Okres rozliczeniowy czasu pracy – co to jest i ile może wynosić?

Okres rozliczeniowy czasu pracy to ustalony w zakładzie pracy przedział (np. miesiąc, kwartał), w którym pracodawca rozlicza czas pracy pracownika. Na jego podstawie weryfikuje się, czy pracownik przepracował obowiązujący wymiar czasu pracy oraz czy nie doszło do przekroczenia obowiązujących norm. Z tego poradnika dowiesz się, czym dokładnie jest okres rozliczeniowy, jaką może mieć długość w różnych systemach czasu pracy, kto i w jakim dokumencie powinien go określić, a także w jaki sposób wpływa on na ustalanie wymiaru czasu pracy i rozliczanie godzin nadliczbowych.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Okres rozliczeniowy to ustalony w firmie przedział (np. miesiąc, kwartał), w którym pracodawca rozlicza czas pracy pracownika.

• Standardowo okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy, ale w szczególnych warunkach (uzasadnione potrzeby organizacyjne/techniczne, sezonowość) można go wydłużyć maksymalnie do 12 miesięcy, z zachowaniem zasad bhp.

• Okres rozliczeniowy musi być zapisany w wewnętrznych aktach prawa pracy – w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo obwieszczeniu – zgodnie z art. 150 k.p., a jego wydłużenie do 12 miesięcy wymaga porozumienia ze związkami lub przedstawicielami pracowników.

• To właśnie w ramach okresu rozliczeniowego ustala się wymiar czasu pracy na dany okres (liczbę godzin do przepracowania) oraz rozlicza nadgodziny średniotygodniowe.

• Dłuższy okres rozliczeniowy nie likwiduje nadgodzin, ale pozwala „wygładzić” tygodnie bardzo intensywne tygodniami spokojniejszymi – pracodawca ma więcej swobody w planowaniu grafików, pod warunkiem przestrzegania norm dobowych, tygodniowych i zasad bhp.

Co to jest okres rozliczeniowy czasu pracy?

Okres rozliczeniowy czasu pracy to ustalony w zakładzie pracy przedział czasu (np. miesiąc, kwartał, kilka tygodni), w którym pracodawca rozlicza czas pracy danego pracownika. W tym okresie sprawdza się, ile godzin pracownik powinien przepracować, czy zrealizował obowiązujący wymiar oraz czy nie doszło do przekroczenia przeciętnych norm czasu pracy.

W praktyce okres rozliczeniowy to swoista „rama czasowa”, w której stosuje się normy określone w art. 129 § 1 Kodeksu pracy:

• 8 godzin na dobę,
• przeciętnie 40 godzin tygodniowo,
• przeciętnie 5 dni pracy w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym.

To właśnie w ramach okresu rozliczeniowego ustala się wymiar czasu pracy (czyli liczbę godzin do przepracowania) oraz rozlicza godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy 40 godzin. Dzięki temu można zapewnić pracownikowi przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy w dłuższym przedziale czasu, a nie tylko z tygodnia na tydzień.

Warto pamiętać, że długość okresu rozliczeniowego nie wynika automatycznie z przepisów – musi zostać ustalona i zapisana w obowiązujących w firmie dokumentach, takich jak regulamin pracy, układ zbiorowy pracy lub obwieszczenie (zgodnie z art. 150 k.p.).

Ponadto, jak podkreśla Państwowa Inspekcja Pracy, okres rozliczeniowy odnosi się do konkretnego stosunku pracy. Oznacza to, że przy zakończeniu jednej umowy i zawarciu kolejnej, dla każdej z nich wyodrębnia się osobny okres rozliczeniowy.

Ile może wynosić okres rozliczeniowy?

W podstawowym systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 129 § 1 Kodeksu pracy, okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 4 miesięcy. W praktyce oznacza to, że pracodawca może przyjąć np.:

• miesięczny okres rozliczeniowy,
• dwumiesięczny okres rozliczeniowy,
• trzymiesięczny okres rozliczeniowy,
• czteromiesięczny okres rozliczeniowy.

