Długość czytania:
Biura rachunkowe coraz częściej decydują się na przeniesienie księgowości do chmury, upatrując w tym szansy na przyspieszenie procesów, ograniczenie kosztów oraz rozszerzenie zakresu oferowanych usług. To jednak tylko część korzyści wynikających z takiej zmiany. Jakie są różnice między tradycyjnym oprogramowaniem księgowym a programem do księgowości w chmurze? O czym pamiętać, decydując się na zmianę systemu? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w tym artykule.
Spis treści:
- Coraz więcej biur rachunkowych prowadzi księgowość w chmurze
- Program księgowy w chmurze czy instalowany lokalnie – na które rozwiązanie się zdecydować?
- Jak działa oprogramowanie księgowe w chmurze?
- Tradycyjne oprogramowanie księgowe – kiedy okaże się lepszą opcją?
- Tradycyjny program księgowy a program do księgowości w chmurze – najważniejsze różnice
- Jak programy księgowe w chmurze mogą usprawnić codzienną pracę?
- Księgowość w chmurze – czy warto?
Najważniejsze informacje w skrócie:
- Program księgowy w chmurze to aplikacja internetowa, która umożliwia obsługę procesów księgowych z każdego miejsca i za pomocą dowolnego urządzenia.
- Od standardowych rozwiązań różni się ona sposobem udostępniania. By korzystać z systemu użytkownik nie musi go instalować na komputerze. Wystarczy, że zaloguje się na swoje konto za pomocą przeglądarki internetowej.
- Oprogramowanie księgowe w chmurze często oferuje bogatszy zestaw funkcji niż jego desktopowy odpowiednik. Z tego względu cieszy się ono rosnącą popularnością.
Coraz więcej biur rachunkowych prowadzi księgowość w chmurze
Konkurencja w branży usług księgowych stale rośnie. Aby utrzymać dotychczasowych klientów i pozyskać nowych, biura rachunkowe tną koszty i coraz chętniej automatyzują swoje procesy. Tu z pomocą przychodzą programy księgowe w chmurze, czyli aplikacje dostępne online, które nie wymagają instalacji na komputerze użytkownika. Kiedyś tego typu rozwiązania stanowiły nowinkę technologiczną – dziś są już niemal standardem. Doświadczenie w obsłudze tego typu rozwiązań ma blisko 2/3 księgowych przebadanych przez Symfonię.
Czy kiedykolwiek pracowałeś/łaś w chmurze, mając pełny dostęp do narzędzi księgowych przez Internet?
Źródło: Raport, Ewolucja sukcesu w księgowości – perspektywy, aspiracje, ambicje, Ogólnopolski Panel Badawczy Ariadna na zlecenie Symfonii, maj 2024 r.
Program księgowy w chmurze czy instalowany lokalnie – na które rozwiązanie się zdecydować?
W biurach rachunkowych program księgowy to podstawowe narzędzie pracy. Właśnie dlatego podczas wyboru takiego rozwiązania nie warto zdawać się na przypadek. By uniknąć nietrafionej inwestycji, przed podjęciem ostatecznej decyzji, dobrze jest poznać specyfikę działania poszczególnych rodzajów oprogramowania oraz porównać ich wady i zalety.
Jak działa oprogramowanie księgowe w chmurze?
Oprogramowanie do księgowości w chmurze to aplikacja, do której użytkownik może się zalogować za pomocą przeglądarki. Ponieważ wszystkie dane są przechowywane online, pracownicy biura mogą je przeglądać o każdej porze, z dowolnego miejsca i urządzenia – nie tylko komputera, ale i smartfona czy tabletu. Aby zacząć korzystać z programu, wystarczy wykupić subskrypcję, zarejestrować konto oraz odpowiednio je skonfigurować, wprowadzając dane dotyczące biura rachunkowego oraz jego klientów.
Program księgowy w chmurze to dobre rozwiązania dla tych biur rachunkowych, które chcą ograniczyć koszty wynikające z utrzymania i administracji systemu. Za wszystkie kwestie związane z dostępnością oprogramowania oraz jego aktualizacją odpowiada bowiem dostawca. Użytkownik nie ponosi zatem dodatkowych opłat związanych np. zakupem komputera, na którym zainstalowany zostanie system wraz z bazą danych. Nie musi również samodzielnie przeprowadzać aktualizacji, wynikających z konieczności dostosowania systemu do zmieniających się przepisów. Te są bowiem przeprowadzane automatycznie, dlatego program zawsze działa zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Przeczytaj również: Rachunkowość w chmurze: jak to działa i dlaczego warto to rozważyć? – Symfonia
Tradycyjne oprogramowanie księgowe – kiedy okaże się lepszą opcją?
