Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Jak uporządkować dokumenty w firmie przed audytami i kontrolami z urzędów

Redakcja

Redakcja

Długość czytania:

23 października 2024

Każdy przedsiębiorca ma ustawowy obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej przez ściśle określony czas. Powinna znajdować się ona w siedzibie firmy lub w jej oddziale, tak aby dostęp do niej w przypadku kontroli czy audytu nie był utrudniony. Należy także chronić ją przed uszkodzeniem. Od uporządkowania i właściwego archiwizowania dokumentów zależy m.in. stabilność i płynne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Dlaczego warto uporządkować dokumenty przed audytem?

W publikacji Ogólne przygotowanie do audytu – Przewodnik dobrych praktyk, wydanej przez Komisję Europejską, znajduje się wyraźne zalecenie, by do audytu przygotować się z wyprzedzeniem, tak aby całość dokumentacji, do której wgląd będą chcieli mieć audytorzy, była dostępna od razu, a nie kompletowana w trakcie trwania audytu.

Przeczytaj również: Audyt wewnętrzny – co to jest i kiedy warto go wykonać? – Symfonia

Znaczenie przygotowania do audytu

Jeśli firma jest dobrze przygotowana do audytu, to cały proces przebiega o wiele sprawniej i szybciej. Warto zatem zadbać o to, by wszystkie dokumenty zostały sprawdzone przez sposoby, które są odpowiedzialne za ich sporządzanie w pierwszej kolejności. Dobrze jest również wyznaczyć jednego pracownika, który zostanie oddelegowany w charakterze głównej osoby do kontaktów. Dzięki temu uda się uniknąć chaosu organizacyjnego.

Przygotowanie do audytu zakłada także powiadomienie o nim wszystkich pracowników, nawet tych, którzy w proces ten nie będą bezpośrednio zaangażowani. Konieczne jest również przekazaniem im kompletnych informacji na temat tego, jakie są kryteria, zakres oraz cel audytu.

Skutki braku porządku w dokumentacji

Nieporządek w dokumentacji może nie tylko spowodować problemy podczas kontroli urzędowych czy audytu, ale też znacząco utrudniać codzienną pracę. Trudności ze znalezieniem potrzebnej w danej chwili dokumentacji przyczyniają się m.in. do opóźnień w dostawach czy realizacji transakcji, trudnościami z terminowym wywiązaniem się z kontraktu, problemów kadrowych i płacowych itp.

Utrzymanie należytego porządku w dokumentach pozwala zatem stworzyć zorganizowane, efektywnie funkcjonujące i wydajne miejsce pracy.

Jakie dokumenty są najczęściej sprawdzane podczas audytów i kontroli?

Wiedząc, o jakie dokumenty najczęściej proszą audytorzy i kontrolerzy z urzędów, łatwiej jest zadbać o ich należyte przygotowanie.

Dokumenty finansowe

Wśród najczęściej sprawdzanych dokumentów finansowych można wymienić m.in.:

  • Bilans finansowy, prezentujący aktywa, pasywa i kapitał własny przedsiębiorstwa za dany okres sprawozdawczy;
  • Rachunek zysków i strat, będący rejestrem przychodów, kosztów, zysków i strat w danym okresie rozliczeniowym;
  • Rachunek przepływów pieniężnych, obejmujący operacje finansowe wykonywane w ramach działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej;
  • Zestawienie zmian w kapitale własnym, jakie zaszły w określonym przedziale czasowym;
  • Księgi rachunkowe (dziennik, księgę główną i księgi pomocnicze)
  • Faktury sprzedaży i zakupu oraz dokumenty księgowe;
  • Deklaracje podatkowe (VAT, CIT, PIT).

Przeczytaj również: Kontrola skarbowa – co to jest i jak się do niej przygotować? – Symfonia

Dokumenty kadrowe i płacowe

W kontekście kontroli urzędowych i audytów, najbardziej istotnymi dokumentami kadrowymi i płacowymi będą: listy płac, umowy o pracę i pozostałe dokumenty związane z zatrudnieniem oraz raporty ZUS.

Symfonia eDokumenty

Sprawdź, jak działa!

