Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. – z czym się to wiąże?

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. to krok, na który decyduje się wielu przedsiębiorców, gdy prowadzona przez nich działalność nabiera coraz większego rozpędu. Główne motywy takiej transformacji wynikają nie tylko z potrzeby ograniczenia odpowiedzialności materialnej wspólników, lecz również kosztów funkcjonowania firmy. Czy jednak taka zmiana to zawsze najlepsze rozwiązanie? Jakie obowiązki się z nią wiążą? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, na czym polega przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. oraz jakie są tego skutki.

Spis treści:

• Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. – kiedy jest możliwe?
• Tryb przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.
• Skutki przekształcenia s.c. w sp. z o.o.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. jest możliwe w każdym momencie, ale wymaga zgody wszystkich wspólników.
• Kodeks spółek handlowych wyróżnia dwa tryby przekształcenia spółki cywilnej w z o.o.: pełny i uproszczony.
• Spółka przekształcona (z o.o.) zachowuje wszystkie prawa i obowiązki majątkowe spółki przekształcanej (spółki cywilnej).
• Dochody spółki z o.o. podlegają podwójnemu opodatkowaniu: na poziomie spółki podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT) oraz na poziomie wspólników podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT) naliczanym od wypłaconej im dywidendy.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. – kiedy jest możliwe?

Zgodnie z art. 551 § 2 Kodeksu spółek handlowych spółka cywilna może zostać przekształcona w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w dowolnym momencie. Istnieje tu jednak jeden warunek – na taką zmianę muszą się zgodzić wszyscy wspólnicy. Za dzień przekształcenia uznaje się datę, z jaką nowy podmiot uzyska wpis do rejestru przedsiębiorców KRS. Sama procedura przekształcenia spółki może być realizowana w dwóch trybach: pełnym oraz uproszczonym. To, który z nich można zastosować, zależy od praw do prowadzenia spółki, jakie przysługują wspólnikom.

Tryby przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.

Przebieg procesu przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zależy od tego, który z trybów przewidzianych w kodeksie zostanie zastosowany. W przypadku, gdy wszyscy wspólnicy mają takie same prawa do prowadzenia spraw spółki, możliwe jest zastosowanie uproszczonej procedury, która wymaga mniej formalności niż ta tradycyjna. W dalszej części tego poradnika znajdziesz szczegółowe informacje na temat tego, jak krok po kroku przejść przez cały ten proces.

Tryb pełny przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.

Procedura przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. w trybie pełnym składa się z 4 etapów:

• przygotowania planu przekształcenia wraz z załącznikami,
• zawiadomienia wspólników o zamiarze przekształcenia spółki,
• głosowania nad uchwałą o przekształceniu spółki,
• wpisania spółki z o.o. do rejestru przedsiębiorców KRS.

Plan przekształcenia to dokument, który przygotowują wspólnicy posiadający uprawnienia do prowadzenia spraw spółki. Powinien on zawierać określone informacje, dotyczące m.in.:

• wartości bilansowej majątku, jaki należy do przekształcanej spółki,
• struktury organizacyjnej spółki, która ma powstać w wyniku przekształcenia,
• wartości udziałów oraz praw przysługujących jej wspólnikom.

Do planu przekształcenia dołącza się jeszcze trzy załączniki:

• projekt uchwały w sprawie przekształcenia,
• projekt umowy lub statutu spółki przekształconej,
• sprawozdanie finansowe.

Taki plan, wraz z załącznikami, należy przygotować w formie pisemnej. Często przyjmuję on postać aktu notarialnego, choć co do zasady taka jego forma jest wymagana tylko w przypadku spółek jednoosobowych.

Art. 560 § 1 Kodeksu spółek handlowych nakłada obowiązek powiadomienia wszystkich wspólników o rozpoczęciu procedury przekształcenia.  Zawiadomienie należy wysłać dwukrotnie: co najmniej miesiąc przed planowanym głosowaniem nad uchwałą oraz nie wcześniej niż dwa tygodnie po pierwszym. W dokumencie powinna znaleźć się także informacja o miejscu i czasie, w którym wspólnicy mogą oni zapoznać się ze szczegółowym planem przekształcenia.

