Dokumentacja księgowa – czym jest i jak ją prowadzić?

Przepisy ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości nakładają na przedsiębiorców i biura rachunkowe szereg obowiązków dotyczących prowadzenia dokumentacji księgowej. Te odnoszą się nie tylko do zasad jej przechowywania i archiwizacji, lecz również zabezpieczenia przed utratą, uszkodzeniem czy nieuprawnionym dostępem. W jaki sposób prowadzić dokumentację księgową, by uniknąć problemów w razie kontroli? Jakie szczegółowe wymogi w zakresie przechowywania dokumentów księgowych i ksiąg podatkowych nakłada ustawodawca? O tym wszystkim przeczytasz w tym artykule.

Spis streści:

• Dokumentacja księgowa – co to takiego?
• Prowadzenie dokumentacji księgowej – podstawowe zasady
• Podstawy zapisów w księgach podatkowych
• O czym jeszcze pamiętać podczas prowadzenia dokumentacji księgowej
• Przechowywanie dokumentacji księgowej – najważniejsze zasady
• Na czym polega odtworzenie dokumentacji księgowej?
• Jak przechowywać dokumentację księgową? Najlepsze praktyki

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Niewłaściwe prowadzenie dokumentacji księgowej może mieć poważne konsekwencje. Organy podatkowe coraz skuteczniej egzekwują przepisy, a kary za uchybienia stale rosną.
• Aby dokumentacja księgowa spełniała swoje funkcje, musi być prowadzona w sposób rzetelny i kompletny. Oznacza to, że wszystkie transakcje muszą być poparte odpowiednimi dowodami i prawidłowo udokumentowane.
• Ochrona danych księgowych przed utratą, uszkodzeniem czy nieuprawnionym dostępem powinna być jednym z priorytetów każdego przedsiębiorcy. Regularne tworzenie kopii zapasowych oraz stosowanie odpowiednich zabezpieczeń IT to dziś niezbędne środki zapobiegawcze.

Dokumentacja księgowa – co to takiego?

Każda transakcja, której stroną jest konkretne przedsiębiorstwo, musi mieć swoje odzwierciedlenie w dokumentacji księgowej. Co dokładnie oznacza ten termin? Najprościej mówiąc, to zbiór dowodów księgowych, takich jak np. faktury, paragony, rachunki czy umowy, które potwierdzają dokonanie różnego rodzaju operacji gospodarczych – od zakupu surowców aż po wypłatę wynagrodzeń. Sposób prowadzenia dokumentacji księgowej został ściśle określony w przepisach ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej, a także licznych rozporządzeniach.

Przeczytaj również: jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

Prowadzenie dokumentacji księgowej – podstawowe zasady

Choć przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji księgowej nie są nowe, to jednak wciąż wielu przedsiębiorców bagatelizuje ich znaczenie. Nieznajomość obowiązujących w tym zakresie zasad, może jednak prowadzić do poważnych konsekwencji podczas kontroli podatkowej. Stwierdzone przez organy podatkowe zaniedbania nierzadko skutkują nałożeniem wysokich kar finansowych, a w skrajnych przypadkach mogą narażać nierzetelnego przedsiębiorcę na odpowiedzialność karną. By uniknąć tego typu niespodzianek, warto wiedzieć, jak prowadzić księgowość, aby zgromadzona dokumentacja była nie tylko zgodna z prawem, lecz również przydatna do celów zarządzania czy kontroli.

Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg podatkowych

Szczegółowe wytyczne dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. Zgodnie z treścią § 10 podatnik ma obowiązek prowadzić księgę w sposób rzetelny i niewadliwy. Pierwsza z zasad wskazuje, że wszystkie znajdujące się w niej zapisy powinny odzwierciedlać rzeczywisty stan przedsiębiorstwa. W praktyce oznacza to, że wykazane w księdze zdarzenia gospodarcze muszą być poparte odpowiednim dokumentem źródłowym – pozwala to bowiem na odtworzenie przebiegu każdej transakcji. Dokumentacja księgowa powinna być ponadto kompletna, a poszczególne zapisy wprowadzane w określonych terminach. Zasada niewadliwości wskazuje natomiast, że księgę podatkową należy prowadzić według ustalonego w rozporządzeniu wzoru oraz zgodnie z zawartymi w nim objaśnieniami.

Przeczytaj również: w jaki sposób archiwizować dokumenty w firmie?

Dopuszczalne wyjątki

Choć wymagania dotyczące prowadzenia ksiąg podatkowych są bardzo rygorystyczne, to jednak przepisy przewidują pewne wyjątki. Jeśli przykładowo pominięte lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają 0,5% całkowitego przychodu za dany rok podatkowy, księgę nadal można uznać za rzetelną. Podobnie jest w przypadku błędów spowodowanych nieszczęśliwym wypadkiem, oczywistą omyłką czy takich, których skutkiem było podwyższenie kwoty stanowiącej podstawę opodatkowania.

Podstawy zapisów w księgach podatkowych

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wszystkie zapisy znajdujące się w księgach muszą mieć swoje odzwierciedlenie w odpowiedniej dokumentacji. Dowody księgowe, stanowiące podstawę do dokonywania takich zapisów, można podzielić na trzy główne kategorie. Są to:

• dowody zewnętrzne obce, czyli dokumenty księgowe otrzymane od kontrahentów, takie jak faktury, rachunki, paragony czy noty księgowe. To właśnie na ich podstawie księgowane są zakupy towarów i usług;
• dowody zewnętrzne własne, a zatem dokumenty wystawiane przez przedsiębiorcę i przekazywane kontrahentom, np. faktury sprzedaży. Stanowią one potwierdzenie uzyskania przychodu;

• dowody wewnętrzne, które dotyczą operacji zachodzących wewnątrz firmy. Zalicza się do nich m.in.: dokumenty magazynowe, listy płac czy polecenia księgowania.

Do dokumentacji księgowej zalicza się także dowody zbiorcze, czyli takie, które służą do grupowego księgowania wielu operacji finansowych. Dobrym tego przykładem są np. raporty kasowe.

O czym jeszcze pamiętać podczas prowadzenia dokumentacji księgowej?

Prowadzenie dokumentacji księgowej polega nie tylko na gromadzeniu faktur i rachunków.  Równie ważne są działania, których celem jest zapewnienie rzetelność i przejrzystość zapisów znajdujących się w księgach. Warto pamiętać w szczególności o tym, że każdy dokument księgowy powinien przejść formalną i merytoryczną kontrolę. W jej trakcie sprawdza się zarówno jego formę – a zatem to, czy zawiera on wszystkie niezbędne elementy (np. datę wystawienia, nazwę wystawcy i odbiorcy, kwotę), jak i treść. W tym ostatnim przypadku kluczowe znaczenie ma to, czy dany wydatek jest zgodny z działalnością firmy. Dowody zewnętrzne obce należy również zakwalifikować do odpowiedniej kategorii kosztów i przypisać do konkretnego konta księgowego. Proces ten nazywa się dekretacją.

Ustawa o rachunkowości nakłada na podatników prowadzących księgi rachunkowe obowiązek dekretacji dokumentów księgowych. Pozostawia im jednak pewną dowolność w wyborze metody, za pomocą której ten proces będzie realizowany. Przedsiębiorstwo może zatem prowadzić dekretację w sposób tradycyjny (odręczny), lub też skorzystać z bardziej nowoczesnych rozwiązań, takich jak chociażby systemy wspomagające elektroniczny obieg dokumentów.

Przechowywanie dokumentacji księgowej – najważniejsze zasady

Zasady dotyczące przechowywania dokumentacji księgowej zostały uregulowane w przepisach Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 86 § 1 podatnik ma obowiązek przechowywania księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów, rejestrów VAT, faktur, dokumentów inwentaryzacyjnych oraz innych ewidencji i dokumentów księgowych aż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego – chyba że przepisy ustaw podatkowych wskazują inny termin.

Po upływie wymaganych okresów przechowywania przedsiębiorca może zdecydować się na likwidację dokumentacji księgowej. Proces z tym związany powinien być jednak odpowiednio udokumentowany. Warto zatem sporządzić protokół, w którym znajdzie się informacja o tym, jakie dokumenty zostały zniszczone oraz w jaki sposób odbyła się ich utylizacja.

Prowadzenie firmowej księgowości wiąże się również z obowiązkiem zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanym dokumentom. Przedsiębiorca musi zatem zabezpieczyć je przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem czy nieuprawnionym dostępem.

Przeczytaj również: przechowywanie dokumentów księgowych

Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej?

Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej wynosi 5 lat. Ten okres liczy się jednak od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Nieco inaczej wygląda to w przypadku zeznań rocznych (takich jak PIT 28 czy PIT 36). Te bowiem są rozliczane dopiero w kolejnym roku podatkowym. W związku z tym dokumentację księgową, na podstawie której zostały one sporządzone, należy przechowywać przez 5 lat, licząc jednak od końca roku, w którym takie zeznanie zostało złożone w urzędzie skarbowym.

