Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Urlop okolicznościowy – kiedy i komu przysługuje?

Piotr Kowalski

Piotr Kowalski

Ekspert w Symfonii

Długość czytania:

11 czerwca 2024

 Urodzenie dziecka czy śmierć bliskiej osoby – to tylko dwie spośród różnych sytuacji, które wymagają dnia wolnego od pracy.  Polskie prawo przewiduje, że w takich przypadkach pracownik może skorzystać z tzw. urlopu okolicznościowego. Zasady jego udzielania zostały szczegółowo uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Choć od wejścia w życie tego dokumentu upłynęło już sporo czasu, zawarte w nim regulacje nadal budzą wiele wątpliwości. Kiedy dokładnie należy się urlop okolicznościowy? Ile dni wolnego przysługuje pracownikowi? Jakie dokumenty trzeba dostarczyć pracodawcy? Odpowiedzi na te oraz inne pytania znajdziesz w tym poradniku.

Spis treści:

 

Definicja urlopu okolicznościowego

Urlop okolicznościowy to krótki, pełnopłatny urlop przyznawany pracownikowi w związku z ważnymi wydarzeniami w jego życiu prywatnym. Jego podstawę prawną stanowi art. 2982 Kodeksu pracy, a także § 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy z dnia 15 maja 1996 r. (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632). Zgodnie z zawartymi tam regulacjami urlop okolicznościowy nie podlega wymianie na inne świadczenia oraz nie może być przekształcony w urlop wypoczynkowy. Nie przechodzi on także na kolejny rok, zaś jego wymiar zależy bezpośrednio od rodzaju konkretnego wydarzenia.

Komu przysługuje urlop okolicznościowy?

Z urlopu okolicznościowego mogą skorzystać osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, a także przedstawiciele niektórych grup zawodowych, jak np. nauczyciele czy policjanci. Zwolnienie nie przysługuje natomiast zleceniobiorcom czy współpracownikom zatrudnionym na podstawie umowy B2B. Ważne jest również to, że taki urlop nie jest zależny od stażu pracy czy rodzaju umowy o pracę (a zatem tego, czy została ona zawarta na czas określony, czy może nieokreślony).

Kiedy należy się urlop okolicznościowy – znasz wszystkie okazje?

Sytuacje, które uprawniają do skorzystania z urlopu okolicznościowego, zostały wymienione w § 15 wspomnianego wyżej rozporządzenia. W tym samym przepisie prawodawca określił, ile dni wolnego przysługuje pracownikowi. Kiedy i w jakim wymiarze można zatem skorzystać ze zwolnienia?
W przypadku ślubu dziecka, a także śmierci lub pogrzebu siostry, brata, teścia, teściowej, dziadka, babki, pracownikowi należy się 1 dzień wolnego. Urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia dziecka, ślubu pracownika, a także śmierć lub pogrzeb małżonka, dziecka, ojca, matki, pasierba lub pasierbicy przysługuje natomiast w wymiarze 2 dni w roku kalendarzowym.
Warto pamiętać, że zwolnienie od pracy przysługuje nie tylko w dniu danego wydarzenia, lecz również terminie, który jest z nim bezpośrednio związany. Oznacza to, że pracownik może zgłosić urlop okolicznościowy po urodzeniu dziecka, np. w celu załatwienia spraw w urzędzie.

Przeczytaj także: Urlop ojcowski 2024 – ile dni trwa i komu przysługuje?

Kiedy jeszcze można skorzystać z urlopu okolicznościowego?

Z urlopu okolicznościowego można skorzystać też w przypadku śmierci osoby, która znajdowała się pod opieką pracownika lub pozostawała na jego utrzymaniu. O jego udzielenie mogą zatem wnioskować osoby, które żyły w nieformalnych związkach. Brakuje jednak regulacji dotyczących tego, w jaki sposób należy udokumentować okoliczności uprawniające do dodatkowego dnia wolnego.

Zaczynasz swoją przygodę z HR?

Pobierz niezbędną pomoc - Checklistę HR

Wynagrodzenie za okres urlopu okolicznościowego

W czasie urlopu okolicznościowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jego wysokość jest ustalana dokładnie w ten sam sposób, co w przypadku urlopu wypoczynkowego, a zatem z uwzględnieniem składników zmiennych przysługujących zatrudnionemu za miesiąc, w którym korzysta on ze zwolnienia.

Jak ubiegać się o urlop okolicznościowy?

Aby skorzystać z urlopu okolicznościowego, pracownik powinien zgłosić taki fakt swojemu pracodawcy. Jeśli to możliwe, informację o nieobecności należy przekazać z wyprzedzeniem. W sytuacjach nagłych, jak np. śmierć członka rodziny, wniosek o urlop okolicznościowy musi trafić do pracodawcy najpóźniej w drugim dniu korzystania z takiego zwolnienia, chyba że istnieją poważne przyczyny uniemożliwiające terminowe dopełnienie tego obowiązku.

Przeczytaj również: Urlop z powodu siły wyższej – kiedy, komu i w jakim wymiarze przysługuje?

Jak napisać wniosek o urlop okolicznościowy?

Przepisy Kodeksu Pracy ani rozporządzenia nie określają, jaką formę powinien mieć wniosek o urlop okolicznościowy. Warto jednak zadbać, by znalazły się w nim takie informacje, jak:

  • data i miejsce wypełnienia wniosku,
  • dane pracownika, pracodawcy
  • termin i wymiar urlopu,
  • okoliczności uprawniające do skorzystania z takiego zwolnienia.

Tak przygotowany dokument należy jeszcze podpisać i przekazać pracownikom działu kadr. W niektórych przedsiębiorstwach do zgłaszania tego typu nieobecności wykorzystuje się elektroniczne wnioski urlopowe.  Takie rozwiązanie ma wiele zalet – pracownik może przesłać prośbę o urlop także z domu, a pracodawca od razu otrzyma powiadomienie o nowym wniosku.

Jakie dokumenty dołączyć do wniosku?

W zależności od przyczyny urlopu okolicznościowego pracodawca może poprosić o konkretne dokumenty. Będą to:

  • kserokopia aktu małżeństwa lub zaświadczenie z urzędu stanu cywilnego – jeśli urlop został udzielony z powodu ślubu pracownika,
  • kserokopia aktu urodzenia dziecka lub dokument z placówki medycznej – jeśli pracownik wnioskuje o urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia dziecka
  • kserokopia aktu zgonu oraz, w niektórych przypadkach, zaświadczenie z zakładu pogrzebowego potwierdzające datę pogrzebu – jeśli zwolnienie od pracy w danym terminie wynika ze śmierci członka rodziny.

Mimo że w wielu miejscach pracy kwestia dostarczenia tych dokumentów jest traktowana dość luźno, warto być przygotowanym i mieć je ze sobą. Ułatwi to proces uzyskania urlopu oraz zabezpieczy pracownika przed ewentualnymi nieporozumieniami.

Czy urlop okolicznościowy wpływa na urlop wypoczynkowy?

Urlop okolicznościowy jest niezależny od urlopu wypoczynkowego. Nie wpływa zatem na jego wymiar tak, jak ma to miejsce w przypadku urlopu na żądanie.  Jeśli wniosek o takie zwolnienie zostanie złożony prawidłowo, pracodawca ma obowiązek udzielić dnia wolnego we wskazanym przez pracownika terminie.

Urlop okolicznościowy to ważny instrument, który pozwala pracownikom na chwilę oddechu w kluczowych momentach życia prywatnego. Dlatego warto znać swoje prawa i nie krępować się korzystać z nich, gdy sytuacja tego wymaga.

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *