Praca zdalna w Kodeksie pracy – kto może z niej skorzystać i jakie obowiązki nakłada na pracodawcę?

Praca zdalna to rozwiązanie wprowadzone do Kodeksu pracy w 2023 r., które pozwala wykonywać obowiązki służbowe w całości lub części w miejscu wskazanym przez pracownika, a zatem poza siedzibą pracodawcy. Mogą z niej skorzystać m.in. pracownice w ciąży, rodzice małych dzieci oraz opiekunowie osób z niepełnosprawnością, a także – jeśli charakter pracy na to pozwala – większość pracowników biurowych. Wdrożenie pracy zdalnej oznacza jednak dla pracodawcy dodatkowe obowiązki, związane m. in. z zapewnieniem narzędzi, pokryciem części kosztów, ustaleniem zasad BHP oraz określeniem reguł kontroli pracy wykonywanej w domu. Z tego poradnika dowiesz się, jak prawidłowo wprowadzić ten tryb, komu pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej, jak skontrolować pracownika na home office oraz jak ustalić i rozliczyć ryczałt.

Co o pracy zdalnej mówią przepisy Kodeksu pracy?

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, najczęściej z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość. Do Kodeksu pracy została wprowadzona w 2023 r. w wyniku szerokiej nowelizacji przepisów prawa pracy, która zastąpiła wcześniejsze regulacje dotyczące telepracy. Najważniejsze zasady dotyczące pracy zdalnej znajdziesz w artykułach 67¹⁸–67³⁴ Kodeksu pracy – to tam określono definicję, warunki wykonywania pracy, obowiązki pracodawcy i pracownika oraz zasady kontroli. Warto pamiętać, że od momentu uregulowania jej w Kodeksie pracy home office przestał być „benefitem” – stał się pełnoprawną formą pracy, tak samo ujętą w prawie jak praca stacjonarna.

Ważne: praca zdalna jest możliwa tylko wtedy, gdy miejsce jej wykonywania jest uzgodnione z pracodawcą. Jeżeli to pracodawca jednostronnie wskazuje lokalizację, nie mamy do czynienia z pracą zdalną w rozumieniu przepisów.

Formy pracy zdalnej: czym różni się praca stała, hybrydowa i okazjonalna?

Choć Kodeks pracy nie używa pojęć „praca hybrydowa” czy „praca stała”, w praktyce można wyróżnić trzy podstawowe modele pracy zdalnej to:

1. praca zdalna wykonywana regularnie, a zatem świadczona w całości lub części w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Może być ustalona już przy zatrudnieniu albo wprowadzona w trakcie trwania umowy.
2. praca zdalna częściowa, czyli tzw. model hybrydowy. W tym wariancie pracownik część czasu pracuje z domu, a część w biurze. Nadal jest to praca zdalna w rozumieniu przepisów, pod warunkiem że obydwa miejsca wykonywania pracy zostały uzgodnione przez strony.
3. Praca zdalna okazjonalna (24 dni w roku), czyli odrębny tryb dostępny wyłącznie na wniosek pracownika, maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym. W tym modelu nie stosuje się większości obowiązków związanych z kosztami czy zapewnieniem sprzętu, które obowiązują przy regularnej pracy zdalnej (art. 67³³ KP).

Jak wprowadzić pracę zdalną w firmie?

Wprowadzenie pracy zdalnej wymaga odpowiedniej podstawy oraz jasno ustalonych zasad dotyczących m.in. miejsca pracy, rozliczenia kosztów, zasad BHP i sposobu kontroli. Zgodnie z Kodeksem pracy, jako pracodawca masz trzy możliwości, aby takie rozwiązanie wdrożyć w swojej firmie:

1. na mocy porozumienia ze związkami zawodowymi, w którym ustalasz sposób pokrywania kosztów, zasady BHP i reguły kontroli wykonywania pracy poza biurem,
2. poprzez jednostronne ustanowienie regulaminu pracy zdalnej – jeżeli w zakładzie pracy nie ma związków zawodowych, albo nie udało się osiągnąć porozumienia w terminie,
3. poprzez indywidualne uzgodnienie z pracownikiem, np. w umowie o pracę lub aneksie.

Niezależnie od wybranego trybu, w każdym z dokumentów musisz określić miejsce wykonywania pracy zdalnej, zasady rozliczania kosztów, sposób kontroli i wymogi BHP oraz przygotować podstawowe dokumenty: wnioski, zgody i oświadczenia.

Czy regulamin pracy zdalnej jest obowiązkowy?

Regulamin pracy zdalnej nie zawsze jest formalnie obowiązkowy, ale trudno się bez niego obyć, jeśli z pracy zdalnej korzysta więcej niż kilka osób. To dokument, który porządkuje zasady i ułatwia zarządzanie ryzykiem, szczególnie w większych zespołach.

W praktyce regulamin pracy zdalnej jest potrzebny przede wszystkim wtedy, gdy:

1. w firmie nie działają związki zawodowe – wtedy regulamin staje się podstawowym dokumentem określającym zasady pracy zdalnej,
2. praca zdalna dotyczy wielu pracowników lub różnych działów – indywidualne aneksy są wtedy zbyt czasochłonne i niejednolite.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy ustalony w zakładzie regulamin pracy zdalnej powinien wskazywać:

• jakie prace mogą być wykonywane zdalnie,
• zasady pokrywania kosztów (ryczałt, ekwiwalent, katalog kosztów),
• zasady zapewnienia i użytkowania sprzętu,
• podstawowe procedury BHP – ocenę ryzyka, wymagania stanowiska, szkolenia,
• zasady kontroli pracy, BHP i bezpieczeństwa danych (art. 67²⁸ KP).

Jakie dokumenty są potrzebne przy pracy zdalnej (wniosek, zgoda, oświadczenie)?

Praca zdalna, nawet okazjonalna, wymaga przygotowania odpowiednich dokumentów. Bez nich trudno mówić o zgodności z przepisami. Z perspektywy pracodawcy szczególnie ważne są cztery elementy:

• wniosek pracownika – składany w formie papierowej lub elektronicznej, który może dotyczyć pracy zdalnej na stałe (art. 67¹⁹ § 2 KP) albo okazjonalnej (art. 67³³ § 1 KP).
• zgoda pracodawcy – czyli formalne udzielenie odpowiedzi na wniosek lub jako część uzgodnienia między stronami przy zawieraniu umowy albo podpisywaniu aneksu.
• oświadczenie o warunkach lokalowych i technicznych, w którym pracownik potwierdza, że ma warunki do świadczenia pracy zdalnej. Takie oświadczenie to obowiązkowy element przy pracy zdalnej na polecenie (art. 67¹⁹ § 3–4 KP).
• oświadczenie BHP – potwierdzenie zapoznania się z zasadami BHP i oceną ryzyka zawodowego (art. 67³¹ 6–7 KP).

Kto może skorzystać z pracy zdalnej?

Co do zasady to pracodawca decyduje, które stanowiska mogą być wykonywane zdalnie. Kodeks pracy wprowadza jednak grupy pracowników, u których – z założenia – trzeba uwzględnić wniosek o pracę zdalną (art. 67¹⁹ § 6–7 KP).

Komu pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Przepisy wskazują wprost, że wniosek o pracę zdalną należy uwzględnić, gdy złoży go (art. 67¹⁹ § 6 KP):

• pracownica w ciąży,
• pracownik wychowujący dziecko do ukończenia 4. roku życia,
• pracownik opiekujący się członkiem najbliższej rodziny lub osobą we wspólnym gospodarstwie domowym, jeśli ma ona orzeczenie o niepełnosprawności albo znacznym stopniu niepełnosprawności.

Dodatkowe uprawnienia wynikają także z art. 142¹ KP, który obejmuje część pracowników korzystających z uprawnień rodzicielskich – również po ukończeniu przez dziecko 4. lub 8. roku życia.

Odmowa jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy albo rodzaj obowiązków. I tę przyczynę trzeba jasno przedstawić pracownikowi.

W jakich sytuacjach pracodawca może odmówić pracy zdalnej mimo wniosku?

Podstawowy argument to organizacja pracy lub rodzaj pracy, czyli sytuacje, w których przeniesienie obowiązków poza biuro jest po prostu niemożliwe. Dotyczy to m.in.:

• stanowisk wymagających fizycznej obecności (produkcja, magazyn, recepcja),
• pracy opartej na bezpośredniej obsłudze klientów,
• zadań, których nie można wykonać zdalnie ze względów bezpieczeństwa informacji lub braku możliwości zapewnienia odpowiedniej infrastruktury.

Odmowa pracy zdalnej wymaga spełnienia dodatkowych wymogów. Jako pracodawca musisz m.in.:

• wskazać przyczynę odmowy w formie pisemnej lub mailowej,
• zrobić to w ciągu 7 dni roboczych od otrzymania wniosku (art. 67¹⁹ § 6 zd. drugie KP),
• oprzeć decyzję na obiektywnych kryteriach, a nie na preferencjach czy podejściu do pracy zdalnej.

Czy pracodawca może polecić albo „narzucić” pracę zdalną pracownikowi?

Tak – ale tylko w ściśle określonych sytuacjach. Kodeks pracy dopuszcza polecenie pracy zdalnej jedynie wyjątkowo (art. 67¹⁹ § 3 KP), gdy:

• obowiązuje stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego albo stan epidemii, a także przez 3 miesiące po ich odwołaniu,
• zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w biurze jest czasowo niemożliwe z powodu siły wyższej, np. pożaru, zalania czy katastrofy budowlanej.