Dokumenty związane z ochroną środowiska

Podczas kontroli przedsiębiorstwa audytorzy bądź urzędnicy mogą również zechcieć zapoznać się z dokumentacją potwierdzającą, że firma działa zgodnie z przepisami w zakresie ochrony środowiska. A jakie to dokumenty? Mogą to być pozwolenia i decyzje środowiskowe, takie jak choćby:

  • pozwolenia na emisję gazów i pyłów do powietrza,
  • pozwolenia wodnoprawne (związane z np. z poborem wody, odprowadzaniem ścieków lub korzystaniem z zasobów wodnych),
  • pozwolenie na wytwarzanie odpadów (z określeniem warunków i ilości odpadów).

Interesujące dla kontrolerów mogą być ponadto dokumenty związane z ewidencją odpadów a także raporty o emisjach czy raporty z pomiarów środowiskowych., dokumentacja związana z gospodarką odpadami i karty przekazywania tychże, jak również plany gospodarki odpadami, plany awaryjne (zawierające procedury na wypadek awarii mogących mieć wpływ na środowisko) oraz raporty z pomiarów hałasu.

Dokumenty dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

Wśród dokumentów z zakresu BHP kontroli mogą podlegać:

  • Oceny ryzyka zawodowego,
  • Instrukcje oraz procedury BHP (w tym instrukcje stanowiskowe oraz procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych),
  • Dokumentacja z przeprowadzonych szkoleń BHP (z listami obecności i programem szkoleń),
  • Protokoły powypadkowe,
  • Badania lekarskie pracowników,
  • Dokumentacja z zakresu środków ochrony indywidualnej,
  • Plany ewakuacyjne oraz instrukcje przeciwpożarowe,
  • Przeglądy techniczne maszyn i urządzeń,
  • Rejestr chorób zawodowych.

Jak skutecznie zorganizować dokumenty w firmie?

Sposobów na dobra organizację dokumentów w firmie jest sporo, a wybór określonego modelu powinien zależeć od indywidualnych preferencji pracowników czy przełożonych oraz specyfiki danego przedsiębiorstwa.

Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów polega na przekształceniu dokumentów gromadzonych w tradycyjnej formie papierowej na formę cyfrową, tak aby można je było przechowywać, przetwarzać i udostępniać w formie elektronicznej. Po zeskanowaniu dokumentów należy je przechowywać w tematycznych folderach i opatrywać takim opisem, by odnalezienie potrzebnego pliku nie sprawiało najmniejszych problemów i aby katalog miał czytelny układ dla wszystkich użytkowników.

Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania dokumentami

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami (nazywane także systemem zarządzania dokumentami – DMS od ang. Document Management System) to narzędzie, które bardzo ułatwia ich przechowywanie. Służy ono nie tylko do organizowania i przechowywania, ale też zabezpieczania i zarządzania dokumentami w formie cyfrowej. Działanie tego narzędzia opiera się na kilku kluczowych funkcjach, wśród których można wymienić:

  • Przechowywanie dokumentów w sposób scentralizowany – znajdują się one w jednej centralnej bazie danych (na lokalnych serwerach lub w chmurze) i są uporządkowane w folderach i podfolderach, tak aby ułatwić ich logiczne uporządkowanie;
  • Dodawanie i tworzenie dokumentów – nowe dokumenty trafiają do bazy po zeskanowaniu lub zaimportowaniu ich z komputera, ale można także tworzyć je w samym DMS lub poprzez integrację z innym oprogramowaniem (np. MS Office)
  • indeksowanie i metadane – aby łatwiej było wyszukać konkretny plik, wszystkie dokumenty opatrzone są metadanymi (datą utworzenia, danymi autora dokumentu czy kategorią).

Tworzenie kopii zapasowych

Tworzenie kopii zapasowych to praktyka, którą należy wdrożyć w każdej firmie. Pozwala ona zabezpieczyć się na wypadek utraty danych, awarii systemu czy innych zagrożeń, za sprawą których oryginały dokumentów mogą ule zniszczeniu lub usunięciu.

Oznaczanie i katalogowanie dokumentów

Nie ma chyba nic gorszego od bałaganu w dokumentach. Kiedy gromadzi się je w sposób przypadkowy, bez konkretnego systemu czy porządku, znalezienie konkretnego, potrzebnego w danej chwili pliku graniczy z cudem. Dokumenty powinny być katalogowane i oznaczane w taki sposób, by było to czytelne i przejrzyste. Można do tego wykorzystać np. kolorowe znaczniki, segregatory w różnych barwach, plakietki z opisami etc.

