Jak przygotować regulamin wynagradzania

Regulamin wynagradzania jest dokumentem, w którym uregulowane są zasady wynagradzania pracowników za pracę. Jak go przygotować? Jakie są najważniejsze elementy, które powinny znaleźć się w regulaminie wynagradzania? Podpowiadamy

Co do zasady regulamin wynagradzania ustala pracodawca. W przypadku gdy u pracodawcy funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, zapisy regulaminu pracodawca zobowiązany jest uzgodnić z nią regulamin.

Kiedy pracodawca ma obowiązek wprowadzić regulamin wynagradzania na podstawie art. 77² Kodeksu Pracy?

• Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników nieobjętych zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy mają obowiązek ustalić regulamin wynagradzania.
• Pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników nieobjętych zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy już nie mają wskazanego obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania. Warunki wynagradzania pracowników za pracę mogą zostać ustalone w regulaminie wynagradzania lub indywidualnie z poszczególnymi pracownikami w treści ich umów o pracę.
• W innej sytuacji jest pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników nieobjętych zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Warunki wynagradzania powinny zostać wskazane w regulaminie w chwili gdy o jego stworzenie wystąpi organizacja związkowa.
• Regulamin wynagradzania nie jest ustalany przez wszystkich pracodawców. Zapisy te nie obowiązują na przykład pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w urzędach czy zatrudnionych w budżetówce, jeżeli nie są objęci układem zbiorowym pracy.

 

Jak ustalić liczbę zatrudnionych pracowników?

Liczbę pracowników ustala się zgodnie z liczbą pracowników pozostających w stosunku pracy. Nie przeliczamy niepełnych etatów na pełne. Wliczamy wszystkie osoby bez względu czy przebywają aktualnie na długotrwałych nieobecnościach takich jak urlopy rodzicielskie, wychowawcze czy też świadczą pracę.

Jakie postanowienia powinny znaleźć się w regulaminie wynagradzania?

Przepisy nie określają szczegółowo treści i elementów jakie powinien zawierać regulamin wynagradzania. Pracodawcy mają więc pewną dowolność w jego kształtowaniu.

Warto jednak zwrócić uwagę na to by zasady wynagradzania nie zawierały zapisów dyskryminujących pewne grupy pracowników z uwagi na przykład na rodzaj umowy czy staż pracy.

Postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być także mniej korzystne od obowiązujących przepisów prawa pracy.

W regulaminie wynagradzania ustala się warunki wynagradzania pracowników za pracę. Należy wskazać obowiązujący system wynagradzania pracowników. Regulamin wynagradzania może określać jeden wspólny system dla całej organizacji lub różne dostosowane do specyfiki pracy poszczególnych działów u pracodawcy. Przykładowe systemy wynagradzania to miesięczny, godzinowy, akordowy, prowizyjny lub mieszany (np. akordowo-prowizyjny).

Zapisy mogą dotyczyć innych świadczeń związanych z pracą i zasady ich przyznawania. Treść regulaminu powinna być tak zapisana, by na jej podstawie można było ustalić indywidualne warunki umów o pracę.

W regulaminie powinny być określone zasady przyznawania dodatkowych składników wynagradzania np. premii lub prowizji a także innych świadczeń jak np. dodatków funkcyjnych, nagród jubileuszowych. Zasady przyznawania powinny jasno określić wysokość dodatkowego składnika wynagrodzenia lub świadczenia oraz warunki jakie należy spełnić by je otrzymać a kryteria ich utraty.

Szczegóły przyznawania dodatkowych składników wynagradzania mogą być unormowane
w odrębnych dokumentach natomiast odniesienie do nich powinno wynikać z zapisów w regulaminie wynagradzania.

Zapisy dotyczące dodatkowych składników wynagradzania takich jak premie regulaminowe, nagrody mają znaczenie w uwzględnianiu do podstawy innych świadczeń takich jak np. podstawa wynagrodzenia chorobowego czy podstawa do wynagrodzenia urlopowego.

Dodatkowo w regulaminie wynagradzania najczęściej ustalane są zasady wypłacania wynagrodzenia za pracę nadliczbową czy wynagrodzenia za czas przestoju.

Powszechnie obowiązujący przepisy Kodeksu Pracy czy innych rozporządzeń wykonawczych nie powinny być kopiowane w regulaminie wynagradzania. Regulamin wynagradzania reguluje i precyzuje te elementy, które, nie wynikając  z powszechnie obowiązujących przepisów ustaw lub rozporządzeń lub też które powinny być zapisane w sposób bardziej korzystny dla pracownika.

Od kiedy obowiązuje regulamin wynagradzania?

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Każdy pracodawca może mieć inny sposób informowania pracowników. Jednak najczęstsze i powtarzalne sposoby na zapoznanie się z treścią dokumentu, to:

• wywieszenie na tablicy ogłoszeń
• rozdanie wszystkim pracownikom kopii wraz z potwierdzeniem odbioru
• wysłanie drogą mailową
• wysłanie drogą mailową informacji z jednoczesnym zamieszczeniem dokumentu w portalu pracownika
• odczytanie treści na zebraniu pracowników.