Tradycyjne oprogramowanie do księgowości wymaga instalacji na lokalnym serwerze, czyli obiekcie fizycznym. To łatwe w użyciu rozwiązanie, które wykorzystuje się od wielu lat. Właścicielem oprogramowania jest w tym przypadku sam użytkownik – wszelkie aktualizacje leżą więc po jego stronie. Główną zaletą takiego rozwiązania jest dostęp do danych także offline, a zatem bez potrzeby korzystania z Internetu. Użytkownik ma również pełną kontrolę nad infrastrukturą IT i może decydować, kiedy i jakie aktualizacje zostaną wdrożone. Dziś z tego typu programów księgowych korzystają głównie biura, których pracownicy wykonują swoje obowiązki stacjonarnie, za pomocą komputerów podłączonych do tej samej sieci wewnętrznej.
Tradycyjny program księgowy a program do księgowości w chmurze – najważniejsze różnice
Różnice między programem księgowym w chmurze a systemem instalowanym lokalnie nie sprowadzają się tylko do kwestii technologicznych. Takie rozwiązania często charakteryzują się także odmienną funkcjonalnością czy innymi kosztami eksploatacji. Właśnie dlatego podczas wyboru oprogramowania dla biura rachunkowego dobrze jest bardzo dokładnie przeanalizować te różnice. Które aspekty warto wziąć pod uwagę w pierwszej kolejności?
Przeczytaj również: Jaki program księgowy wybrać dla swojego biura rachunkowego? – Symfonia
Czas potrzebny, by rozpocząć pracę z programem
By rozpocząć pracę z tradycyjnym programem do księgowości, trzeba przejść przez cały proces wdrożenia. Ten często wiąże się z koniecznością zakupu serwera, jego dostosowania do potrzeb oprogramowania, instalacji samego programu, a następnie jego konfiguracji. Wszystkie te działania mogą zajmować od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu godzin. Inaczej wygląda to w przypadku programu księgowego w chmurze.
Ponieważ takiego oprogramowania nie trzeba instalować, użytkownik zyskuje dostęp do wszystkich funkcjonalności systemu niemal natychmiast po wykupieniu subskrypcji. To znacznie skraca czas związany z rozpoczęciem pracy w programie – wyjaśnia Katarzyna Bruździńska-Wójcik, Kierownik ds. Komercjalizacji Produktu w Symfonii.
Dostęp do danych
W przypadku tradycyjnego oprogramowania dla biur rachunkowych, wszystkie pliki zapisywane są w lokalnej bazie danych. Dostęp do nich będą mieć zatem wyłącznie osoby korzystające z komputera, na którym zainstalowany jest program lub te, podłączone do firmowej sieci. Zaletą takiego rozwiązania jest możliwość pracy na dokumentach bez konieczności połączenia z Internetem. Ogranicza to jednak mobilność pracowników oraz utrudnia współpracę. Tymczasem coraz więcej biur rachunkowych wprowadza hybrydowe modele pracy. Aby księgowi mogli prawidłowo wykonywać swoje obowiązki, potrzebują stałego dostępu do dokumentów. Właśnie dlatego program księgowy w chmurze okaże się lepszym rozwiązaniem w przypadku tych biur rachunkowych, których pracownicy często pracują zdalnie.
Dostępne funkcjonalności
Tradycyjne programy księgowe często różnią się od swoich chmurowych odpowiedników także zakresem oferowanych funkcjonalności. W tych drugich nierzadko można znaleźć dodatkowe moduły, które usprawniają obieg dokumentów czy komunikację z klientami. Dobrym tego przykładem jest program do księgowości Symfonia eBiuro.
Biura rachunkowe, które korzystają z tego rozwiązania, mogą bezpłatnie udostępnić swoim klientom aplikację do fakturowania i podglądu rozliczeń. Dzięki temu wszystkie dokumenty są gromadzone w jednym miejscu, a to znacznie przyspiesza i ułatwia proces związany z rozliczeniem podatków czy zamknięciem miesiąca. Księgowy nie musi już czekać, aż klient dostarczy faktury, bo te – zaraz po utworzeniu – są widoczne w systemie – dodaje Katarzyna Bruździńska-Wójcik.
Takie rozwiązanie przynosi korzyść także przedsiębiorcom. W udostępnionej przez biuro aplikacji mogą oni sprawdzić kwoty podatków i składek, przeglądać zestawienia przygotowane przez pracowników biura czy pobierać na swój komputer różnego rodzaju rejestry i ewidencje.
Przeczytaj również: Dlaczego warto zainwestować w programy do księgowości w chmurze? – Symfonia
Bezpieczeństwo danych przechowywanych w programie księgowym
Jednym z ważniejszych czynników, branych pod uwagę podczas wyboru programu do księgowości, są kwestie związane z bezpieczeństwem. Rozwój technologii niesie bowiem ze sobą nie tylko coraz większe możliwości, ale także nowe zagrożenia. Czy jednak faktycznie jest się czego obawiać?
