Dekretowanie dokumentów w większości firm odbywa się według z góry ustalonego schematu. Przykład? Rozliczenie faktury za dostawę, które wymaga m.in. wprowadzenia do systemu danych kontrahenta i numeru dowodu księgowego, określenia daty wpływu czy daty operacji gospodarczej, rozksięgowania kwoty netto i VAT na konta księgowe, dodania opisu, a na koniec zatwierdzenia dokumentu lub umieszczenia go w buforze. Ten proces staje się jeszcze bardziej uciążliwy, jeśli wszystkie te wszystkie czynności trzeba wykonać dla kilkudziesięciu lub nawet kilkuset dokumentów miesięcznie. Skoro jednak schemat księgowania jest stały, to oznacza jedno: ten proces (jak i wiele innych) można zautomatyzować.

Najważniejsze informacje w skrócie

• Dekretowanie dokumentów to proces, który można stosukowo łatwo zautomatyzować.
• Automatyczna dekretacja dokumentów to mechanizm, który umożliwia tworzenie zapisów księgowych na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów.
• Wzorce dekretacji (określane czasem jako schematy księgowań) działają jak mechanizm standaryzacji – pozwalają utrzymać spójność nawet wtedy, gdy dokumenty księguje kilka różnych osób.
• Importy dokumentów pozwalają automatycznie wczytywać dane z innych systemów, eliminując błędy i konieczność ręcznego przepisywania danych.
• Elektroniczny obieg dokumentów nie tylko przyspiesza przekazywanie faktur do księgowości, ale również umożliwia zdalną pracę z dokumentami.
• Automatyzacja to sposób na zwiększenie odporności procesów księgowych na rotację pracowników i błędy ludzkie.

Problem: ręczne dekretowanie dokumentów to strata czasu i ryzyko błędów

Księgowość operacyjna wiąże się przede wszystkim z koniecznością przetwarzania dużego wolumenu dokumentów. I choć każdy z nich wymaga uwagi, to jednak zdecydowaną większość można opisać za pomocą powtarzających się wzorców dekretacji. Tymczasem nadal w wielu firmach ten proces opiera się na pracy ręcznej:

• wprowadzaniu danych do systemu,
• określaniu kwot netto i VAT,
• przypisywaniu cech i zatwierdzaniu dokumentu.

To nie tylko strata czasu, ale też większe ryzyko błędów – bo każda manualnie wykonywana czynność może prowadzić do potencjalnych pomyłek.

Przeczytaj również: Dekretacja faktury krok po kroku – jak to zrobić poprawnie? – Symfonia

Dodatkowym utrudnieniem – szczególnie w firmach handlowych – jest korzystanie z różnych systemów – jednego do rejestrowania dokumentów sprzedaży i odrębnego do ich księgowania. Jeśli te systemy nie są zintegrowane i działają na oddzielnych bazach danych, to dokumenty trzeba przenosić ręcznie – przepisując te same informacje. Przy kilku fakturach nie stanowi to problemu. Inaczej wygląda jednak sytuacja, gdy takich dokumentów jest kilkadziesiąt czy nawet kilkuset miesięcznie.

Wzorce księgowań i schematy dekretacji – jak pomagają zautomatyzować powtarzalne zadania?

Wzorce księgowań, określane czasem również jako wzorce dekretacji to narzędzie stworzone z myślą o sytuacji, gdy dokumenty dekretujesz według powtarzalnych reguł i nie chcesz za każdym razem ręcznie wprowadzać wszystkich danych do systemu.

Typowy przykład ich zastosowania?  Rozliczenie faktury za leasing, abonament telefoniczny czy koszt energii. Za każdym razem mamy tu do czynienia z tym samym typem dokumentu, korzystamy z tych samych kont księgowych, mamy ten sam opis operacji gospodarczej i ten sam podział kwot. I choć zmienia się tylko data i numer dokumentu – cały proces związany z dekretowaniem dokumentów musimy realizować od zera.

Wzorzec księgowania pozwala zautomatyzować tego typu zadania. Jak dokładnie działa?

• na początku musisz zdefiniować strukturę dokumentu – typ, konta, stawki VAT i opisy,
• system zapisuje ten układ jako gotowy szablon,
• przy kolejnym księgowaniu wybierasz wzorzec i uzupełniasz tylko dane, które się zmieniają, czyli kwotę, numer faktury i datę dokumentu.

