Ustawa o ochronie sygnalistów

W ubiegłym miesiącu parlament przyjął ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, czyli osób zgłaszających naruszenie prawa. Czym dokładnie jest ustawa o ochronie sygnalistów, kogo dotyczy i jakie obowiązki nakłada na pracodawców?

 

Czym jest ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa o ochronie sygnalistów przygotowana przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ma na celu ochronę osób, które zgłaszają naruszenie prawa – bez względu na podstawę czy formę świadczenia pracy/pełnienia służby. Naruszeniem prawa nazywa się natomiast działanie bądź zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa związane m.in. z korupcją, przeciwdziałaniem praniu pieniędzy, zgodnością produktów z wymogami, zdrowiem publicznym, ochroną konsumentów czy też ochroną prywatności i danych osobowych.

W związku z wprowadzeniem ustawy takich zgłoszeń będą mogli dokonywać zarówno pracownicy (również byli), zawodowi żołnierze czy funkcjonariusze, jak również zleceniobiorcy, stażyści czy wolontariusze. Ustawa reguluje:

• środki ochrony sygnalistów;
• warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
• zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych;
• zasady publicznego ujawnienia informacji o naruszeniach prawa;
• zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu;
• zadania Rzecznika Praw Obywatelskich w związku ze zgłaszaniem naruszeń prawa;
• zadania organów publicznych w związku ze zgłaszaniem naruszeń prawa i związane z podejmowaniem działań następczych.

Przepisy ustawy o ochronie sygnalisty mają zastosowanie do podmiotów prawnych, które 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudniają minimum 50 osób – w tym pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy. Projekt ustawy o ochronie sygnalistów (do znalezienia w sieci pod hasłami „ustawa o ochronie sygnalistów Gov”, „ustawa o ochronie sygnalistów ISAP” czy „projekt ustawy o ochronie sygnalistów RCL”) został przyjęty przez rząd podczas posiedzenia w dniu 2 kwietnia i w trybie obiegowym 15 kwietnia 2024 roku. Ustawa oczekuje na wejście w życie 25 września 2024 roku.

 

Dlaczego ochrona sygnalistów jest ważna?

Ochrona sygnalistów ma na celu dbanie o osoby, które ponoszą ryzyko w imię troski o wspólne dobro. Po zaalarmowaniu naruszenia są one bardziej narażone na odwet ze strony pracodawcy – to właśnie dlatego jest tak ważne, aby chroniło je prawo. Ustawa ma chronić osoby zgłaszające nieprawidłowości przed takimi działaniami odwetowymi jak:

• mobbing;
• pozbawienie źródła zarobku;
• utrata awansu;
• pozbawienie premii czy nagrody.

Unia Europejska wymaga, by wszystkie kraje członkowskie wprowadziły przepisy chroniące sygnalistów – pozwoli to stworzyć spójny poziom ochrony.

 

Obowiązki działów kadrowo-płacowych wynikające z ustawy

Dział kadr i płac to specjaliści zajmujący się sprawami związanymi z obsługą pracowników i prowadzeniem ich dokumentacji. Skupiają się oni również na przestrzeganiu w firmie przepisów BHP, dokonują rozliczeń podatkowych i prowadzą ewidencję czasu pracy. To jednak niejedyne obowiązki kadrowych.

 

Identyfikacja sygnalistów

Osoby przyjmujące i obsługujące zgłoszenia o nieprawidłowościach identyfikują sygnalistów i mają prawo sprawdzić autentyczność otrzymanych informacji – m.in. poprzez zadawanie pytań na temat terminu naruszenia prawa, jego świadków, dowodów czy wpływu naruszenia na całą organizację.

 

Definicja sygnalisty w kontekście prawnym

Sygnalistą nazywa się osobę fizyczną, która zgłasza bądź ujawnia publicznie naruszenie prawa w kontekście związanym z pracą i posiada do tego uzasadnienie. Może być nim. m.in. pracownik (również tymczasowy), osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, wspólnik lub akcjonariusz, praktykant czy wolontariusz. Może on dokonywać zgłoszeń zarówno pisemnie, jak i drogą elektroniczną czy ustnie (np. w telefonicznie), a w przypadku doświadczenia odwetu ma prawo wystąpić o odszkodowanie bądź zadośćuczynienie.

 

Proces zgłaszania nieprawidłowości

Zgłoszenia nieprawidłowości ze strony sygnalistów mogą być przekazywane za pośrednictwem poufnych kanałów funkcjonujących w danej firmie. Po wpłynięciu zgłoszenia osoba zajmująca się obsługą zgłoszeń:

• wydaje potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości na formularzu – jest to możliwe wyłącznie w przypadku nieanonimowych zgłoszeń;
• zajmuje się wstępną analizą zgłoszenia;
• nadaje/nie nadaje osobie zgłaszającej status sygnalisty.