Najlepsze praktyki w zarządzaniu dokumentami

Warto korzystać ze sprawdzonych, wypracowanych na przestrzeni lat praktyk w zarządzaniu dokumentami, by nie musieć – mówią kolokwialnie – wymyślać koła od nowa. Służy to oczywiście lepszemu obiegowi dokumentacji oraz bezpiecznemu jej przechowywaniu.

Przeczytaj również: Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów? – Symfonia

Regularne przeglądy dokumentacji

Raz na jakiś czas (np. raz do roku czy raz na kwartał – w zależności od przyjętej w danej firmie polityki albo zapotrzebowania) należy dokonać przeglądu dokumentacji. Większość dokumentów firmowych należy przechowywać przez konkurent okres, a po dacie wygaśnięcia ich ważności można je zwyczajnie zniszczyć, robiąc miejsce dla kolejnych.

Polityka archiwizacji

Aby nie pozostawiać kwestii archiwizacji losowi, należy opracować w tej kwestii osobną politykę i zapoznać z nią wszystkich pracowników zaangażowanych w tego rodzaju zajęcia. Dzięki temu dokumenty będą archiwizowane w sposób uporządkowany.

Przeczytaj również: 5 powodów, dla których warto zdecydować się na cyfrowe repozytorium dokumentów – Symfonia

Dostępność dokumentów dla uprawnionych osób

Najważniejsze dokumenty, do których dostęp mogą mieć wyłącznie wybrane osoby, podlegają szczególnej ochronie. Aby nie trafiły w niepowołane ręce, należy opracować wewnętrzne zasady dotyczące udostępniania takiej wrażliwej dokumentacji.

Bezpieczeństwo i ochrona danych

Wizerunek firmy, w której zostają naruszone zasady bezpieczeństwa i ochrony danych i której klienci są narażeni na tego rodzaju sytuacje, może zostać mocno nadszarpnięty. Dlatego też należy zwrócić szczególną uwagę na tę kwestię. Dokumentacja w formie papierowej oraz cyfrowe dokumenty muszą być odpowiednio chronione, a dostęp do nich należy zapewnić wyłącznie osobom do tego powołanym.

Jak przygotować zespół do audytu?

Audyt to wydarzenie ważne dla całej firmy, a więc i dla każdego pracownika z osobna. Należy się zatem do niego odpowiednio przygotować, a kluczem do sukcesu jest przede wszystkim rozmowa i informacja.

Szkolenia i świadomość pracowników

Pracownicy powinni być bardzo dobrze poinformowani na temat tego, na czym polega audyt, co jest podczas takiej kontroli sprawdzane i jakie są ich obowiązki w tym zakresie. Jeśli któraś z zatrudnionych osób nie odbyła odpowiedniego szkolenia, rolą pracodawcy jest zapewnienie jej dostępu do odpowiednich informacji.

Symfonia eDokumenty

Sprawdź, jak działa!

Przypisanie odpowiedzialności za poszczególne dokumenty

Dobrze jest, kiedy każdy pracownik doskonale wie, za co odpowiada i co dokładnie należy do jego obowiązków. Dotyczy to także kwestii związanej z tworzeniem i przechowywaniem dokumentacji. Dzięki temu praca jest łatwiejsza i przebiega w sposób bardziej uporządkowany, a i podczas audytu takie rozwiązanie sprawdza się doskonale, bo od razu wiadomo, kto ma przygotować dokumenty z danego zakresu.

Przygotowanie checklisty kontrolnej

Zazwyczaj o poważniejszych kontrolach czy audycie firmy są powiadamiane z wyprzedzeniem. Skoro zatem wiadomo, kiedy taka kontrola się odbędzie i jaki będzie jej zakres, można się do tego lepiej przygotować. Łatwiej będzie wypełnić wszystkie zobowiązania, jeśli sporządzi się chcecklistę, czyli listę wszystkich dokumentów i procedur, które należy przygotować i wypełnić przed planowanym spotkaniem z kontrolerami.

Najczęstsze błędy podczas organizacji dokumentów

Wśród najczęściej pojawiających si błędów związanych z organizacją dokumentów najczęściej pojawiają się te wynikające z zaniedbań lub braku systematyczności.

