Jaki system HR/HRM wybrać dla swojej firmy? Kryteria, które warto wziąć pod uwagę

Wdrożenie systemu HRM (ang. Human Resource Management) to inwestycja, która przynosi korzyści całej organizacji.  Wybór odpowiedniego rozwiązania często okazuje się jednak sporym wyzwaniem, bo wymaga uwzględnienia potrzeb różnych grup interesariuszy. Dział HR najczęściej oczekuje bogatej funkcjonalności, specjaliści IT kładą nacisk na bezpieczeństwo, z kolei dla pracowników liczy się przede wszystkim intuicyjność rozwiązania i możliwość samoobsługi. Jak zatem znaleźć złoty środek i wybrać oprogramowanie dla HR, które spełni oczekiwania wszystkich zainteresowanych? Jeśli chcesz poznać odpowiedź na to pytanie, przeczytaj ten poradnik. Dowiesz się z niego, jakie aspekty wziąć pod uwagę, porównując poszczególne rozwiązania oraz czym powinien wyróżniać się dobry system HR.

Spis treści:

• Co to jest system HRM/HR?
• Dobry system HR, czyli jaki?
• Jaki system HR wybrać dla swojej firmy – kryteria, które warto wziąć pod uwagę
• Czym jeszcze powinno się wyróżniać najlepsze oprogramowanie dla HR?
• Czy warto inwestować w oprogramowanie dla HR?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Wybór systemu HR/HRM powinien być podyktowany specyficznymi potrzebami organizacji i pracowników, a nie jedynie pokusą posiadania rozbudowanego, ale niekoniecznie funkcjonalnego rozwiązania.
• Dobry system HR powinien charakteryzować się modułową budową tak, aby dawać możliwość bezproblemowego dodawanie lub odejmowanie funkcjonalności w miarę rozwoju organizacji.
• Nowoczesne oprogramowanie dla działu HR skutecznie wspiera zarządzanie pracownikami na poziomie strategicznym, gromadząc dane do analiz i wnioskowania, ułatwiając komunikację w firmie i automatyzując różne zadania.

Co to jest system HRM/HR?

System HRM (ang. Human Resource Management), często określany również jako system HR, to nic innego jak oprogramowanie, które wspiera działy personalne w efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi w organizacji. Najczęściej działa ono jak centralne repozytorium danych o pracownikach, automatyzując szereg działań – od rekrutacji i onboardingu, przez rozliczanie zadań i celów, po zarządzanie talentami i rozwojem. Dzięki takiej budowie umożliwia kompleksową obsługę wymienionych wyżej procesów za pomocą jednego narzędzia. To z kolei pozwala nie tylko na usprawnienie codziennych operacji, ale również na mapowanie poszczególnych obszarów na siebie. W efekcie specjaliści ds. HR mogą spojrzeć na każdego pracownika niejako z „lotu ptaka” – od momentu zatrudnienia, aż po plany rozwoju.

Dobry system HR, czyli jaki?

Trudno udzielić odpowiedź na to pytanie, bo pod pojęciem „system HRM” kryje się wiele rodzajów oprogramowania, różniących się funkcjami i poziomem zaawansowania. Wśród nich wyróżnia się m.in.:

• systemy informacji o zasobach ludzkich (HRIS), które służą do gromadzenia i porządkowania danych o pracownikach,
• systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS), czyli nieco bardziej rozbudowane wersje HRIS, często z dodatkowymi funkcjami do zarządzania talentami, analizy wydajności czy planowania kariery,
• systemy do zarządzania talentami, rekrutacją czy szkoleniami, a także inne wyspecjalizowane narzędzia do obsługi konkretnych procesów HR w firmie.

Dobry system HRM powinien łączyć wymienione wyżej funkcje oraz być na tyle elastyczny, aby dawać możliwość dostosowania do potrzeb firm z różnych branż. Właśnie dlatego często najlepszym rozwiązaniem okazuje się system modułowy, czyli taki, który można rozbudować o obszary tematyczne do obsługi różnych procesów HR.  Taka struktura oprogramowania ma jeszcze jedną ważną zaletę – modułowość systemu pozwala na jego łatwe skalowanie wraz z rozwojem firmy. W zależności od bieżących potrzeb wystarczy tylko dodać lub odjąć konkretne aplikacje.

Przeczytaj również: Mity i fakty dotyczące ERP w kontekście rekrutacji i onboardingu. Czego każdy menedżer HR powinien być świadom? – Symfonia

Jaki system HR wybrać dla swojej firmy – kryteria, które warto wziąć pod uwagę

Wybór systemu HRM to złożony proces, który wymaga uwzględnienia wielu czynników. W kolejnych podpunktach tego poradnika przeczytasz o najważniejszych kryteriach, jakie warto wziąć pod uwagę, aby znaleźć oprogramowanie dla działu HR, które okaże się funkcjonalne oraz spełni oczekiwania przedsiębiorstwa.

