Długość czytania:
W większości średnich firm inwestycje w CRM, ERP nie są już niczym wyjątkowym. Gdy jednak mowa o HR, wciąż królują papierowe dokumenty, maile i notatniki. Paradoks? Trochę tak, bo to przecież ludzie w największym stopniu decydują o tym, czy firma rośnie i czy dobrze wykorzystuje swój potencjał. Dlaczego więc obszar, który zarządza największym kapitałem organizacji, tak rzadko korzysta z nowoczesnych narzędzi? Czy system HR dla średnich firm to luksus, czy raczej sposób na odzyskanie porządku, kontroli i czasu? Jeśli chcesz poznać odpowiedź na to pytanie, przeczytaj ten poradnik i przekonaj się, kiedy warto wdrożyć system HR w średniej firmie – oraz w czym tak naprawdę może Ci pomóc takie rozwiązanie.
Czym jest system HR/HRM dla średniej firmy?
System HR (lub HRM – Human Resources Management) to oprogramowanie, które porządkuje i automatyzuje wszystkie procesy związane z obsługą pracowników w firmie. To również miejsce, w którym gromadzone są wszystkie informacje o zatrudnionych osobach, umowach, nieobecnościach czy szkoleniach. Dzięki temu dane są zawsze aktualne, bezpieczne i dostępne dokładnie wtedy, gdy są potrzebne – niezależnie od tego, czy zespół liczy pięćdziesięciu, czy dwustu pracowników.
Systemy HR to rozwiązania, które z reguły projektuje się z myślą o trzech głównych grupach użytkowników:
- pracownik ma własny profil – może sprawdzić historię zatrudnienia, dostępne dni urlopu, pobrać dokumenty lub zaktualizować dane kontaktowe.
- menedżer widzi informacje o swoim zespole: może zatwierdzać wnioski i szybko sprawdzać dostępność pracowników.
- HR koordynuje całość – dba o poprawność danych, monitoruje terminy, generuje raporty oraz analizuje wskaźniki potrzebne do decyzji biznesowych.
To, co wyróżnia system HRM, jest również jedna wspólna baza danych. To właśnie dzięki niej wszyscy użytkownicy – pracownicy, menedżerowie i dział HR – mają dostęp do tych samych, zawsze aktualnych informacji. Zalety takiego rozwiązania widać w każdym codziennym procesie. Dokumentów nie trzeba bowiem przepisywać, przenosić ani skanować – system sam prowadzi workflow, przypisuje zadania do odpowiednich osób i aktualizuje dane, dzięki czemu każdy etap procesu o wiele łatwiej jest monitorować.
System HRM eliminuje konieczność korzystania z wielu arkuszy, folderów i maili. Usprawnia przepływ informacji, porządkuje dane i pozwala wszystkim – od pracownika po dział HR – działać w jednym, spójnym i przejrzystym środowisku.
Przeczytaj również: Jaki system HR/HRM wybrać dla swojej firmy? Kryteria, które warto wziąć pod uwagę – Symfonia
Czy każda średnia firma potrzebuje systemu HRM?
W teorii – nie, bo urlopy można liczyć w Excelu, wnioski przesyłać mailem, a dokumenty archiwizować w segregatorach lub na dysku sieciowym. Jednak w praktyce taki sposób organizacji pracy szybko zaczyna sprawiać kłopoty, bo dane trzeba przepisywać, w procesach brakuje spójności, wnioski są akceptowanie z opóźnieniem, a znalezienie aktualnej wersji umowy graniczy z cudem. Takie problemy są widoczne już przy kilkunastoosobowym zespole i rosną, gdy liczba pracowników się zwiększa, pojawiają się nowe działy lub firma wprowadza tryby pracy zdalnej.
W takim środowisku dobre oprogramowanie staje się prawdziwym wybawieniem, bo system HR dla średniej firmy może na przykład:
- przyspieszyć obieg dokumentów,
- ustawić ścieżkę akceptacji wniosku i powiadamiać odpowiednie osoby,
- zarejestrować zmiany bez potrzeby ręcznego przepisywania danych,
- zapewnić wgląd w aktualne statusy zadań, które mają realizować pracownicy,
- pomóc w udostępnianiu szkoleń czy materiałów edukacyjnych.