Trzecim etapem, jest głosowanie nad uchwałą. By przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. było możliwe, muszą wyrazić na to zgodę wszyscy wspólnicy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami uchwała, która została podjęta jednomyślnie, zastępuje umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Aby miała ona jednak moc prawną, powinna zostać sporządzona w formie aktu notarialnego. Kodeks spółek handlowych wskazuje także, co dokładnie powinna zawierać uchwała o przekształceniu. Do jej obowiązkowych elementów należą:

• informacja o formie prawnej przekształconej spółki,
• wartość kapitału zakładowego sp. z o.o.,
• zakres praw przysługujących wspólnikom,
• nazwiska i imiona wspólników wchodzących w skład zarządu,
• zgodę wspólników na plan przekształcenia.

Ostatnim etapem jest zarejestrowanie spółki z o.o. w Krajowym Rejestrze Sądowym, a także opublikowanie ogłoszenia o przekształceniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Należy to zrobić w terminie maksymalnie 6 miesięcy od daty podjęcia uchwały o przekształceniu. Po uzyskaniu wpisu do KRS konieczna jest jeszcze aktualizacja danych w CRBR (Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych). W tej bazie gromadzone są bowiem informacje na temat osób, które sprawują bezpośrednią kontrolę nad spółkami prawa handlowego.

Procedura przekształcenia spółki w trybie uproszczonym

W przypadku trybu uproszczonego procedura przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. jest mniej sformalizowana. Z takiego rozwiązania można jednak skorzystać wtedy, gdy wszyscy wspólnicy mają dokładnie takie same uprawnienia. W przypadku procedury uproszczonej nie trzeba przygotowywać planu przekształcenia ani wysyłać zawiadomień do pozostałych wspólników. Cały proces składa się bowiem z tylko 3 etapów:

• przygotowania dokumentów dotyczących przekształcenia, a zatem sprawozdania finansowego oraz projektów uchwały w sprawie przekształcenia i umowy spółki z o.o.,
• głosowania nad uchwałą,
• zarejestrowania spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS.

Choć nie wynika to bezpośrednio z przepisów ustawy, proces przekształcenia warto poprzedzić analizą due dilligence. Pozwala ona przeanalizować skutki zmian w różnych aspektach: prawnym, organizacyjnym, podatkowym i pracowniczym.

Skutki przekształcenia s.c. w sp. z o.o.

Nowo powstała spółka z o.o. przejmuje w całości prawa i obowiązki spółki cywilnej. Wynika to bezpośrednio z zasady sukcesji uniwersalnej. W związku z tym staje się ona automatycznie stroną wszystkich umów zawartych wcześniej przez spółkę cywilną – niezależnie od tego, czy dotyczą one świadczenia usług czy relacji z kontrahentami. Spółka z o.o. przejmuje również wszelkie zobowiązania finansowe spółki cywilnej, w tym kredyty, pożyczki czy zobowiązania podatkowe. Ta sama zasada dotyczy praw własności, praw majątkowych, a także koncesji czy zezwoleń.

Decydując się na przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. warto pamiętać również o konsekwencjach podatkowych. Jedną z nich jest obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych. Ponieważ jednak w wyniku tego procesu nie dochodzi do likwidacji działalności spółki cywilnej, a jedynie zmiany jej formy prawnej, nowo powstały podmiot ma prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością ogranicza również ryzyko wspólników, którzy odpowiadają za zobowiązania spółki jedynie do wysokości wniesionego wkładu. Ta zasada nie dotyczy jednak zobowiązań powstałych przed dniem przekształcenia. W ich przypadku, przez okres 3 kolejnych lat, wspólnicy spółki z o.o. ponoszą solidarną odpowiedzialność.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. a podatek dochodowy

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jako podmiot wyposażony w osobowość prawną, płaci podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) obliczany wg stawki 19% lub 9%. Dodatkowo, gdy wspólnikami spółki są osoby fizyczne, to podczas wypłaty dywidendy, muszą oni odprowadzić podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) obliczany z zastosowaniem zryczałtowanej stawki wynoszącej 19%. Mamy tu zatem do czynienia z podwójnym opodatkowaniem: na poziomie spółki oraz poziomie jej wspólników.