Dzięki temu:

• nie dekretujesz ręcznie – konta, opisy i ewentualnie kwoty podstawiają się automatycznie,
• unikasz błędów – bo nie ma miejsca na literówki i pomyłki w dekrecie,
• oszczędzasz czas – zwłaszcza przy dużej liczbie dokumentów tego samego typu.

W systemie Symfonia Finanse i Księgowość dostępne są również gotowe typy dokumentów oraz wzorcowy plan kont. Możesz je dowolnie edytować lub zbudować własne – dopasowane do Twoich operacji gospodarczych i polityki rachunkowości czy wymagań controllingu.

Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne, gdy:

• ewidencjonujesz powtarzalne dokumenty i operacje gospodarcze (np. rozksięgowanie kosztów na kilka MPK),
• pracujesz w firmie o dużym wolumenie dokumentów,
• chcesz utrzymać spójność zapisów księgowych niezależnie od tego, kto wprowadza dokumenty.

Chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce? Obejrzyj nagranie FK-owych pomocników.

Przeczytaj również: Programy księgowe – ranking 6 najważniejszych funkcji – Symfonia

Przykład z praktyki – dekretowanie dokumentu z użyciem wzorca i bez

Załóżmy, że co miesiąc otrzymujesz fakturę za leasing samochodu służbowego. Dokument zawsze pochodzi od tego samego dostawcy, dotyczy tych samych kosztów i rozliczany jest w ten sam sposób – zmieniają się tylko numer, data i kwota.

Bez ustawionego wzorca księgowania w każdym miesiącu wprowadzasz dokument od nowa, a zatem:

• wybierasz typ dokumentu,
• uzupełniasz dane kontrahenta,
• wpisujesz daty,
• uzupełniasz rejestr VAT
• dodajesz kwotę netto i VAT,
• przypisujesz konta księgowe (np. 402-01, 202-1-1, 221-01),
• wpisujesz opis operacji gospodarczej (np. „samochód osobowy, dział handlowy”),
• zapisujesz i zatwierdzasz.

To kilka minut pracy przy jednej fakturze. Przy 30 podobnych dokumentach miesięcznie – to już godziny.

A jak ten proces wygląda z użyciem wzorca?

• wybierasz zapisany wcześniej wzorzec – np. „Faktura leasingowa – samochód osobowy”,

• system automatycznie podstawia dane schematu dekretacji: konta, opisy, stawki VAT,
• uzupełniasz tylko zmienne: numer faktury, datę, kwotę,

• zatwierdzasz dokument.

Czas księgowania: kilkanaście sekund. I żadnego ryzyka, że pomylisz konto księgowe albo pominiesz opis operacji gospodarczej.

Importy dowodów księgowych, czyli o tym, jak zautomatyzować dekretowanie dokumentów tworzonych w innych systemach

W wielu firmach dane sprzedażowe, zakupowe czy magazynowe rejestrowane są w oddzielnych systemach. Jeśli ich bazy nie są ze sobą bezpośrednio połączone, księgowość musi ręcznie wprowadzać dane na temat zarejestrowanych w systemie handlowym transakcji. Tu z pomocą przychodzą importy dowodów księgowych – funkcjonalność, która pozwala automatycznie wczytywać dane z systemu sprzedażowego czy magazynowego do systemu księgowego.

W programie Symfonia Finanse i Księgowość ten proces jest maksymalnie uproszczony: możesz wczytać kompletny zestaw dokumentów, zamiast przepisywać je ręcznie. Importy obejmują m.in.:

• faktury zakupu i sprzedaży,
• dokumenty importowe i eksportowe
• paragony, noty księgowe i faktury wewnętrzne,
• listy płac,
• dokumenty magazynowe,
• raporty kasowe, wyciągi-bankowe,
• opisy operacji gospodarczych i cechy do różnych obiektów.

Aby skorzystać z tej funkcji, wystarczy tylko skonfigurować profil importu w systemie – określić katalog wymiany danych i wskazać folder, z którego będą pobierane pliki. Dzięki temu taki proces można zautomatyzować niemal w całości – użytkownik jedynie weryfikuje i zatwierdza dane oraz wybiera plik do wczytania. W podobny sposób da się skonfigurować import raportów kasowych czy wyciągów bankowych z przypisaniem kont księgowych do operacji gospodarczych.