Dzięki temu nie musisz już:
- przepisywać danych z formularzy do systemu,
- szukać informacji w mailach i segregatorach,
- dublować pracy HR i menedżerów,
- ani martwić się, że ważny termin „gdzieś umknął”.
Problemem nie są także koszty ani dostępność takich rozwiązań, bo na rynku dostępne są już systemy HRM dla średnich firm – niedrogie, skalowalne i gotowe do działania niemal od razu po wdrożeniu. Przykładem takiego rozwiązania jest Symfonia HR – chmurowa platforma, którą można łatwo rozbudowywać o konkretne moduły.
„W HR każda firma potrzebuje czegoś innego. W handlu szczególnie ważna jest bieżąca komunikacja i sprawiedliwe oceny okresowe, bo od nich zależą premie i prowizje. W organizacjach z zespołami rozproszonymi – elektroniczne wnioski i obieg dokumentów, a w firmach projektowych, które inwestują w rozwój – moduły szkoleń, e-learning i feedback.
Właśnie dlatego Symfonię HR zaprojektowaliśmy tak, by można ją było dopasować do każdej organizacji. Możesz zacząć od podstawowych funkcji, a gdy firma się rozrasta – po prostu dołożyć kolejny moduł. Jeśli zmienia się sposób pracy, struktura zespołów czy priorytety, wystarczy zrezygnować z modułów, z których już nie korzystasz. W efekcie system HR rośnie i zmienia się razem z firmą – dokładnie w takim tempie, w jakim rozwija się Twój biznes.”
— Małgorzata Wysłouch, ekspert ds. digitalizacji HR w Symfonii
System HR to strata pieniędzy? I tak już za to płacisz
Brak systemu HR w średniej firmie to także koszt, tylko trudniejszy do zauważenia, bo rozłożony w czasie. Każdy dzień spędzony na ręcznym przepisywaniu danych, szukaniu dokumentów czy poprawianiu błędów to godziny, za które firma musi zapłacić – choć nie widać tego w budżecie.
Bez systemu HRM tracisz:
- czas – na aktualizacje, poprawki i procesy administracyjne,
- dokładność, bo im więcej ręcznych operacji, tym większe ryzyko błędu,
- szansę na rozwój, bo być może nie jesteś w stanie zapobiec rosnącej rotacji albo trafnie zidentyfikować talentów, które masz w organizacji,
- możliwość analizy, bo dane są rozproszone, więc trudniej na ich podstawie wyciągnąć dobre wnioski.
To wszystko to rzeczywiste straty, które przecież można policzyć.
„Zazwyczaj już po kilku tygodniach wdrożenia widać, że system HR zaczyna sam się zwracać – nie tylko w oszczędzonych godzinach pracy, ale też w mniejszej liczbie pomyłek, szybszym obiegu dokumentów i lepszym wykorzystaniu czasu zespołu HR, pracowników i menedżerów.”
— Małgorzata Wysłouch, ekspert ds. digitalizacji HR w Symfonii
Wdrożenie systemu HR w średniej firmie – czy warto?
O systemie HR w średniej firmie warto myśleć nie jak o narzędziu wyłącznie dla działu kadr, ale jak o rozwiązaniu dla całej organizacji. Dlaczego taka perspektywa? Bo jego wpływ nie kończy się tylko na administracji. Dobrze dobrane oprogramowanie może ułatwić życie pracownikom, odciążyć menedżerów oraz dostarczyć zarządowi wiarygodne dane o kondycji organizacji. Przyjrzyjmy się bliżej najważniejszym korzyściom, jakie wynikają z wdrożenia systemu HRM w małym lub średnim przedsiębiorstwie.
1. Automatyzacja powtarzalnych zadań
W wielu firmach pracownik, który chce wziąć urlop, musi wypełnić odpowiedni wniosek. W tradycyjnym obiegu dokumentów ma on najczęściej formę papierową, więc trzeba go wydrukować, podpisać, przekazać przełożonemu, a następnie dostarczyć do działu HR, który taki dokument zarejestruje i wprowadzi do systemu.
Prosty proces, a mimo to potrafi pochłonąć godziny. Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, gdy przełożonego akurat nie ma albo wniosek zaginie w stercie papierów.
Podobne wyzwanie pojawia się przy wdrażaniu nowych pracowników. Onboarding wymaga przekazania dziesiątek informacji – od szkoleń BHP, przez regulaminy, po dostęp do narzędzi i dokumentów do podpisu. Gdy HR obsługuje kilkudziesięcioosobowy zespół, łatwo coś przeoczyć lub po prostu się pogubić.
System HR może rozwiązać tego typu problemy dzięki mechanizmom automatyzacji i workflow. W efekcie wnioski, dokumenty i zadania są przetwarzane w sposób uporządkowany i przewidywalny. Przykładowo pracownik, który chce wziąć wolne, składa wniosek urlopowy online. Menedżer od razu dostaje automatyczne powiadomienie i może taki wniosek zaakceptować – nawet za pomocą telefonu. Dział HR widzi z kolei aktualny status zgłoszenia, a dane automatycznie pojawiają się w ewidencji – bez przepisywania.
„Podobnie z onboardingiem – w Symfonii HR pracownik działu HR może ustawić ścieżkę zadań tak, żeby to system przypominał nowemu pracownikowi o szkoleniach i dokumentach do zatwierdzenia. Przełożony może w każdej chwili sprawdzić, na jakim etapie jest wdrożenie i szybko zareagować, jeśli proces utknie w jakimś punkcie. Dzięki temu pracownik czuje się dobrze zaopiekowany w tak newralgicznym momencie jakim jest wejście do organizacji.”
— Małgorzata Wysłouch, ekspert ds. digitalizacji HR w Symfonii
2. Centralizacja danych – jedno źródło prawdy o pracownikach
W wielu średnich firmach dane o pracownikach są rozsiane po różnych miejscach – część w Excelu, część w mailach, a część w papierowych teczkach. Kiedy trzeba znaleźć konkretną informację, zaczyna się żmudne przeszukiwanie folderów, skrzynki e-mail i segregatorów.
Tymczasem takich sytuacji można łatwo uniknąć, jeśli w firmie działa system HR, który pełni rolę centralnego repozytorium danych i dokumentów związanych z całym cyklem zatrudnienia – od rekrutacji, przez obsługę kadrową, aż po rozwój pracowników.
„W Symfonii HR każdy pracownik ma swój profil z historią zatrudnienia, szkoleniami, ocenami okresowymi i innymi dokumentami. Dział HR ma dostęp do pełnej ewidencji, menedżer widzi dane swojego zespołu, a zarząd – podsumowania i raporty. Nie trzeba już przeszukiwać folderów, porównywać wersji plików, bo wszystko znajduje się w jednym systemie – zawsze aktualne, bezpieczne i dostępne od ręki.”
— Małgorzata Wysłouch, ekspert ds. digitalizacji HR w Symfonii
3. Oszczędność czasu
W większości działów HR problemem nie jest brak kompetencji, lecz… brak czasu. Każdy dzień wypełniają zadania, które trzeba po prostu wykonać – pochłaniające godziny, które nie przekładają się ani na efektywność, ani na rozwój organizacji.
System HR pozwala ten czas odzyskać, bo:
- automatyzuje procesy, które do tej pory wymagały ręcznego działania,
- przypomina o terminach,
- samodzielnie aktualizuje dane,
- porządkuje dokumenty,
- ułatwia komunikację między HR, menedżerami i pracownikami.
W praktyce, nawet w średniej firmie, oznacza to oszczędność kilkunastu godzin tygodniowo. A to już czas, który naprawdę można dobrze zainwestować.
Przeczytaj również: Jak usprawnić komunikację wewnętrzną i przepływ informacji w firmie z systemem HRM? – Symfonia
4. Szybszy onboarding i lepsza retencja pracowników
Badania rynkowe pokazują, że nawet co trzeci nowo zatrudniony pracownik odchodzi w ciągu pierwszych sześciu miesięcy pracy. Najczęściej powodem takiego stanu rzeczy jest… źle przeprowadzony onboarding – brak informacji, niejasne oczekiwania, problemy w komunikacji czy niedostateczne wsparcie ze strony zespołu. W kolejnych etapach zatrudnienia sytuacja wcale nie wygląda lepiej.
„Ponad połowa odejść z firm wynika z braku możliwości rozwoju, czy nieefektywnej komunikacji w firmie. Działy HR doskonale znają te wyzwania, ale nie zawsze wiedzą, jak im przeciwdziałać.”
— Małgorzata Wysłouch, ekspert ds. digitalizacji HR w Symfonii
Tymczasem dobrze dobrany system HR dla średniej firmy może pomóc w uporządkowaniu całego cyklu życia pracownika, pozwalając m.in.:
- tworzyć ścieżki onboardingowe, dzięki czemu każdy nowy pracownik przechodzi przez te same, jasno określone etapy wdrożenia,
- nadzorować postępy, a w tym np. sprawdzać, kto przeszedł szkolenie, które materiały zostały przeczytane, co jeszcze wymaga uzupełnienia,
- udostępniać szkolenia i materiały rozwojowe w jednym miejscu (również w formie e-learningu),
- wyznaczać cele i monitorować ich realizację,
- prowadzić oceny okresowe i analizować ich wyniki w różnych przekrojach, aby szybciej identyfikować talenty i reagować na spadki zaangażowania,
- usprawniać komunikację i przepływ informacji między pracownikiem, menedżerem a działem HR.
W efekcie nowi pracownicy szybciej adaptują się do roli, menedżerowie mają pełną kontrolę nad procesem wdrożenia, a HR zyskuje dane, które pozwalają nie tylko reagować, ale przewidywać.
To właśnie ten rodzaj wsparcia, który w średnich firmach robi największą różnicę — bo dobrze zaplanowany onboarding i rozwój to najprostszy sposób na zatrzymanie ludzi na dłużej.
5. Dane i analityka HR
W wielu firmach decyzje dotyczące ludzi wciąż podejmowane są „na wyczucie”. Dział HR wie, że rotacja wzrosła, ale nie potrafi wskazać, o ile. Menedżer przeczuwa, że zespół jest przeciążony, ale nie ma danych, które to potwierdzą. Zarząd pyta o absencje, efektywność rekrutacji czy koszty szkoleń, ale odpowiedź na tego typu pytania wymaga godzin spędzonych na zbieraniu informacji z różnych źródeł.
System HRM zmienia ten obraz. Wszystkie dane kadrowe, które do tej pory były rozproszone, trafiają do jednego miejsca, więc o wiele łatwiej jest je analizować. Możliwość powiązania ze sobą rożnych obszarów daje natomiast szansę spojrzeć na procesy z lotu ptaka.
„Tak działa to w Symfonii HR, gdzie za pomocą modułu Oceny okresowe można określić poziomy posiadanych przez pracowników kompetencji, a następnie porównać je z kompetencjami wymaganymi na danym stanowisku pracy. Centralna baza danych systemu HR pozwala także na obserwację różnego rodzaju trendów związanych z obszarem ludzkim, dotyczących np. luk kompetencyjnych.”
— Małgorzata Wysłouch, ekspert ds. digitalizacji HR w Symfonii
6. Skalowalność
Średnie firmy zmieniają się dynamicznie. Zatrudnienie rośnie, struktura się rozwarstwia, pojawiają się nowe działy, a procesy…zaczynają się rozjeżdżać. To naturalny etap rozwoju – tylko że narzędzia, które sprawdzały się przy 50 pracownikach, przestają wystarczać, gdy jest ich dwa, albo trzy razy tyle.
Dlatego nowoczesne systemy HRM – takie jak np. Symfonia HR – projektuje się tak, by rosły razem z organizacją.
„Program działa modułowo – można go rozbudowywać o kolejne funkcje, dokładnie wtedy, gdy firma zaczyna ich potrzebować. Taka elastyczność sprawia, że system HRM nie jest inwestycją ‘na tu i teraz’, ale infrastrukturą, która wspiera rozwój firmy na każdym etapie jej wzrostu.”
— Małgorzata Wysłouch, ekspert ds. digitalizacji HR w Symfonii
Skalowalność rozwiązania przekłada się także na jego efektywność kosztową, bo organizacja nie musi inwestować w drogi i często przeskalowany system.
