Księgowość w sklepie internetowym – dlaczego warto zintegrować program księgowy z e-commerce?

Prowadzenie księgowości w sklepie internetowym bez wsparcia w postaci automatyzacji potrafi przyprawić o ból głowy. Znasz to z autopsji? Jeśli zatem nie chcesz dalej spędzać długich godzin na przepisywaniu danych z zamówień do programu księgowego, wystawianiu paragonów i faktur, czy aktualizowaniu stanów magazynowych, najwyższy czas pomyśleć o zmianie. Tym bardziej, że na rynku nie brakuje rozwiązań, które pozwolą Ci znacznie szybciej zarządzać sprzedażą, rozliczeniami i magazynem. Chcesz dowiedzieć się więcej?  Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, co możesz zyskać, decydując się na integrację e-commerce z programem księgowym!

Program do księgowości i e-commerce – dlaczego te dwa systemy powinny być połączone?

Jeśli prowadzisz sklep internetowy, to pewnie zależy Ci przede wszystkim na zwiększaniu sprzedaży. Trudno jednak szukać nowych dostawców, czy wymyślać ciekawe kampanie, jeśli każdego dnia przez kilka godzin wystawiasz faktury, rejestrujesz nowe zamówienia i aktualizujesz stany magazynowe. Ręczna obsługa wymienionych wyżej procesów – oprócz samej straty czasu – to przede wszystkim:

• problemy ze skalowaniem sprzedaży, bo więcej zamówień oznacza więcej ręcznej pracy, a nie każdy biznes ma na to zasoby,
• większe ryzyko pomyłek, które mogą prowadzić do błędów w rozliczeniach,
• problemy z odnalezieniem ważnych informacji, bo dane są rozproszone w różnych miejscach.

A przecież da się inaczej. Integracja e-commerce z programem księgowym może pomóc Ci uporządkować codzienną pracę i zdjąć z głowy ciężar związany z obsługą ważnych, ale powtarzalnych procesów.

Jak dobry program księgowy może pomóc Ci w prowadzeniu sklepu internetowego?

Dobry program księgowy to dziś znacznie więcej niż tylko narzędzie do wystawiania faktur i paragonów. Dzięki swojej modułowej strukturze, pozwala na „spięcie” ze sobą wszystkich procesów w firmie i zarządzanie nimi z jednego miejsca – bez konieczności ręcznego przepisywania danych czy korzystania z kilkunastu plików Excela do prowadzenia różnych ewidencji.

Przykładem takiego rozwiązania jest Symfonia eBiuro dla firm – program, który nie tylko wystawia faktury i paragony, ale także pozwala prowadzić księgi podatkowe, rozliczać kadry i płace czy zarządzać magazynem. Dzięki takiej funkcjonalności za jego pomocą możesz np.:

• obsługiwać transakcje na rzecz konsumentów i klientów biznesowych,
• księgować faktury i rozliczać podatki,
• sprawdzić dostępność towarów,
• zarządzać cennikami i grupami cenowymi,
• przeprowadzić inwentaryzację.

To wszystko sprawia, że nie potrzebujesz wielu narzędzi do obsługi najważniejszych procesów, jakie zachodzą w Twojej firmie, bo fakturami, księgowością, rozliczeniami i magazynem możesz zarządzać z poziomu jednego systemu.

Przeczytaj również: Księgowość sklepu internetowego – jakich błędów unikać? – Symfonia

Integracja księgowości ze sklepem internetowym – dlaczego warto się na to zdecydować?

Integracja programu księgowego z platformą e-commerce może znacznie ułatwić obsługę powtarzalnych procesów, związanych np. z wystawianiem dokumentów, kontrolą stanów magazynowych czy analizą danych dotyczących sprzedaży. Brzmi ciekawie? Poniżej znajdziesz więcej informacji na temat najważniejszych korzyści wynikających z integracji księgowości ze sklepem internetowym.

Automatyczne generowanie faktur i paragonów z zamówień

W wielu sklepach internetowych proces rozliczania transakcji przebiega według dość standardowego scenariusz: klient składa zamówienie, które następnie trzeba przenieść do programu księgowego, przepisując dane ręcznie. Jeśli liczba zamówień jest niewielka, to taki proces, można obsługiwać manualnie. Gdy jednak każdego dnia wystawiasz kilkanaście faktur czy paragonów, to tak zorganizowany proces będzie bardzo uciążliwy.

Właśnie w takim przypadku warto rozważać integrację e-commerce z programem księgowym. Dzięki niej proces związany z rozliczaniem transakcji może bowiem przebiegać automatycznie. Tak działa to w przypadku Symfonii eBiuro – złożone za pomocą sklepu internetowego zamówienia trafiają od razu do programu księgowego, który na podstawie znajdujących się w nim danych pozwala wygenerować faktury czy paragony – bez konieczności ręcznego przepisywania danych na temat klienta, produktów i cen czy wartości zamówienia.