Wprowadzeniu regulaminu wynagradzania będzie skuteczne gdy informacje te skierujemy do wszystkich pracowników a nie tylko do wybranej grupy.

Zapisy regulaminu wynagradzania często już mają zawartą w treści datę, od której obowiązuje dokument w organizacji. Ważne jednak jest to, czy pracownicy mieli możliwość zapoznać się z jego treścią na dwa tygodnie przed podanym terminem. Gdy pracodawca nie dochowa tego okresu, zasady regulaminu wejdą w życie po upływie 2 tygodni od faktycznej daty podania do wiadomości pracowników.

Przykład:

Pracodawca wprowadziła regulamin wynagradzania z informacją, że zapisy regulaminu wchodzą w życie 1 września 2023 roku. Regulamin został podany do wiadomości wszystkich pracowników w sposób przyjęty u Pracodawcy poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w dniu 29 sierpnia 2023 roku.

Zgodnie z zasadą regulamin zacznie obowiązywać po upływie dwóch tygodni, czyli 13 września 2023 roku. Pracodawca aby dochować terminu obowiązywania tj. 1 września 2023 podanego w regulaminie wynagradzania powinien poinformować pracowników najpóźniej w dniu 17 sierpnia 2023.

Jakich błędów unikać w regulaminie wynagradzania?

Regulamin wynagradzania nie może zawierać zapisów dyskryminujących pracowników z uwagi np. na rodzaj zawartej umowy.

Przykład:

Pracodawca w regulaminie wynagradzania określił, iż pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy na czas nieokreślony przez cały poprzedni rok kalendarzowy przysługuje premia roczna w wysokości 50% wynagrodzenia zasadniczego.

Zapis ten jest niezgodny z przepisami prawa pracy i powinien zostać usunięty, bowiem dyskryminuje innych pracowników zatrudnionych np. na podstawie umów na czas określony.

 

W treści regulaminu zdarza się, że pracodawca błędnie nazwie dodatkowe składniki wynagrodzenia, na przykład zamiast premii regulaminowej wprowadzi zapis o przysługującej premii uznaniowej.

Przykład:

Pracodawca w regulaminie wynagradzania  wprowadził zapis, iż pracownikom przysługuje premia uznaniowa, której wartość wyliczana jest na podstawie przepracowanego czasu.

Użycie sformułowania premii uznaniowej w tym przypadku jest nieodpowiednie gdyż premia przyznawana za czas przepracowany ma charakter premii regulaminowej tzw. premii frekwencyjnej.
Premia uznaniowa, ma charakter nagrody i co do zasady przyznawana jest wyłącznie zgodnie z uznaniem pracodawcy.
Pracodawca, który ustala konkretne kryteria podlegające ocenie do spełnienia przez pracownika warunków przyznania świadczenia, dysponuje pewnym zakresem swobody, natomiast gdy te warunki są konkretne i sprawdzalne, to świadczenie jest premią, a nie nagrodą (wyr. Sądu Najwyższego z dnia 21 września 2006 r., sygn. II PK 13/06).

Nazwa nie przesądza czy świadczenie dodatkowe jest premią czy nagrodą (premią uznaniową), decydujące znaczenie ma sposób określenia warunków nabycia do niej.

Błędne nazywanie dodatkowych składników wynagrodzenia może nieść za sobą poważniejsze konsekwencje, gdyż premie regulaminowe wliczamy do wynagrodzenia urlopowego a nagrody już nie.

 

Niekiedy pracodawcy błędnie zapisują postanowienia dotyczące terminu wypłaty wynagrodzenia dla pracowników. Termin wypłaty powinien być jasno określony i wskazywać jednoznacznie kiedy pracownik otrzyma wynagrodzenie.

Przykład:

W regulaminie wynagradzania wprowadzono zapis, że wypłaty wynagrodzenia dokonuje się do ostatniego dnia miesiąca.

Zapis ten jest nieprawidłowy, gdyż nie wiadomo kiedy dokładnie pracownik otrzyma wynagrodzenie za pracę.

Prawidłowy zapis w treści regulaminu może brzmieć następująco: Wynagrodzenie za pracę jest wypłacane raz w miesiącu. Termin wypłaty wynagrodzenia przypada na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego.

Należy zwrócić uwagę, że przy wskazaniu terminu wynagrodzenia na konkretny dzień miesiąca wynagrodzenie pracownika powinno być w tym dniu do dyspozycji pracownika. Przelewy bankowe powinny zostać zrealizowane z odpowiednim wyprzedzeniem. W sytuacji gdy dzień wypłaty przypada na dzień wolny od pracy, wynagrodzenie powinno być do dyspozycji pracownika w dniu roboczym poprzedzającym ten dzień.