Symfonia eBiuro w organizacji pozarządowej – cyfrowa zmiana w Fundacji ATS Warszawa

Organizacje pozarządowe każdego dnia balansują między realizacją swojej misji a rosnącymi obowiązkami formalnymi i finansowymi. Z jednej strony działają na rzecz ludzi i społeczności, z drugiej – muszą zadbać o transparentność, precyzję rozliczeń i terminowość raportów. Właśnie w takim momencie rozwoju znalazła się Fundacja ATS Warszawa, która zdecydowała się uporządkować swoje procesy i wesprzeć zespół nowoczesnym narzędziem do zarządzania dokumentami i finansami projektów. Efekt? Więcej czasu na działania społeczne i mniej obciążeń administracyjnych.

Fundacja ATS Warszawa powstała w 2025 roku, by walczyć o widzialność i godność dzieci oraz rodzin osób osadzonych. Organizacja działa m.in. w obszarach edukacji, integracji społecznej, profilaktyki i zdrowia czy wsparcia dzieci i rodzin w kryzysie, realizując programy dla dzieci osadzonych rodziców, kampanie społeczne i współpracując z instytucjami publicznymi. Tempo rozwoju fundacji zaowocowało rosnącą liczbą projektów, a ręczna obsługa ich dokumentacji przestała wystarczać.

Szybki rozwój wymaga niezawodnych narzędzi

Wraz z rosnącą liczbą projektów w fundacji przybywało dokumentów, faktur i obowiązków raportowych związanych z raportowaniem dla darczyńców. Dotychczasowe, rozproszone narzędzia oraz manualne procesy przestały zdawać egzamin.

Jak Symfonia eBiuro usuwa bariery rozwoju?

Po wdrożeniu Symfonii eBiuro czas, który zespół Fundacji ATS poświęcał na zadania administracyjne, został uwolniony na działania statutowe – takie, które przynoszą wymierne korzyści beneficjentom. Jakie konkretne możliwości programu pracownicy Fundacji doceniają najbardziej?

Uporządkowanie dokumentów

Centralizacja i obieg dokumentów daje fundacji lepszą kontrolę nad budżetami projektów. Dokumenty kosztowe trafiają do zespołu automatycznie – czy to z KSeF, czy po przetworzeniu w module OCR. Symfonia eBiuro daje możliwość komunikacji bezpośrednio w programie dotyczącej danego dokumentu – cała historia ustaleń zostaje do niego przypisana, co zapewnia porządek i eliminuje potrzebę wymiany maili.

Zdalny dostęp

Symfonia eBiuro umożliwia Fundacji ATS pracę zdalną i hybrydową bez skomplikowanych VPN-ów. Administrator może przypisywać uprawnienia i dzielić zadania między wybranych pracowników, dzięki czemu efektywnie zarządza zespołem – niezależnie od tego, czy pracują z biura, czy z domu. Natychmiastowy dostęp do dokumentacji skutkuje lepszą organizacją pracy.

Automatyzacja rozliczeń

Elastyczne raportowanie finansowe dostosowane do projektów grantowych było istotnym kryterium wyboru narzędzia dla Fundacji ATS. Przed wdrożeniem Symfonii eBiuro zespół borykał się z ręcznym wprowadzaniem danych i opóźnienia w przygotowywaniu raportów dla darczyńców. Szybki dostęp do aktualnych danych finansowych i automatyzacje dostępne w programie rozwiązały te problemy.

Co równie ważne, zmiana nie dotyczyła tylko procesów – odczuwalnie poprawiła się również codzienna współpraca i komfort pracy zespołu. Praca w organizacji z misją nie musi kojarzyć się ze żmudnymi zadaniami bez wsparcia technologii, wręcz przeciwnie – to dzięki technologii misja wysuwa się na pierwszy plan w codziennych zadaniach zespołu Fundacji.

W przypadku organizacji pozarządowych szczególnie ważne jest, aby system wspierał nie tylko księgowość, ale także specyfikę pracy projektowej i wymogi raportowe. Symfonia odpowiada na te potrzeby, a dodatkowo organizacje mogą skorzystać z programu zniżek Symfonia dla NGO, który ułatwia dostęp do innych nowoczesnych narzędzi zarządzania firmą bez nadmiernego obciążania budżetu.

Dobre doświadczenia związane z wdrożeniem Symfonii eBiuro sprawiły, że Fundacja ATS planuje wprowadzenie kolejnych rozwiązań technologicznych.

Pełny opis przypadku wdrożenia Symfonii eBiuro w Fundacji ATS znajdziesz w darmowym materiale PDF, który pobierzesz poniżej.