Niekompletność dokumentów

Niekompletne dokumenty to zmora podczas kontroli. Kiedy brak jest np. Załączników do umowy albo dokumentów WZ do faktury, to ważność całej dokumentacji może zostać podważona. Dlatego należy położyć szczególny nacisk na to, by do archiwum trafiały wyłącznie sprawdzone i kompletne dokumenty.

Przeczytaj również: Dokumentacja księgowa – czym jest i jak ją prowadzić? – Symfonia

Brak regularnych aktualizacji

Kiedy np. system przechowywania dokumentacji w firmie ulegnie przeorganizowaniu, a nie pójdzie za tym skrupulatne wprowadzenie zmian w już istniejącym porządku, może to doprowadzić do chaosu organizacyjnego.  Wśród kluczowych aspektów aktualizacji przechowywania dokumentów należałoby wymienić ocenę aktualności, usunięcie przestarzałej dokumentacji oraz ocenę zgodności dokumentów z aktualnymi przepisami, normami i regulacjami.

Przetrzymywanie niepotrzebnych dokumentów

Przetrzymywanie niepotrzebnych dokumentów to bardzo zła praktyka. Przestarzałe lub nieaktualne z innych powodów dokumenty należy niszczyć lub usuwać z pamięci programów, tak aby nie było ryzyka, że zostaną one niepoprawnie użyte. Poza tym dokumenty w formie papierowej zajmują zwyczajnie za dużo miejsca.

Przeczytaj również: Jak zadbać o proces elektronicznego obiegu dokumentów? – Symfonia

Jakie korzyści przynosi uporządkowana dokumentacja?

W uporządkowanym środowisku bez wątpienia lepiej się pracuje. Kiedy każdy pracownik wie, w jakim miejscu szukać potrzebnych dokumentów, nie traci czasu i może działać skuteczniej i szybciej.

Zwiększenie efektywności pracy

Rozproszenie koncentracji to jedna z najczęstszych przyczyn spadku efektywności w pracy. Przyczyn tego zjawiska jest oczywiście mnóstwo, ale jedną z nich może być poirytowanie i zdenerwowanie związane z poszukiwaniem zagubionych lub przechowywanych niezgodnie z procedurami dokumentów. Jeśli zatem wszystko jest na swoim miejscu, to i efektywność pracy osiąga znacznie wyższy poziom.

Minimalizacja ryzyka kar i sankcji

Przechowywanie dokumentów w nieuporządkowany sposób rodzi ryzyko nałożenia na firmę różnych kar i sankcji. Trzeba przecież pamiętać o tym, że przejrzystość i kompletność dokumentacja to jedna z pierwszych rzeczy, jaka podlega sprawdzeniu podczas audytu czy kontroli z urzędów.

Lepsza organizacja wewnętrzna firmy

Przyjazne i ergonomiczne stanowisko pracy sprzyja lepszej organizacji. Z kolei lepsza organizacja to bardziej wydajna praca, skutkująca lepszymi rezultatami. Jak zatem łatwo wywnioskować, lepsza organizacja dokumentów w firmie może przyczynić się pośrednio rozwoju przedsiębiorstwa.

Kroki do wdrożenia zmian

Każdy przedsiębiorca, który nie jest zadowolony z systemu przechowywania dokumentów w swojej firmie i zauważa na tym polu spore niedociągnięcia, powinien jak najszybciej opracować i wdrożyć plan naprawczy.

Plan działania na najbliższy czas

Warto zacząć od wprowadzenia planu działania na okres najbliższych tygodni czy miesięcy. Może on obejmować uporządkowanie dokumentów już znajdujących się w obiegu oraz opracowanie systemu organizacji i przechowywania dokumentów w przyszłości.

Długoterminowa strategia zarządzania dokumentami

Podczas opracowywania długoterminowej strategii zarządzania dokumentami warto z kolei wziąć pod uwagę dostępne na rynku narzędzia i programy, które są dedykowane do przeprowadzania takich operacji. Pomocna może okazać się także konsultacja ze specjalistami w tej dziedzinie. Obiektywna ocena jest ważna, bo spojrzenie na organizację pracy przez osobę z zewnątrz daje z pewnością o wiele szerszą perspektywę.

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *