Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Zmiana oprogramowania w biurze rachunkowym – jak znaleźć najlepszy program księgowy dla swojego biura?

Urszula Holik

Urszula Holik

Długość czytania:

14 października 2024

Właściwie dobrany program do księgowości to podstawowe narzędzie pracy w każdym biurze rachunkowym. Z biegiem czasu system, który kiedyś był idealny, może jednak okazać się niewystarczający. Co zrobić w takiej sytuacji? Po czym poznać, że nadszedł czas na zmianę oprogramowania? Jak wybrać najlepszy program księgowy dla swojego biura? W tym artykule znajdziesz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci podjąć właściwą decyzję.

Spis treści:

Najważniejsze informacje w skrócie:

  • Zmiany w przepisach i na rynku sprawiają, że biura rachunkowe coraz częściej stają przed koniecznością wymiany przestarzałego oprogramowania na bardziej nowoczesne i funkcjonalne rozwiązanie.
  • Choć zmiana oprogramowania księgowego wymaga czasu i wysiłku, to jednak taka inwestycja przynosi wymierne korzyści w postaci większego komfortu pracy czy lepszego wsparcia technicznego.
  • Aby wybrać odpowiednie oprogramowanie dla biura rachunkowego, warto porównać kilka rozwiązań pod kątem funkcjonalności, łatwości obsługi, możliwości integracji z innymi systemami oraz modelu rozliczeń.

 

Zmiana oprogramowania w biurze rachunkowym – kiedy warto rozważyć taki krok?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych czy archiwizacja dokumentów pochłaniają księgowym znaczną część czasu pracy – często nawet kilkadziesiąt godzin miesięcznie. Zakres usług oferowanych przez biura rachunkowe nie ogranicza się jednak wyłącznie do tych obowiązków. Wiedzą o tym dobrze producenci oprogramowania, którzy wyposażają swoje systemy w coraz to nowe funkcje. Dziś nietrudno znaleźć programy dla biur rachunkowych, które są w stanie zautomatyzować rutynowe czynności, związane chociażby z księgowaniem dokumentów, wyliczaniem podatku czy rozliczaniem deklaracji.

Nie dziwi zatem fakt, że kiedy dotychczasowy system księgowy przestaje spełniać oczekiwania, księgowi stają przed koniecznością wyboru nowego rozwiązania. Zmiana oprogramowania to bez wątpienia decyzja niełatwa i wymagająca starannej analizy.  Taka inwestycja może jednak przynieść wiele korzyści w przyszłości.

Przeczytaj także: Jaki program księgowy wybrać dla swojego biura?

Dlaczego warto zdecydować się na zmianę programu księgowego?

Zmianą oprogramowania w biurze rachunkowym to jak przeprowadzka do nowego domu. W tym drugim przypadku trzeba nie tylko przenieść wszystkie rzeczy, lecz również przyzwyczaić się do nowej przestrzeni. Nagrodą za cały ten trud jest jednak większa wygoda i nowe możliwości. W przypadku programu księgowego zamiast przedmiotów mamy konkretne dane, ale cały proces wygląda bardzo podobnie. Gromadzoną przez lata dokumentację księgową trzeba przejrzeć, zmigrować do nowego systemu, a następnie nauczyć się jego obsługi. Choć wymaga to czasu i wysiłku, to jednak w ostatecznym rozrachunku, przejście na nowy system może okazać się trafną decyzją. Wybierając odpowiednie oprogramowanie dla swojego biura rachunkowego, zyskasz większy komfort pracy, dostęp do dodatkowych funkcji, które przyspieszą lub zautomatyzują rutynowe zadania, a także wsparcie techniczne czy większe bezpieczeństwo.

Przeczytaj także: Przełom roku w biurze rachunkowym – jak się przygotować? – Symfonia

Najlepsze oprogramowanie dla biur księgowych – jak znaleźć program księgowy, który spełni oczekiwania?

