczne spełniające dwa wskazane wyżej warunki.  Warto jednak pamiętać, że ustawodawca wprowadził  jeszcze inne dodatkowe ograniczenia. Dotyczą one działalności wykonywanej w ramach umowy spółki cywilnej, a także takiej, która wymaga uzyskania koncesji, licencji czy pozwolenia. Wskazane wyżej formy w myśl przepisów ustawy są traktowane jak działalność gospodarcza, podlegająca zgłoszeniu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Spod regulacji art. 5 wyłączona została także działalność zdefiniowana w przepisach jako działalność gospodarcza. Do tej kategorii należą:

• pośrednictwo ubezpieczeniowe,
• usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Pewien wyjątek dotyczy także przedsiębiorców, których działalność gospodarcza na przełomie ostatnich 60 miesięcy była zawieszona. Takie osoby mogą rozpocząć działalność nierejestrowaną po upływie terminu wskazanego w ustawie.

Przeczytaj również: Jak założyć działalność gospodarczą?

Działalność nierejestrowana – dla kogo wprowadzono dodatkowe ograniczenia?

Pewne dodatkowe ograniczenia dotyczące możliwości prowadzenia działalności nieewidencjonowanej wynikają ze statusu danej osoby. Przykładowo cudzoziemcy mogą podjąć tego typu aktywność jedynie wówczas, gdy posiadają zezwolenie na pracę lub spełniają warunki zwalniające z obowiązku jego posiadania.  Działalność nierejestrowana osoby bezrobotnej może natomiast polegać jedynie na sprzedaży towarów. Podpisanie umowy zlecenia, umowy o dzieło czy innej umowy cywilnoprawnej, będzie bowiem stanowiło naruszenie przepisów dotyczących warunków posiadania statusu bezrobotnego. Wiele wątpliwości budzi również sytuacja rolników. Ci mogą prowadzić działalność bez rejestracji jedynie w tych obszarach, do których stosuje się przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców.

Zalety i wady prowadzenia działalności bez rejestracji

Prowadzenie działalności nierejestrowanej to dobry sposób, by przetestować swój pomysł na biznes, bez konieczności zakładania firmy. Osoby, które zdecydują się na ten krok, nie potrzebują numeru identyfikacyjnego NIP, ani też nie odprowadzają składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu działalności gospodarczej. Są one także zwolnione z obowiązku opłacania podatku VAT czy comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy. Przychodów uzyskiwanych w ramach działalności nierejestrowanej nie muszą również wpisywać w KPIR czy rejestrować za pomocą kasy fiskalnej – wystarczy, że będą prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży.

Warto jednak pamiętać, że z prowadzeniem takiej działalności wiążą się również pewne ograniczenia. Wynikają one z:

• obowiązywania limitu przychodów, którego próg ustalony został na dość niskim poziomie,
• wyłączenia możliwości świadczenia niektórych usług w ramach działalności nierejestrowanej,
• obowiązku rozliczania przychodów w zeznaniu rocznym, za pomocą formularza PIT 36 (a zatem wg skali podatkowej).

Jak założyć działalność nierejestrowaną?

Zakładanie działalności niepodlegającej rejestracji nie wymaga zgłaszania tego faktu do urzędu skarbowego, ZUS czy CEIDG.  By uniknąć problemów z fiskusem, trzeba tylko pamiętać o prawidłowym ewidencjonowaniu przychodów, przygotowywaniu rocznych zeznań podatkowych, a także wystawianiu faktur lub rachunków na żądanie kupującego. Choć osoby prowadzące działalność bez rejestracji nie mają, co do zasady, statusu przedsiębiorcy, to jednak powinny przestrzegać praw konsumentów, w szczególności tych dotyczących odstąpienia od umowy.

Jakie obowiązki wiążą się z prowadzeniem działalności nierejestrowanej?

Prowadzenie działalności bez rejestracji wiąże się z koniecznością wypełniania różnego rodzaju obowiązków. Te mogą dotyczyć księgowości czy rozliczania umów cywilnoprawnych.  Poniżej znajdziesz te najważniejsze, o których warto pamiętać.

Ewidencja sprzedaży

Ewidencja sprzedaży służy przede wszystkim do ustalenia, czy podatnik nie przekroczył miesięcznego limitu działalności nierejestrowanej. Na podstawie jej zapisów należy również wypełnić zeznanie roczne PIT-36. Przepisy nie regulują dokładnie, w jaki sposób należy ją prowadzić oraz jakie elementy musi ona zawierać. Przyjmuje się jednak, że wśród jej zapisów powinny znaleźć się informacje na temat:

• daty sprzedaży oraz nr dokumentu potwierdzającego transakcję,
• wartości sprzedaży,
• wartość sprzedaży narastająco.

Podatek dochodowy i składki ZUS

Osoba prowadząca działalność nieewidencjonowaną nie jest przedsiębiorcą, a zatem nie ma obowiązku odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy czy opłacania składek ZUS. Pewien wyjątek dotyczy jednak osób, które podpisały umowę o świadczenie usług. Tego typu porozumienia są bowiem traktowane jak umowy zlecenia, od których zleceniodawca ma obowiązek odprowadzić składki do ZUS. Warto również pamiętać, że w rozliczeniu rocznym kwotę przychodów podlegających opodatkowaniu ustala się inaczej niż wartość limitu dla działalności nierejestrowanej. Ta pierwsza uwzględnia bowiem jedynie te należności, które faktycznie zostały opłacone przez klienta.

Przeczytaj również: Wszystko co musisz wiedzieć o składkach na ubezpieczenie społeczne

Wystawianie faktur i rachunków

Obowiązek wystawiania dokumentów potwierdzających sprzedaż występuje wówczas, gdy zażąda tego kupujący. Prawidłowo przygotowany rachunek, oprócz daty wystawienia, numeru oraz danych sprzedawcy i nabywcy, powinien wskazywać także na przedmiot sprzedaży lub nazwę świadczonej usługi. Sprzedawca musi na nim także wpisać kwotę do zapłaty. Te same informacje powinny znaleźć się także na fakturze. Oprócz nich trzeba w niej uwzględnić również:

• liczbę (lub inną miarę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem.

Kiedy działalność nierejestrowana staje się działalnością rejestrowaną?

Istnieje szereg okoliczności, które mogą sprawić, że dalsze prowadzenie działalności będzie wymagało rejestracji firmy. Poniżej opisane zostały te najważniejsze.

Przekroczenie limitu przychodów

Z koniecznością założenia firmy muszą się liczyć podatnicy, których przychody z działalności nierejestrowanej w danym miesiącu przekroczą ustalony limit w 2024 roku. Od tego momentu przedsiębiorca ma zaledwie 7 dni na zgłoszenie działalności gospodarczej do CEIDG. Musi również zarejestrować się w ZUS w celu objęcia obowiązkowymi ubezpieczeniami. By skorzystać z ulgi na start, w formularzu rejestracyjnym należy wpisać kod ubezpieczenia 05 40.

Kiedy jeszcze trzeba zarejestrować firmę?

Obowiązek rejestracji firmy występuje także wówczas, gdy prowadzona działalność obejmuje usługi  wymagające zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej. Ich przykłady zostały wymienione w ustawie Prawo przedsiębiorców. Ta sama zasada dotyczy osób, które zaczynają świadczyć usługi zdefiniowane w przepisach ustawy jako działalność gospodarcza.