Dopasuj system HR do potrzeb organizacji

Myśląc o tym, jaki system HR wybrać dla swojej firmy, często pojawia się pokusa, by wdrożyć bardzo zaawansowane rozwiązanie, które oferuje wiele funkcji. Takie podejście nie zawsze jest jednak dobre – przedsiębiorstwo ponosi bowiem wysokie koszty związane z wdrożeniem i utrzymaniem rozbudowanego systemu, a pracownicy korzystają jedynie z ułamka jego możliwości. Co więcej, nadmiar niepotrzebnych funkcji może utrudniać nawigację i korzystanie z tych, które są faktycznie potrzebne.

Aby uniknąć tego typu problemów, przed wyborem systemu HRM zastanów się, które obszary HR w Twojej firmie wymagają automatyzacji oraz jakie funkcje programu są absolutnie niezbędne. Jeśli chcesz scentralizować zarządzanie procesami HR w firmie, wybierz kompleksowe narzędzie, które będzie w stanie zastąpić kilka systemów. Korzystanie z takiego rozwiązania to również oszczędność kosztów (bo płacisz tylko za jeden system, a nie kilka odrębnych aplikacji) oraz łatwiejszy i szybszy kontakt z dostawcą, np. w kwestiach wsparcia technicznego. Planując wdrożenie, miej także na uwadze, że potrzeby Twojej firmy będą się zmieniać wraz z jej rozwojem. Jeśli zatem nie chcesz za kilka lat wymieniać oprogramowania dla działu HR na całkowicie nowe, wybierz system modułowy, taki jak np. Symfonia HR, który da się łatwo rozbudowywać o dodatkowe funkcje.

Przeczytaj również: Zarządzanie talentami w dużej firmie: jak przyciągać i zatrzymywać najlepszych pracowników? – Symfonia

Pomyśl o integracji z innymi narzędziami

Częstym błędem podczas wyboru systemu HR, jest ocena rozwiązania tylko przez pryzmat potrzeb działu personalnego. Tymczasem zarządzanie zasobami ludzkimi to proces, który łączy się z różnymi obszarami funkcjonowanie organizacji. Właśnie dlatego równie ważna jest kwestia integracji oprogramowania dla działu HR z innymi rozwiązaniami, z jakich korzystasz w firmie. Jeśli nie chcesz przenosić danych ręcznie, zdecyduj się na system HR, który będzie w stanie współpracować z oprogramowaniem kadrowo-płacowym, RCP czy aplikacjami do tworzenia harmonogramów.

Przeanalizuj możliwe koszty

Oprócz funkcjonalności oprogramowania oraz możliwości jego integracji, ważnym czynnikiem decydującym o wyborze systemu HR są koszty jego wdrożenia i utrzymania. Poświęć zatem czas na analizę informacji o możliwych wydatkach związanych z zakupem licencji, szkoleń i wsparcia. Sprawdź, czy mieszczą się one w Twoim budżecie. Pamiętaj o uwzględnieniu kosztów długoterminowych, związanych z ewentualną aktualizacją oprogramowania czy jego rozbudową o dodatkowe moduły.

Uwzględnij potrzeby pracowników

Oprogramowanie HR powinno ułatwiać codzienną pracę, dlatego poszukując odpowiedniego rozwiązania dla swojej firmy, zwróć także uwagę na potrzeby pracowników, którzy będą z niego korzystać na co dzień. Dobry system HR powinien przede wszystkim oferować intuicyjny interfejs i szybki dostęp do wszystkich potrzebnych funkcji, ważnych z perspektywy pracowników, menedżerów czy administratorów HR. Takie wymagania spełnia m.in. Symfonia HR, gdzie główny pulpit użytkownika ma wygląd tablicy z kaflami odpowiadającymi poszczególnym funkcjonalnościom.

– Dzięki takiej budowie, aby przejść do właściwych obszarów, wystarczą dwa kliknięcia. Pracownicy nie muszą się również przelogowywać do innych aplikacji, bo poszczególne kafelki da się podlinkować do innych systemów używanych w firmie – tłumaczy Paulina Berowska, ekspertka HR, konsultantka ds. automatyzacji procesów HR, Symfonia

Pulpit systemu Symfonia HR

Równie ważna jest funkcjonalność systemu. Nowoczesne oprogramowanie dla HR powinno zapewniać m.in. dostęp mobilny, dając jego użytkownikom możliwość korzystania z jego zasobów zarówno za pomocą komputera w biurze, jak i smartfona lub w kioskach pracowniczych.

Przeczytaj również: Zapanuj nad wnioskami pracowniczymi – cyfryzacja procesów HR

Zwróć uwagę na aspekty związane z bezpieczeństwem

Wybór systemu HR to nie tylko kwestia funkcjonalności, ale również aspektów technicznych, które mają istotny wpływ na bezpieczeństwo danych oraz sam sposób funkcjonowania oprogramowania. Poszukując rozwiązania dla swojej firmy, postaraj się zatem zweryfikować, jakie zabezpieczenia stosuje producent oraz kto dokładnie będzie miał dostęp do danych. Upewnij się też, że system HRM spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące ochrony danych osobowych, w tym m.in. zasady minimalizacji danych, reguły ich przetwarzania oraz prawa osób, których dane dotyczą. Niektóre nowoczesne systemy HR, takie jak Symfonia HR, dają także możliwość zarządzania uprawnieniami użytkowników.

