Jak wypełnić PIT-11 – poradnik krok po kroku

Wypełnienie PIT-11 to obowiązek każdego pracodawcy i zleceniodawcy. W 2025 r. termin złożenia deklaracji w urzędzie skarbowym mija dokładnie 31 stycznia. Choć sam formularz nie jest nowy, to jednak budzi wiele pytań i wątpliwości. Co to jest PIT-11? Jak wypełnić deklarację i co wpisać w poszczególnych częściach formularza? W jakiej formie przesłać PIT-11 do urzędu skarbowego? Odpowiedzi na wszystkie te pytania znajdziesz w tym artykule.

Spis treści:

• Co to jest PIT -11?
• Co zawiera PIT-11 i dlaczego należy go przygotować?
• Co jest potrzebne do wypełnienia PIT-11?
• Wypełnianie PIT-11 krok po kroku
• Wypełnianie PIT-11 przy pomocy programu Symfonia R2Płatnik

Najważniejsze informacje w skrócie:

• PIT-11 to deklaracja, w której znajdują się informacje o dochodach pracownika lub zleceniobiorcy, a także zaliczkach pobranych przez pracodawcę na podatek dochodowy w danym roku podatkowym.
• Formularz ma charakter informacyjny. Na podstawie znajdujących się w nim danych pracownik może rozliczyć swoje zeznanie roczne (PIT-37 lub PIT-36).
• PIT-11 należy wypełnić i przesłać do urzędu skarbowego w formie elektronicznej do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym, za który składana jest deklaracja.
• W PIT-11 powinny znaleźć się informacje na temat przychodów, kosztów i dochodów pracownika/zleceniobiorcy, pobranych zaliczek na podatek dochodowy, a także składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
• W 2025 r. obowiązuje ubiegłoroczny wzór druku PIT-11, a zatem wersja 29.

Co to jest PIT -11?

PIT-11 to specjalny formularz zawierający informację o dochodach pracownika lub zleceniobiorcy, a także pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Taki dokument corocznie muszą złożyć w urzędzie skarbowym wszyscy pracodawcy – także Ci, którzy zatrudniają tylko jednego pracownika. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych bardzo dokładnie precyzuje, w jakich terminach i w jakiej formie należy przygotować deklarację. Zgodnie z brzmieniem art. 38 ust. 1a płatnik ma obowiązek przesłać PIT-11 do urzędu skarbowego do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym, za który składane jest zeznanie.

Ważne: PIT-11 należy przesłać do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania podatnika, który zajmuje się obsługą tego typu deklaracji.

Przeczytaj również: PIT-11 dla pracownika – w jakiej formie i do kiedy dostarczyć pracownikowi deklarację podatkową?

Pracodawca musi również pamiętać o przekazaniu PIT-11 swojemu pracownikowi. Tu jednak obowiązuje dłuższy termin – do końca lutego. Przepisy nie nakładają dodatkowych wymagań co do formy takiego formularza. PIT-11 dla pracownika można zatem dostarczyć w wersji papierowej lub elektronicznej. Niezależnie od formy, musi on jednak zawierać podpis pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.

Ważne: płatnik, który podjął decyzję o likwidacji działalności gospodarczej powinien przesłać PIT-11 do urzędu skarbowego najpóźniej do dnia zaprzestania tej działalności.

Przeczytaj również: Do kiedy przesłać PIT-11 i PIT-4R do urzędu skarbowego?

Co zawiera PIT-11 i dlaczego należy go przygotować?

Obowiązująca w 2025 r. wersja PIT-11 (29) zawiera informacje na temat:

• wysokości przychodów podatnika oraz kosztów ich uzyskania,
• wysokości dochodów opodatkowanych ze stawką 12% i 32%,
• wysokości zaliczek na podatek dochodowy pobranych przez płatnika (pracodawcę)
• wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Warto pamiętać, że w PIT-11 należy wykazać nie tylko dochody z tytułu umowy o pracę, ale również:

• umowy zlecenie,
• umowy o dzieło,
• praw autorskich,
• działalności wykonywanej samodzielnie i społecznie,
• członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• świadczeń z Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Jeśli pracownik zatrudniony w danym zakładzie pracy uzyskiwał dochody z różnych źródeł, np. umowy o pracę, umowy zlecenie czy praw autorskich, to wszystkie informacje na ich temat powinny znaleźć się w jednej deklaracji. Pracodawca nie może bowiem wystawić dwóch PIT-11 dla tego samego pracownika.

Wymienione wyżej dane zawarte w PIT-11 są niezbędne do prawidłowego rozliczenia zeznania rocznego PIT-36 lub PIT-37 przez pracownika. Ponadto służą one urzędowi skarbowemu do weryfikacji poprawności przesłanych deklaracji.

Co jest potrzebne do wypełnienia PIT-11?

Aby prawidłowo wypełnić PIT-11, pracodawca musi zgromadzić informacje na temat:

• danych osobowych pracownika lub zleceniobiorcy,
• numeru NIP/PESEL podatnika, a także adresu jego zamieszkania,
• urzędu skarbowego, do którego należy przesłać PIT-11 za pracownika,
• wysokości przychodu pracownika,
• wysokości kosztów, ustalonych zgodnie z oświadczeniem PIT-2
• wysokości dochodów oraz pobranych zaliczek na podatek dochodowy
• opłaconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
• sposobu dostarczenia PIT-11 pracownikowi.

Wypełnianie PIT-11 krok po kroku – kompleksowy poradnik

Choć obowiązek składania rocznych deklaracji nie jest nowy, to jednak wypełnianie PIT-11, szczególnie za pracowników korzystających z ulgi dla młodych, potrafi przysporzyć wielu trudności. Co wpisać w poszczególnych częściach formularza, by uniknąć konieczności składania korekt? Poniżej znajdziesz szczegółową instrukcję, w której tłumaczymy, jak krok po kroku wypełnić PIT-11.

Dane identyfikacyjne płatnika oraz część A

W polu oznaczonym cyfrą 1 wpisz numer identyfikatora podatkowego płatnika, czyli pracodawcy, który składa deklarację za pracownika. Wskaż również rok, jakiego dotyczy zeznanie.

W polu nr 5 oznaczonym jako „numer informacji” należy wskazać, która z kolei deklaracja za danego pracownika jest wysyłana do urzędu skarbowego. Jeśli formularz został sporządzony po raz pierwszy w danym roku podatkowym, wystarczy, że wpiszesz tu cyfrę 1.

W części A formularza PIT-11 znajduje się również miejsce na informacje dotyczące urzędu skarbowego, do którego ma trafić deklaracja, a także celu jej złożenia. W związku z tym w polu 6. wpisz nazwę urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania pracownika lub zleceniobiorcy. Zaznacz również odpowiedni kwadrat wskazujący, czy celem przesłania PIT-11 jest przesłanie informacji czy może złożenie korekty przekazanego wcześniej formularza.

Część B i C

W części B formularza PIT-11 znajduje się miejsce na dane dotyczące podmiotu składającego informację.

W polu 8 wybierz status pracodawcy, spośród dwóch dostępnych opcji:

• niebędący osobą fizyczną – jeżeli np. działalność jest prowadzona w formie spółki z o.o.
• osoba fizyczna – jeśli pracodawcą jest przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą.

Pole nr 9. dotyczy jedynie płatników niebędących osobami fizycznymi. Należy w nim wpisać pełną nazwę spółki. Pozostali przedsiębiorcy wypełniają natomiast pole 10., wpisując w nim imię, nazwisko oraz datę urodzenia.

W części C znajdują się natomiast informacje dotyczące podatnika, którego dotyczy deklaracja. Jeśli pracownik posiada polskie obywatelstwo lub polską rezydencją podatkową, w polu 11. zaznacz pierwszy kwadrat. Gdy natomiast informacja dotyczy obcokrajowca, wybierz kwadrat opisany jako „ograniczony obowiązek podatkowy”.

W pozostałych polach tej części formularza PIT-11 wpisz odpowiednio:

• numer NIP lub PESEL pracownika/ zleceniobiorcy – zaś w przypadku jego braku cyfry 9999999999
• zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika – jeśli pracownik ma status nierezydenta,
• rodzaj i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość,
• dane pracownika oraz jego adres zamieszkania.

Część D

Sekcja D formularza zawiera informację o kosztach uzyskania przychodu z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. W tej części PIT-11 możesz wskazać, ile dokładnie umów posiada pracownik, którego dotyczy deklaracja.

Wybierz kwadrat:

• 1 – jeśli pracownik uzyskał przychód z jednej umowy i nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu,
• 2 – jeśli pracownik uzyskał przychód z więcej niż jednej umowy i nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu,
• 3 – jeśli pracownik uzyskał przychód z jednej umowy i korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu,
• 4 – jeśli pracownik uzyskał przychód z więcej niż jednej umowy i korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu

Cześć E

Część E to najbardziej rozbudowana sekcja formularza PIT-11. Należy wskazać w niej uzyskane przez pracownika przychody, dochody i świadczenia, poniesione koszty, a także pobrane zaliczki. Wpisując poszczególne kwoty, pamiętaj o tym, aby przyporządkować je do właściwego źródła przychodu, którego dotyczą.

Jak wypełnić tę część PIT-11?

• Wiersz 1 wypełniasz wtedy, gdy deklaracja dotyczy pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, który ukończył 26 roku życia. Wskaż w nim przychody ze stosunku pracy, a także wynagrodzenia chorobowego.
• Wiersz 2 dotyczy pracowników, którzy nie ukończyli 26 roku życia. Wskaż w nim przychody ze stosunku pracy nieobjęte ulgą dla młodych, a także odliczone koszty oraz pobrane zaliczki.
• Wiersz 3, 8 oraz 14 należy wypełnić, jeśli podatnik nie złożył oświadczenia o stosowaniu ulgi dla seniora lub przekroczył jej limit, a pracodawca w trakcie roku podatkowego pobierał od tych przychodów zaliczki na podatek dochodowy.
• Wiersz 5 dotyczy przychodów z umów o dzieło, z tytułu działalności artystycznej, literackiej, naukowej oraz czynności związanych z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich.
• Wiersz 6 dotyczy zleceniobiorców, którym nie przysługują ulgi podatkowe. Kolejne dwa wiersze PIT -11, a zatem 7 i 8 odnoszą się natomiast do zleceniobiorców, którzy nie ukończyli 26 r.ż. lub korzystają z ulgi dla pracujących seniorów – jeśli przekroczyli oni limit przychodów z umów o pracę i zlecenie. Wypełniając PIT-11 pamiętaj, że w tej części formularza wpisujesz jedynie przychody podlegające opodatkowaniu, od których pobrane zostały zaliczki na podatek dochodowy.

W pozostałych wierszach formularza PIT-11 wpisuje się również wynagrodzenie z tytułu praw autorskich, praktyk absolwenckich, a także zasiłków macierzyńskich.

Na końcu tej sekcji należy wykazać kwoty składek na ubezpieczenie społeczne:

• za pracowników i zleceniobiorców, którzy nie korzystają z ulg podatkowych – w polu 95,
• za osoby do ukończenia 26 roku życia lub pracujących seniorów od wynagrodzenia opodatkowanego – w polu 96,
• za osoby do ukończenia 26 r.ż.  lub pracujących seniorów od wynagrodzenia zwolnionego z opodatkowania – w polu 97.

Część F

W część F formularza PIT-11 należy wpisać informację o tych przychodach, od których nie zostały pobrane zaliczki na podatek dochodowy. Uwzględnia się tu m.in. wynagrodzenia z tytułu:

• pracy przy zbiorach,
• umowy uaktywniającej,
• umów, dla których wypłacającym wynagrodzenie jest podmiot inny niż przedsiębiorca,
• nagród rzeczowych o wartości ponad 200 zł.

Sumę z wszystkich tych pól wykazujesz dodatkowo w pozycji 105.

Część G

W część G deklaracji PIT-11 należy ująć przychody podatników korzystających ze zwolnienia z podatku, którzy:

• otrzymali stypendium, renty inwalidzkie z zagranicy lub bezzwrotną pomoc zagraniczną,
• korzystali z ulgi dla młodych, na powrót, dla rodzin 4+ lub dla pracujących seniorów.

Poszczególne kwoty należy – tak jak w części E – przyporządkować do odpowiednich źródeł.

W polu 122. trzeba natomiast wpisać kwotę składek zdrowotnych zapłaconych w danym roku kalendarzowym.

Część H i I

Części H jest przeznaczona na podpis pracodawcy (lub osoby przez niego upoważnionej). Część I uzupełniasz jedynie wtedy, gdy deklaracja dotyczy przychodów wykazanych w części F, od których nie zostały pobrane zaliczki.

Jak wypełnić PIT-11 przy pomocy programu Symfonia R2Płatnik?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami PIT-11 należy dostarczyć do urzędu skarbowego w formie elektronicznej. Właśnie dlatego deklarację warto przygotować za pomocą programu kadrowego, który nie tylko wygeneruje dokument na podstawie zgromadzonych w systemie informacji kadrowych, ale również pozwoli przesłać go do organów podatkowych. Takim rozwiązaniem jest m.in. Symfonia R2Płatnik. Program umożliwia tworzenie informacji PIT-11 dla każdego pracownika osobno, lub zbiorczo – dla wszystkich zatrudnionych. Szczegółową instrukcję, jak to zrobić, znajdziesz we wpisie: [R2P] PIT-11 generowanie i wysyłka formularzy do Urzędu Skarbowego – Symfonia – Centrum pomocy

Wszystkie deklaracje generowane są na podstawie danych znajdujących się w kartotekach dochodowych pracownika. Danych nie trzeba zatem przepisywać ręcznie. Przed wysyłką deklaracji do urzędu skarbowego, program pozwala prześledzić składowe formularza PIT-11 oraz pola, w których znajdują się konkretne kwoty, a także wprowadzić ewentualne korekty.

Jeśli chcesz przekonać się, jak szybko i łatwo możesz przygotować deklaracje PIT-11 dla swoich pracowników, skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania programu Symfonia R2Płatnik. Kliknij w link, wypełnij formularz i testuj oprogramowanie za darmo przez 30 dni!