Ile płaci pracodawca za pracownika przy najniższej krajowej?

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników w 2025 r. muszą się liczyć z wyższymi kosztami. Od stycznia obowiązuje bowiem nowa kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę.  Wraz z nią rosną także całkowite koszty związane z zatrudnieniem. Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat? W tym poradniku analizujemy, jak zmienia się minimalne wynagrodzenie netto w 2025 r. oraz ile tak naprawdę płaci pracodawca za pracownika przy najniższej krajowej.

Spis treści:

• Ile wynosi koszt zatrudnienia pracownika w 2025 r.?
• Co składa się na koszt pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie minimalne w 2025 r.?
• Koszt całkowity zatrudnienia pracownika – co jeszcze się na niego składa?
• Ile pracodawca płaci za pracownika na umowie zlecenie, a ile na umowie o dzieło?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę przy minimalnym wynagrodzeniu w 2025 r. wynosi 5691,59 zł – obejmuje on wynagrodzenie brutto (4666 zł), składki ZUS finansowane przez pracodawcę (955,60 zł) oraz wpłatę na PPK (69,99 zł).
• Pracodawca ponosi również dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem, takie jak wydatki na badania lekarskie, szkolenia BHP, przygotowanie stanowiska pracy oraz potencjalne wynagrodzenie za nadgodziny.
• Koszt zatrudnienia na umowie zlecenie zależy od sytuacji pracownika – jeśli podlega on obowiązkowym składkom ZUS, koszty są zbliżone do umowy o pracę.
• Umowa o dzieło jest najtańszą formą zatrudnienia dla pracodawcy, ponieważ nie wymaga odprowadzania składek ZUS – pracodawca płaci jedynie ustalone wynagrodzenie brutto, chyba że że zawarł umowę z własnym pracownikiem.

Ile wynosi koszt zatrudnienia pracownika w 2025 r.?

Od stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wzrosło do 4666 złotych brutto, a to oznacza, że najniższa krajowa netto w 2025 r. wynosi 3510,92 zł. Sam pracodawca za zatrudnienie pracownika zapłaci jednak aż 5691,59 zł, bo oprócz kosztów wynagrodzenia, musi on ponieść także wydatki związane z zapłatą składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz wpłatami na PPK. W niektórych przypadkach ta kwota może okazać się jeszcze większa – do całkowitych kosztów zatrudnienia pracownika w 2025 r. należy bowiem doliczyć także wydatki na badania lekarskie, szkolenia BHP, czy przygotowanie stanowiska pracy, które także finansuje pracodawca z własnych środków.

Przeczytaj również: Całkowity koszt zatrudnienia pracownika – co wchodzi w skład kosztów pracodawcy?

Co składa się na koszt pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie minimalne w 2025 r.?

Koszt zatrudnienia pracownika otrzymującego wynagrodzenie minimalne w 2025 roku obejmuje kilku elementów. Tym pierwszym jest wynagrodzenie brutto, na które składają się:

• wynagrodzenie netto, czyli kwotą jaką pracownik otrzymuje na rękę,
• składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, finansowane przez pracownika.

To jednak nie koniec kosztów związanych z zatrudnieniem – pracodawca dodatkowo opłaca bowiem pozostałą część składek na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP, a także dokonuje wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK). Jak wygląda to w praktyce?

Prześledźmy to na przykładzie. Przy wynagrodzeniu brutto wynoszącym 4666 zł, pracodawca finansuje z własnej kieszeni:

• składkę emerytalną w wysokości 455,40 zł,
• składkę rentową – 303,29 zł,
• składkę wypadkową – 77,92 zł,
• wpłatę na Fundusz Pracy – 114,32 zł,
• składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 4,67 zł.

Łatwo zatem wyliczyć, że łączny koszt składek ZUS pokrywanych przez pracodawcę wynosi 955,60 zł. Dodatkowym obciążeniem jest wpłata do PPK, której podstawowy wymiar wynosi 1,5% wynagrodzenia pracownika, czyli 69,99 zł miesięcznie.

Przeczytaj również: Jak obliczyć wynagrodzenie dla pracownika? Poradnik krok po kroku

Opisane wyżej kwoty w sposób szczegółowy przedstawia poniższa tabela.

Tabela – ile płaci pracodawca za pracownika przy najniższej krajowej w 2025 r.?

Kosz całkowity zatrudnienia pracownika w 2025 r. – co jeszcze się na niego składa?

Pracodawca, zatrudniając pracownika na pełen etat przy najniższej krajowej, musi także uwzględnić ewentualne nadgodziny. W przypadku pracy powyżej standardowego wymiaru, wynagrodzenie za dodatkowy czas pracy obejmuje dodatek w wysokości 50% lub 100%. Wyższa stawka obowiązuje, gdy nadgodziny przypadają w porze nocnej, a także w niedziele i święta (o ile nie są one dniami pracy zgodnie z harmonogramem) lub w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

Ważne: od wynagrodzenia za nadgodziny naliczane są składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczka na podatek dochodowy.

Przeczytaj również: Wymiar czasu pracy w 2025 r. – ile godzin pracy w miesiącu?

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika zwiększają jeszcze koszty pośrednie, związane z:

• finansowaniem obowiązkowych badań lekarskich i szkoleń BHP,
• przygotowaniem i wyposażeniem stanowiska pracy,
• podnoszeniem kompetencji pracowników,
• rozliczeniem nieobecności pracowników – wynagrodzenie chorobowe,
• finansowaniem tzw. benefitów pracowniczych.

Ile pracodawca płaci za pracownika na umowie zlecenie, a ile na umowie o dzieło?

W przypadku umowy zlecenia koszty ponoszone przez pracodawcę zależą od sytuacji pracownika. Jeśli nie jest nigdzie indziej zatrudniony i nie podlega zwolnieniu z obowiązkowych składek (np. jako student do 26. roku życia), pracodawca musi pokryć zarówno wynagrodzenie brutto, jak i składki ZUS. Oznacza to, że poza wypłatą dla pracownika, zleceniodawca ponosi także dodatkowe koszty związane z finansowaniem składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – tak jak w przypadku umowy o pracę.
 
Jeśli jednak zleceniobiorca osiąga minimalne wynagrodzenie w innej firmie lub spełnia warunki zwolnienia, zleceniodawca nie musi opłacać składek ZUS. W takim przypadku jedynym kosztem pracodawcy jest zatem kwota brutto wynagrodzenia określona w umowie.
 
Jakie koszty wiążą się z zatrudnieniem na podstawie umowy o dzieło? W tym przypadku nie musi on odprowadzać składek na ubezpieczenie społeczne ani zdrowotne, co oznacza, że całkowity koszt zatrudnienia jest równy kwocie wynagrodzenia brutto wskazanej w umowie. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa o dzieło jest zawierana z własnym pracownikiem – wówczas pracodawcę obowiązują standardowe składki ZUS.

Źródło:

• Dzienniku Ustaw 13 września 2024 roku jako Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2024 roku w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. (Dz.U. 2024 poz. 1362).