By uniknąć nietrafionej inwestycji, przygotowując się do zmiany oprogramowania w biurze rachunkowym, postaraj się porównać kilka rozwiązań i zwrócić uwagę na ich cechy charakterystyczne. Jeśli producent zapewnia taką możliwość, skorzystaj z wersji testowej. To najlepszy sposób, aby sprawdzić, czy obsługa programu jest łatwa i intuicyjna oraz czy system oferuje wszystkie funkcje, których potrzebujesz. Czego natomiast unikać? Wyboru programu księgowego wyłącznie na podstawie analizy cennika. Pamiętaj, że każde biuro rachunkowe ma swoje unikalne potrzeby, dlatego warto poszukać rozwiązania, które będzie można dostosować do indywidualnych wymagań. Niektórzy producenci, jak np. Symfonia, oferują możliwość modułowego rozbudowywania oprogramowania. Dzięki temu o wiele łatwiej stworzyć system, który nie dość, że odpowiada specyfice pracy danego biura, to jeszcze jest efektywny kosztowo.

 

Ewolucja sukcesu w księgowości

 

Czym powinien się charakteryzować dobry program dla biura rachunkowego?

Wybór najlepszego programu dla biura rachunkowego może okazać się sporym wyzwaniem – tym bardziej, że na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które różnią się funkcjonalnością. Istnieje jednak kilka kwestii, na które zawsze warto zwrócić uwagę. Te najważniejsze przedstawiamy poniżej.

Bezpieczeństwo danych

Oprogramowanie do zarządzania księgowością klientów powinno zapewniać stuprocentowe bezpieczeństwo danych. To ważne, aby oprócz ochrony przed uszkodzeniem lub zagubieniem były one skutecznie zabezpieczone także przed dostępem nieupoważnionych osób i ewentualnymi atakami hakerów. Najlepsze rozwiązanie stanowią oprogramowania księgowe w chmurze – wówczas wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu, a ryzyko ich utraty spada niemal do zera. Wybierając program, warto więc zwrócić uwagę na oferowany przez niego poziom zabezpieczeń.

Szybki i wygodny dostęp do danych

Aby usprawnić codzienną pracę, program księgowy powinien zapewniać łatwy i szybki dostęp do danych. Oprogramowanie dla biur rachunkowych w chmurze daje w tym zakresie ogromne możliwości. Pozwala ono na logowanie do programu bez względu na porę i miejsce – potrzebne jest tylko urządzenie połączone z Internetem.

Przeczytaj również: Chmura vs. tradycyjne oprogramowanie księgowe: porównanie. Kiedy warto wybrać program księgowy w chmurze? – Symfonia

Funkcjonalność

Kolejną ważną cechą oprogramowania dla biur rachunkowych powinna być duża funkcjonalność. Im jest ona większa, tym więcej możliwości ma księgowy. Dobrze, jeśli oprócz wystawiania i wymiany faktur system pozwala również na kontrolę przelewów, wygodną komunikację z urzędami – np. Zakładem Ubezpieczeń Społecznych – czy kontakt z klientami. Większość nowych programów do księgowości umożliwia tworzenie spisu z natury, analizę danych i weryfikację ich jakości. Dodatkowym plusem jest opcja wysyłania przypomnień o płatnościach, śledzenia środków trwałych czy obsługa kadr i płac.

Dostęp do demo

Wybierając oprogramowanie dla biura rachunkowego, nie można ograniczać się jedynie do zakresu dostępnych funkcji. Równie ważną kwestią jest łatwość obsługi. Dobry program księgowy powinien być intuicyjny i zapewniać szybki dostęp do niezbędnych narzędzi. Właśnie dlatego przed zakupem warto skorzystać z wersji demo i samodzielnie ocenić, czy interfejs jest przejrzysty, a poszczególne funkcje spełniają Twoje wymagania. To najlepszy sposób na podjęcie świadomej decyzji.

Zakres wsparcia technicznego

Zmiana oprogramowania w biurze rachunkowym wiąże się z koniecznością nauki obsługi nowego systemu. Zanim osiągniesz pełną biegłość w korzystaniu z poszczególnych funkcji, pewnie będziesz potrzebować pomocy ze strony dostawcy oprogramowania. Właśnie dlatego porównując dostępne rozwiązania, zwróć uwagę, czy producent zapewnia wsparcie techniczne dla nowych użytkowników. W przypadku Symfonii, pracownicy biur rachunkowych, którzy przejdą na program eBiuro otrzymują 3 porady produktowe na start, z których mogą korzystać przez pierwsze 3 miesiące subskrypcji. Dzięki takiej pomocy są w stanie szybciej poznać poszczególne funkcje programu oraz dowiedzieć się, jak efektywnie wykorzystać je w swojej codziennej pracy.

Integracja z innymi systemami

Dużym atutem oprogramowania do księgowości jest możliwość integracji z innymi programami online. Od 2026 r. niezbędna okaże się możliwość połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur. Opcja integracji różnych programów to szansa na optymalizację wielu procesów przedsiębiorstwa i jeszcze bardziej zaawansowany rozwój.

Wykorzystanie chmury

Dobrze, jeśli oprogramowanie do naszego biura umożliwia korzystanie z tzw. chmury. Rozwiązania chmurowe umożliwiają przechowywanie wszystkich danych w jednym miejscu. To z kolei wiąże się z dużą oszczędnością czasu i kosztów, zmniejsza ryzyko uszkodzenia lub utraty dokumentów i znacząco zwiększa ich bezpieczeństwo. Samo wyszukiwanie konkretnego dokumentu jest dużo szybsze, a dostęp do danych mają wszyscy uprawnieni użytkownicy.

Cyfrowe horyzonty księgowości: Transformacja cyfrowa biur rachunkowych

Pobierz bezpłatny poradnik

Zwiększ komfort pracy z oprogramowaniem księgowym dla biur rachunkowych od Symfonii

W Symfonii znajdziesz oprogramowanie dla biur rachunkowych, które będzie Cię wspierać w obsłudze wszystkich procesów – od uproszczonej księgowości, poprzez pełną rachunkowość, aż po rozliczenia kadrowo płacowe. Wszystko zamknięte w elastycznych pakietach tak, aby dać Ci możliwość wybrania tylko tych modułów, których faktycznie potrzebujesz.  Z Symfonią dla biur rachunkowych możesz:

  • prowadzić pełne księgi rachunkowe dla jedno- i wielooddziałowych przedsiębiorstw;
  • prowadzić uproszczoną księgowość w formie zarówno Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), jak i rozliczeń ryczałtowych;
  • wystawiać i wymieniać faktury oraz zarządzać dostępem do dokumentacji
    i archiwum;
  • współpracować online z klientami bez względu na miejsce czy porę;
  • obsługiwać kadry i płace zarówno w małych, jak i w dużych firmach;
  • wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów i bieżącą kontrolę nad jego przebiegiem oraz zyskać wygodny dostęp do historii danego dokumentu;
  • analizować dane przy użyciu technologii OLAP;
  • tworzyć analizy i raporty dostępne zarówno z poziomu przeglądarki WWW, jak i z aplikacji, programu MS Excel czy innych zewnętrznych narzędzi;
  • weryfikować jakości danych, dzięki czemu Krajowa Administracja Skarbowa otrzyma w 100% prawidłowe raporty.

Przejdź na stronę Symfonii dla biur rachunkowych i poznaj rozwiązania, które zautomatyzują Twoją codzienna pracę oraz pozwolą na wymianę informacji i dokumentów z klientami 24/7.

Testuj Symfonia eBiuro za darmo przez 45 dni!

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Rekomendowany kolejny artykuł: