Ocena roczna pracownika, choć przysparza nieco trudności, to jednak stanowi dobrą okazję do podsumowania wyników pracy. Może mieć również wpływ na wiele ważnych kwestii dotyczących zatrudnienia, premii czy szkoleń. Właśnie dlatego do rozmowy podsumowującej pracę warto odpowiednio się przygotować. Jak przeprowadzać oceny pracownicze? Które kryteria należy wziąć pod uwagę? Czy informacje ujawnione w jej trakcie podlegają przepisom dotyczącym ochrony danych osobowych? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, jak powinna wyglądać rozmowa roczna z pracownikiem!

Spis treści:

• Dlaczego warto wprowadzić oceny okresowe pracowników w firmie?
• Ocena okresowa pracownika – co to jest?
• Obowiązek oceny pracownika. Co mówi polskie prawo?
• Rodzaje okresowych ocen pracowników
• Zamiast oceny okresowej – constant feedback!

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Ocena okresowa pracownika pozwala na podsumowanie efektów jego pracy w określonym przedziale czasu – najczęściej półrocznym lub rocznym.
• W jej trakcie pod uwagę bierze się zarówno osiągnięcia i błędy, jak i umiejętności czy potencjał do rozwoju.
• Przepisy Kodeksu pracy wskazują, że ocena roczna powinna opierać się na obiektywnych kryteriach, związanych z obowiązkami zawodowymi, a także specyfiką stanowiska pracy.
• Z punktu widzenia przepisów RODO okresowa ocena pracownika jest jedną z form przetwarzania danych osobowych. Informacje pozyskane w jej trakcie należy traktować jak dane poufne, wymagające szczególnej ochrony.

Dlaczego warto wprowadzić oceny okresowe pracowników w firmie?

Okresowa ocena pracownika to proces, którego celem jest podsumowanie osiągnięć i umiejętności zatrudnionego w określonym czasie, najczęściej półrocznym lub rocznym. Stanowi ona również ważne narzędzie zarządzania zasobami ludzkimi. Wszystko dlatego, że okresowa ocena pracy pełni kilka ważnych funkcji, m.in. ewaluacyjną, informacyjną, motywacyjną czy rozwojową. W jej trakcie można ustalić mocne strony pracownika oraz obszary wymagające doskonalenia. Przełożony ma także okazję przedstawić w jej trakcie swoje oczekiwania oraz omówić je z zatrudnionym. Ocena poziomu pracy i jej jakości często wpływa także na  decyzje finansowe – na przykład dotyczące premii rocznej. 

Z drugiej strony rozmowa podsumowująca pewien okres pracy pozwala ocenić potencjał rozwojowy pracownika, jego umiejętności i predyspozycje do zajmowanego stanowiska, a więc i na jego obecność w firmie. Czy stanowisko pracownika jest optymalne ze względu na jego możliwości i potrzeby firmy? Czy pracownik potrzebuje dodatkowych szkoleń kompetencyjnych? Jakie są jego mocne i słabe strony? I wreszcie – czy charakter zlecanych mu do tej pory zadań jest dla niego właściwy? To wszystko można ustalić właśnie w trakcie rozmowy podsumowującej pracę.

Przeczytaj także: Prosty w obsłudze program do kompleksowej obsługi zatrudnienia w firmie

Ocena okresowa pracownika – co to jest?

Ocena okresowa pracownika (z ang. employee evaluation) to podsumowanie wyników i efektów pracy pracownika w danym okresie.  Zwykle przeprowadza się ją co kwartał, co pół roku lub co rok w trakcie rozmowy podsumowującej pracę. I choć służy ona zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi, bardzo często jest traktowana jako narzędzie kontroli. Niesłusznie!

Umiejętnie przeprowadzona ocena okresowa jest szansą dla kadry zarządzającej firmą, aby wyłapać problemy wewnątrz firmy oraz zweryfikować wydajność zatrudnionych pracowników. Z drugiej strony pracownik, któremu rzeczywiście nie można nic zarzucić wobec jego pracy, może traktować ocenę okresową jako wstęp do awansu, podwyżki lub choćby premii za dotychczasowe osiągnięcia.

Przeczytaj także: Ocenianie pracownika w pracy zdalnej – efektywne metody oceny pracowników zdalnych

Obowiązek oceny pracownika. Co mówi polskie prawo?

Czy ocena okresowa pracownika jest obowiązkowa? Nie – w Kodeksie Pracy oraz w przepisach prawa pracy nie istnieją zapiski, które definiowały by ocenę okresową pracownika jako zobowiązującą.

Jednak pracodawca decydując się na wprowadzenie oceny okresowej pracowników w firmie, musi działać zgodnie z Kodeksem Pracy (art. 94, pkt. 9), czyli “stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy”. Oznacza to, że system oceniania pracownika musi być przejrzysty, jasny, zrozumiały dla pracowników i zgodny z wcześniej zdefiniowanymi kryteriami, o których pracownik wie w momencie podjęcia pracy w firmie lub wprowadzenia systemu oceny okresowej do standardów firmy.

Rodzaje okresowych ocen pracowników

Forma rozmowy, którą wybierze przełożony, może znacząco wpłynąć na to, czy ocena postępu pracy będzie postrzegana  przez zatrudnionego jedynie jako formalność, czy też szansa na rozwój. Dłuższa dyskusja nad celami i wyzwaniami może okazać się lepszym rozwiązaniem – pozwala ono bowiem pracownikowi poczuć się bardziej zaangażowanym w własny rozwój i lepiej zrozumieć oczekiwania przełożonego. Wybór konkretnego wariantu zależy jednak o celów, jakie chce osiągnąć organizacja.

Rodzaje okresowych ocen pracowników:

• Ocena pracownika 90 stopni
  To ocena stopnia realizacji zadań przez pracownika, której dokonuje wyłącznie jego przełożony;
• Ocena pracownika 180 stopni
  To rozmowa oceniająca pracę, dokonywana nie tylko przez przełożonego, ale też przez samego pracownika – tzw. samoocena pracownicza;
• Ocena pracownika 270 stopni
  W tym przypadku ocena realizacji powierzonych zadań dokonywana jest przez przełożonego, przez pracownika oraz przez jego współpracowników;
• Ocena pracownika 360 stopni
  Ten rodzaj oceny efektów pracy stosowany jest w przypadku managerów zespołów (team leaderów). Dokonują jej zarówno przełożony, współpracownicy i pracownik, ale również jego podwładni;
• Ocena pracownika 360+ stopni
  Do ostatniego modelu oceny realizacji zadań przez pracownika dołącza się także opinię jego Klientów.

Zamiast oceny okresowej – constant feedback!

Rok pracy – taki okres jest brany zwykle pod uwagę, podczas oceny okresowej pracownika. Przyjęło się, że rok czasu to wystarczająco dużo, aby sprawdzić, jak pracownik radzi sobie z powierzonymi zadaniami, czy wykonuje je w terminie, czy dobrze czuje się na stanowisku pracy i jakich szkoleń potrzebuje, żeby pracować lepiej. 

Brzmi sensownie, prawda? A teraz zapomnijcie o tym, co przed chwilą przeczytaliście. Pojęcie “rocznej oceny pracownika” odchodzi do lamusa, a wraz z nim – podejście, w którym pracownik musi czekać AŻ ROK na informację zwrotną od swojego przełożonego. Dynamika zmian na płaszczyźnie biznesowej oraz wejście na rynek pracy nowych generacji – tzw. Millenialsów i pokolenia Z, przyspiesza transformację dotychczas przyjętych norm i zachowań na płaszczyźnie pracodawca-pracownik. Również tych dotyczących feedbacku.

Jak wynika z badań przeprowadzonych przez firmy PwC (raport “NextGen: A global generation study”) oraz Deloitte (badanie “Reinventing Performance Management”), nowe pokolenia na rynku pracy chcą być na bieżąco nagradzane (lub konstruktywnie krytykowane) za efekty swojej pracy. Na bieżąco, to znaczy nie rzadziej niż raz w miesiącu. Co więcej, menedżerzy wyższych szczebli dostrzegają te potrzeby wśród dzisiejszych pracowników i widzą realną potrzebę reorganizacji dotychczasowych działań na linii przełożony-pracownik.

Co zamiast oceny rocznej pracownika? Constant feedback!

Constant feedback oznacza informację zwrotną, której udziela się pracownikowi na bieżąco. W ten sposób proces wymiany informacji na temat realizacji zadań przez pracownika przebiega znacznie mniej stresująco, ale też wpływa na płynny rozwój pracownika i jego funkcjonowanie w pracy. Constant feedback pozwala na natychmiastową reakcję i sprawdza się zwłaszcza teraz, gdy normą w firmach stała się praca hybrydowa lub całkowita praca zdalna.

Co zyskasz, wprowadzając constant feedback w firmie:

• szybką identyfikację problemów, eliminację niezrozumienia i błędów komunikacyjnych;
• regularny kontakt z pracownikami w twojej firmie – również podczas pracy nad dużymi projektami;
• oszczędność czasu dzięki możliwości natychmiastowej reakcji na bieżącą sytuację;
• ciągłą stymulację zaangażowania pracowników, wpływającą pozytywnie nie tylko na ich rozwój, ale też na rozwój całej firmy;
• sprawiedliwą ocenę pracownika i rozliczenie go z działań, a nie tylko ich wyników. 

A jak to jest w Twojej firmie?