Tak ustalony przedział czasu jest „ramą”, w której:

• liczy się wymiar czasu pracy dla danego pracownika (ile godzin ma do przepracowania w całym okresie),
• rozlicza się przestrzeganie przeciętnej tygodniowej normy 40 godzin oraz ewentualne nadgodziny średniotygodniowe.

Wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy

Zgodnie z art. 129 § 2 k.p. okres rozliczeniowy może zostać wydłużony do maksymalnie 12 miesięcy, jeżeli jest to uzasadnione:

• szczególnymi uwarunkowaniami organizacyjnymi lub technicznymi, albo
• rodzajem wykonywanej pracy (np. praca o wyraźnie sezonowym charakterze),

i pod warunkiem, że nie narusza to ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Wydłużony, nawet roczny okres rozliczeniowy, można stosować zarówno w podstawowym systemie czasu pracy, jak i w systemach szczególnych (np. równoważnym systemie czasu pracy, systemie pracy w ruchu ciągłym, skróconym tygodniu pracy, pracy weekendowej), o ile pozwalają na to przepisy dla danego systemu i zostanie to prawidłowo wprowadzone w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy.

Takie rozwiązanie daje pracodawcy większą elastyczność w planowaniu czasu pracy – pozwala „wygładzić” tygodnie bardzo intensywne tygodniami spokojniejszymi, przy zachowaniu norm z Kodeksu pracy i zasad bhp. Nie służy temu, żeby normy omijać, ale żeby lepiej dopasować rozkład godzin do rzeczywistego zapotrzebowania na pracę (np. sezonowości, wahań zamówień).

Ważne: przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy wymaga porozumienia ze związkami lub – przy ich braku – z przedstawicielami pracowników oraz przekazania kopii porozumienia właściwemu OIP w 5 dni roboczych.

Okres rozliczeniowy – od kiedy do kiedy?

Ustalenie daty początkowej i końcowej okresu rozliczeniowego zależy przede wszystkim od jego długości oraz przyjętej w zakładzie organizacji pracy. W przypadku miesięcznego okresu rozliczeniowego najczęściej obejmuje on czas od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca. Jeśli w firmie obowiązuje kwartalny okres rozliczeniowy, może on trwać od pierwszego do ostatniego dnia kwartału (np. od 1 kwietnia do 30 czerwca) lub obejmować inny, ustalony trzymiesięczny przedział. Natomiast roczny okres rozliczeniowy standardowo pokrywa się z rokiem kalendarzowym – od 1 stycznia do 31 grudnia – choć może również obejmować inny 12-miesięczny przedział określony w regulaminie pracy.

Ważne: okres rozliczeniowy nie musi rozpoczynać się pierwszego dnia miesiąca ani roku kalendarzowego. Może zaczynać się w dowolnym dniu, jeśli zostało to wyraźnie określone w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu. Wynika to z zasady elastyczności organizacji czasu pracy – przepisy Kodeksu pracy (art. 129 § 1–2 oraz art. 150 § 1) nie narzucają konkretnej daty rozpoczęcia okresu rozliczeniowego, pozostawiając tę decyzję pracodawcy.

Kto ustala okres rozliczeniowy i gdzie powinien być zapisany?

Okres rozliczeniowy czasu pracy ustala pracodawca, ale nie „dowolnie” – musi to zrobić w jednym z wewnętrznych aktów prawa pracy, wskazanych w art. 150 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się:

• w układzie zbiorowym pracy, albo
• w regulaminie pracy, albo
• w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym ani nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Oznacza to, że okres rozliczeniowy nie „wynika sam z siebie” – trzeba go świadomie przyjąć i wpisać do właściwego dokumentu.

Przy ustalaniu systemów i rozkładów czasu pracy, a także przy wydłużaniu okresu rozliczeniowego, pracodawca często ma obowiązek współpracować ze stroną pracowniczą. Zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy ustala się w:

• układzie zbiorowym pracy albo
• porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy ich nie ma –
• w porozumieniu z przedstawicielami pracowników.