Pamiętaj jednak, że polecenie wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę jest możliwe po wcześniejszym otrzymaniu oświadczenia pracownika, że ma odpowiednie warunki techniczne i lokalowe do wykonywania pracy w trybie home office.

W jakich sytuacjach pracownik może odmówić pracy zdalnej albo powrotu do biura?

Odmowa pracy zdalnej lub odmowa powrotu do biura jest możliwa, ale tylko w sytuacjach przewidzianych w Kodeksie pracy. Kluczowe jest to, czy chodzi o polecenie pracy zdalnej, czy o zakończenie uzgodnionego wcześniej trybu pracy.

W pierwszym przypadku pracownik może odmówić pracy zdalnej, jeśli oświadczy, że nie ma warunków lokalowych lub technicznych, które pozwalają mu pracować w tym trybie. Jeżeli warunki zmienią się już w trakcie pracy zdalnej — np. przestanie mieć dostęp do internetu — pracownik musi niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę.

Inaczej sytuacja wygląda wtedy, gdy praca zdalna została wprowadzona w drodze uzgodnienia, np. w umowie lub aneksie. W takim przypadku każda ze stron może wystąpić o przywrócenie poprzednich warunków pracy. Powrót do biura następuje w terminie do 30 dni od otrzymania wniosku (art. 67²² § 1 KP).

Wyjątek dotyczy pracowników uprzywilejowanych – m.in. kobiet w ciąży, rodziców dzieci do 4 lat oraz opiekunów osób z niepełnosprawnością. Pracodawca nie może jednostronnie cofnąć pracy zdalnej w ich przypadku, chyba że jej dalsze wykonywanie jest obiektywnie niemożliwe ze względu na rodzaj lub organizację pracy (art. 67²² § 2 w zw. z art. 67¹⁹ § 6–7 KP).

Jakie obowiązki ma pracodawca, gdy pracownik pracuje zdalnie „na stałe”?

Przy stałej pracy zdalnej to pracodawca odpowiada za zorganizowanie pracy tak, aby była możliwa do wykonania poza biurem. Przepisy (art. 67²⁴ i 67³¹ KP) wskazują tu kilka obowiązków, których nie możesz pominąć.

Do najważniejszych należą:

• zapewnienie sprzętu i materiałów potrzebnych do pracy,
• pokrycie kosztów pracy zdalnej, w tym energii i internetu,
• zapewnienie szkoleń, wsparcia technicznego i informacji BHP,
• ustalenie zasad ochrony danych i korzystania ze sprzętu,
• zapewnienie pracownikowi możliwości kontaktu z firmą i korzystania z biura,
• określenie zasad kontroli pracy, BHP i bezpieczeństwa danych.

To minimum, które musi być opisane w regulaminie, porozumieniu lub uzgodnieniu indywidualnym. Bez tego praca zdalna nie spełnia wymogów Kodeksu pracy.

Pracownik podczas pracy z domu może także korzystać z prywatnych narzędzi pracy, pod warunkiem ustalenia zasad ich wykorzystywania z pracodawcą. Za ich użycie pracownikowi przysługuje także ustalony z pracodawcą ekwiwalent pieniężny, którego wysokość określa się na podstawie:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
• ich udokumentowanej ceny rynkowe,
• ilości i ceny materiałów wykorzystanych na potrzeby pracodawcy,
• normy zużycia energii elektrycznej,
• kosztów usług telekomunikacyjnych.

Jak rozliczać koszty pracy zdalnej – ryczałt, ekwiwalent i media?

Kodeks pracy wprost nakłada na pracodawcę obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (art. 67²⁴ KP). Nie jest to rozwiązanie fakultatywne ani element „benefitu”, lecz ustawowy wymóg. Do najczęstszych kosztów należą:

• energia elektryczna zużywana na potrzeby pracy,
• usługi telekomunikacyjne, w tym internet,
• inne wydatki bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy, jeśli przewiduje je regulamin lub porozumienie (np. druk, materiały biurowe).

Przepisy dopuszczają dwa mechanizmy rozliczeń, do których należą:

• ryczałt za pracę zdalną – czyli stała kwota ustalana na podstawie przewidywanego zużycia energii, internetu i innych materiałów.
• ekwiwalent, a zatem zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów, udokumentowanych przez pracownika.

Zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów prawidłowo ustalony ryczałt lub ekwiwalent nie stanowi przychodu pracownika, co oznacza brak podatku i składek ZUS. Jest to zwrot kosztów pracy, a nie dodatkowe wynagrodzenie.

W wielu firmach ewidencja czasu pracy zdalnej jest zadaniem powtarzalnym i czasochłonnym, dlatego warto korzystać z narzędzi, które upraszczają ten proces. Przykładem takiego rozwiązania jest program Symfonia R2 Płatnik, w którym specjalista może wskazać, że dany pracownik ma możliwość wykonywania pracy zdalnej. Wybór tej funkcji pozwala dodawać wpisy dotyczące pracy zdalnej, okazjonalnej, hybrydowej lub poleconej. Dzięki temu każdy wpis – po jego zatwierdzeniu – trafia bezpośrednio do karty pracy, z odpowiednim oznaczeniem liczby godzin. Jeśli pracownik złoży wniosek, a pracodawca go zaakceptuje, system sam przeniesie te dane do ewidencji, co zmniejsza ryzyko błędów i ułatwia rozliczanie czasu pracy oraz kosztów.

Jakie obowiązki BHP ma pracodawca przy pracy zdalnej?

Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązków w zakresie BHP i ochrony danych. Zmienia się jedynie sposób ich realizacji. Kodeks pracy wskazuje, że pracodawca musi zapewnić bezpieczne warunki pracy również wtedy, gdy praca wykonywana jest poza biurem, choć część obowiązków – takich jak ewakuacja czy organizacja pierwszej pomocy – nie ma tu zastosowania.

W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien przygotować ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej oraz przekazać pracownikowi informację o zasadach BHP. Pracownik potwierdza zapoznanie się z dokumentami i oświadcza, że w miejscu, w którym wykonuje pracę, warunki są zgodne z wymaganiami. To element obowiązkowy.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika na home office?

Przepisy Kodeksu pracy wyraźnie wskazują, że pracodawca ma prawo kontrolować sposób wykonywania pracy zdalnej, a także przestrzeganie zasad BHP i ochrony informacji, w tym danych osobowych (art. 67²⁸ KP). Kontrola stanowi element nadzoru nad organizacją pracy i ma zapewniać bezpieczeństwo zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Kontrola pracy zdalnej musi jednak spełniać określone warunki. Powinna być przeprowadzana:

• w uzgodnieniu z pracownikiem,
• w miejscu i godzinach wykonywania pracy,
• w sposób dostosowany do charakteru pracy oraz warunków domowych.

Zasady kontroli warto precyzyjnie określić w regulaminie lub porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej. Mogą one obejmować zarówno wizytę pracodawcy w miejscu pracy, jak i kontrolę zdalną, np. w formie połączenia wideo lub weryfikacji konfiguracji sprzętu. Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika ani osób trzecich, a także utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych. W przypadku stwierdzenia uchybień pracodawca może zobowiązać pracownika do ich usunięcia lub cofnąć zgodę na pracę zdalną, przywracając pracę w biurze.

Czym jest praca zdalna okazjonalna (24 dni)?

Praca zdalna okazjonalna to uproszczony tryb wykonywania pracy poza biurem, dostępny maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym. Pracownik składa wniosek, a pracodawca może wyrazić zgodę na jednorazowe lub krótkotrwałe wykonywanie obowiązków z domu. Warto podkreślić, że praca zdalna okazjonalna nie jest urlopem ani odrębną formą zatrudnienia – pracownik wykonuje te same zadania, ale w innym miejscu.

W tym trybie pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku. Przepisy pozostawiają mu pełną swobodę decyzji i pozwalają odmówić pracy zdalnej okazjonalnej, jeśli obecność pracownika w biurze jest konieczna, a zadania nie mogą być wykonane na odległość. Wniosek można więc przyjąć lub odrzucić, bez konieczności szczegółowego uzasadniania.

Przy pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca nie pokrywa kosztów energii, internetu ani innych wydatków związanych z pracą z domu. Nie musi też zapewniać sprzętu ani tworzyć regulaminu pracy zdalnej. To rozwiązanie ma charakter incydentalny i nie generuje dla pracodawcy dodatkowych kosztów ani obowiązków formalnych, z wyjątkiem konieczności przestrzegania przepisów BHP.

Czy praca zdalna zmienia warunki zatrudnienia i wynagrodzenie?

Praca zdalna nie wpływa na podstawowe warunki zatrudnienia. Jest wykonywana w ramach tego samego stosunku pracy, dlatego pracownik zachowuje wszystkie uprawnienia wynikające z Kodeksu pracy, w tym zasady dotyczące czasu pracy, wynagrodzenia, urlopów czy korzystania z uprawnień rodzicielskich. Forma wykonywania pracy – zdalnie lub stacjonarnie – nie może pogarszać jego sytuacji zawodowej.

Pracodawca nie może obniżyć wynagrodzenia tylko dlatego, że pracownik wykonuje obowiązki z domu, ani ograniczać jego dostępu do szkoleń, awansów czy świadczeń pozapłacowych. Przepisy wprost zakazują różnicowania sytuacji pracowników z powodu miejsca wykonywania pracy.