ERP-7 – co to za dokument? [Wzór z omówieniem]

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników zobowiązany jest do wypełniania różnego typu formularzy ZUS – jednym z nich jest ERP7, będący podstawą wyliczenia świadczeń emerytalno-rentowych czy kapitału początkowego. Sprawdź, co to za dokument i jakie powinien zawierać informacje.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• ERP-7 ZUS to nowa wersja druku RP-7 obowiązującego do sierpnia 2018 roku.
• Zaświadczenie umożliwia potwierdzenie okresu zatrudnienia pracownika w danym zakładzie pracy, a także uzyskanych w tym okresie zarobków.
• Pracodawca jest zobowiązany wystawić ERP-7 na wniosek pracownika lub byłego pracownika potrzebującego tego dokumentu do uzyskania emerytury lub renty w ZUS, zgodnie z art. 125a § 3 ustawy emerytalnej.
• Druk składa się z kilku sekcji, jednak najważniejsza z nich to tabela dotycząca kwot wynagrodzeń oraz wysokości wypłaconych świadczeń.
• Druk wypełnia się na podstawie list płac, kart wynagrodzeń lub innych dowodów przechowywanych przez 50 lat od zakończenia pracy. W razie braku dokumentów należy o tym poinformować na druku, a ZUS obliczy świadczenie na podstawie średnich zarobków.
• Do wystawiania druku ERP-7 co do zasady zobowiązany jest pracodawca (płatnik składek), jednak może ono zostać wystawione również przez jego prawnego następcę, likwidatora lub syndyka masy upadłości, KOWR czy inny upoważniony przez pracodawcę podmiot.

ERP-7 – co to za druk?

ERP-7 (poprzednia wersja: RP-7) to zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, wystawiane zgodnie z art. 125a ust. 3 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz art. 125 ust. 1 pkt 2. Na jego podstawie Zakład Ubezpieczeń Społecznych określa podstawę wymiaru:

• emerytury przyznawanej na starych zasadach;
• renty z tytułu niezdolności do pracy.

Zaświadczenie wystawia się również wówczas, gdy pracownik zamierza wnioskować o ponowne przeliczenie świadczenia emerytalnego lub rentowego, a także o ustalenie kapitału początkowego. Wystawienie kompletnego, poprawnie wypełnionego zaświadczenia  ERP-7 ma bardzo duże znaczenie – wpływa ono bowiem bezpośrednio na wysokość świadczeń emerytalno-rentowych przyznanych w przyszłości pracownikowi. W przypadku podania błędnych danych pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Przeczytaj również: Wypłata wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia – o czym pamiętać i na co uważać? – Symfonia

ZUS ERP-7 – kto go wystawia?

Obowiązek wystawienia ERP-7 ciąży na pracodawcy, czyli płatniku składek. Wynika to wprost z treści art. 125a § 3 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, zgodnie z którym:

Płatnik składek jest zobowiązany do wystawienia zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności.

Pracodawca ma obowiązek wystawić dokument na żądanie organu rentowego, aby potwierdzić okresy składkowe zatrudnionych osób. Powinien on dodatkowo udowodnić okresy pracy o szczególnym charakterze i w szczególnych warunkach. Do jego obowiązków należy bowiem przechowywanie dokumentacji, która umożliwia określenie podstawy wymiaru emerytury lub renty pracownika – np. listy płac czy kart wynagrodzeń. Zgodnie z przepisami zaświadczenie ERP-7 może zostać wystawione także przez:

• prawnego następcę pracodawcy (np. wówczas, gdy firma została przekształcona lub uległa restrukturyzacji);
• likwidatora bądź syndyka masy upadłości (jeżeli przedsiębiorstwo zostało zlikwidowane lub ogłosiło upadłość);
• Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa (dla pracowników, którzy byli zatrudnieni w zlikwidowanych firmach gospodarki rolnej);
• inny podmiot upoważniony przez płatnika składek (pracodawcę) do wystawienia dokumentu.

Formularz może zostać wypełniony ręcznie lub elektronicznie. Elektroniczna wersja aktualnego druku dostępna jest do pobrania na oficjalnej stronie ZUS. Można ją także wygenerować w programie kadrowo-płacowym,

Ważne: Zaświadczenie należy wydać pracownikowi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 7 dni od złożenia wniosku. 

Przeczytaj również: Jak wypełnić PIT-11 – poradnik krok po kroku – Symfonia

Zaświadczenie ERP-7 także dla byłych pracowników

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma obowiązek wystawić druk ERP-7 nie tylko dla obecnych, ale również dla byłych zatrudnionych. Jeżeli jednak zatrudnił on daną osobę po 1998 roku, jest on do tego zobowiązany wyłącznie wówczas, gdy pracownik:

• planuje ubiegać się o rentę z tytułu niezdolności do pracy;
• chce wnioskować o emeryturę w związku z ukończeniem wymaganego wieku;
• osiągnął wiek wymagany do przejścia na emeryturę przed końcem 2014 roku.

W odniesieniu do pracowników zatrudnionych po 1998 roku pracodawca wystawia zatem zaświadczenie tylko wówczas, gdy otrzyma wyraźny wniosek o wydanie ERP-7.

W jakim terminie należy wydać pracownikowi druk ERP-7?

Zaświadczenie ERP-7 powinno zostać przekazane pracownikowi najpóźniej w terminie 7 dni. Zwlekanie z wydaniem dokumentu – lub niewydanie go pracownikowi wcale – może skutkować wystąpieniem przez zatrudnionego do sądu o wypłatę odszkodowania z tytułu zaniżenia wypłacanych przez ZUS świadczeń. Jeśli w związku z nieterminowym otrzymaniem druku ERP-7 pracownik otrzyma niższe świadczenie niż to, które uzyskałby, gdyby pracodawca wręczył mu dokument w terminie, ma prawo ubiegać się o odszkodowanie w wysokości różnicy pomiędzy tymi dwoma świadczeniami.

Jak wypełnić zaświadczenie ERP-7 krok po kroku?

ERP7 druk składa się z kilku sekcji – na początku dokumentu widnieje instrukcja wypełniania, a kolejna część dotyczy:

• danych płatnika składek (NIP, REGON, PESEL/rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości, imię i nazwisko, dokładny adres, Numer Konta Płatnika przed 1999 rokiem, o ile został nadany);
• danych pracownika (numer PESEL/rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości, imię i nazwisko, data urodzenia w formacie dzień/miesiąc/rok).

W formularzu należy określić również dane pełnomocnika upoważnionego przez płatnika składek do wystawienia zaświadczenia.

Następna sekcja koncentruje się na informacjach na temat wypłaconych świadczeń i kwot wynagrodzeń, jakie pracodawca wypłacił zatrudnionemu w danym roku kalendarzowym. Stanowi ona najważniejszą część całego formularza i zawiera 7 różnych kolumn:

• kolumna pierwsza – rok, którego dotyczą kwoty wypłaconych wynagrodzeń;
• kolumna druga – kwoty składników wynagrodzenia należnych za dany rok, m.in. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek zmianowy/stażowy/funkcyjny, premie, nagrody, ekwiwalent za niewykorzystany urlop itp.;
• kolumna trzecia – dane na temat wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy lub kwot zasiłków (chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego);
• kolumna czwarta – kwoty wypłaconych świadczeń rehabilitacyjnych oraz zasiłku/dodatku/świadczenia wyrównawczego;
• kolumna piąta – informacje o kwotach wynagrodzenia (np. dodatku stażowego) należnych za dany rok, które w trakcie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, a ich wyłączenie nastąpiło wyłącznie ze względu na wypłacenie ich „obok” świadczeń związanych z macierzyństwem lub niezdolnością do pracy;
• kolumna szósta – informacje na temat wypłaconych kwot przychodu (wynagrodzenia zasadniczego, premii, ekwiwalentów, dodatków) objętych tylko ubezpieczeniem wypadkowym;
• kolumna siódma – pozostałe kwoty wynagrodzeń (wraz z rodzajem), których nie uwzględniono w poprzednich kolumnach, np. rekompensata pieniężna z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej.

Tabela: świadczenia uwzględniane w ERP-7

Druk ERP7 zawiera ponadto informacje na temat przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek rentowej i emerytalnej. Co więcej, należy uwzględnić w nim informacje o dokumentach, w oparciu o które zostało wystawione zaświadczenie, a w przypadku dodania załączników – zaznaczyć fakt ich dołączenia.

Tabela: rodzaje składników wynagrodzenia do wykazania w ERP-7

Premie i ekwiwalent za urlop a ERP-7

Pracodawca wystawiający zaświadczenie ERP-7 ma obowiązek podać w nim kwoty premii, jakie przysługiwały pracownikowi za okresy pobierania świadczeń chorobowych, a także kwotę ekwiwalentu urlopowego. Tę należy określić bez rozbijania na lata, których dotyczyły niewykorzystane dni wolne.

Jak wygenerować druk ZUS ERP-7 w programie Symfonia R2Płatnik?

ERP-7 to zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, które potwierdza okres pracy i zarobki pracownika. Możesz je w prosty sposób wygenerować bezpośrednio w programie Symfonia R2Płatnik.

Instrukcja krok po kroku:

1. Wejdź do okna Pracownicy.
2. Kliknij ikonę drukarki na górnym pasku.
3. Z listy wybierz ZUS ERP-7.
4. Jeśli pracownik był zatrudniony kilka razy:
   • zaznacz opcję Uwzględnij także zatrudnienia przeniesione do historii,
   • w polu Rodzaj zatrudnienia wybierz Wszystkie;, aby umieścić wszystkie okresy w jednym zaświadczeniu.
   • jeśli chcesz, możesz też wybrać tylko jedno konkretne zatrudnienie.<
5. Wskaż lata, za które ma być wystawione zaświadczenie i kliknij OK.

Ważne: w formularzu ERP-7 jest miejsce tylko na 20 wierszy danych. Jeśli pracownik pracował ponad 20 lat, trzeba wygenerować kolejne zaświadczenie dla pozostałych lat.

Pełną instrukcję znajdziesz tutaj: Generowanie zaświadczenia ZUS ERP-7 – Centrum pomocy – R2Płatnik

Najczęstsze błędy przy wypełnianiu zaświadczenia ERP-7

Wypełniając wniosek ERP-7, należy wystrzegać się kilku często popełnianych błędów, np.:

• podawania niewłaściwych kwot wypłaconych świadczeń;
• pominięcia podpisów lub pieczęci;
• nieczytelnego pisma.

Pozwoli to uniknąć przykrych konsekwencji związanych z podaniem nieprawidłowych danych – mogą one wiązać się nawet z koniecznością zwrotu przez pracodawcę świadczeń nadpłaconych przez ZUS. Przed uzupełnieniem formularza najlepiej dokładnie zapoznać się z instrukcją na początku dokumentu.

FAQ

Czy zaświadczenie ERP-7 należy wydać zleceniobiorcy, za którego opłacane były składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych?

Nie – zaświadczenia ERP-7 nie wystawia się osobom pracującym na podstawie umów cywilnoprawnych, nawet jeśli od tych umów były odprowadzane składki ZUS. Dokument dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Co zrobić w sytuacji, jeśli przedsiębiorstwo, w którym był zatrudniony pracownik już nie istnieje?

Jeśli przedsiębiorstwo już nie istnieje, pracownik powinien zwrócić się do następcy prawnego lub instytucji takich jak Agencja Nieruchomości Rolnych, Archiwum Państwowe lub skorzystać z bazy zlikwidowanych zakładów na stronie ZUS.

Dla kogo wystawia się druk ERP-7?

ERP-7 wystawia się na wniosek pracownika w przypadku:

• przejścia na emeryturę na „starych zasadach” (dla osób urodzonych przed 1.01.1949 r. oraz tych po 31.12.1948 r. uprawnionych do wcześniejszej emerytury),
• ubiegania się o rentę – niezależnie od wieku,
• ustalania kapitału początkowego – czyli dla osób, które pracowały przed 1.01.1999 r.; ZUS oblicza wtedy wartość ich wcześniejszych zarobków i dolicza ją do podstawy emerytury.