Potwierdzenie zgłoszenia na formularzu należy wydać najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od dnia wpływu. Jeśli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, obsługujący je pracownik wszczyna postępowanie wyjaśniające, odbywające się już przed Zespołem ds. naruszeń prawa.

Ochrona danych osobowych sygnalistów

Jak wskazuje ustawa o ochronie sygnalistów 2023, tożsamość osób zgłaszających naruszenia prawa ma być zachowywana w tajemnicy. Dane osobowe sygnalisty, które umożliwiają określenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym.

 

Rola RODO w ochronie danych sygnalistów

Podmiot, który będzie obsługiwał zgłoszenie o naruszeniu prawa, na gruncie RODO zyskuje prawo do przetwarzania danych osobowych sygnalisty oraz pozostałych osób ujawnionych w zgłoszeniu (np. świadków) i podczas postępowania wyjaśniającego. Podstawę stanowią w tym przypadku art. 6 ust. 1 lit. e RODO, art. 9 ust. 1 lit. g RODO oraz art. 10 RODO. Ma on zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych osobowych sygnalisty, na jaki wskazują przepisy RODO.

 

Jakie dane osobowe muszą być chronione?

Ochronie podlegają te dane sygnalisty, które umożliwiają ustalenie jego tożsamości – a więc m.in. imię, nazwisko czy dane kontaktowe. Będą one podlegały ujawnieniu wyłącznie w sytuacji, gdy:

• ujawnienie tożsamości będzie konieczne;
• osoba zgłaszająca naruszenia prawa wyrazi zgodę na ujawnienie tożsamości;
• sygnalista celowo ujawni swoją tożsamość w ramach ujawnienia publicznego.

Przeczytaj także: Unikanie podatków od zarobków w sieci będzie trudniejsze – Symfonia

Co więcej, dane osobowe niemające wpływu na samo rozpatrzenie zgłoszenia nie będą mogły być gromadzone. Jeśli natomiast zostaną one zebrane przypadkowo, powinny zostać usunięte do 14 dni od momentu ustalenia, że nie są istotne w sprawie.

 

Procedury zgłaszania nieprawidłowości

Procedury zgłaszania nieprawidłowości przez pracowników powinny określać m.in. zakres naruszeń objętych procedurą, reguły ich zgłaszania, proces rozpatrywania zgłoszeń czy zasady zachowania poufności sygnalistów.

 

Tworzenie wewnętrznych procedur zgłaszania

W związku z ustawą pracodawcy będą zobowiązani do opracowania procedury zgłoszeń wewnętrznych, czyli procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Powinna ona obejmować:

• warunki przyjmowania zgłoszeń;
• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub inną osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
• narzędzia i sposoby przekazywania zgłoszeń;
• bezstronną jednostkę organizacyjną bądź inną osobę w strukturze organizacyjnej podmiotu prawnego, uprawnioną do podejmowania działań weryfikujących prawdziwość informacji zawartych w zgłoszeniu i zapobiegających naruszeniu prawa, które jest przedmiotem zgłoszenia.

Takie wewnętrzne systemy znacząco ułatwią eliminację alarmujących, podejrzanych zdarzeń, jakie mają miejsca w niektórych firmach.

 

Komunikacja procedur w firmie

Po opracowaniu wewnętrznych procedur zgłaszania pracodawca będzie musiał również zakomunikować je pracownikom. Zatrudnieni powinni znać zasady związane ze zgłaszaniem nieprawidłowości, sposoby dokonywania zgłoszeń czy służące do tego kanały. Pracownik musi również mieć świadomość, że ma prawo dokonać zgłoszenia zewnętrznego – do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego organu publicznego – bez dokonania wcześniej zgłoszenia wewnętrznego.

 

Szkolenia i edukacja pracowników

W odniesieniu do ustawy o ochronie sygnalistów duże znaczenie ma zwiększanie świadomości na ten temat wśród pracowników – m.in. poprzez organizację szkoleń dla zatrudnionych i samego zarządu.

