Cyfryzacja to pojęcie, które wiąże się z szeregiem zalet dla całego przedsiębiorstwa – przekonało się już o tym wiele polskich firm. Które aspekty funkcjonowania firmy mogą ulec poprawie po wdrożeniu cyfrowych systemów?

 

Systemy cyfrowe – przyszłość polskich firm

Cyfryzacja jest szerokim pojęciem, polegającym na zastąpieniu tradycyjnych metod i danych tymi w wersji elektronicznej. Odnosi się ona m.in. do sposobów prowadzenia dokumentacji, komunikacji czy zarządzania. Transformacja cyfrowa znacząco usprawnia wiele firmowych procesów, ułatwia pracę licznych działów w przedsiębiorstwie i gwarantuje bezpieczeństwo przechowywanych danych. Jakie jeszcze korzyści niesie za sobą wdrożenie w firmie systemów cyfrowych?

 

Znaczna oszczędność kosztów oraz czasu

Jednym z największych atutów cyfryzacji w przedsiębiorstwie jest oszczędność firmowych kosztów. Po wprowadzeniu nowoczesnych systemów nie ma już potrzeby gromadzenia dokumentów w fizycznych archiwach, a co za tym idzie – nie trzeba wynajmować tak dużych przestrzeni w biurze. Co więcej, w związku z cyfryzacją możliwe jest ograniczenie liczby specjalistów zatrudnionych w danym miejscu pracy. Znika także konieczność przesyłania dokumentów do klientów za pośrednictwem poczty lub kuriera.

Wszystko to pozwala na sporą oszczędność – firma może więc przeznaczyć pewne środki na swoje kluczowe cele i istotne inwestycje. Oszczędność dotyczy również samego czasu – pracownicy nie muszą już godzinami wyszukiwać dokumentów spośród tysięcy teczek ani ręcznie wprowadzać danych. Dzięki temu zyskują oni cenne dodatkowe godziny, które można przeznaczyć na najważniejsze zadania związane z rozwojem przedsiębiorstwa. Wpływa to bezpośrednio również na produktywność oraz wydajność pracowników.

 

Bezpieczeństwo dokumentacji

Dzięki cyfryzacji dane firmy oraz jej klientów są znacznie lepiej chronione zarówno przed zniszczeniem czy utratą, jak i przed atakami hakerów oraz dostępem osób trzecich. Do dokumentów przechowywanych w chmurze mają bowiem dostęp wyłącznie uprawnieni użytkownicy, a dokumentacja nie jest narażona na zgubienie, tak jak może mieć to miejsce w przypadku wysyłki pocztą czy kurierem. Co więcej, istnieje możliwość regularnego wykonywania backupu danych, czyli tzw. kopii zapasowej, która chroni dokumentację przed utratą oraz jej nieprzyjemnymi skutkami. Wszystkie dane są przechowywane zgodnie z obowiązującymi w danym momencie przepisami – każde dobre oprogramowanie gwarantuje działanie zgodnie z prawem.

 

Lepsza komunikacja – nie tylko wewnętrzna

Wprowadzenie w firmie systemów cyfrowych wiąże się także z poprawą komunikacji. Mowa o kontaktach wewnątrz organizacji oraz tych pomiędzy firmą a klientami i partnerami. Dzięki cyfryzacji możliwa jest współpraca z klientami zamieszkującymi i prowadzącymi firmy nawet kilkaset kilometrów dalej.  Faktury docierają do nich w czasie rzeczywistym, od razu po wysłaniu ich przez wystawcę, dzięki czemu możliwa jest niemal natychmiastowa reakcja. Dostęp do istotnych informacji również jest znacznie łatwiejszy – wszystko to zasługa chmury, która gromadzi wszelkie niezbędne dokumenty w jednym miejscu. W razie jakichkolwiek wątpliwości dotarcie do konkretnego pliku zajmuje też znacznie mniej czasu.

Przeczytaj także: Jak cyfryzacja może poprawić wydajność mojej firmy? – Symfonia

Łatwiejsze i wygodniejsze rozliczenia z klientami

Dzięki wykorzystaniu cyfrowych systemów w przedsiębiorstwie łatwiejsze jest również dokonywanie rozliczeń z klientami. Oprócz tego, że od razu otrzymują oni faktury, mają też dostęp do różnych metod płatności – nie tylko do klasycznego bankowego przelewu. Szansa na skorzystanie z szybkich płatności pozwala zaoszczędzić czas i sprawia, że firma zyskuje na tle konkurencji, która nie stosuje takich rozwiązań.