Przeczytaj również: Automatyzacja w e-commerce – sprawdź, jak to zrobić z Symfonią eBiuro!

Spójne dane

Wielu właścicieli e-sklepów zna ten koszmar – klient kupuje produkt, którego nie ma już w magazynie. Albo inna sytuacja – zmawia towar w cenie promocyjnej, bo nowa została zaktualizowana tylko w systemie do obsługi sprzedaży, ale już nie w bazie sklepu internetowego. Skąd te problemy? Najczęściej ich winą jest brak synchronizacji danych pomiędzy programem księgowym a platformą e-commerce. Tu także integracja obu rozwiązań może okazać się sporym ułatwieniem, bo zapewni dwukierunkowy przepływ danych. Jak może to działać? Prześledźmy to na przykładzie Symfonii eBiuro.

Program księgowy, po uzupełnieniu bazy towarów, przesyła do sklepu internetowego aktualne informacje o produktach, cenach i stanach magazynowych. W efekcie dane na platformie e-commerce są zgodne z tym, co znajduje się w systemie, który odpowiada za obsługę magazynu i rozliczanie transakcji. Wymiana danych działa także w drugą stronę – po złożeniu nowego zamówienia, program księgowy pobiera z e-sklepu dane na temat klienta, produktów oraz wartości koszyka. Nie musisz zatem zakładać kartoteki klienta, czy przepisywać danych z zamówienia, bo te informacje będą dostępne w systemie księgowym.

Przeczytaj również: Jak zintegrować sklep internetowy z Symfonią eBiuro? Przewodnik

Jedna, centralna baza danych o kliencie

Każde zamówienie to mnóstwo danych, które możesz wykorzystać do planowania działań promocyjnych, liczenia rentowności sprzedaży czy segmentacji klientów. Byłoby zatem szkoda, gdyby tego typu informacje przepadły. Dzięki integracji e-commerce z programem księgowym nie musisz się jednak tym przejmować, bo wszystkie informacje dotyczące zamówień trafiają do jednej, uporządkowanej bazy prowadzonej w ramach programu księgowego. W rezultacie z poziomu tego systemu możesz np. śledzić historię zakupów czy sprawdzać, które produkty rotują najlepiej.

Szybsza obsługa zamówień

Znasz ten moment, kiedy kończysz kompletować paczkę, a potem przypominasz sobie, że musisz jeszcze zaktualizować wydanie z magazynu? No właśnie. A potem dodatkowo ująć to w księgowości… Jeśli zdecydujesz się na integrację programu do księgowości ze sklepem internetowym, ten proces może przebiegać automatycznie.  Tak działa to np. w Symfonii eBiuro, gdzie wydania magazynowe są powiązane z zamówieniami. Dzięki temu na podstawie wystawionej faktury możesz szybko wygenerować dokumenty potwierdzające wydanie.

Przeczytaj również: Księgowość w e-commerce – poznaj rozwiązanie, które nadąża za sprzedażą! – Symfonia

Lepsze zarządzanie asortymentem

Jeśli korzystasz z programu do księgowości z modułem magazynowym, to integracja takiego systemu z platformą e-commerce ułatwi Ci zarządzanie gospodarką magazynową. Dzięki temu:

• będziesz mieć wgląd w bieżące stany magazynowe, które zaktualizują się automatycznie po każdym zamówieniu,
• możesz tworzyć grupy cenowe i szybciej przeprowadzać inwentaryzację,
• nie musisz ręcznie wypełniać dokumentów magazynowych (PZ, WZ, RW, MM), bo możesz je wygenerować na podstawie zarejestrowanych w programie faktur.

Raportowanie i analityka

Dzięki połączeniu e-commerce z programem księgowym zyskasz także stały dostęp do bieżących danych na temat sprzedaży i kontrahentów – możesz je wygodnie przeglądać, porównywać i eksportować, np. do Excela. Niektóre systemy, jak Symfonia eBiuro, oferują też intuicyjny kokpit z podglądem rozrachunków, który pozwala szybko sprawdzić, które faktury zostały opłacone, a które wciąż czekają na uregulowanie.

Przeczytaj również: E-commerce, który naprawdę działa. Jak uporządkować sprzedaż i zacząć rosnąć z ERP? – Symfonia

Księgowość w e-commere może być prostsza!

Prowadząc mały biznes, musisz rozsądnie zarządzać czasem, energią i budżetem. Właśnie dlatego warto postawić na rozwiązania, które ułatwiają Ci codzienną pracę. Jeśli szukasz systemu księgowego, który będzie wspierał Twój sklep internetowy oraz pozwoli Ci zautomatyzować czasochłonne zadania, zapoznaj się z możliwościami Symfonii eBiuro. Przejdź na stronę, rozpocznij 45-dniowy okres testowy i zobacz, jak może wyglądać codzienna praca, gdy księgowość i sprzedaż dobrze ze sobą współpracują.