System HRM dla średniej firmy w praktyce – jak działa automatyzacja?
Zalety systemu HR najlepiej widać w procesach, które są złożone, czasochłonne i trudne do zapanowania. Pierwszym z brzegu przykładem jest organizacja szkoleń. W średnich firmach to zwykle długi łańcuch zadań: zapisy, listy obecności, przypomnienia, potwierdzenia udziału i raporty. Każdy etap wymaga zaangażowania kilku osób, więc łatwo o pomyłki lub opóźnienia.
W Symfonii HR proces wygląda inaczej. Moduły szkolenia i e-learning pozwalają zaplanować cykl szkoleń, przypisać uczestników, udostępnić materiały i automatycznie monitorować postępy. System sam przypomina o terminach, zapisuje wyniki i aktualizuje profil pracownika.
Podobnie jest z ocenami okresowymi – procesem, którego nie lubią ani pracownicy, ani menedżerowie. W wielu firmach przypomina on rozliczanie, a nie rozmowę o rozwoju.
Moduł oceny okresowe w Symfonii HR pomaga to zmienić: menedżer może przygotować ankietę, ocenić cele i zaplanować działania rozwojowe, a pracownik ma wgląd w swoje wyniki i komentarze przełożonego.
Wdrożenie systemu HR w średniej firmie – jak to wygląda krok po kroku?
Wielu menedżerów wciąż obawia się, że wdrożenie systemu HRM to długie i skomplikowane przedsięwzięcie wymagające wsparcia działu IT. W praktyce wygląda to zupełnie inaczej. Nowoczesne systemy – takie jak Symfonia HR – często działają w chmurze, więc nie trzeba instalować oprogramowania ani utrzymywać go na serwerach. By zarządzać procesami, wystarczy dostęp do przeglądarki i logowanie do aplikacji. Konfiguracja takiego oprogramowania ogranicza się głównie do dopasowania modułów i uzupełnienia danych. W większości przypadków system potrafi zintegrować się z już używanym programem kadrowo-płacowym, więc informacje o pracownikach można po prostu zaimportować, bez konieczności wprowadzania wszystkiego od nowa. Szkolenie użytkowników zajmuje zwykle 1–2 dni, a interfejs jest intuicyjny – porównywalny z popularnymi platformami społecznościowymi.
Jak wybrać system HR dla średniej firmy – na co zwrócić uwagę?
Nie każdy system HRM sprawdzi się w średniej firmie. Zanim podejmiesz decyzję, zwróć uwagę na kilka ważnych aspektów:
- modułowość i skalowalność – wybierz rozwiązanie, które rośnie razem z firmą. Zacznij od podstawowych funkcji, a kolejne moduły (np. oceny, szkolenia czy cele) dodawaj w miarę potrzeb i rozwoju organizacji.
- intuicyjność – system powinien być prosty w obsłudze nie tylko dla HR, ale także dla menedżerów i pracowników. Dlatego oceniaj go nie tylko pod kątem swoich potrzeb, lecz także komfortu całego zespołu.
- integracje – jeśli nie chcesz ręcznie przenosić danych, upewnij się, że oprogramowanie łączy się z Twoim systemem kadrowo-płacowym i księgowym.
- model wdrożenia – rozwiązania chmurowe (SaaS), takie jak Symfonia HR, nie wymagają serwerów ani wsparcia IT. Są bardziej opłacalne kosztowo, szybkie we wdrożeniu i łatwe w utrzymaniu.
- wsparcie i bezpieczeństwo – sprawdź, czy dostawca zapewnia pomoc techniczną w języku polskim, zgodność z RODO oraz odpowiednie zabezpieczenia danych.
- samoobsługa pracowników – zwróć uwagę czy system HRM ma wbudowany portal, w którym pracownicy mogą sami składać wnioski, pobierać dokumenty i aktualizować swoje dane.
Jeśli masz taką możliwość, przetestuj wersję demo. Zobaczysz, jak działa system, poznasz jego interfejs i ocenisz, czy odpowiada sposobowi, w jaki naprawdę pracujecie. To najlepszy sposób, by podjąć świadomą decyzję.
0 komentarzy