Ważne: Ile lat trzeba zatem trzymać dokumenty? Jeśli przykładowo w 2024 r. podatnik złożył zeznanie podatkowe za 2023 r., to dokumenty księgowe za 2023 r. musi przechowywać aż do końca 2029 r.

Okres przechowywania dokumentów rozliczeniowych z ZUS

Oprócz dokumentów księgowych podatnik musi również przechowywać deklaracje rozliczeniowe z ZUS. To, jak długo trzymać tego typu dokumentację w firmie zostało uregulowane w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z nim okres przechowywania dokumentów wynosi 5 lat, licząc od dnia ich przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Przechowywanie dokumentacji kadrowej

W ostatnich latach doszło do istotnych zmian w przepisach dotyczących prowadzenia dokumentacji kadrowej. Choć podstawowym okresem przechowywania akt osobowych, list płac i innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy pozostaje 50 lat, to dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku przewidziano możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat. Pracodawcy, którzy zdecydują się na skorzystanie z tej opcji, muszą pamiętać o obowiązku poinformowania o tym fakcie zarówno pracownika, jak i ZUS. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: akta osobowe pracownika – jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą?

Na czym polega odtworzenie dokumentacji księgowej i kiedy jest konieczne?

Zdarzenia losowe, działania osób trzecich czy błędy pracowników mogą skutkować tym, że przedsiębiorca utraci dostęp do dokumentów księgowych. Co zrobić w takiej sytuacji? W pierwszej kolejności musi on powiadomić o tym fakcie urząd skarbowy, a następnie przystąpić do odtworzenia dokumentacji księgowej za dany okres. Wiąże się to najczęściej z koniecznością uzyskania duplikatów faktur, rachunków czy dowodów płatności. Warto również zgłosić się do urzędu skarbowego z prośbą o wydanie odpisów deklaracji, zeznań podatkowych oraz innych istotnych dokumentów.

Utrata dokumentacji księgowej to sytuacja wyjątkowo trudna i stresująca dla każdego przedsiębiorcy. Dlatego tak ważne jest zadbanie o odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku tej drugiej pomocnym rozwiązaniem może okazać się tworzenie kopii zapasowych dokumentów przechowywanych w systemie księgowym. Taką funkcję oferuje wiele nowoczesnych programów, jak np. Symfonia Finanse i Księgowość. Korzystając z tej opcji, przedsiębiorca ma możliwość przywrócenia całej utraconej dokumentacji w dowolnym momencie.

Przeczytaj również: przechowywanie dokumentów księgowych w chmurze: porady i wskazówki

Jak przechowywać dokumentację księgową? Najlepsze praktyki

Błędy w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji księgowej mogą narażać przedsiębiorcę na poważne kary. Aby ich uniknąć, warto pamiętać nie tylko o przestrzeganiu powyższych zasad, lecz również wdrożeniu kilku dobrych praktyk, które mogą okazać się szczególnie pomocne. Od czego zacząć? Przede wszystkim od uporządkowania i właściwego oznaczenia dokumentów. Wiedząc, gdzie dokładnie się one znajdują, można szybciej go odnaleźć. Niektóre firmy idą o krok dalej i decydują się na wdrożenie procedur przechowywania dokumentów. Opisują one w bardzo dokładny sposób zasady obiegu, dekretacji i archiwizacji dokumentacji księgowej w przedsiębiorstwie. By mieć pewność, że są one skuteczne, warto przeprowadzać w tym zakresie okresowe kontrole, które pozwolą zidentyfikować ewentualne luki.

Kolejną ważną kwestią jest zabezpieczenie dokumentacji księgowej przed nieuprawnionym dostępem. Tu pomocnym rozwiązaniem może okazać się system umożliwiający elektroniczny obieg dokumentów. Taki program obejmuje zazwyczaj bardzo rozbudowany zestaw narzędzi o charakterze ewidencyjnym. Dzięki niemu można nie tylko zorganizować ścieżki przepływu faktur, lecz również nadać poszczególnym pracownikom określone uprawnienia. Dzięki temu organizacja zyskuje lepszą kontrolę nad tym, kto faktycznie ma dostęp do konkretnego dokumentu.

Firmy, które zdecydowały się na przechowywanie dokumentacji księgowej w formie elektronicznej, muszą natomiast pamiętać o regularnym tworzeniu kopii zapasowych. Jeśli system księgowy utrzymywany jest na lokalnym serwerze, zazwyczaj trzeba je wykonywać samodzielnie. Inaczej wygląda to w przypadku programów chmurowych, takich jak np. Symfonia w Chmurze. Takie oprogramowanie kopie zapasowe dokumentów wykonuje automatyczne, a następnie przechowują je przez określony czas (np. 7 dni).