Zobacz, jak to działa!

Elektroniczny obieg dokumentów – kiedy automatyzacja zaczyna się wcześniej niż w systemie FK

Szybkość procesu dekretowania dokumentów nie zależy wyłącznie od tego, jak działa system finansowo-księgowy. Równie ważne jest to, w jakim momencie i w jakiej formie faktura lub towarzyszące jej załączniki trafiają do działu księgowości.

Tu najczęściej źródłem problemu jest papierowy obieg dokumentów. Przy współpracy z wieloma kontrahentami proces dekretowania często się wydłuża, bo faktura potrafi krążyć między biurkami przez kilka dni, zanim trafi do odpowiedniej osoby. W takiej sytuacji nie ma mowy o automatyzacji – bo zanim dokument znajdzie się w systemie, musi zostać odnaleziony, zeskanowany i uzupełniony.

Rozwiązaniem tego problemu jest elektroniczny obieg dokumentów (EOD) – system umożliwiający pełną digitalizację obsługi faktur kosztowych i innych dokumentów księgowych. EOD gromadzi zarówno faktury elektroniczne, jak i skany dokumentów papierowych. Jedną z jego najważniejszych funkcjonalności są ścieżki akceptacji – zdefiniowane sekwencje zatwierdzeń, przez które dany dokument musi „przejść”, zanim trafi do księgowości. Typowy scenariusz obejmuje zatwierdzenie przez dział merytoryczny, controlling oraz przekazanie do działu finansowego.

Zastosowanie EOD rozwiązuje kilka problemów jednocześnie:

• dokumenty trafiają do księgowości szybciej i w uporządkowanej formie,
• każda faktura ma historię obiegu, akceptacji i opisu merytorycznego oraz przypisania kosztów,
• dostęp do dokumentów możliwy jest zdalnie, bez konieczności fizycznej obecności w biurze.

Istotne z punktu widzenia automatyzacji jest również to, że dokumenty przetwarzane w systemie EOD mogą zostać bezpośrednio zaimportowane do programu księgowego. Oznacza to, że dane z opisu faktury – takie jak numer, kontrahent, kwota, kategoria kosztowa, rejestr VAT czy MPK – nie muszą być wprowadzane ponownie.

Przeczytaj również: EOD – czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Efekty wdrożenia – dlaczego warto korzystać z mechanizmów do automatycznego księgowania dokumentów?

Automatyzacja procesów księgowych przynosi wymierne korzyści przede wszystkim w obszarach, w których do tej pory dominowała praca ręczna. Po wdrożeniu wzorców księgowań, importów danych oraz elektronicznego obiegu dokumentów, możliwe jest m.in.:

• skrócenie czasu pracy operacyjnej, bo powtarzalne dokumenty są dekretowane szybciej, a dane pochodzące z systemów handlowych, bankowych czy magazynowych nie muszą być wprowadzane ponownie. W praktyce oznacza to mniejszy nakład pracy na poziomie ewidencji.
• ograniczenie błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych – zdefiniowane wcześniej schematy ograniczają ryzyko pomyłek – zarówno w przypisaniu kont księgowych, jak i w opisach operacji gospodarczych czy stawkach VAT.
• usprawnienie obiegu dokumentów – dzięki czemu księgowość zawsze pracuje na materiałach kompletnych, zatwierdzonych i gotowych do zaksięgowania. To ogranicza konieczność wyjaśnień i skraca czasochłonny proces wprowadzania danych księgowych
• więcej czasu na merytoryczną analizę danych.

Dekretowanie dokumentów zajmuje zbyt dużo czasu? Już nie musi!

Automatyzacja dekretowania dokumentów nie rozwiązuje wszystkich problemów, ale skutecznie eliminuje te, które wynikają z powtarzalności, braku integracji między systemami i opóźnień w dostarczaniu dokumentów. Wzorce dekretacji i schematy księgowań upraszczają rutynowe wprowadzanie dokumentów. Importy danych ograniczają konieczność pracy na dwóch systemach. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia, że księgowość otrzymuje dokumenty w odpowiednim czasie i formacie. Dobrze wdrożone razem, pozwalają uporządkować procesy i odciążyć zespół z pracy odtwórczej.