Nowoczesne programy księgowe w chmurze korzystają z bardzo zaawansowanych mechanizmów szyfrowania i uwierzytelniania użytkowników. Takie zabezpieczenia pozwalają zapewnić, że przechowywane w chmurze dane nie trafią w niepowołane ręce. To jednak nie wszystko. Ważną zaletą oprogramowania w chmurze są także automatyczne backupy. Użytkownik nie musi pamiętać o wykonywaniu kopii zapasowej, bo ta przygotowywana jest codziennie przez dostawcę oprogramowania i przechowywana przez określony czas. W taki sposób działa to m.in. w Symfonii eBiuro. Dzięki temu użytkownik może szybko odzyskać przypadkowo wykasowaną dokumentację.
Możliwość dostosowania działania programu księgowego do potrzeb biura rachunkowego
Programy do księgowości zainstalowane na komputerze zwykle oferują większe możliwości kastomizacji. Oznacza to, że można je rozbudować o dodatkowe aplikacje obsługujące funkcje, które nie są dostępne w standardowej wersji systemu. Takie rozwiązanie zwiększa komfort pracy, choć niesie ze sobą również większe ryzyko. Rozwiązania zewnętrzne mogą bowiem przestać działać, np. po przeprowadzeniu aktualizacji systemu. Programy księgowe w chmurze dają z reguły mniejsze możliwości modyfikacji poszczególnych funkcji. Można je jednak zintegrować z innymi systemami, za pomocą tzw. konektorów. Takie rozwiązanie pozwala zapewnić przepływ danych pomiędzy różnymi systemami, z których na co dzień korzystają księgowi.
Testuj Symfonia eBiuro za darmo przez 45 dni!
Koszty utrzymania
W porównaniu z tradycyjnym oprogramowaniem, program księgowy w chmurze często okazuje się bardziej efektywny kosztowo. By korzystać z systemu, biuro rachunkowe nie musi bowiem inwestować w zakup serwera, czy ponosić kosztów wdrożenia lub aktualizacji. Opłaca jedynie roczną subskrypcję, której cena obejmuje dostęp do określonych funkcji programu, a także aktualizacje i backupy. Niektórzy dostawcy, w ramach abonamentu, oferują również dodatkowe usługi. Przykładowo, biura rachunkowe korzystające z Symfonii eBiuro, po opłaceniu subskrypcji otrzymują dostęp do wybranych kursów i szkoleń z zakresu zmian prawnych i obsługi programu przygotowanych przez ekspertów z Akademii Symfonii.
Jak programy księgowe w chmurze mogą usprawnić codzienną pracę?
Programy księgowe w chmurze cieszą się coraz większą popularnością, wypierając z rynku tradycyjne rozwiązania. Biura rachunkowe wybierają je nie tylko ze względu na możliwość redukcji kosztów związanych z utrzymaniem systemu, lecz również dostęp do wielu funkcji pozwalających na automatyzację rutynowych zadań. Dobry tego przykładem jest np. możliwość wczytywania dokumentów dzięki OCR. Dzięki tej funkcji księgowa nie musi już ręcznie przepisywać danych z faktur przesłanych przez klienta. To z kolei znacznie skraca czas związany z księgowaniem czy zamykaniem miesiąca.
Oprogramowanie dla biur rachunkowych w chmurze, wyposażone w moduł do komunikacji z klientami, oferuje jeszcze szersze możliwości. Pozwala ono m.in. na wymianę różnego rodzaju dokumentów: faktur, rozliczeń, rejestrów, ewidencji, bilansów przegotowanych przez pracowników biura. Za jego pomocą pracownicy biura mogą również wysyłać maile z rozliczeniami bezpośrednio z systemu. Dzięki temu cała historia komunikacji z danym klientem znajduje się w jednym miejscu.
Przeczytaj również: Kluczowe cechy dobrego oprogramowania księgowego w chmurze – Symfonia
Księgowość w chmurze – czy warto?
Elastyczne modele cenowe, szeroki zakres funkcji i możliwość pracy z dowolnego miejsca sprawiają, że programy księgowe w chmurze bardzo dobrze odpowiadają na potrzeby nowoczesnych biur rachunkowych. Dzięki nim księgowi zyskują większą mobilność oraz mogą przyspieszyć obsługę wielu procesów, które do tej pory zajmowały im mnóstwo czasu. Wybór dostępnych na rynku rozwiązań stale się poszerza, dlatego każde biuro rachunkowe – niezależnie od potrzeb i budżetu, jakim dysponuje, może z łatwością znaleźć oprogramowanie wpisujące się w jego potrzeby.
Poszukujesz programu księgowego dla swojego biura? Obejrzyj nasze case study i sprawdź, jak Symfonia eBiuro może wspierać Cię w codziennej pracy.
Przeglądaj tematy tego artykułu:
Rekomendowany kolejny artykuł:
0 komentarzy