Ważne: Pracodawca decyduje o długości okresu rozliczeniowego, ale musi to zrobić w odpowiedniej formie (układ, regulamin, obwieszczenie) i – przy dłuższych okresach – z udziałem związków zawodowych lub przedstawicieli pracowników, zgodnie z art. 150 k.p.

Przeczytaj również: Ewidencja czasu pracy – wszystko, co musisz wiedzieć – Symfonia

Jak okres rozliczeniowy wpływa na wymiar czasu pracy i nadgodziny?

Co do zasady okres rozliczeniowy decyduje o tym, ile godzin pracy „do rozdysponowania” ma pracodawca w danym przedziale czasu oraz w jaki sposób rozlicza nadgodziny średniotygodniowe. W uproszczeniu: im dłuższy okres rozliczeniowy, tym większa możliwość „zrównoważenia” tygodni z większą liczbą godzin tygodniami z mniejszą liczbą godzin – ale norm dobowych (8 h) i tygodniowych (przeciętnie 40 h) oraz zasad bhp to nie znosi.

Okres rozliczeniowy a wymiar czasu pracy

Wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym ustala się na podstawie art. 130 k.p. – czyli:

• licząc pełne tygodnie w okresie,
• dodając pozostałe dni robocze (pn–pt),
• odejmując święta ustawowo wolne od pracy przypadające w inne dni niż niedziela.

Jeśli przykładowo okresem rozliczeniowym jest kwartał (3 miesiące), pracodawca powinien wyliczyć:

• wymiar czasu pracy dla każdego miesiąca osobno,
• a następnie zsumować te wartości, otrzymując w ten sposób łączny wymiar na cały okres rozliczeniowy.

Przeczytaj również: Jak prowadzić ewidencję czasu pracy – kompleksowy poradnik dla kadr

Przykład: w II kwartale 2026 r. (kwiecień–czerwiec) wymiar czasu pracy wynosi łącznie 496 godzin dla pełnego etatu. To oznacza, że:

• na cały 3-miesięczny okres rozliczeniowy pracownik ma do przepracowania 496 godzin,
• pracodawca może zaplanować np. więcej godzin w kwietniu, mniej w maju, jeszcze inaczej w czerwcu – byle na koniec okresu suma przepracowanych godzin nie przekroczyła wymiaru wynikającego z art. 130 k.p. i były zachowane normy dobowe / tygodniowe.

Ważne: Harmonogram czasu pracy może być sporządzony na okres krótszy niż okres rozliczeniowy. Musi jednak obejmować co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca powinien go również przekazać pracownikowi co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w tym okresie.

Jak w tym wszystkim mieszczą się nadgodziny?

Kodeks pracy przewiduje dwa główne „rodzaje” nadgodzin:

• nadgodziny dobowe – przekroczenie normy dobowej (co do zasady 8 h),
• nadgodziny średniotygodniowe – przekroczenie przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej w okresie rozliczeniowym.

Okres rozliczeniowy ma kluczowe znaczenie dla nadgodzin średniotygodniowych:

• przy krótkim okresie (np. miesięcznym) nadgodziny średniotygodniowe ustala się dla jednego miesiąca;
• przy dłuższym okresie (np. 3- lub 12-miesięcznym) – dopiero po jego zakończeniu należy porównać faktycznie przepracowane godziny z wymiarem wynikającym z art. 130 k.p.

Może się więc zdarzyć, że:

• w jednym miesiącu pracownik przepracuje więcej godzin niż przeciętne 40 h tygodniowo,
• ale w kolejnym miesiącu w tym samym okresie rozliczeniowym będzie miał mniej pracy – i w rozliczeniu całego okresu przeciętna 40-godzinnego tygodnia zostanie zachowana, a nadgodziny średniotygodniowe nie powstaną.

To właśnie dlatego przy dłuższych okresach rozliczeniowych mówi się, że pracodawca ma większą „swobodę” w planowaniu grafików.