 

Programy szkoleniowe dla pracowników

Pracownicy muszą mieć możliwość zapoznania się z ogólnymi założeniami ustawy o ochronie sygnalistów. Pracodawca powinien poinformować ich również o prawach dotyczących zgłaszania naruszeń oraz kanałach i sposobach dokonywania zgłoszeń, jakie funkcjonują w danej firmie. W tym celu najlepiej zdecydować się na jeden z programów szkoleniowych dla pracowników, który usystematyzuje ich wiedzę na temat ochrony sygnalistów. Takie szkolenia mogą też ułatwić zrozumienie samej roli sygnalistów w biznesie i korzyści związanych z etycznymi działaniami pracodawców (i nie tylko).

 

Zwiększanie świadomości na temat ochrony sygnalistów

Szerzenie świadomości na temat ochrony sygnalistów i znaczenia zgłaszania naruszeń prawa ma duże znaczenie w kontekście zmiany nastawienia do osób zgłaszających nieprawidłowości. Sygnaliści mogą bowiem zwracać uwagę na najczęstsze naruszenia mające miejsce w wielu firmach – m.in. działania dyskryminujące, naruszające etykę pracy czy powodujące zagrożenie dla zdrowia pracowników.

 

Raportowanie i dokumentacja

Kluczową kwestię w odniesieniu do zgłoszeń o naruszeniach prawa stanowi tzw. rejestr zgłoszeń wewnętrznych, którego prowadzenie jest obowiązkiem podmiotu prawnego.

 

Jakie dokumenty muszą być prowadzone?

Podmiot prawny musi prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawierający:

• numer zgłoszenia;
• dane osobowe sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie – są one niezbędne do identyfikacji tych osób;
• przedmiot naruszenia prawa;
• adres do kontaktu sygnalisty;
• datę dokonania zgłoszenia o nieprawidłowościach;
• informację o podjętych działaniach następczych;
• datę zakończenia sprawy.

Dane osobowe i inne informacje z rejestru zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze/po zakończeniu postępowań związanych z tymi działaniami. Podmiot staje się administratorem gromadzonych w rejestrze danych osobowych i dokonuje wpisu w rejestrze w oparciu o zgłoszenia wewnętrzne. Może on również upoważnić do prowadzenia rejestru wewnętrzną jednostkę organizacyjną albo jedną z osób, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 lub 3.

 

Procedury raportowania do odpowiednich organów

Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych ustala Rzecznik Praw Obywatelskich. Co więcej, w odniesieniu do ochrony sygnalistów zajmuje się on m.in.:

• przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa;
• wstępną weryfikacją zgłoszeń;
• przekazywaniem zgłoszeń organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych;
• przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych, gdy żaden organ publiczny nie jest właściwy do podjęcia działań następczych.

Organ publiczny przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne, weryfikuje, czy dotyczy ono informacji o naruszeniu prawa – szczególnie w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu – a następnie je rozpatruje. Jeżeli zakres działalności organu nie obejmuje danej nieprawidłowości, ustala on inny organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych i przekazuje mu zgłoszenie do 14 dni od jego dokonania. Musi on również poinformować o całym procesie sygnalistę, a po podjęciu działań naprawczych – przekazać mu dodatkowo informację zwrotną o ich rezultatach.

 

Konsekwencje nieprzestrzegania ustawy

Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów wiąże się z konsekwencjami zarówno dla pracodawców, jak i dla osób, które dokonują zgłoszeń niezgodnych z prawdą. Są one bowiem wówczas traktowane jako pomówienia – mowa o fałszywych informacjach,  które sygnalista zgłosił z premedytacją i w pełni świadomie. To właśnie dlatego zawiadomienia muszą być weryfikowane pod względem prawdziwości informacji i odpowiednio rozpatrywane.

 

Kary i sankcje dla pracodawców

Naruszenia ustawy o ochronie sygnalistów mają być traktowane jak przestępstwa. Konsekwencją nieprzestrzegania przepisów może być więc zarówno kara grzywny, jak i kara ograniczenia lub pozbawienia wolności do lat 3. Muszą liczyć się z nimi pracodawcy, którzy:

• utrudniają dokonywanie zgłoszeń;
• naruszają obowiązek zachowania poufności tożsamości sygnalistów;
• podejmują wobec pracowników zgłaszających nieprawidłowości działania odwetowe;
• pomimo przepisów nie ustanowili wewnętrznych procedur zgłaszania, zarządzania oraz podejmowania działań zaradczych.

 

Skutki prawne dla działów kadrowo-płacowych

Działów kadrowo-płacowych, które nie przestrzegają ustawy o ochronie sygnalistów, dotyczą takie same konsekwencje prawne. Kary przewidziano bowiem dla wszystkich osób, które naruszają przepisy poprzez brak zachowania poufności tożsamości osób zgłaszających nieprawidłowości czy utrudniają zgłaszanie naruszeń prawa.