– Taka funkcjonalność zapewnia dwie podstawowe korzyści. Po pierwsze pozwala zweryfikować, kto i w jakim zakresie ma dostęp do danych. Po drugie daje możliwość podziału zadań pomiędzy dział personalny a managerów zespołów czy działów – wyjaśnia Paulina Berowska, ekspertka HR, konsultantka ds. automatyzacji procesów HR, Symfonia

Dodatkowo – dla zwiększenia bezpieczeństwa – system HR powinien oferować funkcję automatycznego wylogowywania po określonym czasie braku aktywności użytkownika. Takie zabezpieczenie jeszcze skuteczniej minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

Czym jeszcze powinno się wyróżniać najlepsze oprogramowanie dla HR?

Nowoczesne oprogramowanie dla działu HR coraz częściej oferuje funkcje, które wykraczają poza podstawowe procesy HR i wspierają organizację w realizacji celów biznesowych. Ich działanie można przeanalizować na kilku płaszczyznach. Tą pierwszą jest możliwość gromadzenia wielu informacji o pracownikach. Taką funkcjonalność oferuje m.in. program Symfonia HR, który składa się z aż kilkunastu modułów tematycznych. Dzięki centralnej bazie, dane wprowadzone w jednym z modułów są od razu widoczne w innych. To z kolei pozwala na mapowanie różnych procesów. Dobrze widać to na przykładzie działania modułu „Oceny okresowe”, który pozwala na określone poziomów posiadanych kompetencji, a następnie porównanie ich z kompetencjami wymaganymi na danym stanowisku pracy. Centralna baza danych systemu HR pozwala także na obserwację różnego rodzaju trendów związanych z obszarem ludzkim, dotyczących np. luk kompetencyjnych.

Przeczytaj również: Ocenianie pracownika – na czym polega i czy ten proces można zautomatyzować? – Symfonia

Wiele systemów HR zapewnia także dostęp do aplikacji mobilnej dla pracowników, która umożliwia szybkie i łatwe składanie wniosków, sprawdzanie liczby dni urlopu, pobieranie PIT-ów czy pasków płacowych. To spore ułatwienie dla specjalistów ds. HR, którzy nie muszą już tracić czasu na obsługę papierowej dokumentacji. Coraz więcej firm wykorzystuje także system HRM jako główny kanał komunikacji wewnątrz organizacji, wykorzystując go do przesyłania ogłoszeń, ankiet, newsletterów czy ważnych informacji. Jeśli właśnie na takiej funkcjonalności zależy Ci najbardziej, porównując systemy HR różnych producentów, zwróć uwagę, czy zostały one wyposażone we wbudowany moduł komunikacyjny.

Czy warto inwestować w oprogramowanie dla HR?

Inwestycje w oprogramowanie HR to dziś w wielu firmach strategiczna konieczność. Potwierdzają to liczne badania i statystyki. Z raportu Deloitte wynika, że działy HR marnują aż 57% swojego czasu na rutynowe zadania administracyjne, czyli takie, które można zautomatyzować. W organizacjach, w których ten problem jest największy, wdrożenie systemu HRM pozwala usprawnić te procesy, uwalniając czas na działania o bardziej strategicznym znaczeniu, takie jak rozwój pracowników czy budowanie zaangażowania zespołu.

Na rosnące znaczenie oprogramowania dla HR wskazują także dane rynkowe. Z prognoz przygotowanych przez Fortune wynika, że w 2032 r. wydatki firm na tego typu rozwiązania przekroczą w ujęciu globalnym 81,8 miliardów dolarów, przy rocznym tempie wzrostu wynoszącym 9,2%. Co więcej, aż 56% specjalistów ds. HR planuje inwestycje w nowe technologie, zauważając, że ich obecne systemy HR nie spełniają wymagań związanych z cyfrową transformacją (Top 5 Priorities for HR Leaders in 2024). Na podobny trend wskazuje raport Gartnera, zgodnie z którym aż 41% liderów biznesu zamierza przebudować procesy HR, wykorzystując w tym celu nowoczesne technologie i sztuczną inteligencję. Nietrudno zatem zauważyć, że inwestycje w systemy HR to dziś globalny trend, który zmienia sposób zarządzania zasobami ludzkimi w firmach na całym świecie. Organizacje coraz częściej dostrzegają strategiczną rolę nowoczesnych technologii i wykorzystują ich możliwości do automatyzacji codziennych zadań, zwiększenia efektywności operacyjnej oraz poprawy doświadczeń pracowników.